Financiële verordening Omgevingsdienst Zuidoost Brabant 2025

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant,

Gelet op:

• artikel 212 van de Gemeentewet;

• artikel 216 van de Provinciewet;

• artikel 57 Wet gemeenschappelijke regelingen;

• de Gemeenschappelijke regeling Zuidoost-Brabant 2025;

[De grondslag Gemeenschappelijke regeling Zuidoost-Brabant 2025 bevat een kennelijke verschrijving. Hier wordt bedoeld: de Gemeenschappelijke regeling Zuidoost-Brabant 2024.]

Gelezen:

• het voorstel van het dagelijks bestuur van d.d. 25 september 2025

B E S L U I T:

Vast te stellen de: De Financiële verordening Omgevingsdienst Zuidoost Brabant 2025.

1 Algemene bepalingen

Artikel 1: begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Administratie:

  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b. Rechtmatigheidsverantwoording:

  de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiele beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met relevante wet- en regelgeving.

• c. Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Bbv):

  wettelijke regels ten aanzien van de inhoud en samenstelling van begrotings- en verantwoordingsdocumenten voor gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen.

2 Begroting en verantwoording

Artikel 2: programma-indeling

Middels het vaststellen van de begroting stelt het algemeen bestuur:

• 1. De programma-indeling vast.

• 2. De taakvelden vast.

• 3. De verplichte beleidsindicatoren, zoals bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Bbv vast, voor zover deze betrekking hebben op de taakvelden die van toepassing zijn bij de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant vast.

Artikel 3: inrichting begroting en jaarstukken

• 1. In de begroting en de jaarstukken wordt voor elk van de programma’s, de algemene dekkings-middelen en de overhead de baten, lasten en het saldo weergegeven.

• 2. Door middel van kengetallen wordt aandacht besteed aan de financiële positie.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele stand van de totale uitgaven en inkomsten per investering weergegeven.

Artikel 4: kaders begroting

• 1. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting en de meerjarenraming voor het jaar volgend op het volgende begrotingsjaar. Het algemeen bestuur stelt deze nota vast.

• 2. De kadernota wordt uiterlijk 31 december, in het jaar van vaststelling, ter informatie toegezonden aan de gemeenteraden en Provinciale Staten van de deelnemers.

• 3. De uurtarieven ondergaan een indexering. Daarnaast wordt een werkprogramma per deelnemer opgesteld. Dit gebeurd op basis van voorgaand jaar, waarbij actualisatie plaats vindt, waar mogelijk. De uren uit het werkprgramma worden dan tegen het geïndexeerde tarief als deelnemersbijdrage opgenomen.

Artikel 5: aanbieding en vaststelling begroting

• 1. De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 maart in het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar door het dagelijks bestuur vastgesteld en voor zienswijze aangeboden aan de gemeenteraden en Provinciale Staten.

• 2. De gemeenteraden en Provinciale Staten wordt gevraagd om uiterlijk 8 juni van het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar hun zienswijze in te dienen.

• 3. Het algemeen bestuur stelt vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar de begroting definitief vast.

Artikel 6: autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma. Tevens autoriseert het algemeen bestuur met het vaststellen van de begroting de investeringsbegroting, tenzij het algemeen bestuur anders aangeeft.

• 2. Indien het dagelijks bestuur verwacht dat de baten en/of de lasten van een programma zodanig muteren dat het saldo van baten en lasten van een programma met meer dan € 50.000 of 10% van de begrote lasten verslechtert wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerstvolgende vergadering van of rapportage aan het algemeen bestuur gemeld. Ook wanneer een overschrijding verwacht wordt van een geautoriseerd investeringskrediet met méér dan €15.000 en 10% wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerstvolgende vergadering/rapportage aan het algemeen bestuur gemeld. Het dagelijks bestuur voegt hierbij een voorstel tot begrotingswijziging of voor het bijstellen van het beleid.

• 3. Het dagelijks bestuur is gemachtigd om in uitzonderingsgevallen, zonder voorafgaande rapportage aan het algemeen bestuur of een besluit van het algemeen bestuur de in lid 2 genoemde bedragen te overschrijden om de belangen van de organisatie naar de inzichten op dat moment, zo goed mogelijk te behartigen. Deze omstandigheden zijn aan de orde indien het organisatiebelang in een bepaalde situatie (mogelijk) nadelig gevolgen zou ondervinden indien geen beslissing kan worden genomen en ingrijpen geen uitstel duldt. Deze uitzonderingsgevallen worden betiteld als brandzaak en terstond na het besluit van het dagelijks bestuur met een begrotingswijziging gemeld aan het algemeen bestuur.

Artikel 7: tussentijdse rapportage

• 1. Het dagelijks bestuur informeert minimaal éénmaal per jaar (na het zomerreces) het algemeen bestuur door middel van een tussenrapportage.

• 2. Doel van de tussenrapportage is het in beeld brengen van het verwachte resultaat over het lopende jaar.

• 3. De inrichting van de tussenrapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 4. In de tussenrapportage worden afwijkingen op de ramingen van de baten en lasten van programma’s toegelicht.

• 5. De tussenrapportage gaat ten minste in op afwijkingen van groter dan €50.000, zowel voor wat betreft de baten als de lasten. Daarnaast wordt, indien van toepassing, aandacht besteed aan afwijkingen van deelnemersbijdragen, subsidies, projecten en investeringskredieten.

• 6. Het algemeen bestuur stelt aan de hand van de tussenrapportage, indien zij dit nodig acht, een of meerdere begrotingswijzigingen vast.

• 7. Tussentijdse wijzigingen van de begroting, die los staan van de tussentijdse rapportage en indien het algemeen bestuur dit nodig acht, stellen zij tevens tussentijds vast per AB-vergadering.

Artikel 8: jaarstukken

• 1. Het dagelijks bestuur legt, binnen de hiervoor van toepassing zijnde wettelijke termijnen, verantwoording af aan het algemeen bestuur over de uitvoering van de begroting en het gevoerde beleid.

• 2. Het dagelijks bestuur doet een voorstel tot het bestemmen van het rekeningresultaat.

• 3. Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken en de bestemming van het rekeningresultaat vast.

Artikel 9: EMU-saldo

• 1. Indien het Rijk de gemeenschappelijke regelingen bericht dat alle gemeenschappelijke regelingen samen het collectieve aandeel van gemeenschappelijke regelingen in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is.

• 2. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

3 Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 10: verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de som van afwijkingen en onzekerheden met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, exclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.

Artikel 11: voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks, ter vaststelling, een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit de relevante wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12: begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd.

• 5. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen lasten en baten zijn worden als acceptabel gekwalificeerd, indien deze via de gebruikelijke wijze gemeld zijn aan het algemeen bestuur. Dit kan middels een (ter vaststelling) aan het algemeen bestuur gerichte rapportage of een in de P&C-cyclus opgenomen document (kadernota, begroting, bestuursrapportage en jaarstukken).

• 6. Daarnaast worden afwijkingen als acceptabel aangemerkt indien:

  • a) Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b) Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c) Er sprake is van significante onvoorziene personele omstandigheden zoals in geval van langdurige ziekte.

• 7. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

• 8. Begrotingsonrechtmatigheden die ontstaan na het opstellen van de laatste rapportage aan het algemeen bestuur worden door het dagelijks bestuur gemeld en toegelicht in de jaarstukken.

Artikel 13: misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van gemeenschappelijke regelingen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.

4 Financieel beleid

Artikel 14: waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Het algemeen bestuur kan in een afzonderlijke nota nadere regels stellen voor het beleid over waardering, activering en afschrijving.

• 2. Deze nota wordt minimaal 1x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd.

Artikel 15: reserves en voorzieningen

• 1. Het algemeen bestuur kan in een afzonderlijke nota nadere regels stellen voor het beleid betreffende reserves en voorzieningen.

• 2. Deze nota wordt minimaal 1x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd.

• 3. In de begroting en de jaarrekening wordt een toelichting gegeven op het doel en de stand van de reserves en voorzieningen.

Artikel 16: risicomanagement en weerstandsvermogen

• 1. Het algemeen bestuur kan in een afzonderlijke nota nadere regels stellen voor het beleid betreffende risicomanagement en weerstandsvermogen.

• 2. Deze nota wordt minimaal 1 x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd.

• 3. In de begroting en de jaarrekening wordt een toelichting gegeven op het weerstandsvermogen: welke risico’s worden gelopen en welke weerstandscapaciteit staat hiertegenover.

Artikel 17: financieringsfunctie

• 1. Het algemeen bestuur kan in een afzonderlijk treasurystatuut nadere regels stellen ten aanzien van het beleid betreffende de treasuryfunctie.

• 2. Dit statuut wordt minimaal 1x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd.

• 3. Het dagelijks bestuur geeft uitvoering aan de financieringsfunctie binnen de kaders van het treasurystatuut.

Artikel 18: kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen en diensten die worden geleverd, wordt een stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken.

• 2. De methode voor toerekening van de directe kosten en indirecte kosten wordt toegelicht in de begroting danwel in een aparte nota door het algemeen bestuur vastgesteld.

Artikel 19: paragrafen

• 1. Bij de begroting verstrekt het dagelijks bestuur de informatie als bedoeld in de artikelen 9 tot en met 16 van het Bbv in afzonderlijke paragrafen voor zover van toepassing.

• 2. In het jaarverslag legt het dagelijks bestuur verantwoording af over wat in de overeenkomstige paragrafen in de begroting is opgenomen.

5 Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 20: administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1. Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in de organisatieonderdelen afzonderlijk.

• 2. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, enzovoorts.

• 3. Het verschaffen van informatie aan budgethouders en voor het maken van kostencalculaties.

• 4. Het bevorderen van en afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• 5. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde doelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 21: financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

• 1. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

• 2. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen.

• 3. De te maken afspraken met de organisatie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

• 4. Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten.

• 5. Het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de organisatie, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 22: interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 10 lid 2. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

6 Slotbepalingen

Artikel 23: inwerkingtreding, intrekken oude verordening, citeertitel en overgangsrecht

• 1. Deze verordening treedt een dag na bekendmaking in werking en werkt terug tot en met 1 januari 2025.

• 2. De Financiële verordening Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 2024, vastgesteld door het algemeen bestuur op 19 december 2024, wordt per gelijke datum ingetrokken.

Artikel 24: citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 2025.

Aldus vastgesteld bij de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant d.d. 23 oktober 2025,

De voorzitter,

De secretaris,