Meld- en aanvraagformulier evenement Roerdalen 2019

Evenementen worden naar risico en omvang ingedeeld in een A- B- of C evenement. Om vast te kunnen stellen in welke categorie het evenement dat u wilt gaan organiseren valt, moet u onderstaande risicoclassificatie- tabel invullen. Dit doet u door de voor uw evenement van toepassing zijnde risicoscore in te vullen in de rechterkolom. Onderaan de tabel telt u deze scores bij elkaar op. De totaalscore bepaalt in welke categorie uw evenement toebehoort. In sommige omstandigheden kan de gemeente besluiten om een evenement een hogere risicopotentie toe te wijzen dan bepaald met de risicoclassificatie- tabel. Zo kan een A- evenement alsnog worden aangewezen als een B- evenement waardoor een vergunningplicht is in plaats van een meldplicht. In zo’n geval wordt u hierover tijdig geïnformeerd. Houdt hierbij rekening met de indieningstermijn die in de APV Roerdalen is opgenomen.

Risicoclassificatie- tabel		1/3
Categorie: Risicopotentie evenement	Risicopunt	Score
1. Risicopotentie evenement algemeen
Hoog Evenementen met landelijke/sterke regionale uitstraling zoals OLS, Boëtegewoëne Boëtezitting, Zomerparkfeest Venlo, Bevrijdingsfestival Roermond, Kermis Weert, Solar Roermond etc.	3
Gemiddeld Beurzen, jaarmarkten / braderieën met muziekpodia, regionale/landelijke sportevenementen, lokale/regionale popconcerten.	2
Laag Straat- en buurtfeesten, braderieën, lokale (sport)evenementen, wandelmarsen.	1
2. Risicopotentie activiteit voor bezoekers en/of deelnemers
Hoog Stunts met voertuigen, auto- en motorsportevenementen, "gevaarlijke" sporten, vliegshows, etc.	2
Laag Straat- en buurtfeesten, braderieën, lokale sportevenementen, wandelmarsen.	0
3. Verwijtbaarheid/ relevantie/media geniekheid/ politieke aandacht (pleuris factor) Bijv: Evenementen waar het de vorige keer mis is gegaan. Komst van VIPS (koninklijk gezelschap/ bekende artiest). Tegenstrijdige belangen tussen groeperingen.
Hoog	1
Gemiddeld	0,75
Laag	0

Risicoclassificatie- tabel		2/3
Categorie: Samenstelling publiek	Risicopunt	Score
1. Aantal gelijktijdige deelnemers en/of bezoekers
0 – 5.000	0,2
5.000 – 10.000	0,4
10.000 – 15.000	0,6
15.000 – 20.000	0,8
> 20.000	1
2. Leeftijdsopbouw (zwaartepunt, max. 1 categorie toewijzen)
0 – 15 jaar (zonder aanwezigheid ouders)	0,5
0 – 15 jaar (met aanwezigheid ouders)	0,25
15 – 30 jaar	1
30 – 45 jaar	0,5
> 45 jaar	0,25
Alle leeftijden	0,75
3. Conditie / gezondheidstoestand
Goed	0
Redelijk	0,25
Matig	0,5
Slecht	1
4. Gebruik alcohol/drugs
Niet aanwezig	0
Mogelijk aanwezig, maar geen risicoverwachting	0,25
Aanwezig met risicoverwachting	1
5. Aanwezigheid van publiek
Als toeschouwer	0,5
Als toeschouwer en/of deelnemer	0,75
Als deelnemer	1

Risicoclassificatie- tabel		3/3
Categorie: Plaats en tijdstip evenement	Risicopunt	Score
1. Locatie evenement
In een gebouw	0,75
In een tijdelijk onderkomen (tent, partyboot e.d.)	0,75
In open lucht; op locatie die daarvoor is bestemd en ingericht	0,5
In open lucht; op locatie die daar niet voor is bestemd en ingericht	0,75
Gemeentegrens overstijgend	1
2. Toegankelijkheid aan- en afvoerwegen
Goede aan- en afvoerwegen	0
Redelijk ( 1 weg voor aan- en afvoer)	0,5
Matig (weg met obstakels)	0,75
Slecht (geen toegangsweg)	1
3. Seizoen
Lente of herfst	0,25
Zomer of winter	0,5
4. Duur evenement
0 – 3 uur, (maandag t/m donderdag) daguren	0,25
0 – 3 uur, (maandag t/m donderdag) avond- / nachturen	0,5
0 – 3 uur, (weekend vrijdag t/m zondag) daguren	0,5
0 – 3 uur, (weekend vrijdag t/m/ zondag) avond- / nachturen	0,75
3 – 12 uur, daguren	0,75
3 – 12 uur, avond- / nachturen	1
1 dag	1
Meerdere dagen	1
5. Ondergrond
Harde ondergrond; steen, asfalt, e.d.	0,25
Zachte ondergrond, vochtdoorlatend; zand, gras, e.d.	0,5
Zachte ondergrond, drassig; zand, gras, e.d.	0,75
		+
Totaal score
Klasse evenement
A: Laag risico-evenementen		<6
B: Gemiddeld risico-evenementen		>6 + <9
C: Hoog risico-evenementen		>9

A= Meldplicht
B en C = Vergunningplicht

Met onderstaand formulier moet u een evenement dat u in de gemeente Roerdalen wilt organiseren bij ons melden of hiervoor een vergunning aanvragen. Melding A- evenement: Een melding voor een A- evenement moet minimaal acht weken voor aanvang van het evenement door de gemeente Roerdalen zijn ontvangen. Na ontvangst van de melding wordt deze beoordeeld. Daarna ontvangt u van ons bericht. Een vergunning voor een B-evenement moet minimaal 14 weken voorafgaand aan het begin van het evenement worden aangevraagd. Een vergunning voor een C-evenement moet minimaal 26 weken voorafgaand aan het begin van het evenement worden aangevraagd. Voor een evenement zijn de Nadere regels evenementen gemeente Roerdalen en de regels uit het Besluit brandveilig gebruik basishulpverlening overige plaatsen (BBGBOP) van toepassing. De Nadere regels evenementen gemeente Roerdalen kunt u raadplegen op de website van de gemeente Roerdalen: www.Roerdalen.nl. De voorschriften uit het BBGBOP kunt raadplegen via de website: https://wetten.overheid.nl/BWBR0040068

01. Soort aanvraag
Wat is de risico potentiescore voor het evenement?	:
Wilt u een melding indienen of een vergunning aanvragen?	:	O melding	O vergunning

02. Vooroverleg
Wilt u het te organiseren evenement met ons (voor)bespreken?	:	O Ja	O Nee
Met een vooroverleg kunt u de aanvraag van het evenement mondeling aan ons toelichten en eventuele vragen aan ons stellen m.b.t. het organiseren van het evenement. Indien u aangeeft hiervan gebruik te willen maken, zullen wij contact met u opnemen voor het maken van een afspraak. De afspraak zal plaats vinden tijdens kantooruren.

03. Gegevens aanvrager
Vraagt u het evenement aan als	:	O burger	O bedrijf	O vereniging	O stichting
Naam aanvrager	:
KvK nummer	:
Contactpersoon	:
Correspondentieadres	:
Telefoon	:
E-mailadres	:
Website	:

04. Gegevens evenement
Algemene gegevens
Naam evenement	:
Locatie evenement	:
Startdatum opbouwen	:
Startdatum afbreken	:
Betreft het een jaarlijks terugkerend evenement?	:	O Ja	O Nee
Heeft u een programmaoverzicht toegevoegd?	:	O Ja	O Nee
Leeftijden doelgroep	:	O < 15 jaar	O 15-30 jaar	O 30-45 jaar	O > 45 jaar
Samenstelling publiek	:	O bezoekers	O deel-nemers	O beide

Aantal te verwachten personen:
Datum(s) evenement						Aantal personen
Datum:	Aanvang:			Einde:		Per dag:	Piekmoment:
		uur			uur

Contactpersoon tijdens het evenement
Voorletter(s) en achternaam contactpersoon:	Telefoon:
Korte omschrijving van het evenement:

0.5 Brandveiligheid- tijdelijk bouwsel (bijvoorbeeld een tent, podium, tribune etc.)
Brandveilig gebruik van een tijdelijk bouwsel
Vindt het evenement (gedeeltelijk) plaats in of op één of meerdere bouwsels?	:	O Ja	O Nee
Zijn in een bouwsel meer dan 150 personen gelijktijdig aanwezig?	:	O Ja	O Nee
Wordt in een bouwsel nachtverblijf geboden aan meer dan 10 personen?	:	O Ja	O Nee
Wordt in een bouwsel verzorging geboden aan meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar?	:	O Ja	O Nee
Wordt in een bouwsel verzorging geboden aan meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen?	:	O Ja	O Nee
Wordt overnacht op een tijdelijke camping?		O Ja	O Nee
Wordt op basis van gelijkwaardigheid aan de brandveiligheidsvoorschriften uit het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen voldaan?	:	O Ja	O Nee
De indieningsvereisten en voorschriften brandveilig gebruik voor bouwsels zijn opgenomen in het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BBGBOP). Deze kunt u raadplegen via de website https://wetten.overheid.nl/BWBR0040068

06. Brandveiligheid- gebouw
Brandveilig gebruik van een gebouw
Vindt het evenement (gedeeltelijk) plaats in een gebouw?	:	O Ja	O Nee
Zijn in het gebouw meer dan 50 personen gelijktijdig aanwezig?	:	O Ja	O Nee
Bestaat voor het gebouw een actuele melding of omgevingsvergunning brandveilig gebruik voor het voorgenomen gebruik?	:	O Ja	O Nee
Indien meer dan 50 personen gelijktijdig in een bouwwerk aanwezig zullen zijn en voor het voorgenomen gebruik van het gebouw geen actuele melding of omgevingsvergunning brandveilig gebruik bestaat, moet u een (tijdelijke) melding brandveilig gebruik bij ons indienen. Deze melding moet tenminste 4 weken voor aanvang van het evenement door ons zijn ontvangen. Dit kan via de website www.omgevingsloket.nl . De indieningsvereisten voor een melding brandveilig gebruik bouwwerken zijn opgenomen in het Bouwbesluit 2012. Deze kunt u raadplegen via de website https://wetten.overheid.nl/BWBR0030461

07. Tijdelijke verkeersmaatregelen
Moeten wegen worden afgesloten?	:	O Ja	O Nee
Is een tijdelijk parkeerverbod nodig?	:	O Ja	O Nee
Worden meer dan 1000 bezoekers verwacht?	:	O Ja	O Nee
Wordt een optocht gehouden?	:	O Ja	O Nee
Worden verkeersregelaars ingezet?	:	O Ja	O Nee
Aantal verkeersregelaars:	:
Indien één of meerdere van bovenstaande vragen met Ja worden beantwoord, moet tegelijk met deze aanvraag een verkeersplan worden ingediend. Een verkeersplan bestaat tenminste uit een plattegrond tekening met daarop de parkeerverboden, wegafsluitingen en de tijden hiervan, de optochtroute en eventuele omleidings- en hulpverleningsroutes. Het verkeersplan moet tenminste 6 weken voor aanvang van het evenement worden ingediend. Voor het inzetten van verkeersregelaars moet u zes weken voor aanvang van het evenement zelf contact opnemen met: Sport- en Cultuurraad Posterholt via de website: http://scrp-website.123website.nl/394214453

08. Drinken en eten
Drinken
Worden zwak- alcoholhoudende dranken geschonken?	:	O Ja		O Nee
Verpakkingswijze drank	:	O glas	O poly-carbonaat	O plastic	O blik	O Anders
Omschrijving andere soort verpakking:
Indien zwak- alcoholhoudende dranken worden geschonken, moet een ontheffing artikel 35 Drank- en horecawet worden aangevraagd. Een aanvraagformulier hiervoor kunt u downloaden via de website van de gemeente Roerdalen: www.Roerdalen.nl

Eten
Wordt op het evenemententerrein voedsel bereid?	:	O Ja	O Nee
Zijn op het evenemententerrein bakwagens of bakkramen aanwezig?	:	O Ja	O Nee
Wordt in de bakwagens of bakkramen gefrituurd?	:	O Ja	O Nee
Wordt in een bouwsel (tent) gefrituurd?	:	O Ja	O Nee
Indien wordt gefrituurd met gas als energiebron is de afstand tussen een bouwwerk en een bakwagen, bakkraam of een ander bouwsel (bijv. een tent) tenminste 5 meter. In alle overige gevallen is de afstand tussen een bouwwerk of bouwsel en een bakwagen, bakkraam of ander bouwsel tenminste 2 meter. De locatie van bakwagens en bakkramen moet op de situatie- en terreinindelingstekening worden vermeld.

Met welke energiebron wordt gefrituurd?	:	O Gas	O Elektriciteit	O Anders
Omschrijving eventuele andere soort energiebron:

09. Hygiëne
Algemeen				Aantal:
Zijn fonteinen aanwezig?	:	O Nee	O Ja
Zijn toiletten aanwezig?	:	O Nee	O Ja
De locatie van een fontein(en) moet op de situatie- en terreinindelingstekening worden vermeld.

Toiletten in bestaand gebouw				Aantal:
Gaat u toiletten van een bestaand gebouw gebruiken?	:	O Nee	O Ja
Van welk gebouw(en) worden de toiletten gebruikt?:
Tijdelijke toiletten				Aantal:
Gaat u tijdelijke toiletten gebruiken?	:	O Nee	O Ja
Zijn de tijdelijke toiletten voorzien van waterspoeling?	:	O Nee	O Ja
Lozen de tijdelijke toiletten op het vuilwaterriool?	:	O Nee	O Ja
Lozen de tijdelijke toiletten een straatkolk?	:	O Nee	O Ja
Lozen de tijdelijke toiletten op het oppervlaktewater?	:	O Nee	O Ja
Lozen de tijdelijke toiletten op een andere wijze?	:	O Nee	O Ja
Op welke locatie(s) vindt de lozing van de tijdelijke toiletten plaats:
De locatie en wijze van lozen van de (tijdelijke) toiletten moet op de situatie- en terreinindelingstekening worden vermeld.

10. Eerste hulp bij ongevallen
Heeft u een ontruimingsplan en / of Veiligheidsplan toegevoegd aan de aanvraag?	:	O Nee	O Ja
Een ontruimingsplan is verplicht bij een evenement waarbij meer dan 150 personen in of op een verblijfsruimte gelijktijdig aanwezig zullen zijn. In het ontruimingsplan regelt u wie wat doet bij een calamiteit. Als leidraad kunt u NEN 8112 aanhouden. Een Veiligheidsplan is voor een B- en C evenement verplicht. Ook hierin wordt geregeld wie wat doet bij een calamiteit en wie het aanspreekpunt is voor de hulpverleningsdiensten. Een blanco Veiligheidsplan kunt u downloaden van de websites van de Veiligheidsregio Limburg Noord: www.vrln.nl/file/471/download
				Aantal:
Zijn EHBO-ers aanwezig?	:	O Nee	O Ja
Worden EHBO-posten ingericht?	:	O Nee	O Ja
Overig medisch personeel of voorzieningen aanwezig?	:	O Nee	O Ja
Voorletter(s) en achternaam contactpersoon EHBO:			Telefoon:
Voor het inzetten van EHBO-ers moet u zelf (tijdig) contact opnemen met uw lokale EHBO- vereniging. Zorg dat EHBO-ers geen dubbelfunctie hebben tijdens het evenement!

11. Beveiliging
				Aantal:
Maakt u gebruik van gecertificeerde beveiligers?	:	O Nee	O Ja
Heeft u een beveiligingsplan toegevoegd?	:	O Nee	O Ja
Naam beveiligingsbedrijf:			Telefoon:
Naam contactpersoon beveiligingsbedrijf tijdens evenement:			Telefoon:
Indien beveiligers worden ingezet, moet een Beveiligingsplan als bijlage worden toegevoegd aan uw melding of aanvraag. Het inzetten van een beveiligingsbederijf is niet altijd verplicht. Dit is afhankelijk van de aard en omvang van het evenement. Ook wanneer u geen gebruik maakt van gecertificeerde beveiligers, kan de inzet hiervan als voorschrift worden opgelegd door het bevoegd gezag. In dat geval ontvangt u tijdig bericht!

12. Geluid
Wilt u muziek of geluid ten gehore brengen?	:	O Ja	O Nee
Wordt de muziek of het geluid binnen of buiten ten gehore gebracht?	:	O Binnen	O Buiten
Maakt u gebruik van een omroepinstallatie?	:	O Ja	O Nee
Wordt de omroepinstallatie binnen of buiten gebruikt?	:	O Binnen	O Buiten
Wat is de afstand in meters tussen de geluidsbron en de dichtstbijzijnde woning?	:
De locatie(s) van de geluidsbron(nen) inclusief de afstand tot de dichtstbijzijnde woning moet op de situatie- en terreinindelingstekening worden vermeld.
Welk soort geluid wilt u ten gehore brengen:	Versterkt:
Spraak	:	O Ja	O Nee
Live muziek	:	O Ja	O Nee
Mechanische muziek	:	O Ja	O Nee
Achtergrond	:	O Ja	O Nee
Wijken de tijden dat geluid of muziek ten gehore wordt gebracht af van de eindtijd van het evenement?	:	O Ja	O Nee

Afwijkende tijdstippen geluidsproductie
Datum:	Aanvang:			Einde:
		uur			uur
De tijden dat muziek of geluid ten gehore wordt gebracht kunnen alleen korter zijn dan de tijden van het evenement.

13. Overige
Reclameborden
Wilt u reclameborden plaatsen?	:	O Ja	O Nee
Zo ja, dan moet u voldoen aan de Nadere regels reclame Roerdalen. Deze kunt u raadplegen via de website www.Roerdalen.nl
Kansspel of loterij
Wilt u een kansspel of loterij organiseren?	:	O Ja	O Nee
Voor het organiseren van een kansspel of loterij moet u een vergunning Wet op de kansspelen aanvragen. Een aanvraagformulier hiervoor kunt u downloaden via de website: www.Roerdalen.nl
Vuurwerk
Wilt u vuurwerk afsteken?	:	O Ja	O Nee
Voor het afsteken van vuurwerk buiten de jaarwisseling moet u een ontbrandingsmelding of aanvraag ontbrandingstoestemming indienen bij de Provincie Limburg. Meer informatie hierover kunt raadplegen via de website van de Provincie Limburg: www.limburg.nl
Gemeentelijke evenementenkalender
Wilt u dat uw evenement wordt vermeld op de gemeentelijke evenementenkalender Eropuit in Roerdalen?	:	O Ja	O Nee
Voor een vermelding op de gemeentelijke evenementenkalender moet u het evenement zelf aanmelden via de website www.eropuitinroerdalen.nl . Tip: meldt uw evenement ook aan bij VVV Limburg via www.meldeenevenement.vvvmiddenlimburg.nl
Gemeentelijke materialen
Wilt u gebruik maken van materialen van de gemeente?	:	O Ja	O Nee
U kunt diverse gemeentelijke materialen zoals verkeersborden, dranghekken, vlaggen etc. reserveren met het “Reserveringsformulier gemeentelijke materialen”. Dit formulier is te downloaden via de website www.Roerdalen.nl . Voor de uitleen geldt: “Wie het eerst komt, wie het eerst maalt!”
Vragen of opmerkingen
Heeft u nog vragen en / of opmerkingen?	:	O Ja	O. Nee

Ondertekening
Handtekening aanvrager
Datum	:
Handtekening	:
O Hierbij verklaar ik dat ik de melding/ aanvraag naar waarheid heb ingevuld en dat ik weet dat kosten verbonden kunnen zijn aan het indienen van een aanvraag.
Opsturen melding / aanvraag evenement
Digitaal	:	info@roerdalen.nl ovv indienen melding / aanvraag evenement.
Per post	:	Gemeente Roerdalen Postbus 6099 6077 ZH SINT ODILIENBERG
O Hierbij verklaar ik de lijst met in te leveren bijlagen heb gelezen en de voor de melding/ aanvraag relevante bijlagen hieraan heb toegevoegd.

In te leveren bijlagen

Uitzonderingen

In de volgende gevallen hoeft u de onder punt 1 tot en met 3 gevraagde bijlagen NIET in te dienen: Als 150 personen of minder gelijktijdig op het evenement aanwezig zullen zijn, of; Als meer dan 150 personen gelijktijdig op het evenement aanwezig zullen zijn en de risico- potentiescore voor het evenement kleiner is dan 5; In alle overige gevallen moeten, indien van toepassing, de onder punt 1 tot en met 4 genoemde bijlagen gelijktijdig met de melding of aanvraag worden ingediend.

Tekeningen

1. Situatieschets + evenemententerrein Op deze tekening moet het volgende worden aangegeven: Noordpijl; Schaal 1:500 of groter; De locatie van het evenement; De indeling van het evenemententerrein; De in- en uitgangen van het evenemententerrein, inclusief doorgangsbreedte en draairichting; Het maximum aantal personen die gelijktijdig op het evenemententerrein aanwezig zullen zijn; De bebouwing grenzend binnen een strook van 100 meter rondom het evenemententerrein; De locatie van bakwagens en/ of bakkramen, inclusief de energiebron en afstanden tot andere bouwsels of bebouwing; De locatie van (nood)stroomaggregaten en koelunits, inclusief de afstand tot andere bouwsels of bebouwing; De locatie van een fontein(en); De locatie en wijze van lozen van de (tijdelijke) toiletten; De locatie(s) van de geluidsbron(nen) inclusief de afstand tot de dichtstbijzijnde woning; Een renvooi met een verklaring van de op tekening toegepaste symbolen; Indien nodig geacht kunnen aanvullingen worden gevraagd.

2. Bouwsels (tenten, podiums, tribunes etc.) Op deze tekening moet van elk te plaatsen bouwsel het volgende worden aangegeven: Schaal of maataanduiding; Plattegrond, gevels en doorsnedes, inclusief peilmaten; Beschikbare vloeroppervlakte voor bezoekers; De indeling van het bouwsel, inclusief inventaris (stoelen, tafels, podiums, buffetten etc.); De in- en uitgangen van het bouwsel, inclusief doorgangsbreedte en draairichting; Het type panieksluiting van de (nood)uitgangen; Het maximum aantal personen die gelijktijdig in het bouwsel aanwezig zullen zijn; Noodverlichting; Vluchtrouteaanduidingen; Blusmiddelen, inclusief soort en inhoud blusstof; Een renvooi met een verklaring van de op tekening toegepaste symbolen; Indien nodig geacht kunnen aanvullingen worden gevraagd.

In bijlage 1 van dit aanvraagformulier is een voorbeeld tekening toegevoegd!

Constructieve veiligheid

3. Gegevens en berekeningen bouwsels of andere tijdelijke constructies De onderstaande gegevens en berekeningen worden aangeleverd: Statische berekeningen van de constructie van het te plaatsen bouwsel(s) en/ of tijdelijke constructie(s); a. De constructieschematisering, geometrie, materiaaleigenschappen, profielafmetingen en de eigenschappen van de ondersteuning, inclusief motivering; b. Volledig uitgewerkte belastingen en belastingscombinaties; c. De toegepaste waarde voor de windsnelheid; d. Een duidelijke weergave van de maatgevende berekeningsresultaten; e. De constructieve berekeningen geven een volledige verantwoording van de te maken constructies; f. Computerberekeningen die voldoen aan het genoemde onder a tot en met e. Hierin zijn de in- en uitvoergegevens duidelijk herleidbaar; g. De constructieve berekeningen geven een volledige verantwoording van de te maken constructies; Tentboek; Alle bescheiden zijn in het Nederlands en vermelden bij welke aanvraag deze behoren; Indien nodig geacht kunnen aanvullingen worden gevraagd.

Diverse

4. Overige nog aan te leveren documenten De hieronder genoemde documenten maken, indien van toepassing, deel uit van de melding of vergunningaanvraag: Verkeersplan; Ontheffing voor artikel 35 van de Drank- en horecawet; Ontheffing geluidsproductie; Vergunning Wet Natuurbescherming; Ontruimingsplan; Veiligheidsplan; Beveiligingsplan; Melding brandveilig gebruik bouwwerken;

De onder punt 4 genoemde documenten zijn niet voor elk evenement noodzakelijk. Alleen in de gevallen waar één of meerdere van de genoemde documenten verplicht zijn, moeten deze met de melding of aanvraag worden meegestuurd. Nadere informatie en de benodigde formulieren kunt u raadplegen via de website van de gemeente Roerdalen: www.Roerdalen.nl