Gemeenteblad 2017, 136061 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen

Datum publicatie	Organisatie	Jaargang en nummer	Rubriek
03-08-2017 09:00	Eijsden-Margraten	Gemeenteblad 2017, 136061	Overige besluiten van algemene strekking

Protocol adresonderzoek BRP gemeente Eijsden-Margraten 2017

Opgesteld op basis van het protocol adresonderzoek welk tot stand is gekomen in samenwerking tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB)

Versie 2.0, 28 december 2015

Het college van burgemeester en wethouders,

Gelet op § 1 en 2 van hoofdstuk 1, afdeling 1 van hoofdstuk 2 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP), artikel 29 en 30 van het Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP) en het Protocol adresonderzoek van BZK en NVVB (versie 1.3 dec 2013)

Besluit

1. Inleiding

Het college van burgemeester en wethouders van Eijsden-Margraten start een adresonderzoek als er twijfel bestaat over de juistheid van het adres van een ingezetene zoals dat in de BRP staat geregistreerd¹ Het onderzoek dat volgt is een onderzoek naar de verblijfplaats van de betrokken persoon.

Omdat de uitkomst van het adresonderzoek mogelijk aanleiding kan zijn tot een ambtshalve wijziging van gegevens in de BRP, moet het onderzoek zorgvuldig worden uitgevoerd. Er wordt niet lichtvaardig overgegaan tot het doorvoeren van een ambtshalve wijziging, omdat de gevolgen voor de betrokken persoon en overheid groot kunnen zijn. Een adresonderzoek moet om deze reden altijd zorgvuldig worden uitgevoerd.

Deze regeling adresonderzoek is opgesteld om de zorgvuldigheid te verhogen van het adresonderzoek en de snelheid te verhogen van het achterhalen van de feitelijke verblijfplaats.²

2. Aanleiding voor een adresonderzoek

De aanleiding voor de gemeente Eijsden-Margraten voor een adresonderzoek is een signaal³ dat:

a.
een persoon niet langer op het adres woont waar hij in de BRP staat ingeschreven,
b.
een persoon op een adres woont waar hij niet in de BRP staat ingeschreven.
c.
een persoon niet op het nieuwe adres woont wat uit een aangifte blijkt⁴ , of
d.
de gronden voor inschrijving op een briefadres niet meer aanwezig zijn.

De gemeente kan een dergelijk signaal op verschillende manieren ontvangen, bijvoorbeeld via een terugmelding (via de Terugmeldvoorziening (TMV) ⁵), schriftelijk (via brieven, teruggekomen post), per e-mail, telefonisch, door een aangifte in persoon aan de balie⁶ of op basis van een andere eigen waarneming door de gemeente (bijvoorbeeld een bezoek ter plaatse).

Naar aanleiding van de ontvangst van een signaal gaat de gemeente Eijsden-Margraten na of het signaal binnen een periode van vijf werkdagen kan worden afgehandeld. Een signaal kan bijvoorbeeld binnen vijf dagen worden afgehandeld, als blijkt dat het signaal geen aanleiding geeft tot wijzigingen. Bijvoorbeeld omdat na contact met betrokkene kan worden vastgesteld dat het signaal onjuist blijkt te zijn. Een signaal zou bijvoorbeeld ook al binnen vijf werkdagen kunnen worden afgerond, als sprake is van een administratieve fout in de BRP. Een administratieve fout in de BRP geregistreerde gegevens kan mogelijk eenvoudig worden gecorrigeerd. ⁷

De afhandeling van een signaal kan in deze fase worden versneld indien maximaal gebruik gemaakt wordt van communicatiemiddelen als telefoon of e-mail. Door snel contact op te nemen met een betrokkene waar een signaal betrekking op heeft, kan een signaal mogelijk al snel worden afgehandeld. Ook kan worden gedacht aan een onderzoek ter plaatse op het in de BRP geregistreerde adres. Op basis hiervan kan mogelijk relatief snel en eenvoudig worden voorkomen dat een tijdrovend adresonderzoek moet worden opgestart.

Indien het signaal is ontvangen als een terugmelding via de TMV, dan volgt de periode van vijf werkdagen uit wet- en regelgeving (artikel 28 Besluit BRP). De gemeente Eijsden-Margraten zal in het geval van een terugmelding via de TMV niet van deze termijn afwijken. Indien het signaal op een andere manier dan via een terugmelding via de TMV is ontvangen, geldt deze wettelijke termijn niet. Toch wordt ook in dit geval de termijn van vijf werkdagen aangehouden, zodat het signaal voortvarend wordt opgepakt. Van de termijn van vijf dagen kan in dit laatste geval echter zowel in positieve als in negatieve zin worden afgeweken, afhankelijk van de omstandigheden van het geval. De gemeente Eijsden-Margraten heeft hierin beoordelingsvrijheid. De behandelend ambtenaar zal bij afwijking van deze termijn de reden voor een dergelijke afwijking beargumenteren en vastleggen in het (onderzoeks)dossier.

Indien het signaal niet binnen een periode van vijf werkdagen kan worden afgehandeld, bijvoorbeeld omdat door het signaal het vermoeden is ontstaan dat een persoon is verhuisd maar geen aangifte van een adreswijziging heeft gedaan, dan zal de gemeente Eijsden-Margraten een adresonderzoek instellen.

Indien het signaal is ontvangen als een terugmelding via de TMV, dan zal de gemeente Eijsden-Margraten in alle gevallen binnen vijf werkdagen na ontvangst van de terugmelding reageren met een bericht naar de TMV. Die reactie kan zijn dat de gegevens zijn verbeterd, aangevuld of verwijderd, of dat naar aanleiding van de terugmelding geen wijzigingen nodig waren. Ook kan de reactie zijn dat er een adresonderzoek gestart wordt. In dat laatste geval zal de gemeente Eijsden-Margraten ook aangeven hoe lang het onderzoek naar verwachting zal duren.

3. Start van het adresonderzoek

De gemeente Eijsden-Margraten start het adresonderzoek door het plaatsen van een aantekening in onderzoek bij het adresgegeven op de persoonslijst van de betrokkene.⁸ Op het moment van het bijwerken van de BRP begint het adresonderzoek. Gedurende de periode dat het adresgegeven in onderzoek staat, ontvangen overheidsorganen en derden die de BRP bevragen bij het adresgegeven ook de aantekening dat dit gegeven in onderzoek staat, zodat zij daar rekening mee kunnen houden in hun eigen werkprocessen. Hierom is het belangrijk dat zorgvuldigheid geboden is bij het plaatsen van de aantekening in onderzoek.

3.1. Dossiervorming bij het onderzoek

Alle stappen en onderdelen van het onderzoek worden digitaal gedocumenteerd. Dat is onder meer van belang om later te kunnen aantonen dat de eventuele beslissing over een ambtshalve uitgevoerde adreswijziging of vertrek uit Nederland zorgvuldig en voldoende beargumenteerd is genomen. De gemeente Eijsden-Margraten documenteert ook eventueel gevoerde telefoongesprekken en neemt deze als telefoonnotitie op in het onderzoeksdossier. Ook e-mails en verslagen van een eventueel feitelijk onderzoek ter plaatse worden goed gedocumenteerd en worden opgenomen in het onderzoeksdossier. Een dossier wordt door de gemeente Eijsden-Margraten 10 jaar bewaard op grond van de Regeling BRP.

3.2. Digitaal dossier in Eijsden-Margraten

Het adresonderzoek wordt zaakgericht afgehandeld. Het dossier adresonderzoek wordt uitsluitend in digitale vorm opgenomen. Documenten die betrekking hebben op de zaak worden in de zaak opgeslagen.

4. Inhoud van het adresonderzoek

Het adresonderzoek betreft een onderzoek naar de verblijfplaats van de betrokken persoon. Het is van belang om in het kader van het onderzoek verder te kijken dan enkel het adres waarop de betrokken persoon actueel is geregistreerd in de BRP. Het onderzoek is immers gericht op het achterhalen van de feitelijke verblijfplaats van de betrokken persoon.

Voordat het proces van adresonderzoek start, wordt nadrukkelijk beoordeeld of op een eenvoudigere manier het nieuwe adres achterhaald kan worden. ⁹

4.1. Aanschrijven van de betrokkene

De eerste actie in het kader van het adresonderzoek is om betrokkene te benaderen en te wijzen op de plicht om aangifte te doen van verblijf en adres of adreswijziging, op grond van de Wet BRP. De persoon dient te worden opgeroepen om direct aangifte te doen van adreswijziging.¹⁰ Het actuele adres in de BRP wordt daarbij gebruikt om de betrokken persoon aan te schrijven, omdat het bijvoorbeeld mogelijk is dat de post via een automatische verhuisservice wordt doorgestuurd naar het nieuwe adres van betrokkene. Ook kan een vermoedelijk nieuw adres van de betrokkene worden gebruikt, als dat beschikbaar is, mogelijk op basis van een terugmelding.

Indien de betrokkene zich naar aanleiding van de brief bij de gemeente Eijsden-Margraten meldt, kan het onderzoek op basis daarvan mogelijk al worden afgehandeld. Mogelijk kan de registratie in de BRP op basis van het verschijnen en de aangifte van betrokkene worden gewijzigd. Het is uiteraard ook mogelijk dat op basis van een reactie van de betrokkene blijkt dat het signaal op een misverstand berust. In dat geval hoeft er mogelijk geen wijziging in de BRP plaats te vinden. Het adresonderzoek kan in deze gevallen worden afgesloten.

Als betrokkene niet verschijnt of reageert ¹¹, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uit die reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij nu wel woont, dan is dat aanleiding voor de gemeente Eijsden-Margraten om het adresonderzoek uit te breiden.

4.2. Uitbreiden van het onderzoek

In het algemeen zijn er twee mogelijkheden om het adresonderzoek verder uit te breiden. Beide mogelijkheden kunnen achtereenvolgens, gelijktijdig of afzonderlijk worden opgepakt. Op basis van een terugmelding door een overheidsorgaan kan bijvoorbeeld al informatie beschikbaar zijn zodat een bepaald onderdeel van het onderzoek niet zinvol is. De gemeente heeft hierin beoordelingsvrijheid. Het is aan de behandelend ambtenaar om te bepalen wat de waarde van de al beschikbare informatie is en welke (combinatie) van mogelijkheden het meest geschikt is om een bepaalde situatie te onderzoeken. De twee mogelijkheden voor uitbreiding zijn:

a.
informatie inwinnen bij andere bronnen;
b.
feitelijk onderzoek ter plaatse uitvoeren.

4.2.1. Informatie inwinnen bij andere bronnen

Als invulling van het adresonderzoek zal de gemeente Eijsden-Margraten informatie inwinnen bij andere overheidsorganen en derden¹² die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen (waaronder de eigen of andere gemeenten), familie, nutsbedrijven, woningbouwcorporaties, woningeigenaren, werkgevers, uitkeringsinstanties, ziektekostenverzekeraars en dergelijke, om zo de feitelijke verblijfplaats van de persoon te achterhalen.

De informatie kan op verschillende manier ingewonnen worden, schriftelijk, per mail of telefonisch. Alle verkregen informatie, ook inkomende mail, wordt opgeslagen bij het betreffende digitale onderzoeksdossier,

Bij het vragen om informatie over het adres van betrokkene mag de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of anderen niet onnodig worden geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden aan de aangeschreven persoon of instantie, of er een adres en zo ja, welk adres van betrokkene bekend is. De aangeschreven persoon – niet zijnde de betrokkene zelf – heeft het recht om hierop niet te antwoorden. Overheidsorganen die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, kunnen op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens informatie verschaffen ten behoeve van de bijhouding van de BRP. Het ligt wat dat betreft voor de hand om ook bij andere overheidsorganen te informeren. Het meedelen aan derden dat iemand niet meer op zijn adres woont, kan op zich al een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene zijn: werkgevers of banken kunnen daar bijvoorbeeld al consequenties aan verbinden. Het is wat dat betreft van belang dat zo zorgvuldig mogelijk is vastgesteld dat een persoon niet meer op het oude, in de BRP- geregistreerde, adres woont alvorens derden worden benaderd.

In het algemeen richt de gemeente Eijsden-Margraten het onderzoek in aan de hand van de kenmerken van een betrokkene. Het blijkt uit onderzoek van het CBS dat bepaalde groepen personen met specifieke kenmerken bijvoorbeeld vaker naar het buitenland zijn vertrokken zonder daarvan aangifte te doen, dan dat dit voor andere groepen het geval is. ¹³

De specifieke kenmerken van een betrokkene kunnen wat dat betreft aanleiding zijn om in het ene geval de aandacht te richten op bepaalde instanties die eerder op de hoogte kunnen zijn van de verblijfplaats van een bepaalde persoon (bijvoorbeeld: in het geval van vreemdelingen: de IND, of in geval van studerenden: DUO). Op deze wijze is het in een aantal gevallen mogelijk om het adresonderzoek sneller tot resultaat te laten leiden.

Het adresonderzoek kan in deze fase worden versneld indien maximaal gebruik gemaakt wordt van communicatiemiddelen als telefoon en/of e-mail.

Indien er aanwijzingen zijn dat de betrokken persoon naar het buitenland is vertrokken, zal het onderzoek zich moeten richten op het achterhalen van een eventuele buitenlandse verblijfplaats van betrokkene. Mogelijk dat aan de hand van bepaalde bronnen ook informatie kan worden verkregen over een buitenlands adres.

Praktijkvoorbeeld: Het raadplegen van andere informatiebronnen bij een adresonderzoek:

Een burger doet aangifte van adreswijziging aan de balie van een gemeente. De burger geeft aan onbekend te zijn met een vorige bewoner die nog op het adres staat geregistreerd. De gemeente start naar aanleiding van dit signaal een adresonderzoek naar de verblijfplaats van de vorige bewoner. Nadat het adresonderzoek is uitgebreid worden de volgende bronnen geraadpleegd.

1.
Een overheidsorgaan – De gemeente kan bij de afdeling Werk en Inkomen Heuvelland-Maastricht navragen of de betrokkene een uitkering heeft en of in dat kader contactgegevens beschikbaar zijn en op welk moment voor het laatst contact met betrokkene is geweest.
2.
Een derde – De woning blijkt van een woningbouwvereniging te zijn. De gemeente neemt contact op met de woningbouwvereniging om te vragen of deze persoon volgens haar registratie inderdaad niet meer op het adres woont en of nieuwe adresgegevens bekend zijn.
3.
Familie – Er blijkt familie van de betrokkene in de gemeente te wonen. De gemeente stuurt eenbrief naar deze familie met de vraag of nieuwe adresgegevens bekend zijn.
4.
Buren/medebewoners - .Bij het bezoek aan het adres wordt navraag gedaan bij de buren.

Uit de verschillende informatiebronnen blijkt dat het vermoedelijke nieuwe adres van betrokkene gelegen is in het buitenland. Het adresonderzoek richt zich vervolgens op dit buitenlandse adres.

4.2.2. Feitelijk onderzoek ter plaatse

Als invulling van het adresonderzoek kan de gemeente Eijsden-Margraten feitelijk onderzoek ter plaatse verrichten door de boa. Als het administratieve onderzoek geen of onvoldoende resultaat oplevert, ligt het in elk geval voor de hand dat feitelijke controle plaatsvindt.

Feitelijk bezoek aan het actuele, in de BRP geregistreerde, adres kan informatie opleveren die niet op een andere eenvoudiger wijze verkregen kan worden. Bij huisbezoek kan het om het in de BRP geregistreerd adres gaan, maar ook om een vermoedelijk nieuw adres. Bij feitelijke controle wordt gebruik gemaakt van formats van verklaringen. ¹⁴

Bij bezoek aan het actuele, in de BRP geregistreerde adres, kan worden nagaan of de feitelijke situatie nog wel overeenkomt met de geregistreerde situatie. Op deze wijze kan bijvoorbeeld worden geconstateerd of een pand nog bewoond wordt. Ook kan mogelijk aan betrokkene zelf informatie gevraagd worden. Navraag bij andere personen die worden aangetroffen op het geregistreerde adres of in de buurt kan ook waardevolle informatie opleveren. Van de bevindingen bij het bezoek wordt een procesverbaal opgesteld.

4.2.3. uitvoeren adresonderzoek

Ook bij deze stap van het adresonderzoek mag de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of anderen niet onnodig worden geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden of er en zo ja, welk adres van betrokkene bekend is. Andere personen, dan betrokkene, hebben het recht om niet te antwoorden.

Zowel het uitvoeren van onderzoek als de rapportage hiervan dient zorgvuldig te gebeuren. In de gemeente Eijsden-Margraten is hiervoor het proces rapportage adresonderzoeken vastgesteld. ¹⁵

4.3. Voortborduren op onderzoek van een ander overheidsorgaan

Soms heeft een ander overheidsorgaan, dat gegevens uit de BRP verstrekt krijgt (bijvoorbeeld een uitvoeringsorganisatie of een andere afdeling van de gemeente), zelf al (zorgvuldig) onderzoek uitgevoerd naar de verblijfplaats van de betrokken persoon. In het adresonderzoek vanuit de BRP wordt daarop voortgeborduurd. Gedacht kan worden aan een overheidsorgaan dat bij een huisbezoek heeft geconstateerd dat de betrokkene niet langer woont op het adres dat in de BRP als woonadres staat geregistreerd.

Als er sprake is van een gedegen (gekwalificeerd) adresonderzoek door een ander overheidsorgaan is het mogelijk om een aantal processtappen over te slaan. Het is zelfs mogelijk om direct over te gaan tot het verzenden van het voornemen tot ambtshalve handeling.

Praktijkvoorbeeld: Voortborduren op een gekwalificeerde terugmelding van een overheidsorgaan

Op basis van een zorgvuldig onderzoek van VVTH (handhaving) wordt vastgesteld dat een betrokken burger niet meer op het adres woont waarop hij in de BRP is geregistreerd. Door VVTH wordt van elk onderzoek een dossier aangehouden, met daarin gedetailleerde processen verbaal. Tussen de VVTH en het KCC is regelmatig contact: ad hoc, maar ook periodiek. Bij dit overleg wordt het KCC door VVTH geattendeerd op het bewuste dossier.

Omdat in het verleden tussen de betrokken afdelingen afspraken zijn gemaakt over de zorgvuldigheid van de onderzoeksprocedure, kan het KCC de resultaten van het onderzoek van de VVTH overnemen ten behoeve van het adresonderzoek. Uit het dossier blijkt uit een proces verbaal duidelijk dat de betrokkene niet meer woont op het in de BRP geregistreerde adres. Inmiddels is op basis van het onderzoek door VVTH een ander adres van de betrokken burger bekend. Het KCC kan op basis van deze informatie de eerste stappen van het adresonderzoek overslaan.

De gemeente Eijsden-Margraten wordt over een dergelijk onderzoek van een overheidsorgaan geïnformeerd aan de hand van een terugmelding via de landelijke TMV. Overheidsorganen die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, hebben op grond van de wet BRP een terugmeldplicht. Voor terugmelding van binnengemeentelijke overheidsorganen geldt het proces terugmelding van de gemeente Eijsden-Margraten.

Indien een overheidsorgaan afwijkende, mogelijke actuelere, gegevens beschikbaar heeft, kunnen deze via de TMV worden teruggemeld. Een overheidsorgaan kan daarbij vermelden op basis waarvan zij deze gegevens heeft (verkregen). De gemeente Eijsden-Margraten heeft hierin beoordelingsvrijheid. De backoffice medewerker KCC zal bepalen wat de waarde van de informatie is en welke (combinatie) van mogelijkheden het meest geschikt is om de situatie te onderzoeken.

Indien uit een terugmelding blijkt dat dát overheidsorgaan, zelf al een zorgvuldig onderzoek heeft uitgevoerd, dan kan dat in bepaalde gevallen zelfs reden zijn voor de gemeente Eijsden-Margraten om geen of nog maar een beperkt aantal onderzoeksstappen te doorlopen. Uiteraard dient een dergelijke overweging goed gemotiveerd te worden gedocumenteerd.

4.4. Termijn aanpassen in geval van een terugmelding

De gemeente Eijsden-Margraten kan na de eerste vermelding in de TMV van het in onderzoek plaatsen van een bepaald gegeven de eerder opgegeven termijnen aanpassen. Indien tijdens het onderzoek blijkt dat het onderzoek langer duurt dan dat in eerste instantie was verwacht, werkt de gemeente dit bij in de TMV.

Hoofdstuk 5. Resultaten van het onderzoek

5.1. Uitkomsten van het onderzoek

Als uitkomst van het adresonderzoek kan het volgende blijken:

1.
betrokkene woont nog steeds op het actuele geregistreerde adres;
2.
betrokkene heeft zich vanuit het buitenland gevestigd op een adres in de gemeente Eijsden-Margraten;
3.
betrokkene is verhuisd binnen de gemeente Eijsden-Margraten;
4.
betrokkene is verhuisd naar een adres in een andere gemeente binnen Nederland;
5.
betrokkene is vertrokken naar een adres in het buitenland;
6.
betrokkene is vertrokken met onbekende bestemming;
7.
betrokkene woont niet op het in de aangifte aangegeven adres.

5.1.1. adresgegevens blijken juist te zijn

Is sprake van situatie 1 als uitkomst van het onderzoek, dan blijven de gegevens in de BRP ongewijzigd. De gemeente Eijsden-Margraten sluit het adresonderzoek af.

5.1.2. er zijn nieuwe gegevens bekend

Is sprake van de situaties 2 t/m 5 als uitkomst van het onderzoek, dan kan mogelijk een aangifte van de betrokken persoon verkregen worden op grond waarvan er nieuwe gegevens geregistreerd kunnen worden. De verblijfplaats van de betrokken persoon is immers bekend, zodat contact kan worden opgenomen met de betrokken persoon. Desnoods moet contact worden opgenomen aan de hand van een adres in het buitenland. De betrokken persoon wordt schriftelijk benaderd en wordt gewezen op zijn aangifteplicht op grond van de Wet BRP. Indien de betrokken persoon zich meldt en aangifte doet van adreswijziging, kan het onderzoek worden afgesloten. Indien de betrokken persoon niet reageert tijdens het onderzoek, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uit die reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij woont, dan moet inschrijving ambtshalve plaatsvinden.

5.1.3. er zijn geen nieuwe gegevens bekend, huidige gegevens zijn echter onjuist

De situatie onder 6 is bijzonder omdat er geen gegevens over de nieuwe verblijfplaats van betrokkene bekend zijn. Blijken er na het uitvoeren van een gedegen adresonderzoek geen gegevens over het verblijf in Nederland, het vertrek uit Nederland, noch van het verblijf buiten Nederland, dan zal de gemeente Eijsden-Margraten de bijhouding van de persoonslijst ambtshalve opschorten. Op grond van artikel 2.22 wet BRP worden gegevens van vertrek op de persoonslijst opgenomen. De reden van de opschorting is dan vertrek naar een onbekend land.

Opschorting van de bijhouding van de persoonslijst wegens vertrek naar een onbekend land heeft vaak verstrekkende gevolgen voor de betrokken persoon. Overheidsorganen (en derden) gaan er dan vanuit dat de persoon niet meer in Nederland woont. Daardoor kunnen zij besluiten om bepaalde uitkeringen of andere overheidsvoorzieningen te beëindigen. Anderzijds kunnen overheidsorganen (en derden) er ook last van ondervinden, met name als zij van betrokkene iets te vorderen hebben (zoals de Belastingdienst). Daarom is de zorgvuldigheid van het adresonderzoek vooral in dit geval van groot belang.

5.1.4. Betrokkene woont niet op het in de aangifte vermelde adres

Indien er sprake is van twijfel over het in de aangifte vermelde adres , vindt hierop gericht onderzoek plaats . Als blijkt dat betrokkene daar niet woont, wordt de procedure gestart van geen gevolg geven aan de aangifte. Betrokkene blijft ingeschreven op het laatst bekende adres.

Het voornemen en het besluit tot geen gevolg geven aan de aangifte worden naar het in de aangifte vermelde nieuwe adres én naar het in de BRP geregistreerde adres gezonden. De aangifte wordt hierna gearchiveerd. Op het in de BRP geregistreerde adres kunnen nog 2 specifieke situaties van toepassing zijn; dit adres blijkt:

-
zelf niet juist of
-
onbekend te zijn.

Het laatst bekende adres blijkt niet (meer) juist

Als in deze situatie de correspondentie van het laatste bekende adres retour ontvangen wordt, omdat dit niet (meer) juist blijkt te zijn, start de onderzoeksprocedure op dát adres, conform hfdst 4.

Het laatst bekende adres is zelf onbekend

Het vorige adres of de PL van betrokkene was opgeschort met toepassing van artikel 2.22 wet BRP (opneming van het gegeven van vertrek uit Nederland). In beide gevallen kan het voornemen en besluit niet naar het laatst bekende adres gezonden worden. Het voornemen en besluit wordt naar het in de aangifte vermelde adres gezonden. ¹⁸

Het voornemen en besluit wordt tevens gepubliceerd in het huis-aan-huisblad¹⁹ de Etalage/Via Eijsden-Margraten. Het betreft een algemene kennisgeving. Daarbij worden de naam, voorletter(s) en geboortedatum van de betrokken persoon vermeld, evenals het voornemen / besluit tot ambtshalve wijziging en de mogelijke gevolgen daarvan (in het algemeen). Ook wordt vermeld dat de betrokkene verplicht is tot het doen van aangifte van verblijf en adres of adreswijziging. Tot slot wordt ook vermeld wat de betrokken persoon moet doen, indien hij bezwaar wil maken tegen het voorgenomen besluit.

Als de PL van betrokkene gegevens bevat van vertrek uit Nederland (opgeschort met toepassing van artikel 2.22 wet BRP), blijft die registratie in stand en wordt het onderzoeksdossier afgesloten.

Als het vorige adres een parkeeradres is dan wordt het resultaat van het (afgesloten) onderzoek naar het nieuwe adres toegevoegd aan het dossier rondom het parkeeradres.

5.2. Voornemen tot ambtshalve beslissing over uitkomsten

Als betrokkene niet reageert, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uit die reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij woont, dan maakt de gemeente Eijsden-Margraten het voornemen bekend om gegevens over betrokkene ambtshalve te wijzigen.²⁰ Het voornemen kan ook inhouden dat betrokkene ambtshalve geregistreerd wordt als vertrokken naar een (on)bekend land. De gemeente Eijsden-Margraten stelt betrokkene op grond van de Algemene wet bestuursrecht op de hoogte van het voornemen om gegevens over betrokkene ambtshalve te wijzigen. Dit doet de gemeente Eijsden-Margraten aan de hand van een zogenaamde voornemenbrief. Als bekend is op welk (nieuwe) adres de betrokken persoon woont, dan kan dat adres worden gebruikt voor het aanschrijven van de persoon. Indien een buitenlands adres bekend is, wordt het buitenlandse adres gebruikt voor de verzending. Ook andere contactgegevens, zoals emailadressen, worden in dit deel van het onderzoek betrokken.

Indien geen gegevens bekend zijn over de nieuwe verblijfplaats van de betrokkene, dan kan het actuele in de BRP geregistreerde adres worden gebruikt om de betrokken persoon te benaderen, omdat het bijvoorbeeld mogelijk is dat de post via een automatische verhuisservice wordt doorgestuurd naar het nieuwe adres van betrokkene. In het geval er geen nieuwe gegevens bekend zijn geworden uit het onderzoek wordt het voornemen tevens gepubliceerd in het huis-aan-huisblad De Etalage/Via Eijsden-Margraten.²¹ Het betreft dan een meer algemene kennisgeving van het voornemen. Daarbij worden de naam, voorletter(s) en geboortedatum van de betrokken persoon vermeld, evenals het voornemen tot ambtshalve wijziging en de mogelijke gevolgen daarvan (in het algemeen). Ook wordt vermeld dat de betrokkene verplicht is tot het doen van aangifte van verblijf en adres of adreswijziging. Tot slot wordt ook vermeld wat de betrokken persoon moet doen, indien hij bezwaar wil maken tegen het voorgenomen besluit.

5.3. Besluitvorming bij ambtshalve wijziging

Als naar aanleiding van het verzonden of gepubliceerde voornemen geen reactie wordt ontvangen van betrokkene, dan wordt een besluit genomen overeenkomstig het voornemen. Als betrokkene wel reageert, maar de reactie geen nieuw licht werpt op het onderzoek of het betreft geen aangifte, dan kan het voornemen ook uitgevoerd worden. ²²

Als datum van de ingang van de wijziging van het geregistreerde adres of van het vertrek geldt de datum van bekendmaking van het voornemen.²³ Dit kan op verschillende manieren. Als gegevens over de verblijfplaats van de betrokken persoon bekend zijn, dan kan bekendmaking plaatsvinden door het besluit uit te reiken of (eventueel aangetekend) op te sturen. Als geen gegevens bekend zijn over de verblijfplaats van de betrokken persoon, kan bekendmaking bijvoorbeeld plaatsvinden aan de hand van publicatie van het besluit in de Etalage/Via Eijsden-Margraten.

Praktijkvoorbeeld: publicatie van het besluit tot ambtshalve wijziging

Een gemeente heeft al een voornemen verstuurd naar een betrokken burger, om hem ambtshalve te registreren als vertrokken naar een onbekend land. Naar aanleiding van de voornemenbrief heeft de gemeente geen reactie ontvangen. Inmiddels zijn sinds het verzenden van de brief vier weken verstreken. De gemeente neemt daarom het voorgenomen besluit en gaat in het kader van de bekendmaking van het besluit over tot publicatie in de Etalage/Via Eijsden-Margraten.

De gemeente publiceert in het plaatselijke nieuwsblad en op de gemeentelijke website een toelichting op het besluit om over te gaan tot het registreren van betrokkene als vertrokken naar een onbekend land. Dat doet de gemeente periodiek voor dit soort gevallen, waarbij tegelijkertijd meerdere gevallen worden gepubliceerd. Daarbij vermeldt de gemeente de naam, voorletter(s) en de geboortedatum van de betrokkenen, alsmede het voornemen tot ambtshalve wijziging en de mogelijke gevolgen daarvan (in het algemeen). Ook wordt vermeld dat de betrokkenen verplicht zijn tot het doen van aangifte van verblijf en adres of adreswijziging. Tot slot wordt ook vermeld wat de betrokken personen moet doen, indien zij bezwaar willen maken tegen het besluit.

5.3.1 functiescheiding

In het protocol adresonderzoek wordt aanbevolen dat een andere medewerker het besluit tot het ambtshalve opschorten van het bijhouden van de persoonslijst accordeert dan degene die verantwoordelijk was voor het uitvoeren van het adresonderzoek. Dat is onder meer van belang om later te kunnen aantonen dat de eventuele ambtshalve beslissing zorgvuldig is genomen. Zo wordt voorkomen dat het ambtshalve besluit later in twijfel kan worden getrokken.

In de gemeente Eijsden-Margraten is dit geïmplementeerd als dat een andere medewerker het besluit tot de ambtshalve handeling tot het bijhouden van de persoonslijst accordeert dan degene die verantwoordelijk was voor het uitvoeren van het feitelijke adresonderzoek.

Een verdere functiescheiding wordt in Eijsden-Margraten niet ingevoerd. Er zijn diverse andere elementen in het onderzoeksproces ingevoerd, waarmee de benodigde zorgvuldigheid wordt betracht. Daarnaast is deze maatregel niet gewenst in het kader van lean-werken.

5.4. Rolverdeling tussen gemeenten

Indien een vermoedelijke verblijfplaats van een betrokken persoon is gelegen in een andere gemeente dan de gemeente Eijsden-Margraten, waar betrokkene (op dat moment) in de BRP is geregistreerd, kan die andere gemeente bij het onderzoek betrokken worden. Gemeenten hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de correcte bijhouding van de BRP en medewerking van de andere gemeente mag worden verwacht. De andere gemeente kan in een dergelijk geval beter in de gelegenheid om, bijvoorbeeld door onderzoek ter plaatse, na te gaan of betrokkene daadwerkelijk op het vermoedelijke adres woont.

Indien gedurende het onderzoek blijkt dat betrokkene in de andere gemeente woont, dan moet deze andere gemeente betrokkene oproepen om aangifte te doen van de adreswijziging dan wel ambtshalve overgaan tot wijziging van het adres in de BRP. De andere gemeente moet naar aanleiding daarvan altijd overgaan tot het (eventueel ambtshalve) inschrijven van de betrokken persoon als blijkt dat betrokkene op een adres in die gemeente woont²⁴ . Een gemeente moet daar bijvoorbeeld ook toe overgaan als de betrokken persoon woont in een vakantiewoning in die gemeente en wanneer dat eigenlijk niet in overeenstemming is met het bestemmingsplan van die gemeente. Het gaat immers om de feitelijke verblijfplaats van de betrokken persoon.

Indien de betrokkene niet op het vermoedelijke adres in de andere gemeente blijkt te wonen, wordt het onderzoek voortgezet door de actuele gemeente van inschrijving.

6. Verwerking uitkomst van het onderzoek

Indien het onderzoek informatie oplevert over het nieuwe adres van betrokkene, zal de gemeente Eijsden-Margraten de BRP op basis van die gegevens bijwerken. Zoals aangegeven kan dat op basis van een aangifte van de betrokkene of ambtshalve. Daarbij kan gedacht worden aan een intergemeentelijke adreswijziging, het bijwerken van de adresgegevens (een woon- of briefadres) binnen de eigen gemeente Eijsden-Margraten of het verwerken van een inschrijving of vertrek indien duidelijk wordt dat de persoon vanuit of naar een bepaald buitenland is vertrokken. ²⁵

Indien het onderzoek geen informatie over de verblijfplaats van betrokkene heeft opgeleverd, kan worden besloten ambtshalve over te gaan tot het opschorten van de bijhouding van de persoonslijst wegens vertrek naar een onbekend land. ²⁶

Naar aanleiding van het bijwerken van de gegevens zal de gemeente Eijsden-Margraten vervolgens het adresonderzoek beëindigen en dat registeren in de BRP. ²⁷

In het geval een terugmelding uit de TMV²⁸ de aanleiding was voor het onderzoek, wordt de melder door de gemeente Eijsden-Margraten geïnformeerd via het BRP-berichtenverkeer dat volgt op het bijwerken van de persoonslijst.

Voor een signaal vanuit een andere bron dan de TMV, geldt als uitgangspunt dat die bron niet geïnformeerd wordt over de afloop van het onderzoek. Hiertoe bestaat geen plicht en gelden bovendien de regels rondom de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van burgers.

Aan binnengemeentelijke overheidsorganen, die buiten de TMV om een signaal voor onderzoek afgeven, worden op verzoek de gewijzigde gegevens wel verstrekt. Signalen van particulieren worden in elk geval niet gevolgd door een bericht van de gemeente Eijsden-Margraten waarin gegevens worden verstrekt over de persoon van wie het adres in onderzoek was geplaatst. Wel kan aan particulieren eventueel in algemene bewoordingen worden gemeld dat het adresonderzoek is beëindigd.

7. Procestermijnen bij het onderzoek

In veel gevallen zal het onderzoek redelijk snel kunnen worden afgerond, maar soms zal daar meer tijd voor nodig zijn. De verblijfplaats van een persoon is immers niet altijd eenvoudig te achterhalen. Om die reden gelden in Eijsden-Margraten standaardtermijnen voor het onderzoek. Van de standaardtermijnen mag door de gemeente Eijsden-Margraten zowel in positieve als in negatieve zin worden afgeweken, afhankelijk van de omstandigheden van het geval. De gemeente Eijsden-Margraten heeft hierin beoordelingsvrijheid. De behandelend ambtenaar zal bij een afwijking dit beargumenteren en vastleggen. In Eijsden-Margraten gelden de volgende standaardtermijnen:

•
Uiterlijk drie weken na de start van het onderzoek (het plaatsen van de aantekening in onderzoek in de BRP) vangt het feitelijk onderzoek ter plaatse aan.
•
Het feitelijk onderzoek ter plaatse wordt uiterlijk binnen vier weken afgerond.
•
De voornemenbrief wordt uiterlijk zeven weken na de start van het onderzoek (het plaatsen van de aantekening in onderzoek in de BRP) verstuurd.
•
Als reactietermijn naar aanleiding van het verzenden of publiceren van een voornemen geldt een termijn van maximaal vier weken.
•
Het voorgenomen besluit wordt direct na afloop van de gehanteerde reactietermijn genomen.

Op deze manier is de doorlooptijd van een adresonderzoek maximaal 11 weken. Dit geldt ook voor een parkeeradres.

Schematisch:

Fase	Fase	Termijn per fase	Totale termijn
0	Start onderzoek	5 dagen	0
1	Administratief onderzoek	Tot 3 weken	Tot drie weken
2	Feitelijk onderzoek	Tot 4 weken	Tot zeven weken
3	voornemen	Tot 4 weken	Tot elf weken
4	besluit	0	Tot elf weken

Dit Protocol treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking daarvan in de Etalage/Via Eijsden-Margraten.

Besloten in de vergadering van 25 juli 2017.

Burgemeester en wethouders van Eijsden-Margraten,

De secretaris,

Mathea Severijns

De burgemeester,

Dieudonné Ackermans

7.1. bijlage 1: Stroomdiagram adresonderzoek

7.2. bijlage 2: Rapportage adresonderzoeken

De rapportages m.b.t. adresonderzoeken dienen te voldoen aan beginselen van behoorlijk bestuur, met name zorgvuldigheid. Om hieraan te voldoen kan het volgende lijstje met aandachtspunten helpen. Het ligt voor de hand om hiervan een (gemeentebreed) protocol buitendienst met bijbehorende werkinstructie te maken.

1.
Bij de voorbereiding van een besluit vergaart het bestuursorgaan de nodige kennis omtrent de relevante feiten en de af te wegen belangen (art 3:2 Awb);
2.
dateren van het rapport;
3.
namen en functies van diegenen die het onderzoek uitgevoerd hebben;
4.
ondertekening van het rapport;
5.
legitimeren van diegenen die het onderzoek uitvoeren;
6.
het doel van het bezoek dient bekend gemaakt te worden;
7.
wat is bekeken / onderzocht;
8.
datum en tijdstip van onderzoek(en)
9.
wat is daaruit gebleken (feitelijke constateringen);
10.
zowel oud adres (GBA-adres) als nieuw adres controleren;
11
nadrukkelijk vragen van toestemming om binnen te mogen komen en deze toestemming vermelden in de rapportage;
12
punten 2 t/m 11 worden nadrukkelijk beschreven in de rapportage.

ad 1

De algemene eis, zoals die vermeld is in de algemene wet bestuursrecht is nader uitgewerkt in de daarop volgende punten.

Ad 2 t/m 10

Spreken voor zich. Deze punten worden gesteund door jurisprudentie, o.a. Rb Amsterdam 21-2-2012 LJN BV6364.

Ad 11

In steeds meer bezwaarschriften rondom adresonderzoeken wordt melding gemaakt van “informed consent”. Dit begrip is inmiddels ook terug te vinden in het Europese Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden, in het bijzonder het huisrecht. ‘informed consent’ houdt in dat belanghebbende volledige en juiste informatie heeft over de reden van het huisbezoek en de gevolgen die het weigeren van toestemming heeft. Bij de onderzoeken rondom DUO wordt dit in een aparte verklaring schriftelijk vastgelegd.

7.3. bijlage 3: Bronnen voor adresonderzoek:

•
Persoon zelf
- ⁰
  Informatie kun je gebruiken. Betrokkene zelf is verplicht inlichtingen te verstrekken die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.

•
overheidsorganen (binnen- en buitengemeentelijk)
- ⁰
  Overheidsorganen die gegevens gebruiken uit de BRP kunnen op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens informatie verschaffen ten behoeve van de bijhouding van de BRP.

•
Burgers (familie / vrienden / buren / bekenden)
- ⁰
  Bij het vragen om informatie over het adres van betrokkene mag de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of anderen niet onnodig worden geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden aan de aangeschreven persoon of er en zo ja welk adres van betrokken bekend is. De aangeschreven persoon heeft het recht hier niet op te antwoorden. Let op: Het mededelen aan derden dat iemand niet meer op zijn adres woont, kan op zich al een inbreuk zijn op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene

•
Bedrijven niet behorende tot wettelijke afnemers: woningbouwverenigingen / Nutsbedrijven / werkgever / ziektekostenverzekeraar
- ⁰
  Zie bij burgers

•
Sociale media (facebook / twitter / linked-in/ google/ internet)
- ⁰
  Alleen openbare informatie mag je gebruiken.

•
Suwi-net

UWV mag aan de afdeling Burgerzaken van een gemeente adresgegevens van personen leveren voor het bijhouden van adresgegevens in de Basisregistratie Personen (BRP). De rechten en verplichtingen voor deze gegevenslevering vloeien voort uit artikel 5.9 van het Besluit SUWI, artikel 3.3 van de Regeling SUWI en de Wet bescherming persoonsgegevens.

7.4. bijlage 4: Verklaring woongegevens van betrokkene

Op de volgende pagina’s is een format voor een verklaring van woongegevens van betrokkene opgenomen.

Waar mogelijk wordt deze verklaring door diegene op wie het adresonderzoek betrekking heeft ingevuld en ondertekend.

Verklaring woongegevens betrokkene.

Bezocht adres:

Straat __________________________________________________________

Postcode en plaats __________________________________________________________

Tijdstip van bezoek: ________________(Datum) van:_______ tot:_______ (uur)

Onderzoek naar:

Naam ______________________________ geb.dat.:_____________

Eerste voornaam ______________________________ voorletters:___________

Adres ___________________________________________________________

Postcode en plaats ___________________________________________________________

BSN ___________________________________________________________

Verklaring is afgegeven door:

Naam ______________________________ geb.dat.:_____________

Eerste voornaam ______________________________ voorletters:___________

Adres ___________________________________________________________

Postcode en plaats ___________________________________________________________

BSN ___________________________________________________________

Telefoonnummer: ___________________________________________________________

Gegevens controleurs, werkzaam voor de gemeente Eijsden-Margraten

Achternaam (1): ___________________________________________________________

Eerste voornaam: ____________________________ voorletters:___________

Achternaam (2) ___________________________________________________________

Eerste voornaam: _______________________________ voorletters:___________

Informatie

Naar aanleiding van het huisbezoek bevestig ik het volgende:

•
De medewerker(s) hebben zich gelegitimeerd als medewerkers van de gemeente Eijsden-Margraten, dit deden ze door een door de gemeente Eijsden-Margraten afgegeven legitimatie te tonen.

•
Mij/ons is uitgelegd dat de controleur(s) mij bezoekt(bezoeken) om:
□
Te controleren of de door mij opgegeven woonsituatie overeenkomt met de werkelijke situatie. Bovendien is mij uitgelegd dat het de bedoeling is om de gegevens in de GBA in overeenstemming te brengen met de werkelijke situatie.
□
___________________________________________________________________________

____________________________________________________________(andere reden invullen)

•
mij/ons* is uitgelegd dat dit onderzoek wordt ingesteld omdat: ________________________

______________________________________________________(oorzaak van het onderzoek)

Het gesprek is gevoerd in

□
Nederlands.
□
Engels
□
Duits
□
_________________

Verklaring

Ik verklaar: _____________________________________________________________________

1.
______________________________________________________________________________
2.
______________________________________________________________________________
3.
______________________________________________________________________________
4.
______________________________________________________________________________
5.
______________________________________________________________________________
6.
______________________________________________________________________________
7.
______________________________________________________________________________
8.
______________________________________________________________________________
9.
______________________________________________________________________________
10.
______________________________________________________________________________
11
______________________________________________________________________________
12
______________________________________________________________________________
13
______________________________________________________________________________
14
______________________________________________________________________________
15
______________________________________________________________________________
16
_____________________________________________________________________________
17
_____________________________________________________________________________
18
(zo woordelijk mogelijk herhalen wat is verklaard)

Ondertekening

□
Ik heb dit formulier dat uit een voor- en achterzijde bestaat doorgelezen en begrepen. Het klopt wat er staat, ik ben daarom akkoord.
□
Het formulier is aan mij voorgelezen en ik heb het begrepen. Het klopt wat er is geschreven ik ben daarom akkoord met pagina 1 en 2.
□

______________________________(Datum) Handtekening:________________________________

Wij/ik* heb(ben) de verklaring naar waarheid opgemaakt.

______________________________(Datum)

Handtekening1:_____________________________ Handtekening 2:_______________________

*doorhalen wat niet van toepassing is

7.5. bijlage 5: Verklaring woongegevens van een derde

Op de volgende pagina’s is een format voor een verklaring van woongegevens van een derde opgenomen.

Waar mogelijk wordt deze verklaring door een ander dan diegene op wie het adresonderzoek betrekking heeft ingevuld en ondertekend.

Verklaring woongegevens derden.