Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

Besluit:

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid;

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur;

gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• accountant: een door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

• accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant.

• jaarrekening: jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet.

• rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• deelverantwoording: een in opdracht van de het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 2.1 De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant.

• 2.2 Het Dagelijks Bestuur bereidt indien van toepassing, in overleg met het Algemeen Bestuur, de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 2.3 Het Algemeen Bestuur stelt na verstrekking van de opdracht tot accountantscontrole, in overleg met de accountant, jaarlijks vast:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en (afwijkende) rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en eventueel daarbij toe te passen omvangbases en goedkeuringstoleranties en (afwijkende) rapporteringtoleranties;

  • c. specifieke aandachtpunten waar de accountant bij de controle aandacht aan dient te besteden.

Artikel 3 Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur

• 3.1 Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze voor 1 maart aan de accountant voor controle.

• 3.2 Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten van het Algemeen en Dagelijks Bestuur, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.3 Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 3.4 Het Dagelijks Bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk voor 1 april voor aan de gemeenteraden voor zienswijzen.

• 3.5 Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

• 3.6 De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het Dagelijks Bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 3.7 De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de Gemeenschappelijke Regeling en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 4.1 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 4.2 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 4.3 Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt minimaal eenmaal per jaar (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de portefeuillehouder financiën, de algemeen directeur en het hoofd financiën en control.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 5.1 Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de Gemeenschappelijke Regeling.

• 5.2 De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de desbetreffende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 5.3 Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 6.1 Het Dagelijks Bestuur kan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 6.2 Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het Dagelijks Bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid is.

• 6.3 Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid is.

Artikel 7 Rapportering

• 7.1 Indien de accountant bij een controle tot het oordeel komt dat de afgegeven rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.

• 7.2 In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de algemeen directeur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid en het hoofd Financiën en Control. Onderwerpen uit dit verslag die van bestuurlijk belang zijn worden overgenomen in het verslag van bevindingen.

• 7.3 De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.

• 7.4 De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling in het Algemeen Bestuur de jaarstukken en het verslag van bevindingen met de auditcommissie als vertegenwoordiger van het Algemeen Bestuur en de portefeuillehouder financiën.

Artikel 8 Intrekking oude regeling

De Controleverordening Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 9.1 Deze verordening treedt in werking op 01-01-2024, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2024 en later.

• 9.2 Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Veiligheidsregio Gelderland-Zuid.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur op 19 december 2024 te Nijmegen.

De voorzitter,

Drs. H.M.F. Bruls

De secretaris,

M. Van Dalen MSc