Budgethoudersregeling NoVA 2025

Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief,

gelet op:

• Het voorstel van de directeur van NoVA d.d. 5 september 2025;

• Het bevorderen van doelmatig financieel beheer, rechtmatigheid van bestedingen en duidelijke financiële verantwoordelijkheden.

besluit:  

• Vast te stellen de Budgethoudersregeling Gemeenschappelijke Regeling Noord-Veluws Archief (afgekort ‘NoVA’) 2025;

• De directeur te mandateren om uitvoering te geven aan deze regeling, inclusief het aanwijzen van deelbudgethouders conform de kaders in de regeling.

Artikel 1 – Grondslag

Deze regeling is vastgesteld op grond van artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en sluit aan bij de Financiële verordening van de Gemeenschappelijke Regeling NoVA.

Artikel 2 – Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• Budget: het door het bestuur vastgestelde bedrag binnen de begroting of begrotingswijziging dat voor een bepaald doel beschikbaar is.

• Hoofdbudgethouder: de directeur van NoVA, verantwoordelijk voor het totale budget en aanwijzing van deelbudgethouders.

• Deelbudgethouder: een medewerker aan wie op grond van mandaat en binnen de begroting verantwoordelijkheid is toegewezen voor een (deel)budget.

• Budgetbeheerder: de medewerker van de financiële administratie belast met de verwerking, controle en voorbereiding van financiële verplichtingen (zoals facturen).

• Mandaat: de bevoegdheid om namens het bestuur besluiten te nemen of handelingen te verrichten, zoals bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 3 – Aanwijzing budgethouders

• 1. Het bestuur wijst de directeur van NoVA aan als hoofdbudgethouder.

• 2. De hoofdbudgethouder kan middels een directiebesluit en met inachtneming van zijn of haar bevoegdheden deelbudgethouders aanwijzen.

Artikel 4 – Bevoegdheden en voorwaarden

• 1. Hoofd- en deelbudgethouders zijn bevoegd om verplichtingen aan te gaan en betalingen goed te keuren binnen de grenzen van het aan hen toegekende budget.

• 2. Een verplichting mag alleen worden aangegaan indien vooraf is vastgesteld dat voldoende budget beschikbaar is.

• 3. Bij uitzonderlijke situaties of calamiteiten mogen budgethouders na mondeling overleg met de hoofdbudgethouder verplichtingen aangaan. Het bestuur wordt hierover onverwijld geïnformeerd.

• 4. Facturen groter dan € 2.000 dienen altijd ter fiattering aan de hoofdbudgethouder te worden voorgelegd.

• 5. Budgethouders mogen geen verplichtingen aangaan waarvoor geen mandaat is verleend.

Artikel 5 – Budgetoverschrijding en budgetverschuiving

• 1. Overschrijding of verschuiving van budgetten wordt gerapporteerd en geautoriseerd overeenkomstig artikel 10 lid 2d van de van de financiële verordening.

• 2. Binnen een programma is verschuiving van budgetten tussen posten toegestaan, mits:

  • a. de verschuiving niet leidt tot overschrijding van het totaalbudget van het programma;

  • b. de verschuiving administratief wordt vastgelegd;

  • c. de wijziging wordt gemeld aan de hoofdbudgethouder.

Artikel 6 – Verantwoordelijkheden

• 1. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het budget, het behalen van doelstellingen en de rechtmatigheid van uitgaven.

• 2. Deelbudgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer van hun toegewezen deelbudget en rapporteren aan de hoofdbudgethouder.

• 3. De budgetbeheerder ondersteunt de hoofd- en deelbudgethouders bij de administratieve afhandeling van verplichtingen en uitgaven.

Artikel 7 – Vervanging

• 1. Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder kan een door hem/haar aangewezen deelbudgethouder tijdelijk diens taken waarnemen, mits dat schriftelijk is vastgelegd conform artikel 7 van het Directiereglement bedrijfsvoeringsorganisatie NoVA 2025.

• 2. Vervanging van deelbudgethouders vindt plaats conform interne instructies van de hoofdbudgethouder.

Artikel 8 – Controle en rapportage

• 1. Het bestuur ziet toe op een rechtmatige en doelmatige uitvoering van deze regeling.

• 2. De hoofdbudgethouder draagt zorg voor tijdige rapportage over de uitvoering van het budget aan het bestuur.

• 3. De accountant kan, in het kader van de jaarrekeningcontrole, steekproefsgewijs toetsen op de naleving van deze regeling.

Artikel 9 – Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 juli 2025 en wordt aangehaald als:

“Budgethoudersregeling NoVA 2025”

Aldus besloten in de vergadering van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief van 5 september 2025. 

C.W.J. Blom

Voorzitter

dr. R.A.A. Bosch

Secretaris