Besluit van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep houdende regels omtrent het Treasurystatuut

Het algemeen bestuur van de Regionale Belasting Groep;

gelet op de Wet financiering decentrale overheden en de hiermee verbandhoudende bepalingen, artikel 23, lid 1, sub f, van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie RBG en artikel 37 van de gemeenschappelijke regeling RBG;

b e s l u i t:

vast te stellen het navolgende Treasurystatuut.

1. Inleiding

Per 1 januari 2001 is de Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO) van kracht ge-worden. In deze wet zijn de kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente en professio-nele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden. De treasury-functie wordt hierbij gedefinieerd als:

• het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s

De Regionale Belasting Groep (RBG) onderkent het belang van een verantwoord en ade-quaat beheer van haar financiële middelen. De RBG wenst haar activiteiten op het gebied van treasury op een zo transparant en beheersbaar mogelijke wijze in te richten.

In verband met de vereisten van de Wet FIDO, wordt het instrument op het gebied van treasury ingevoerd. In dit treasurystatuut is de “beleidsmatige infrastructuur” van de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en li-mieten. Het treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Naast het treasurystatuut zal de RBG jaarlijks een treasuryparagraaf opnemen in zowel de begroting als in de jaarrekening. Hierin zijn de specifieke beleidsvoor-nemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury opgenomen. In de periodieke rapportages wordt de tussentijdse verslaglegging opgenomen.

Bij het opstellen van het treasurystatuut is rekening gehouden met de bepalingen van de wettelijke kaders (o.a. Wet FIDO en de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overhe-den). In het treasurystatuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie geformuleerd. Deze worden vervolgens geconcretiseerd voor de ver-schillende deelgebieden van treasury: risicobeheer, bedrijfsfinanciering, kasbeheer en debi-teuren- en crediteurenbeheer. Daarna komen de administratieve organisatie en interne con-trole van de treasuryfunctie aan de orde. Daarbij ligt het accent op de eenduidigheid om-trent de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot worden de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden.

Tenslotte dient het treasurystatuut te worden geïmplementeerd in de organisatie. Een suc-cesvolle implementatie vereist een breed draagvlak binnen de organisatie voor de geformu-leerde beleidskeuzes. Een goede communicatie behoort hierbij tot de belangrijkste succes-factoren.

Begrippenkader

In dit statuut wordt verstaan onder:

• Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

• Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

• Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de RBG zelf als tussen de RBG en derden (betalingsverkeer);

• Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

• Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de Wet FIDO ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de RBG bij aanvang van het jaar;

• Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de RBG in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

• Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

• Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

• Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid;

• Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

• Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de RBG door rentewijzigingen;

• Renterisiconorm Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet FIDO gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de RBG dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

• Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

• Rentevisie Toekomstverwachting over de renteontwikkeling;

• Solvabiliteitsratio van 0% Status die door een bancaire toezichthouder in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (lidstaten van de Europese Unie uitgebreid met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend;

• Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, bedrijfsfinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;

• Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

3. Reikwijdte treasurystatuut

Dit treasurystatuut heeft alleen betrekking op de middelen die de RBG tot haar beschikking heeft voor de dekking van haar eigen exploitatiekosten. De belastingopbrengsten die de RBG int voor haar deelnemers en/of opdrachtgevers vallen buiten de reikwijdte van dit statuut. Ten aanzien van deze geldstroom geldt dat de RBG geen enkele bevoegdheid heeft om deze middelen uit te zetten. In het prestatiecontract tussen de RBG en haar deelnemers zijn nadere afspraken gemaakt op welke wijze de RBG deze middelen aan de betreffende deelnemer en/of opdrachtgever afdraagt. In de administratie dient deze geldstroom geheel afgescheiden te zijn van de geldstroom ten behoeve van de eigen exploitatie.

4. Doelstelling van de treasuryfunctie

De treasuryfunctie ondersteunt de uitvoering van de taken die in de gemeenschappelijke regeling aan de Regionale Belasting Groep zijn opgedragen.

Verder omvat de treasuryfunctie alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en daaraan verbonden risico’s (inclusief verantwoording en toezicht houden).

De volgende doelstellingen gelden:

• a. Het verzekeren van continue toegang tot de financiële markten tegen acceptabele condities;

• b. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en de externe kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities;

• c. Het optimaliseren van het rendement van de beschikbare middelen binnen de kaders van de wet FIDO;

• d. Het waarborgen dat de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van treasury duidelijk worden geregeld (o.a. registreren, dossiervorming).

5. Beleid

De treasuryfunctie ondersteunt de uitvoering van de taken die in de gemeenschappelijke regeling aan de Regionale Belasting Groep zijn opgedragen. De paragraaf treasury in de begroting bevat de plannen voor de treasuryfunctie voor het begrotingsjaar in een meerjarig perspectief. Er wordt inzicht gegeven in de uitgangspunten van de treasuryactiviteiten, die verwerkt zijn in de meerjarenraming. De paragraaf treasury in de jaarrekening geeft een verslag van de uitvoering van het treasurybeleid in het afgelopen jaar. Daarbij wordt getoetst aan de beleidsvoornemens in de begroting en de bijstellingen van deze voornemens middels begrotingswijzigingen.

6. Risicobeheer

6.1 Uitgangspunten Risicobeheer

Het beheersen en vermijden van risico's staat in het treasurybeleid voorop. In dit verband is het risicomanagement gericht op het inzichtelijk maken van toekomstige risico's en deze te beheersen en te verminderen. De treasuryfunctie zal nadrukkelijk geen bankachtige activiteiten ontplooien met het oogpunt om geld te verdienen. Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

• 1. De RBG kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;

• 2. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

6.2 Renterisicobeheer

De Wet FIDO geeft voor het beheersen van de renterisico’s concrete richtlijnen zijnde de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Met betrekking tot het renterisicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

• 1. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet FIDO;

• 2. De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet FIDO;

• 3. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

• 4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

• 5. Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de RBG tevens naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen.

6.3 Kredietrisicobeheer

Bij het uitzetten of beleggen dan wel aantrekken van middelen wordt alleen gebruik gemaakt van financiële producten waarbij aan het einde van de looptijd tenminste de hoofdsom is gegarandeerd.

Voor het uitzetten van gelden mag de RBG een partij alleen accepteren als tegenpartij, indien deze voldoet aan de volgende criteria:

• Instellingen voor wiens waardepapier een solvabiliteitsratio van 0% geldt;

• Kredietrisico's bij langer dan 3 maanden uitzetten worden beperkt door uitsluitend uit te zetten bij financiële instellingen die voldoen aan de kredietwaardigheideis rating AA-minus of hoger, afgegeven door minimaal twee gerenommeerde ratingbureaus;

• Kredietrisico's bij korter dan 3 maanden uitzetten bij financiële instelling geldt minimaal A-rating, afgegeven door twee gerenommeerde ratingbureaus;

• De tegenpartij is een instelling die onder financieel rechterlijk toezicht staat in een EU/EER lidstaat die ten minste beschikt over een AA-rating afgegeven door ten minste 2 ratingbureaus en voor henzelf of voor de door hen uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze tenminste over een AA-minusrating beschikken, afgegeven door tenminste 2 ratingbureaus;

en/of:

• De tegenpartij is een collega-overheid of instantie binnen de Europese Unie, die de publieke task client en waaraan door de vigerende Centrale Bank een solvabiliteitsvrije status is toegekend;

en:

• De RBG gaat geen leningen aan met het enkele doel de aangetrokken gelden tegen een hoger rendement uit te zetten.

6.4 Koersrisicobeheer

Bij het uitzetten van middelen wordt alleen gebruik gemaakt van financiële producten, waarbij aan het einde van de looptijd tenminste de hoofdsom is gegarandeerd. Tevens wordt de looptijd van de uitzetting afgestemd op de liquiditeitsplanning. Om de koersrisico’s bij uitzettingen uit hoofde van treasury zoveel mogelijk te beperken worden uitsluitend de volgende producten gehanteerd:

• 1. rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s;

• 2. beleggingsproducten die door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als "FIDO-proof” zijn aangemerkt.

6.5 Intern liquiditeitsrisicobeheer

De RBG beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal 4 jaar.

6.6 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de RBG uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in euro’s.

7. Bedrijfsfinanciering

7.1 Financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1. Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

• 2. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s en het renteresultaat te optimaliseren;

• 3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen, kasgeldleningen, rekening-courant, deposito’s, daggeld, leasen, staatsobligaties;

• 4. De RBG vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken.

7.2 Langlopende uitzettingen

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1. Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder genoemde voorwaarden bij renterisicobeheer, kredietrisicobeheer en koersrisicobeheer;

• 2. De RBG vraagt bij minimaal 2 instellingen offertes op alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan.

7.3 Relatiebeheer

De RBG beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

• 1. Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld onder kredietrisicobeheer;

• 2. Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer;

• 3. Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

8. Kasbeheer

8.1 Geldstromenbeheer

Om de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt:

• 1. Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op elkaar en op de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen;

• 2. Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

8.2 Saldo- en liquiditeitenbeheer

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

• 1. De RBG streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;

• 2. Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan de RBG kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt de kasgeldlimiet niet overschreden;

• 3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, deposito’s, kasgeldleningen, onderhandse leningen en kredietlimiet op rekening courant;

• 4. Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, deposito’s.

9. Administratieve organisatie en interne controle

Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.

• 1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;

• 2. Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd;

• 3. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

  • a. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);

  • b. de uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen;

  • c. de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.

• 4. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële / invorderingsadministratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

• 5. Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten;

• 6. Ten aanzien van de treasuryfunctie vindt minimaal 1 maal per jaar een interne controle plaats door de medewerker kwaliteitszorg. Daarbij worden minimaal de volgende aspecten betrokken:

  • a. juistheid tijdigheid volledigheid en relevantie van de managementinformatie;

  • b. rechtmatigheid van de administratieve verwerking;

  • c. borging van voldoende functiescheiding;

  • d. realisatie van de doelstellingen en van het beleid.

• 7. De financieel controller houdt te allen tijde alle relevante stukken ter beschikking ter verantwoording van zijn/haar werkzaamheden De financieel controller archiveert alle offertes en de keuzen en overwegingen die tot besluiten in het kader van treasury hebben geleid;

• 8. De medewerker kwaliteitszorg maakt van elke controle een rapport voor de directeur:

  • hieruit blijkt minimaal waar eventueel aandachtspunten liggen op de onder 6 genoemde punten;

  • de financieel controller ontvangt elk rapport tevoren ter inzage en dient dit voor gezien dan wel voor akkoord te ondertekenen;

  • op basis van dit rapport doet de medewerker kwaliteitszorg zonodig aanbevelingen tot aanpassing van het treasurystatuut.

10. Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de RBG staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Functie	Verantwoordelijkheden
Algemeen Bestuur	Het vaststellen van de treasuryparagraaf in de begroting en de jaarrekening; Het vaststellen van de treasurydoelstellingen en het treasurybeleid; Het vaststellen van het treasurystatuut.
Dagelijks Bestuur	Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid); Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid; Het rapporteren aan het Algemeen Bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid; Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury.
Medewerker kwaliteitszorg	Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan de directeur.
Financieel controller	Het uitvoeren van de treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de treasuryparagraaf

11. Bevoegdheden

In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering.

		Uitvoering (eerste handtekening)	Autorisatie (tweede handtekening)
Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer
1. Het uitzetten van geld via callgeld of deposito*		Financieel controller	Directeur
2. Het aantrekken van geld via callgeld of kasgeld*		Financieel controller	Directeur
3. Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen		Medewerkers Financiën / Invordering	Financieel controller / Directeur
Bankrelatiebeheer
4. Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen		Financieel controller	Directeur
5. Bankcondities en tarieven afspreken		Financieel controller	Directeur
Financiering en belegging
6. Het afsluiten van kredietfaciliteiten		Financieel controller	Directeur
7. Het aantrekken van gelden via vaste of onderhandse leningen zoals vastgelegd in het treasurystatuut en de treasuryparagraaf*		Financieel controller	Directeur
8. Het uitzetten van gelden via rekening-courant, spaarrekening, etc. zoals vastgelegd in het treasurystatuut en de treasuryparagraaf.*		Financieel controller	Directeur

* voor het aangaan van overeenkomsten voor het uitzetten of aantrekken van gelden zal de financieel controller of de directeur de voorzitter van het dagelijks bestuur informeren over te ondernemen actie.

12. Informatievoorziening

Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen.

Informatie	Frequentie	Informatie-verstrekker	Informatie-ontvanger
Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning;	Kwartaal / Incidenteel	Clustermanagers	Financieel controller
Liquiditeitenplanning;	Jaarlijks	Financieel controller	Dagelijks Bestuur/ directeur
Beleidsplannen treasury in Treasuryparagraaf van begroting;	Jaarlijks	Financieel controller	Dagelijks Bestuur/ directeur
Evaluatie treasury activiteiten in Treasuryparagraaf van jaarrekening;	Jaarlijks	Financieel controller	Dagelijks Bestuur/ directeur
Voortgang onderdelen treasuryparagraaf via kwartaalrapportages;	Kwartaal	Financieel controller	Dagelijks Bestuur/ directeur
Verantwoording n.a.v. treasuryparagraaf via jaarverslag;	Jaarlijks	Financieel controller	Dagelijks Bestuur/ directeur
Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet FIDO.	Kwartaal	Financieel controller	Derden

13. Inwerkingtreding

Dit treasurystatuut treedt in werking met ingang van 28 juni 2010 en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2010.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de RBG op 28 juni 2010.

directeur,

H.B. Sigmond

voorzitter,

A.G. Wiegman