Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2025

Besluit:

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid;

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur;

gelet op artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2025

1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling en definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• Gemeenschappelijke Regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid.

• administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • de financieel-economische positie;

  • het financiële beheer;

  • de uitvoering van de begroting;

  • het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen, met daarin begrepen maatregelen van interne controle, gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• financieel beheer: het uitoefenen van het bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de organisatie.

• rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• paragrafen: de paragrafen in de begroting waarin de beleidslijnen met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten en risicobeheersing worden vastgelegd.

2 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Programma-indeling

• 2.1 Het Algemeen Bestuur stelt bij het vaststellen van de begroting de programma-indeling en de taakvelden per programma vast.

• 2.2 Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren zoals vermeld in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

• 3.1 Het Algemeen Bestuur stelt per programma vast:

  • de beoogde maatschappelijke effecten;

  • de te leveren goederen en diensten;

  • de speerpunten waaraan wordt gewerkt;

  • de baten en lasten;

• 3.2 In de jaarstukken legt het Dagelijks Bestuur verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording wordt aangegeven en toegelicht:

  • welke maatschappelijke effecten zijn bereikt;

  • welke goederen en diensten zijn geleverd;

  • aan welke speerpunten werd gewerkt;

  • welke baten en lasten werden gerealiseerd.

• 3.3 Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen, het overzicht van de overhead en de baten en lasten per taakveld weergegeven.

• 3.4 Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt voor elke nieuwe investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.5 In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4 Kadernota en begrotingsprocedure

• 4.1 Het dagelijks bestuur zendt middels een kadernota de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 4.2 Het Dagelijks Bestuur biedt de ontwerpbegroting aan de gemeenteraden aan voor zienswijzen. Na het verwerken van de zienswijzen wordt de ontwerpbegroting aangeboden aan het Algemeen Bestuur in het voorjaar van het begrotingsjaar minus 1.

• 4.3 De ontwerpbegroting wordt voorzien van een voorstel voor het beleid en de financiële kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren en de te voorziene relevante begrotingseffecten op basis van verkregen inzichten bij de begrotingsuitvoering en de jaarstukken.

• 4.4 Het Algemeen Bestuur stelt de begroting vast.

Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 5.1 Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

• 5.2 Nieuwe investeringen worden door het Algemeen Bestuur bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

• 5.3 Het Dagelijks Bestuur is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien.

• 5.4 Wijzigingen in beleid en wijzigingen die gevolgen hebben voor de hoogte van de individuele gemeentelijke bijdragen worden via de begroting of begrotingswijziging door het Dagelijks Bestuur aan de gemeenteraden aangeboden voor zienswijzen. Na het verwerken van de zienswijzen worden begrotingswijzigingen aan het Algemeen Bestuur aangeboden. Indien nodig worden deze wijzigingen separaat door het Dagelijks Bestuur aan de gemeenteraden aangeboden voor zienswijzen en na verwerking van de zienswijzen aan het Algemeen Bestuur.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage en informatie

• 6.1 Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting over de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar. Indien dat nodig is om te kunnen aansluiten op de geplande vergaderdata van het Algemeen Bestuur, wordt de eerste verslagperiode zo nodig aangepast naar drie of vijf maanden en de tweede naar zeven of negen maanden.

• 6.2 De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 6.3 In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de laatste vastgestelde begrote baten, lasten en investeringskredieten toegelicht.

• 6.4 Als daar aanleiding voor is wordt in de tussentijdse rapportage ingegaan op afwijkingen in de realisatie van de voorgenomen speerpunten en/of de beoogde maatschappelijke effecten ten opzichte van de begroting.

• 6.5 Zo nodig worden voorstellen gedaan voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid bij de behandeling van de tussentijdse rapportages door het Algemeen Bestuur.

Artikel 7 Informatieplicht

Het Dagelijks Bestuur geeft aan het Algemeen Bestuur inlichtingen over het aangaan van verplichtingen rond:

• a. Aan- en verkoop van goederen, werken en diensten

• b. Het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties en

• c. Het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen.

wanneer het Algemeen Bestuur daarom vraagt of als het uitoefenen van deze bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur ingrijpende gevolgen heeft voor de Veiligheidsregio Gelderland Zuid.

Artikel 8 Jaarstukken

• 8.1 Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 8.2 Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

3 Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 9 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 9.1 Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 9.2 In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, exclusief de dotaties aan de reserves.

• 9.3 In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.

Artikel 10 Voorwaardencriterium

• 10.1 Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 10.2 Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december van het betreffende jaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 11 Begrotingscriterium

• 11.1 Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 11.2 De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd.

• 11.3 Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 11.4 Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 11.5 Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 12.1 Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en VRGZ -eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 12.2 Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van VRGZ-regelingen en eigendommen.

4 Financieel beleid

Artikel 13 Waardering en afschrijving vaste activa

• 13.1 Voor het afschrijven van de materiële vaste activa met economisch nut worden de methodieken en termijnen gehanteerd zoals jaarlijks worden opgenomen in de programmabegroting. Veranderingen in methodieken en termijnen worden expliciet toegelicht.

• 13.2 Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 14 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op debiteuren wordt een voorziening vanwege oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op oninbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 15 Reserves en voorzieningen

• 15.1 In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen plaats.

• 15.2 Het Dagelijks Bestuur neemt in de begroting en jaarstukken de kaders omtrent vorming en besteding van reserves en voorzieningen op.

Artikel 16 Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd waarbij de directe kosten worden verhoogd met een opslag voor overhead.

Artikel 17 Prijzen economische activiteiten

• 17.1 Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten Veiligheidsregio Gelderland-Zuid in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het Dagelijks Bestuur voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel aan het Algemeen Bestuur waarmee het Algemeen Bestuur de activiteit als dienst van algemeen economisch belang bestempelt.

• 17.2 Bij het verstrekken van leningen, garanties of kapitaal door de Veiligheidsregio Gelderland- Zuid aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het Dagelijks Bestuur vooraf een voorstel aan het Algemeen Bestuur, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

• 17.3 Besluiten van het Algemeen Bestuur met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige twee leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a. leveringen van goederen, diensten of werken aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 18 Financieringsfunctie

• 18.1 Het Dagelijks Bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 18.2 Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het Dagelijks Bestuur indien mogelijk zekerheden.

5 Paragrafen

Artikel 19 Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 19.1 In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

• 19.2 Het Dagelijks Bestuur doet bij de begroting een voorstel voor de gewenste weerstandscapaciteit en het beleid voor het opvangen van risico's door verzekeringen, voorzieningen en het weerstandsvermogen.

• 19.3 Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken een samenvatting weer van de risico-inventarisatie, eventueel aangevuld met een toelichting op nieuwe risico’s of risico’s die niet meer aanwezig zijn als daar aanleiding voor is.

• 19.4 Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken het weerstandsvermogen aan.

Artikel 20 Onderhoud kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen de verplichte onderdelen op van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en doet verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan de diverse kapitaalgoederen.

Artikel 21 Bedrijfsvoering

Naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten wordt in de paragraaf bedrijfsvoering in ieder geval opgenomen:

• a. een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 9 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• b. een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• c. rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• d. geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel 22 Verbonden partijen

Bij de begroting en jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur in de paragraaf verbonden partijen de verplichte onderdelen op van het Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

6 Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 23 Administratie

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de onderdelen daarvan;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 24 Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor en legt vast:

• a. Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van taken aan de organisatieonderdelen;

• b. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. De interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. De te maken afspraken met organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van activiteiten en uitputting van middelen;

• f. De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan taakvelden;

• g. Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h. Het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• i. Het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen

  Opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 25 Interne controle

• 25.1 Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

• 25.2 Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkelingen van de bezittingen, het financieel vermogen en de financiële mutaties van de Veiligheidsregio Gelderland Zuid. Bij afwijkingen in de registratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

7 Slotbepalingen

Artikel 26 Intrekking oude regeling

De Financiële verordening Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2018 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 27 Inwerkingtreding

Na bekendmaking treedt deze verordening met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2025. De stukken voor het begrotingsjaar 2025 en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 28 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2025’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur op 19 december 2024 te Nijmegen.

De voorzitter,

Drs. H.M.F. Bruls

De secretaris,

M. Van Dalen MSc