Jaarstukken 2025 en resultaatbestemming resultaat 2025 GBTwente

Voorstel voor het algemeen bestuur van GBTwente

Van Het dagelijks bestuur van GBTwente

Vergaderdatum 1 april 2026

Onderwerp

Jaarstukken 2025 en resultaatbestemming resultaat 2025

Voorstel

A. Voorstel inzake de jaarstukken 2025:

1. kennisnemen van het accountantsverslag en het goedkeurende oordeel van de controleverklaring ten aanzien van het aspect getrouwheid;

2. vaststellen van de jaarstukken 2025;

3. het dagelijks bestuur décharge te verlenen;

4. binnen twee weken de vastgestelde jaarstukken 2025 te versturen naar gedeputeerde staten.

B. Voorstel inzake resultaatbestemming 2025:

Instemmen met:

1. de onttrekking van € 4.533 aan de reserve “Jaarresultaten”;

2. het laten vrijvallen van de bestemmingsreserve voor specifieke doelen 2023 en 2024 voor een totaal van € 302.450;

3. het vormen van een reserve voor specifieke doelen vanuit de resultaatbestemming 2025 voor een totaalbedrag van € 465.200 en deze reserve te bestemmen voor de uitvoering van volgende zaken:

I. € 165.200 voor migratie Gouw

II. € 75.000 voor invulling wettelijke plicht archivering

III. € 75.000 voor vermindering kwetsbaarheid IT door realisatie IT visie

IV. € 50.000 voor security / Informatiebeveiliging vanuit Cyberwetgeving

V. € 50.000 voor implementeren HR21 functieherwaardering

VI. € 50.000 voor tussentijdse verhoging IT-licenties 2026

4. het uitkeren van het resterende deel van het voordelig saldo na mutaties in de diverse reserves van € 2.197.892 conform de gemaakte afspraken in de gemeenschappelijke regeling aan de in het jaar 2025 deelnemende gemeenten. Dit naar rato van de gemeentelijke bijdrage in 2025.

Toelichting

Conform artikel 27 van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente worden de jaarstukken met de accountantsverklaring en een verslag van de bevindingen van de accountant ter vaststelling door het dagelijks bestuur voorgelegd aan het algemeen bestuur ter verkrijging van décharge.

Rechtmatigheidsverantwoording

Met ingang van 2023 is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor verantwoording over de rechtmatigheid. In de jaarstukken is als onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering de monitor rechtmatigheid opgenomen met een toelichting hierop en in de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Op basis van de afgesproken normen is er geen fout of onrechtmatig handelen van de organisatie geconstateerd.

Ontwikkeling jaarresultaat

We zijn 2025 gestart met een geprognosticeerd positief resultaat van € 20.000.

Bij het opstellen van de bestuursrapportage met peildatum 30 april 2025 is de uitkomst van de CAO-onderhandelingen verwerkt. De daadwerkelijke indexatie vanuit de CAO was lager dan in de begroting 2025 was verwerkt en dit leidt tot vrijval in loonsom. Daarnaast zijn de kosten voor eigen medewerkers lager dan begroot vanwege het later kunnen invullen van vacatureruimte en het feit dat nieuwe medewerkers lager worden ingeschaald dan op basis van de spelregels was begroot. Er kon bespaard worden op kosten voor personeel van derden, onder andere doordat het aantal ontvangen WOZ-bezwaren lager was dan initieel ingeschat. Daarnaast zijn er kosten verwerkt voor de afhandeling van beroepsschriften 2023, het project archivering, het project 'Check uw Woning', de uitwerking van de IT-visie, de ombouw van workflows ETL-tooling, de implementatie van BIO2.0/NIS2 en privacyborging HR-database, waarvoor dekking beschikbaar is gesteld vanuit de bestemmingsreserve jaarresultaat 2024. Voor een uitgebreidere toelichting wordt verwezen naar deze bestuursrapportage. De totale lasten zijn met € 1.138.000 verlaagd. In 2025 heeft GBTwente vergoedingen voor personeel voor zwangerschapsverlof/-ouderschapsverlof ontvangen. De gemeentelijke bijdrage is hoger dan begroot vanwege maatwerkopdrachten en er is een raming opgenomen voor de renteopbrengsten vanuit het schatkistbankieren. De totale baten zijn met € 203.000 gestegen. Door deze aanpassingen is het positieve resultaat uit bedrijfsvoering verhoogd naar € 1.360.000.

Bij het opstellen van de tweede bestuursrapportage met peildatum 31 augustus 2025 zijn de begrote lasten met € 420.000 verlaagd. Een aantal projecten loopt door in 2026, waardoor ook een deel van de lasten doorschuiven naar 2026 (o.a. het project archivering, nadere uitwerking van de IT-visie, privacyborging HR-database). Ook is de inzet van personeel van derden nog verder afgeschaald. De geraamde baten zijn met € 8.000 verlaagd. Per saldo muteert het positieve resultaat uit bedrijfsvoering naar € 1.773.000.

Nu bij het opstellen van de jaarstukken 2025 bedraagt het resultaat uit bedrijfsvoering € 2.356.109. Onder onderstaande tabel worden de grootste verschillen tussen de gewijzigde begroting en het jaarresultaat toegelicht. De reservemutaties worden daaronder, als onderdeel van dit voorstel, nader toegelicht.

Het verschil tussen het gerealiseerde en begrote resultaat uit bedrijfsvoering van € 583.000 wordt onder andere veroorzaakt door:

• Toename van de baten (€ 54.000 voordeel);

• Afname van de opbrengsten uit dwanginvordering (€ 8.000 nadeel);

• Hogere vergoedingen voor personeel vanuit zwangerschapsvergoedingen (€ 30.000 voordeel);

• Onttrekking voorziening spaarverlof (€ 1.000 voordeel);

• Ontvangen schadevergoeding van printservice bureau (€ 28.000 voordeel);

• Hogere rentebaten schatkistbankieren (€ 3.000 voordeel);

• Afname van de lasten (€ 529.000 voordeel);

• Minder kosten voor personeel van derden doordat inhuur eerder afgeschaald kon worden (€ 286.000 voordeel);

• Lagere kosten voor overige uitbestede werkzaamheden door lagere kosten dan geraamd voor het printservice bureau en door het niet inzetten van externe deurwaarder voor de invordering van openstaande posten (€ 54.000 voordeel);

• Lagere advieskosten omdat inkooptrajecten later zijn opgestart of voor een grotere periode doorlopen in 2026 en omdat de uitwerking van een onderdeel van de IT-visie niet volledig in 2025 kon worden afgerond (€ 51.000 voordeel);

• Lagere kosten voor onderhoud hard- en software mede omdat de IT-visie ook nog in 2026 doorloopt (€ 45.000 voordeel);

• Lagere kosten voor drukwerk dan begroot (€ 29.000 voordeel);

• Lagere kosten voor (overige) uitbestede werken PO omdat de HR functieherwaardering is doorgeschoven naar 2026 (€ 15.000 voordeel);

• Lagere kosten voor overige kosten diensten derden (€ 14.000 voordeel);

• Minder opleidingskosten (€ 8.000 voordeel);

• Diverse andere kostenposten laten gesaldeerd een voordeel zien van € 27.000.

Reserve ‘jaarresultaten’

De reserve ‘jaarresultaten’ van GBTwente mag 5% van het begrotingstotaal zijn. Op dit moment bevat de reserve € 750.164. Op basis van het begrotingstotaal 2025 moet er een bedrag van € 4.533 onttrokken worden. Na vaststelling van de resultaat-bestemming is de reserve maximaal gevuld en bevat € 745.631.

Bestemmingsreserve specifieke doelen

De in 2023 ‘herijkte beleidsregels inzake reserves en voorzieningen’ bieden de mogelijkheid om een aparte bestemmingsreserve te vormen voor specifieke doelen. Hieronder lichten wij de mutaties in deze bestemmingsreserve toe.

Mutaties op de bestemmingsreserve specifieke doelen vanuit de resultaatbestemming 2023

• Afhandeling van beroepschriften 2023

In 2023 was GBTwente geconfronteerd met een excessieve stijging van het aantal beroepschriften. In 2025 is het restant van deze beroepschriften inhoudelijk voorbereid voor de zittingen. Er stond nog een bedrag in deze reserve van € 41.067. Dit bedrag valt vrij als dekking voor de uitgevoerde werkzaamheden in 2025.

Mutaties op de bestemmingsreserve specifieke doelen vanuit de resultaatbestemming 2024

• Archivering

In 2025 is er voor een bedrag van € 37.727 aan kosten gemaakt voor de projectleiding en ondersteuning op het gebied van archivering. Er is een plan van aanpak opgesteld en er zijn stappen gezet in het opschonen van het fysieke archief. Er moet echter ook nog veel gebeuren. Daarom laten we het resterende deel van € 37.273 in de reserve staan als gedeeltelijke dekking van de kosten in 2026.

• IT Visie

In 2025 is de IT visie door het dagelijks bestuur vastgesteld. Inmiddels zijn we gestart met de concrete uitwerking van een aantal focusgebieden. Met uitzondering van één focusgebied is gestart met de planning en beschrijving van de IST-situatie. Het focusgebied ‘Architectuur’ is afgerond. De architectuurplaat van de IST-situatie is uitgewerkt. Hierin zijn alle huidige applicaties en infrastructuur in opgenomen. De architectuurprincipes richting de SOLL-situatie zijn vastgesteld zodat we op basis van deze principes kunnen groeien naar de gewenste situatie. Er is een businesscase uitgewerkt voor de overgang van de belastingapplicatie naar de Cloud te migreren. De samenwerking via het IT-platform is versterkt. Vanuit de resultaatbestemming 2024 is € 100.000 beschikbaar gesteld voor de projectleiding en inhoudelijk advies. Hiervan is in 2025 € 77.656 besteed. Dit bedrag valt vrij uit de bestemmingsreserve. Het resterende bedrag ad € 22.344 blijft in de bestemmingsreserve ter dekking van nog te maken kosten in 2026.

• Fase 2 van de pilot ‘Check uw woning’

Fase 2 van de pilot ‘Check uw woning’ is uitgevoerd. 27.000 woningeigenaren zijn benaderd om de secundaire objectkenmerken van hun woning te controleren en waar nodig aan te passen. 27% van de woningeigenaren hebben gereageerd en alle input is verwerkt. Fase 2 van de landelijke pilot is daarmee afgerond. Het totale bedrag in de bestemmingsreserve voor deze pilot (€ 100.000) wordt nu onttrokken aan de reserve.

• Ombouw workflows ETl tooling

In 2025 is, na een Europese aanbesteding, een contact gesloten met een nieuwe leverancier voor een data-analyse tool. De implementatie is eind 2025 gestart. Op basis van de werkzaamheden die overlopen naar 2026 wordt € 10.000 in de bestemmingsreserve gehouden. Het resterende bedrag ad € 40.000 wordt onttrokken aan de reserve.

• BIO2 / NIS2

In 2025 is een start gemaakt met de inventarisatie naar het voldoen aan de normen vanuit de ISO27001. In 2025 is € 6.000 besteed aan dit project en dit bedrag wordt onttrokken aan de bestemmingsreserve. De resterende werkzaamheden worden in 2026 uitgevoerd. Daarom blijft het resterende bedrag ad € 19.000 in de bestemmingsreserve ter dekking van de nog te maken kosten in 2026.

• Privacyborging HR-database

Zoals in de tweede bestuursrapportage aangegeven wordt de uitvoering van dit project doorgeschoven naar 2026. Het gedoteerde bedrag ad € 20.000 blijft in de bestemmingsreserve ter dekking van de nog te maken kosten. GBTwente stelt voor om een deel van het jaarresultaat 2025 te doteren aan de bestemmingsreserve specifieke doelen.

Mutaties op de bestemmingsreserve specifieke doelen vanuit de resultaatbestemming 2025

GBTwente stelt voor om een deel van het jaarresultaat 2025 te doteren aan de bestemmingsreserve specifieke doelen.

Reden om over te gaan tot dotatie aan de bestemmingsreserve is als volgt.

In de planning & control-cyclus voor het opstellen van de begroting zijn voor GBTwente twee momenten belangrijk, namelijk het moment van vaststellen van de kaderbrief en het moment van vaststellen van de begroting voor het komende jaar.

• Kaderbrief: deze moet jaarlijks zijn vastgesteld door het algemeen bestuur, waarna het dagelijks bestuur deze vóór 15 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar ter informatie aanbied bij de raden van de deelnemende gemeenten.

• Begroting: jaarlijks vóór 15 april voorgaand aan het begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur hebben ingestemd met de ontwerpbegroting en moet de ontwerpbegroting zijn aangeboden aan de diverse gemeenteraden voor de zienswijzeprocedure en uiterlijk 15 september voorafgaand aan het begrotingsjaar moet de begroting definitief zijn vastgesteld door het algemeen bestuur en zijn toegestuurd aan de provincie.

Deze systematiek maakt het dat GBTwente al in december / januari / februari (dus minimaal 11 maanden voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar) haar ontwikkelingen en keuzes financieel moet hebben vertaald en hebben vastgelegd in haar begroting. Door deze vroege vastlegging van budgetten, komt het in de praktijk door tijdsverloop, door latere inzichten of latere (wettelijke) wijzigingen voor dat niet altijd alle ontwikkelingen in de definitieve begroting zijn opgenomen.

Dit is ook het geval betreffende de begroting 2026 van GBTwente. Met het inzicht van nu (vandaag) zouden bij het opstellen van de begroting 2026 een aantal zaken meegenomen zijn, die nu dus buiten schot zijn gebleven, maar die voor de bedrijfsvoering van GBTwente wel cruciaal zijn. Daarom wordt voorgesteld een deel van het jaarrekeningresultaat 2025 op te nemen in een bestemmingsreserve voor de volgende doelen:

• Eenmalige migratiekosten Gouw

Op 5 februari 2026 heeft het algemeen bestuur van GBTwente kennisgenomen van de migratie van de kernapplicatie GouwBelastingen naar de private Cloudomgeving van GouwIT. Tevens heeft het algemeen bestuur toen ingestemd met het voornemen een bestemmingsreserve te vormen ter dekking van de in 2026 te ontstane eenmalige migratiekosten Gouw ad € 165.200.

• Invulling wettelijke plicht archivering

In 2025 is er inzicht verkregen in de wettelijke vereisten van het archief- en informatiebeheer en een plan van aanpak opgesteld aan hand waarvan stappen gezet kunnen worden om de informatiehuishouding op orde te brengen en vervolgens te borgen. Nu de stappen duidelijk zijn kan er begonnen worden met het daadwerkelijk op orde brengen van de informatiehuishouding. Om deze werkzaamheden uit te kunnen voeren is er extra capaciteit nodig, enerzijds in de vorm van menskracht die (digitale) archieven nalopen en ordenen en anderzijds in de vorm van begeleiding en projectleiding. Om deze extra capaciteit te kunnen vrijspelen en/of inhuren is een budget van € 75.000 benodigd, naast het restant bedrag van nog vanuit de resultaatbestemming 2024 in de bestemmingsreserve staat (€ 37.273).

• Vermindering kwetsbaarheid IT door realisatie IT-visie

De implementatie van de IT visie 2025 ligt op koers. Er moet echter ook nog veel gebeuren. Er moeten nog een businesscase uitgewerkt worden voor de waarderingsapplicatie. De focusgebieden ‘Werkplek van de toekomst’, Kunstmatige intelligentie (AI), optimale klantbeleving en diverse governance-/opleidings- en rationalisatieslagen staan nog in de kinderschoenen Het restantbedrag in de bestemmingsreserve vanuit de resultaatbestemming 2024 (€ 22.344) is onvoldoende om de volledige IT-visie te realiseren. Daarom wordt er een aanvullende dotatie gevraagd van € 75.000 voor zowel projectleiding als inhoudelijk advies.

• Security en Informatiebeveiliging van Cyberwetgeving

Informatieveiligheid wordt een steeds belangrijker aspect van de dagelijkse werkzaamheden van organisaties. Niet alleen wordt steeds vaker geprobeerd informatie van organisaties via hacks te verkrijgen maar de eisen worden vanuit de verschillende wetgevers ook steeds verder opgeschroefd. Voor 2026 is op dit moment de verwachting dat in ieder geval de Network and Information Security Directive (NIS2-richtlijn) welke eind 2022 is vastgesteld door de Europese Unie wordt omgezet naar Nederlandse wetgeving. Verder wordt in het kader van de BIO2 van overheidsorganisaties verwacht dat zij voldoen aan de ISO-27001 norm. Om te kunnen blijven voldoen aan wijzigende wet- en regelgeving op het vlak van informatieveiligheid en de informatie ook in de praktijk veilig te houden is extra capaciteit nodig die de organisatie helpt bij het inregelen/borgen van dit soort zaken. Het hiervoor benodigde budget bedraagt € 50.000.

• Implementatie HR21 functieherwaardering

GBTwente is, onder de noemer van aantrekkelijk werkgeverschap, gestart met het project functieherwaardering. Hierbij staat de vraag centraal hoe GBTwente in de toekomst een aantrekkelijk werkgever blijft én hoe GBTwente de juiste medewerkers aan zich blijft binden. Een belangrijk onderdeel daarin is of het huidige functiehuis (en de daarbij behorende arbeidsvoorwaarden) recht doet aan de uitdagingen en ontwikkelingen van de huidige tijd. In 2025 is duidelijk geworden dat de HR21-methode de methode is om functies de waarderen. Op dit moment wordt een partner gezocht die GBTwente kan ondersteunen bij de herwaardering, herschrijven en implementeren van een toekomstbestendig functiehuis dat uitlegbaar is, ook qua beloning, en dat naadloos aansluit op integraal talentmanagement (TMA). Op basis van een inschatting bedragen de kosten voor een dergelijke sparringspartner € 50.000.

• Tussentijdse verhoging IT-licenties 2026

Eind 2025 heeft IT-Enschede een licentieverhoging voor Amerikaanse licentie doorbelast aan GBTwente. Ook in 2026 is eenzelfde licentieverhoging te verwachten volgens IT Enschede. Deze licentieverhoging was nog niet voorzien bij het opstellen van de begroting 2026. Daarom wordt nu aanvullend € 50.000 aan budget gevraagd om deze verhoging in 2026 op te vangen.

Uitkering positief resultaat aan de deelnemende gemeenten

Na de onttrekking uit de reserve ‘jaarresultaten’ van € 4.533, de onttrekking uit de reserve voor specifieke doelen 2023 en 2024 van € 302.450, het bestemmen van € 465.200 van het voordelige resultaat van 2025 voor de hierboven genoemde specifieke doelen bovenop het resultaat uit bedrijfsvoering van € 2.356.109 wordt € 2.197.892 terugbetaald aan de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling in 2025. Deze terugbetaling vindt plaats naar rato van de gemeentelijke bijdrage in 2025. In onderstaande tabel wordt het te ontvangen bedrag per deelnemer weergegeven:

Bijlage

1. Jaarstukken 2025;

2. Concept accountantsverslag 2025;

3. Concept controleverklaring 2025.

Besluit

A. Besluit inzake de jaarstukken

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente:

1. neemt kennis van het accountantsverslag en het goedkeurende oordeel van de controleverklaring ten aanzien van het aspect getrouwheid;

2. stelt de jaarstukken 2025 vast;

3. verleent het dagelijks bestuur décharge;

4. verstuurt binnen twee weken de vastgestelde jaarstukken 2025 naar gedeputeerde staten.

B. Besluit inzake de resultaatbestemming 2025

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente stemt in met:

1. de onttrekking van € 4.533 aan de reserve “Jaarresultaten”;

2. het laten vrijvallen van de bestemmingsreserve voor specifieke doelen 2023 en 2024 voor een totaal van € 302.450;

3. het vormen van een reserve voor specifieke doelen vanuit de resultaatbestemming 2025 voor een totaalbedrag van € 465.200 en deze reserve te bestemmen voor de uitvoering van volgende zaken:

I. € 165.200 voor migratie Gouw

II. € 75.000 voor invulling wettelijke plicht archivering

III. € 75.000 voor vermindering kwetsbaarheid IT door realisatie IT visie

IV. € 50.000 voor security / Informatiebeveiliging vanuit Cyberwetgeving

V. € 50.000 voor implementeren HR21 functieherwaardering

VI. € 50.000 voor tussentijdse verhoging IT-licenties 2026

4. Het uitkeren van het resterende deel van het voordelig saldo na mutaties in de diverse reserves van € 2.197.892 conform de gemaakte afspraken in de gemeenschappelijke regeling aan de in het jaar 2025 deelnemende gemeenten. Dit naar rato van de gemeentelijke bijdrage in 2025.

Ondertekening

Secretaris

De heer J.A.G. Cloosterman

………………………………….

Voorzitter

Mevrouw E. Zinkweg-Ankone

…………………………………….