Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep houdende regels omtrent het beleid, het beheer en de inrichting van de beleids- en verantwoordingsfunctie van de RBG (Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie RBG)

Het algemeen bestuur van de Regionale Belasting Groep besluit,

gelet op artikel 108 van de Waterschapswet, hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, de Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen (BBVW), hoofdstuk 9 van de gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep,

vast te stellen:

de Verordening op de uitgangspunten voor het beleid, voor het beheer en voor de inrichting van de beleids- en verantwoordingsfunctie van de RBG

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 (definities)

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. administratie:

  het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de RBG en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b. financiële administratie:

  het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de RBG, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • de financiële positie;

  • het financieel beheer;

  • de uitvoering van de begroting;

  • het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

• c. rechtmatigheid:

  de mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van het algemeen bestuur, wordt gehandeld;

• d. doelmatigheid:

  de mate waarin bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen worden gerealiseerd;

• e. doeltreffendheid:

  de mate waarin de beoogde doelen en effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• f. beleidsproducten: de beleidsproducten die zijn opgenomen in de door de Unie van Waterschappen vastgestelde BBP-productenstructuur;

• g. beheerproducten: de beheerproducten die zijn opgenomen in de door de Unie van Waterschappen vastgestelde BBP-productenstructuur;

• h. Waterschapswet: de Waterschapswet zoals deze luidt na het in werking treden van de Wet modernisering waterschapsbestel van 21 mei 2007 (Staatsblad 2007, 208);

• i. Waterschapsbesluit: ‘Besluit van 29 november 2007, houdende regels met betrekking tot de waterschappen‘ (Staatsblad 2007, 497).

Hoofdstuk 2 Beleidsvoorbereiding en verantwoording

Kaderstelling

Artikel 2 (beleids- en verantwoordingscyclus)

• 1. Het algemeen bestuur stelt de onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus voor het begrotingsjaar en de periode van de meerjarenraming vast en geeft aan op welk moment de onderdelen daarvan moeten worden aangeboden en wanneer deze zullen worden behandeld. Daarbij houdt zij rekening met de in hoofdstuk 9 van de gemeenschappelijke regeling RBG gestelde termijnen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus voldoen aan de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, de BBVW, aan relevante overige wetgeving, aan datgene wat in deze verordening wordt bepaald en de eisen die voortvloeien uit de bepalingen in de gemeenschappelijke regeling RBG hoofdstuk 9 en de afspraken die gemaakt zijn in het Prestatiecontract RBG voor het betreffende begrotingsjaar.

Artikel 3 (programma’s)

Het algemeen bestuur stelt bij het vaststellen van de begroting de programma-indeling vast.

Beleidsbepaling

Artikel 4 (meerjarenraming)

Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks een meerjarenraming met toelichting aan met daarin het naar programma’s onderscheiden beleid en de financiële gevolgen daarvan voor het komende begrotingsjaar en ten minste de drie daaropvolgende jaren.

Artikel 5 (ontwerp-begroting en geplande investeringen)

Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks ter vaststelling een ontwerp-begroting aan waarin voorstellen worden gedaan voor het beleid in het volgende begrotingsjaar met daarbij een overzicht van de investeringen waarvan de start van de uitvoering c.q. het moment van aanschaffing in het begrotingsjaar is gepland.

Artikel 6 (vaststelling begroting en investeringskredieten)

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de kosten die per programma zijn opgenomen, de dekkingsmiddelen die zijn opgenomen in de begroting naar kostendragers alsmede de geplande investeringen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt er ten aanzien van de raming van de kosten naar programma´s voor dat deze kosten, door middel van kostentoerekening, eenduidig kunnen worden toegewezen aan de beleidsproducten en de beheerproducten.

Uitvoering, sturing en beheersing

Artikel 7 (uitvoering begroting)

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt voor het per programma verzamelen en vastleggen van gegevens over de maatregelen die getroffen zijn en prestaties die geleverd worden conform de afspraken in het Prestatiecontract RBG voor het betreffende begrotingsjaar, de doelstellingen en effecten die bereikt worden en de kosten die gemaakt worden, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de kosten van de programma’s en de investeringsuitgaven, zoals geautoriseerd door het algemeen bestuur, niet worden overschreden; met in achtneming van hetgeen in art. 8 lid 1 en 2 is opgenomen.

Artikel 8 (ruimte bij begrotingsuitvoering)

• 1. Het dagelijks bestuur is bevoegd, zonder voorafgaande toestemming van het algemeen bestuur, de kosten van een programma met 5 procent te overschrijden, indien de middeleninzet past binnen het vastgestelde beleid en indien de hiervoor benodigde financiële ruimte elders binnen de begroting (programma’s) kan worden gevonden.

  Dergelijke overschrijdingen worden achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd.

• 2. Het dagelijks bestuur is bevoegd, zonder voorafgaande toestemming van het algemeen bestuur, de voor een investering geraamde uitgaven met 10 procent te overschrijden indien deze mutatie past binnen het vastgestelde beleid. Een dergelijke overschrijding wordt achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd.

Rapportage en interne verantwoording

Artikel 9 (actieve informatieplicht, tussentijdse rapportage en begrotingswijzigingen)

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk indien de realisatie van het beleid in belangrijke mate afwijkt van hetgeen in de begroting is opgenomen.

• 2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van het beleid dat in de begroting is opgenomen en over de uitvoering van investeringen.

• 3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 4. De rapportages gaan in op afwijkingen van betekenende mate, zowel wat betreft de middeleninzet, de maatregelen die getroffen en prestaties die geleverd worden, als de doelstellingen en effecten die bereikt worden.

• 5. Indien noodzakelijk doet het dagelijks bestuur in de rapportages voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten alsmede bijstellingen van het beleid. Zo nodig legt het dagelijks bestuur een voorstel tot begrotingswijziging aan het algemeen bestuur voor en handelt daarbij conform het bepaalde in artikel 33 lid 3 en 4 van de gemeenschappelijke regeling RBG.

Artikel 10 (jaarverslaggeving)

• 1. Het dagelijks bestuur legt na afloop van ieder begrotingsjaar aan het algemeen bestuur verantwoording af over de uitvoering van de programma’s door middel van het ter vaststelling aanbieden van het jaarverslag en de door de accountant gecontroleerde jaarrekening.

• 2. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

• 3. Het dagelijks bestuur zorgt er ten aanzien van de realisatie van de kosten naar programma´s voor dat deze kosten, door middel van kostentoerekening, eenduidig kunnen worden toegewezen aan de beleidsproducten en de beheerproducten. Tevens wordt in de jaarrekening opgenomen het werkelijk verschuldigde bedrag van elk van de deelnemers (artikel 36 lid 1 van de gemeenschappelijke regeling RBG).

Hoofdstuk 3 Uitgangspunten financieel beleid

Artikel 11 (financieel beleid algemeen)

• 1. Het dagelijks bestuur doet bij de aanbieding van de begroting voorstellen over de uitvoering van de volgende onderwerpen:

  • a. waardering en afschrijving van activa;

  • b. weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen;

  • c. kostentoerekening

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de in het eerste lid bedoelde voorstellen in overeenstemming zijn met de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, het BBVW, met andere regelgeving die van toepassing is en met de in het vervolg van deze verordening opgenomen eisen.

Artikel 12 (Waardering & afschrijving vaste activa)

De materiële vaste activa, zoals bedoeld in het Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen, worden afgeschreven in een termijn en een wijze zoals is vastgesteld door het algemeen bestuur bij vaststelling van de begroting.

Artikel 13. (Reserves en voorzieningen)

De wijze waarop met reserves en voorzieningen wordt omgegaan, zoals bedoeld in het Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen, wordt vastgesteld door het algemeen bestuur bij de vaststelling van de begroting.

Artikel 14 (kostentoerekening)

De wijze waarop de kostentoerekening zal plaatsvinden, zoals bedoeld in het Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen, wordt vastgesteld door het algemeen bestuur bij de vaststelling van de begroting.

Artikel 15. (Financieringsfunctie)

• 1. In het Treasurystatuut (art 23, lid 1, sub f) worden de kaders vastgesteld voor de uitvoering van de financieringsfunctie, de taken, bevoegdheden en de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende regels die zij hanteert voor het beheersen van risico’s alsmede de administratie en controle van de financieringsfunctie.

• 2. Het dagelijks bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen en limieten in acht, onder volledige naleving van wat daarover in de Wet Fido wordt bepaald. In het Treasurystatuut , wordt aangegeven voor welke bedragen en onder welke voorwaarden het dagelijks bestuur middelen mag aantrekken en uitzetten. Over bedragen die afwijken van deze limieten en voorwaarden wordt het algemeen bestuur vooraf geïnformeerd en kan het algemeen bestuur haar zienswijze kenbaar maken.

Hoofdstuk 4 Paragrafen in begroting en jaarverslag

Artikel 16 (algemeen)

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de paragrafen in de begroting en in het jaarverslag voldoen aan de relevante bepalingen van het Waterschapsbesluit en aan de in deze verordening opgenomen aanvullende eisen.

• 2. De paragrafen van het jaarverslag bevatten de verantwoording van hetgeen in de overeenkomstige paragrafen van de begroting is opgenomen.

Artikel 17 (paragraaf weerstandsvermogen)

Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van het jaarverslag de risico’s van materieel belang weer als mede de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 18 (paragraaf bedrijfsvoering)

In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede actuele ontwikkelingen.

Artikel 19 (paragraaf verbonden partijen)

In de begroting en het jaarverslag wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van relaties met bestaande verbonden partijen, wijzigingen bij of ten aanzien van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 20 (paragraaf financiering)

In de begroting en het jaarverslag doet het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• a. de ontwikkeling van de rente (rentevisie);

• b. de liquiditeitsprognose en de financieringsbehoefte;

• c. de kasgeldlimiet;

• d. de renterisiconorm;

• e. de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie;

Hoofdstuk 5 Administratie en organisatie

Artikel 21 (administratie)

Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is aan:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

• b. het verschaffen van informatie over baten, lasten, prestaties, maatregelen en effecten aan budgethouders voor zowel de planning, de uitvoering als de verantwoording van de realisatie;

• c. het verkrijgen van inzicht in en bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

Artikel 22 (financiële administratie)

Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat:

• a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoen aan het Waterschapsbesluit, Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen en andere relevante wet- en regelgeving;

• b. de financiële administratie tijdig alle door het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur genomen besluiten waaraan financiële gevolgen verbonden zijn alsmede alle overige gegevens en stukken verstrekt krijgt die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de verslaggeving en het beheer van de vermogenswaarden nodig is;

• c. de vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het rijk, de provincie(s), de Europese Unie en het Centraal Bureau voor de Statistiek, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de RBG.

Artikel 23 (organisatie en administratieve organisatie)

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt (in een besluit) vast:

  • a. een eenduidige indeling van de organisatie van de RBG en een eenduidig toewijzing van de taken van de RBG aan organisatorische eenheden;

  • b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c. de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt;

  • d. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • e. de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen die waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese en nationale regels ter zake;

  • f. de uitvoering van de financieringsfunctie in een Treasurystatuut;

  • g. de wijze waarop de gegevensbestanden worden veilig gesteld.

• 2. Het dagelijks bestuur actualiseert de in het eerste lid bedoelde organisatie en regeling zodra hiertoe aanleiding is.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 24 (inwerkingtreding)

Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2010, met dien verstande dat de begroting, de jaarverslaggeving, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen, zoals bedoeld in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en deze verordening, die betrekking hebben op het begrotingsjaar 2010 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 25 (citeertitel)

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie RBG’.

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur op 19 april 2010

H.B. Sigmond,

directeur

A.G. Wiegman,

voorzitter

Toelichting Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Regionale Belasting Groep

Algemeen

1 Inleiding

Artikel 108 van de nieuwe Waterschapswet stelt dat het algemeen bestuur een verordening moet vaststellen die betrekking heeft op ‘het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie’ van de RBG. Het artikel luidt als volgt:

• 1. Het algemeen bestuur stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

• 2. De verordening bevat in ieder geval:

  • a. regels voor waardering en afschrijving van activa;

  • b. grondslagen voor de berekening van door het waterschapsbestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 115;

  • c. regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.

2 Doel en reikwijdte van de verordening

Het doel van artikel 108 is dat het algemeen bestuur de uitgangspunten vastlegt voor de uitvoering van de ‘financiële functie’. Het beleidsmatige karakter van deze functie is in de afgelopen jaren door diverse ontwikkelingen steeds groter geworden.

Dit betekent ook dat de begrippen uit artikel 108 breder dan ‘financieel’ moeten worden opgevat en dat artikel 108 betrekking heeft op de beleids- en verantwoordingsfunctie. Deze functie is een verzamelbegrip voor alle onderwerpen die te maken hebben met de voorbereiding van meerjarenraming en begroting, de uitvoering en beheersing van het daarin opgenomen beleid en de verantwoording daarover, zowel intern als extern. Het zijn onderwerpen waarbij vooral het algemeen bestuur een centrale rol vervult. Het algemeen bestuur neemt aan de voorkant beslissingen en controleert lopende en na afloop van de uitvoering voor een bepaald begrotingsjaar op basis van de begroting. Dit maakt dat de beleids- en verantwoordingsfunctie essentieel is voor het functioneren van de RBG.

3 Gehanteerde uitgangspunten

Deze verordening is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

• 1. de verordening werkt de taakverdeling tussen algemeen en dagelijks bestuur uit, hetgeen tot uitdrukking komt in elementen van de beleids- en verantwoordingfunctie die van toepassing zijn op het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur, waaronder de beleids- en verantwoordingscyclus;

• 2. de verordening sluit aan bij de opzet van en geeft een nadere invulling aan de Bepalingen Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen (BBVW), de nieuwe verslaggevingregels (opvolgers van de comptabiliteitsvoorschriften);

Toelichting op de artikelen

Artikel 1

Verschillende begrippen die in deze verordening zijn opgenomen, worden ook gebruikt in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en de Wet financiering decentrale overheden. Uiteraard zijn de definities die in die regelgeving zijn opgenomen ook van toepassing op de begrippen uit dit besluit. Belangrijke andere begrippen uit deze verordening worden in dit artikel van een definitie voorzien.

Artikel 2

De interactie tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur rond beleidsvoorbereiding, kaderstelling, controle en verantwoording speelt zich in belangrijke mate af rond de onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus die jaarlijks wordt doorlopen.

Bij de vaststelling van de begroting bepaalt het algemeen bestuur de onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus en de tijdstippen waarop deze zullen worden behandeld. Een daartoe strekkend voorstel zal tegelijkertijd met de begroting worden voorgelegd.

Artikel 3

Een eis uit het Waterschapsbesluit is dat de begroting een ‘programmaplan’ bevat, waarin alle baten en lasten van de RBG moeten worden opgenomen. Datzelfde geldt voor de programmaverantwoording die een onderdeel van het jaarverslag is.

Het algemeen bestuur zal dus een programma-indeling bepalen op basis waarvan het beleid wordt gepresenteerd. De in de regelgeving gehanteerde definitie van programma is: een samenhangend geheel van activiteiten op basis waarvan het algemeen bestuur het beleid van de RBG vaststelt.

Het algemeen bestuur zal bij de vaststelling van de begroting tevens een besluit nemen over de indeling naar programma’s.

Artikel 4

In de meerjarenraming wordt het beleid van de RBG voor de komende jaren integraal weergegeven en wordt aangegeven wat de financiële consequenties van dit beleid zijn. Het document is vooral van belang voor de kaderstellende en beleidsbepalende functie van het algemeen bestuur. In de besprekingen over of ter voorbereiding van de meerjarenraming geeft het algemeen bestuur het dagelijks bestuur de beleidsmatige en financiële kaders mee die gelden voor de uitwerking van het meerjarenbeleid.

Artikel 5Het eerste lid is een kapstokbepaling die in het algemeen aangeeft wat de inhoud van de begroting is. Zoals al is aangegeven, bevat de begroting de uitwerking voor het komende jaar van het meerjarenbeleid. Het dagelijks bestuur biedt deze uitwerking in de vorm van de ontwerp-begroting aan het algemeen bestuur aan en net zoals dit geldt voor de meerjarenraming geldt ook voor dit ontwerp dat het voor het oordeel van het algemeen bestuur van groot belang is dat al het beleid waartoe het eerder heeft besloten in de ontwerp-begroting is opgenomen. De begrotingen naar programma’s, naar kostendragers, en naar kosten– en opbrengstsoorten vormen de basis voor de controle van de rechtmatigheid en het getrouwe beeld van de jaarrekening door de accountant.

Artikel 6

Lid 1

Het algemeen bestuur autoriseert het dagelijks bestuur met het vaststellen van de begroting om het opgenomen beleid te gaan uitvoeren. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma’s en de begroting naar kostendragers besloten liggen in materiële zin, oftewel financieel, geaccordeerd.

Conform de lijn uit de verslaggevingregels hebben de baten en lasten die zijn vermeld in de begroting naar kosten en opbrengstsoorten alleen informatieve waarde voor het algemeen bestuur en worden deze niet apart geautoriseerd. Autorisatie van de kosten van de programma’s betekent een impliciete autorisatie van de onderliggende baten en lasten uit de begroting naar kosten- en opbrengstsoorten.

Lid 2

Om een bedrijfsvergelijking op producten mogelijk te maken, moet de RBG in staat zijn de kosten eenduidig naar die producten toe te rekenen. Dit tweede lid legt de verantwoordelijkheid voor dit aspect neer bij het dagelijks bestuur.

Artikel 7

Lid 1

Lopende de uitvoering van het in de begroting opgenomen beleid zal het bestuur per programma willen nagaan of met deze uitvoering de beoogde doelstellingen en effecten alsmede maatregelen en prestaties gerealiseerd worden en wat de middeleninzet daarbij is. Wanneer deze beleidsaspecten worden geregistreerd, kan dit worden nagegaan en kan ook de doeltreffendheid en doelmatigheid van de beleidsuitvoering in beeld worden gebracht. Deze bepaling maakt het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor een adequate registratie.

Lid 2

Er mag uiteraard geen overschrijding plaatsvinden van bedragen die het algemeen bestuur via het vaststellen van de begroting beschikbaar heeft gesteld, anders dan in artikel 8 lid 1 en 2 wordt bepaald. Het eerste en tweede lid geven het dagelijks bestuur de opdracht hiervoor te zorgen. Het dagelijks bestuur zal zorgen dat er een systeem van budgetbeheer en –bewaking is dat waarborgt dat de kosten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat dit orgaan tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen.

Om aan de wettelijke bepalingen rond de financiële rechtmatigheid (meer in het bijzonder het begrotingscriterium) te voldoen, is een dergelijk systeem een vereiste.

Artikel 8

Tijdens de beleidsuitvoering is de hoofdregel dat budgetonder- en -overschrijdingen autorisatie door het algemeen bestuur behoeven en dat begrotingswijzigingen vooraf door het dagelijks bestuur ter autorisatie aan het algemeen bestuur worden voorgelegd.

Over- en onderschrijdingen van budgetten zijn echter nooit geheel uit te sluiten en het is verstandig door middel van afspraken tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur enige flexibiliteit in te bouwen zodat de uitvoering niet bij iedere afwijking behoeft te worden stopgezet totdat het algemeen bestuur een besluit kan nemen. De bedoelde afspraken tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur zijn in dit artikel opgenomen.

Artikel 9

Dit artikel formaliseert een belangrijk onderdeel van de rol van het algemeen bestuur tijdens de beleidsuitvoering. In dit artikel wordt aangegeven welke informatie het dagelijks bestuur standaard zal verstrekken. Op basis van deze informatie kan het algemeen bestuur de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is. De stand van zaken van en prognose voor het lopende begrotingsjaar kunnen daarnaast, samen met de jaarverslaggeving van het afgelopen jaar, mede een belangrijke basis zijn voor het inzicht in en het opstellen van de komende begroting.

Lid 1

Het eerste lid gaat over de verplichting voor het dagelijks bestuur om belangrijke afwijkingen van de beleidsuitvoering ten opzichte van het vastgestelde beleid direct, dat wil zeggen zodra ze zich voordoen en buiten de afgesproken periodieke tussentijdse rapportages, aan de verenigde vergadering te melden.

Lid 2 t/m 5

Bij het vaststellen van de jaarlijkse beleids- en verantwoordingscyclus, op basis van artikel 2 van deze verordening, geeft het algemeen bestuur aan welke tussenrapportages er verschijnen en de momenten waarop deze worden aangeboden. Met het tweede tot en met het vijfde lid van dit artikel geeft het algemeen bestuur de kaders voor de inhoud van de tussenrapportages.

Zoals reeds eerder is aangegeven is de hoofdregel dat budgetonder- en -overschrijdingen autorisatie door het algemeen bestuur behoeven en dat begrotingswijzigingen vooraf door het dagelijks bestuur ter autorisatie aan het algemeen bestuur worden voorgelegd.

Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Slechts indien de omstandigheden een autorisatie vooraf niet mogelijk maken, zal achteraf een voorstel voor een begrotingswijziging moeten worden voorgelegd. Indien het algemeen bestuur daarmee instemt, wordt de besteding alsnog geautoriseerd.

Alle overschrijdingen dienen voor 31 december aan het algemeen bestuur te zijn voorgelegd. Mocht dit niet zijn gelukt, dan kunnen deze bedragen bij de jaarrekening alsnog worden geautoriseerd. Het algemeen bestuur dient hier dan wel expliciet op gewezen te worden. De (begrotings)overschrijdingen zullen helder in de jaarrekening tot uitdrukking moeten komen en als het algemeen bestuur de betreffende jaarrekening vaststelt, autoriseert zij de desbetreffende bedragen alsnog. Bij het voorleggen van begrotingswijzigingen dient rekening gehouden te worden met wat daarover in artikel 33 lid 3 en 4 van de gemeenschappelijke regeling bepaald wordt. Begrotingswijzigingen die een afwijking inhouden van het algemene en financiële beleid en die het totaalbedrag van de deelnemersbijdrage aantasten, dienen ook voorgelegd te worden aan de bestuursorganen van de deelnemers om hun zienswijze daarop te vernemen.

Artikel 10

In dit artikel komt het sluitstuk van de beleids- en verantwoordingscyclus aan de orde, namelijk de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het dagelijks bestuur en de controle van het algemeen bestuur daarop. Dit gebeurt in belangrijke mate via het jaarverslag en de jaarrekening.

Het jaarverslag bestaat op grond van de wettelijke regelgeving uit:

• de programmaverantwoording;

• de paragrafen.

De jaarrekening kent de, door de BBVW verplicht gestelde, onderdelen:

• de exploitatierekening naar programma’s;

• de exploitatierekening naar kostendragers met toelichting;

• de exploitatierekening naar kosten– en opbrengstsoorten;

• de balans met toelichting.

Het is belangrijk dat de indeling van de jaarverslaggeving zoveel mogelijk aansluit op die van de begroting zodat inzicht, controle en verantwoording van het algemeen bestuur worden gefaciliteerd.

De programmaverantwoording is het belangrijkste onderdeel van de jaarverantwoording, omdat daarin wordt aangegeven in welke mate het via de begroting vastgestelde beleid is gerealiseerd. De regelgeving geeft aan dat in dit onderdeel aandacht moet worden besteed aan:

• a. de doelen en effecten die zijn bereikt;

• b. de maatregelen die zijn getroffen en prestaties die zijn geleverd;

• c. de kosten die zijn gerealiseerd;

• d. hoe de onder a, b en c genoemde resultaten zich verhouden tot hetgeen in de begroting werd gesteld.

Artikel 11

Op grond van artikel 11  krijgt het dagelijks bestuur de opdracht te zorgen voor (beleids)voorstellen ten aanzien van de in het eerste lid genoemde onderwerpen en waarbij het dagelijks bestuur rekening moet houden met datgene wat ter zake in het Waterschapsbesluit en de BBVW wordt bepaald.

Deze voorstellen zullen worden meegenomen bij de vaststelling van de begroting, zoals in de artikelen 12 t/m 14 wordt aangegeven. Deze drie artikelen behoeven daarom geen nadere toelichting.

Artikel 15

De financieringsfunctie kan bloot staan aan snelle interne en externe ontwikkelingen en daarom kunnen er aanzienlijke risico’s verbonden zijn aan de uitvoering van deze functie. Om deze risico’s te beheersen en verantwoord en adequaat op ontwikkelingen te kunnen inspelen moet er een duidelijk beleidskader zijn waarbinnen de financieringsactiviteiten plaatsvinden..

Het algemeen bestuur zal zich via de verordening beperken tot de hoofdlijnen van het financieringsbeleid en het dagelijks bestuur opdracht geven deze hoofdlijnen verder uit te werken als het gaat om de verdere organisatie en het functioneren van de financieringsfunctie. Deze uitwerking vindt plaats in het Treasurystatuut.

Artikel 16

De lijn die in deze verordening is gehanteerd is dat het algemeen bestuur het financiële beleid op hoofdlijnen vaststelt en dat in de paragrafen van de begroting en het jaarverslag op de toepassing en uitvoering van dit beleid wordt ingegaan. In meer algemene zin bevatten de paragrafen van de begroting, naast de context van het beleid, de beleidsuitgangspunten en hoofdlijnen van het beleid ten aanzien van beheersmatige aspecten. In de gelijknamige paragrafen van het jaarverslag wordt aangegeven in welke mate het beleid is gerealiseerd en wat de redenen van eventuele afwijkingen ten opzichte van het voorgenomen beleid zijn geweest.

Artikel 17

In dit artikel wordt geregeld over welke risico’s en hun financiële consequenties het algemeen bestuur in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarverslaggeving wil worden geïnformeerd. De BBVW schrijft voor welke onderwerpen in ieder geval in deze paragraaf beschreven moeten worden.

Artikel 18

Onder bedrijfsvoering wordt in de regelgeving verstaan het geheel van interne organisatie–onderdelen en processen die ondersteunend zijn aan de primaire processen van de waterschappen. De bedrijfsvoering zoals bedoeld in dit besluit, is ook essentieel voor de waarborging van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de beleidsuitvoering.

Het domein van de bedrijfsvoering is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur en beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door dit orgaan. Het Waterschapsbesluit geeft aan dat het dagelijks bestuur in de paragrafen van de begroting en het jaarverslag moet ingaan op de stand van zaken, beleidsvoornemens en beleidsrealisatie ten aanzien van de bedrijfsvoering, waarbij wordt ingespeeld op de informatiebehoefte van het algemeen bestuur.

Artikel 1 9

Onder verbonden partijen wordt verstaan: organisaties waarmee de RBG een bestuurlijke relatie heeft én waarin zij een financieel belang heeft. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om NV’s, BV’s, gemeenschappelijke regelingen, VOF’s, stichtingen, verenigingen en commanditaire vennootschappen.

Mede omdat er altijd een zeker (financieel) risico aan deze relaties verbonden is, is het van belang dat er voldoende inzicht wordt geboden in deze zogenaamde verbonden partijen.

In geval van de RBG is er op dit moment (nog) geen sprake van verbonden partijen. 

Artikel 20

De paragraaf Financiering in de begroting is een belangrijk instrument voor het transparant maken, en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie door het algemeen bestuur. De hoofdlijnen van het financieringsbeleid vinden hun weerslag in de financieringsparagraaf in de begroting en in het jaarverslag.

Artikel 20 regelt over welke feiten inzake de financieringsfunctie het algemeen bestuur in elk geval in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken wil worden geïnformeerd. Uit de financieringsparagraaf moet blijken dat de uitvoering van de financieringsfunctie uitsluitend de publieke taak dient, dat het beheer prudent is en dat aan kasgeldlimiet en renterisiconorm wordt voldaan.

Artikel 21

De definitie van het begrip ´administratie´ (niet te verwarren met het begrip ‘financiële administratie’ zoals in artikel 22 is uitgewerkt) die in deze verordening wordt gehanteerd is: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de RBG en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

In artikel 21 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de RBG. In hoofdlijnen wordt daarmee vastgesteld welk soort informatie moet kunnen worden gegenereerd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen.

Artikel 22

In de verslaggevingsregels (BBVW) zijn diverse bepalingen opgenomen die invloed hebben op de wijze waarop deze administratie moet worden ingericht en bijgehouden, waaronder waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan het algemeen bestuur, maar ook aan de provincies, in hun rol als toezichthouders, het CBS, het Rijk, de Europese Unie etc. Bij ministeriële regeling worden nadere eisen gesteld aan deze verantwoordingsinformatie.

Artikel 23

De term ‘administratieve organisatie’ staat voor het stelsel van organisatorische maatregelen dat is gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging. In dit artikel legt het algemeen bestuur de uitgangspunten vast voor de inrichting van de administratieve organisatie, waaraan het dagelijks bestuur door het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. Deze uitvoeringsregels zijn aan het dagelijks bestuur, zoals bijvoorbeeld het intern controleplan, de inkoop- en aanbestedingsregels, mandaatbesluiten ed.