Besluit aanwijzing, mandaat en machtiging (penvoerder) concessiemanagement concessiedeel ZHO

Bekendmaking van het besluit van 20 februari 2024 - zaaknummer 2021-008559

Gedeputeerde Staten van Gelderland

Overwegende dat:

Gedeputeerde Staten van respectievelijk Flevoland, Gelderland en Overijssel sinds juli 2015 samenwerken onder de noemer OV-Oost;

Het doel en de wijze van samenwerken is vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst OV Oost van 9 september 2020;

Het doel van de samenwerking is het uitvoeren van Concessiemanagement door het bundelen van kennis, capaciteit, middelen en netwerk;

Daarbij onder Concessiemanagement wordt verstaan ‘ Ontwikkeling, Beheer (inclusief implementatie) en Monitoring van de concessies binnen de daarvoor gestelde Kaders’;

Onder Ontwikkeling wordt verstaan: ‘ontwikkeling van het OV binnen de Kaders om beleidsdoelen en opgaven te realiseren’;

Onder Beheer wordt verstaan: ‘het vastleggen van tijdens de implementatieperiode van de concessie gemaakte afspraken, controleren en handhaven van de naleving van de concessiebeschikking en de tijdens de beheerperiode gemaakte afspraken, meer/minderwerk afrekening, onderhouden van contact met alle partijen en belanghebbenden die met OV te maken hebben en waar nodig bijsturen op de uitvoering van de Concessie’;

Onder Monitoring wordt verstaan: ‘het verzamelen en ontsluiten van gegevens om het Beheer en de Ontwikkeling van de Concessie uit te kunnen voeren’.

Gedeputeerde Staten van Gelderland en Overijssel voor de gezamenlijke aanbesteding van de treinconcessie ZHO in 2021 een ‘Samenwerkingsovereenkomst aanbesteding Concessiedeel - ZHO (Zutphen – Hengelo – Oldenzaal)’ zijn aangegaan;

In deze samenwerkingsovereenkomst de provincie Overijssel is aangewezen als penvoerder in de aanbestedingsprocedure;

Gedeputeerde Staten van Gelderland en Overijssel op 20 december 2022 de multimodale concessie Twente-ZHO hebben gegund aan Arriva Personenvervoer Nederland B.V.;

Gedeputeerde Staten van Overijssel vervolgens mede namens Gedeputeerde Staten van Gelderland de concessiebeschikking Twente-ZHO hebben ondertekend en aan Arriva hebben gezonden;

Het uit een oogpunt van efficiency - namelijk dat niet alle werkzaamheden die samenhangen met Concessiemanagement in tweevoud hoeven te worden uitgevoerd - en effectiviteit - namelijk dat de communicatie met de concessiehouder via de penvoerder op éénduidige wijze plaatsvindt -gewenst is dat ook voor het concessiemanagement van het concessiedeel ZHO Gedeputeerde Staten van Overijssel worden aangewezen als penvoerder;

En het Hoofd eenheid Ruimte en Bereikbaarheid van de provincie Overijssel mandaat heeft om namens Gedeputeerde Staten van Gelderland de in het kader van het Concessiemanagement benodigde besluiten ook namens Gedeputeerde Staten van Gelderland te ondertekenen;

De Samenwerkingsovereenkomst OV Oost het aanwijzen van een penvoerder en het verlenen van het benodigde mandaat mogelijk maakt;

Zij van deze mogelijkheid gebruik willen maken;

Het daarnaast wenselijk is om in aanvulling op de Samenwerkingsovereenkomst OV Oost te verduidelijken dat de medewerkers die werkzaamheden verrichten ten behoeve van OV Oost gemachtigd zijn om de benodigde handelingen in het kader van het concessiemanagement van het concessiedeel ZHO te verrichten;

Gelet op artikel 10 van de Samenwerkingsovereenkomst OV Oost van 20 september 2020 en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht,

Besluiten

Vast te stellen het ‘Besluit aanwijzing, mandaat en machtiging (penvoerder) concessiemanagement concessiedeel ZHO’.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit Besluit aanwijzing, mandaat en machtiging wordt verstaan onder:

• a. Concessie: concessie deel ZHO van de multimodale concessie Twente - ZHO 2022;

• b. Concessiehouder: De onderneming/Inschrijver aan wie op grond van de gehouden Europese aanbestedingsprocedure de Concessie is verleend;

• c. Concessiemanagement: Ontwikkeling, Beheer (inclusief implementatie) en Monitoring van de Concessie binnen de daarvoor gestelde Kaders;

• d. Beheer: het vastleggen van tijdens de implementatieperiode van de Concessie gemaakte afspraken, controleren en handhaven van de naleving van de concessiebeschikking en de tijdens de beheerperiode gemaakte afspraken, meer/minderwerk afrekening, onderhouden van contact met alle partijen en belanghebbenden die met OV te maken hebben en waar nodig bijsturen op de uitvoering van de Concessie;

• e. Kaders: concessiebeschikking, gunningsbesluit, aanbestedingsdocumenten van de Concessie, de Nota van Uitgangspunten, wet- en regelgeving en de door Gedeputeerde Staten van Gelderland vastgestelde beleidskaders;

• f. Monitoring: het verzamelen en ontsluiten van gegevens om het Beheer en de Ontwikkeling van de Concessie uit te kunnen voeren;

• g. Ontwikkeling: ontwikkeling van het OV binnen de Kaders om beleidsdoelen en opgaven te realiseren;

• h. OV: openbaar vervoer als bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet personenvervoer 2000;

• i. OV-Oost: regionale samenwerking van de provincies Overijssel, Gelderland en Flevoland ten behoeve van Concessiemanagement;

• j. Penvoerder: Provincie die in het kader van het Concessiemanagement of een gezamenlijk (beleids-)project namens Gedeputeerde Staten van Gelderland optreedt;

• k. Mandaat: de bevoegdheid om namens Gedeputeerde Staten van Gelderland besluiten te nemen;

• l. Machtiging: de bevoegdheid om namens Gedeputeerde Staten van Gelderland handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

• m. MT OV-Oost: ambtelijk opdrachtgeversoverleg samengesteld uit de Coördinator OV Oost en deelnemers van respectievelijk de provincie Flevoland, Gelderland en Overijssel die binnen de eigen organisatie verantwoordelijk zijn voor het Concessiemanagement en voor de organisatie en bezetting van OV Oost;

• n. Coördinator Oost: de functionaris als bedoeld in artikel 8 van de Samenwerkingsovereenkomst OV Oost;

• o. Bestuurlijk Overleg: afstemmingsoverleg van de gedeputeerde van de provincie Gelderland en Overijssel die de portefeuilleverantwoordelijkheid draagt voor het OV.

Artikel 2. Aanwijzing penvoerder

• 1. Gedeputeerde Staten van Gelderland wijzen Gedeputeerde Staten van Overijssel aan als Penvoerder Concessiemanagement van de Concessie.

• 2. De duur van het penvoerderschap is gelijk aan de looptijd van de Concessie.

Artikel 3. Mandaatverlening

• 1. Gedeputeerde Staten van Gelderland verlenen aan de het Hoofd eenheid Ruimte en Bereikbaarheid van de provincie Overijssel mandaat om namens hen de benodigde werkzaamheden te verrichten en de benodigde besluiten te nemen in het kader van het Concessiemanagement van de Concessie.

• 2. Gedeputeerde Staten van Gelderland staan het Hoofd eenheid Ruimte en Bereikbaarheid van de provincie Overijssel toe met betrekking tot het in het eerste lid bedoelde mandaat, ondermandaat te verlenen aan een leidinggevende werknemer die onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten van Overijssel werkzaam is en zich binnen de provincie Overijssel bezighoudt met het Concessiemanagement van de concessie IJssel-Vecht.

• 3. Het Hoofd eenheid Ruimte en Bereikbaarheid van de provincie Overijssel is verplicht om het in het tweede lid genoemde ondermandaatbesluit toe te sturen aan Gedeputeerde Staten van Gelderland en dit te publiceren in het Provinciaal Blad.

Artikel 4. Machtiging

• 1. De Coördinator OV Oost en de medewerkers die werkzaamheden verrichten ten behoeve van OV Oost zijn – gelet op de samenwerkingsafspraken die in de Samenwerkingsovereenkomst OV Oost zijn gemaakt – gemachtigd om de benodigde werkzaamheden in het kader van het Concessiemanagement te verrichten.

• 2. Tot de handelingen als bedoeld in het eerste lid behoren in ieder geval:

• a. het onderhouden van de dagelijkse contacten met de Concessiehouder;

• b. het optreden als aanspreekpunt voor de Concessiehouder;

• c. het financiële beheer van de concessie (waaronder het voorbereiden van de besluitvorming over subsidieverlening en -vaststelling);

• d. juridische advisering en toetsing;

• e. monitoring en bijsturing van de Concessiehouder;

• f. operationele uitvoering boeteregeling;

• g. het organiseren van het beheeroverleg met de Concessiehouder, in het beheeroverleg neemt namens iedere provincie minimaal één vertegenwoordiger deel;

• h. het (voorbereiden van het) informeren van het MT OV Oost, Bestuurlijk Overleg OV Oost en andere stakeholders;

• i. het voeren van het archief voor de Concessie;

• j. het zorgdragen dat de jaarlijkse plannen zoals omschreven in het Programma van Eisen door de Concessiehouder worden opgesteld en zo nodig in de betreffende provincies worden afgestemd en vastgesteld;

• k. het zorgdragen voor afstemming met de beleidsadviseurs van de provincies wanneer een onderwerp aan de orde is waarbij de Kaders niet helder zijn of vernieuwing behoeven.

• 3. OV Oost (dat is het Bestuurlijk Opdrachtgeversoverleg, het Managementteam, de Coördinator OV-Oost en de medewerkers OV-Oost) vervult de in de Samenwerkingsovereenkomst OV Oost vastgelegde rol bij het uitvoeren van deze handelingen.

Artikel 5. Ondertekening

• 1. Het in artikel 3 verleende mandaat omvat zowel de bevoegdheid tot het nemen van een besluit als de ondertekening ervan.

• 2. De in artikel 4 genoemde machtiging omvat ook de bevoegdheid om de in het kader van de uitoefening van de machtiging benodigde correspondentie namens Gedeputeerde Staten van Gelderland te ondertekenen.

• 3. Bij de ondertekening van besluiten als bedoeld in het eerste lid en correspondentie als bedoeld in het tweede lid wordt vermeld dat dit tevens namens Gedeputeerde Staten van Gelderland gebeurt.

• 4. Gedeputeerde Staten van Gelderland staan het Hoofd eenheid Ruimte en Bereikbaarheid van de provincie Overijssel toe voor de ondertekening van de in mandaat genomen besluiten, ondermandaat te verlenen aan een leidinggevende werknemer die onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten van Overijssel werkzaam is en zich binnen de provincie Overijssel bezighoudt met het Concessiemanagement van de Concessie.

Artikel 6. Randvoorwaarden uitoefening mandaat en machtiging

• 1. De door het Hoofd eenheid Ruimte en Bereikbaarheid van de provincie Overijssel op grond van het verleende mandaat te nemen besluiten moeten passen binnen de Kaders en hetgeen in dit besluit is bepaald.

• 2. Bij twijfel of een te nemen besluit c.q. te verrichten handeling past binnen de Kaders vindt voorafgaand aan de uitoefening van het mandaat c.q. de machtiging afstemming plaats in het MT OV-Oost en zo nodig in het Bestuurlijk Overleg. Wanneer uit deze afstemming blijkt dat besluitvorming zich niet leent voor besluitvorming in mandaat, wordt het besluit ter besluitvorming voorgelegd aan Gedeputeerde Staten van Gelderland.

Artikel 7. Verantwoording

• 1. Het Hoofd eenheid Ruimte en Bereikbaarheid brengt aan het Bestuurlijk Overleg periodiek verslag uit aan de gedeputeerde van Gelderland over het door haar uitgeoefende mandaat.

• 2. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid verschaft het Hoofd eenheid Ruimte en Bereikbaarheid van de provincie Overijssel desgevraagd alle informatie aan Gedeputeerde Staten van Gelderland over het door haar uitgeoefende mandaat.

Artikel 8. Slotbepaling

• 1. Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Besluit aanwijzing, mandaat- en machtiging penvoerder concessiemanagement concessiedeel ZHO.

• 2. Dit besluit wordt door Gedeputeerde Staten van Gelderland gepubliceerd in het Provinciaal Blad.

• 3. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in het Provinciaal Blad.

Aldus besloten in de vergadering van Gedeputeerde Staten van Gelderland,

Gedeputeerde Staten van Gelderland

Henri Lenferink - C ommissaris van de Koning

Frederik van Ardenne - S ecretaris

Gepubliceerd te Arnhem

Gedeputeerde Staten van Gelderland

Henri Lenferink - C ommissaris van de Koning

Frederik van Ardenne - S ecretaris

Meer informatie

Provincieloket, telefoonnummer 026 359 99 99, emailadres: post@gelderland.nl