Archiefverordening Heemstede 2020

De raad van de gemeente Heemstede

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 oktober 2019;

gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995, en artikel 149 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de Archiefverordening Heemstede 2020:

Artikel 1 Zorgplicht burgemeester en wethouders

• 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid van toepassing op de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

• 2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 2 Taken gemeentearchivaris

• 1. In afwijking van artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.]

• 2. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over:

  • het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht;

  • het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 3. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

 

Artikel 3 Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

• a. het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, tweede lid;

• b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, derde lid, en

• c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4 Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.

Artikel 5 Intrekking oude verordening

De Archiefverordening gemeente Heemstede 2016 wordt ingetrokken.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2020.

Artikel 7 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Heemstede 2020.

Vastgesteld door de raad op 28 november 2019.