Bekendmaking besluit tot substitutie/vervanging van informatie van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG)

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 2 en artikel 6 van het Archiefbesluit 1995, artikel 26a en 26b van de Archiefregeling en na verkregen positief advies van de afdeling Algemeen Bestuurlijke en Juridische Zaken en het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven, heeft het College van Bestuur (CvB) van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) op 26-03-2018 het besluit genomen over te gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende informatie, welke op termijn voor bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komt, en deze informatie na reproductie te vernietigen:

Reikwijdte: te vernietigen en te bewaren

Het substitutiebesluit van de RUG is van toepassing op alle archiefbescheiden die de organisatie ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken. Hierin zijn de volgende documentstromen te onderscheiden:

  • fysieke documenten die door de RUG worden opgemaakt voor de uitvoering van haar taken;

  • documenten die fysiek door de RUG worden verstuurd of ontvangen en voorzien zijn van een ‘natte’ (handgeschreven) handtekening;

  • documenten die tijdens de afhandeling van een proces enige tijd in fysieke vorm beschikbaar geweest zijn en waarop ten aanzien van de inhoud belangrijke aantekeningen zijn gemaakt.

Het Handboek vervanging van de Rijksuniversiteit Groningen beschrijft de procesmatige en technische inrichting van de vervanging van archiefbescheiden, die:

  • deel uitmaken van een zaak of een dossier en waaraan een vernietigingstermijn (te vernietigen) gekoppeld is;

  • te bewaren zijn en derhalve voor blijvende bewaring in aanmerking komen;

  • zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit en zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan; of

  • zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode met ingang van de datum waarop het substitutiebesluit is genomen tot en met het volgende substitutiebesluit;

  • documenten betreffen zoals genoemd in deel III van het Handboek vervanging;

  • voor niet-actieve studenten niet ouder dan cohort 2013.

Wat betreft de reikwijdte is de machtiging tot vervanging gegeven voor alle processen van actoren die onder het archiefbeheer binnen Documentaire Informatievoorziening (DIV) vallen, zoals genoemd in het Basisselectiedocument Wetenschappelijk Onderwijs 1985-.

Retrospectieve vervanging van fysieke archiefbescheiden (behoudens studentendossiers, naar behoefte tot cohort 2013, zie boven) zal niet worden toegepast.

In het Handboek vervanging van de Rijksuniversiteit Groningen – versie 2.2, d.d. dinsdag 6 maart 2018 is beschreven hoe ervoor gezorgd is dat de analoog vastgelegde informatie één op één, met juiste en volledige weergave, op een digitale drager is gezet, alsmede geordend en toegankelijk is gearchiveerd.

Na reproductie van de informatie wordt deze vernietigd en nemen de digitale reproducties de plaats in van de originelen, dat wil zeggen ze krijgen de status van origineel en hebben als zodanig volledige rechtskracht.

Het Handboek vervanging van de Rijksuniversiteit Groningen – versie 2.2, d.d. dinsdag 6 maart 2018 is opvraagbaar bij de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) van de Rijksuniversiteit Groningen.

Naar boven