Regeling van de Minister van Buitenlandse Zaken van 15 maart 2017, MinBuZa 2017.68222, houdende regels inzake mandaat, volmacht en machtiging voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2017)

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Handelende in overeenstemming met de Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking;

Gelet op de artikelen 10:3 en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

Gelet op artikel 1 van het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996;

Besluit:

§ 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. bewindspersoon:

de minister van Buitenlandse Zaken en in voorkomend geval de minister zonder portefeuille of de staatssecretaris die belast is met de behartiging van een of meer tot het werkgebied van het ministerie behorende beleidsterreinen;

b. mandaat:

de bevoegdheid om in naam van een bewindspersoon besluiten te nemen;

c. volmacht:

de bevoegdheid om in naam van een bewindspersoon de Staat te vertegenwoordigen bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen;

d. machtiging:

de bevoegdheid om in naam van een bewindspersoon handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

e. directeuren-generaal:

• de directeur-generaal Buitenlandse Economische Betrekkingen (DGBEB),

• de directeur-generaal Europese Samenwerking (DGES),

• de directeur-generaal Internationale Samenwerking (DGIS),

• de directeur-generaal Politieke Zaken (DGPZ),

• andere bij het ministerie van Buitenlandse Zaken (tijdelijk) benoemde project-directeuren-generaal;

f. directeuren:

• de directeuren, hoofddirecteuren en projectdirecteuren,

• de ambassadeurs in algemene dienst en de ambassadeurs in algemene dienst met bijzondere taken;

g. hoofden:

de hoofden van afdelingen van directies;

h. chefs de poste:

de hoofden van vertegenwoordigingen van het Koninkrijk in het buitenland, bedoeld in artikel 7 van het RDBZ;

i. RDBZ:

het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken.

§ 2. Algemeen mandaat, volmacht en machtiging

Artikel 2. Algemeen mandaat, volmacht en machtiging secretaris-generaal

Aan de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal wordt algemeen mandaat, volmacht en machtiging verleend voor al hetgeen het ministerie van Buitenlandse Zaken betreft.

Artikel 3. Algemeen mandaat directeuren-generaal, directeuren, chefs de poste, plaatsvervangend chefs de poste en hoofden van de regionale service organisaties

• 1. De secretaris-generaal verleent aan de directeuren-generaal, de plaatsvervangend directeuren-generaal, de directeuren, de plaatsvervangend directeuren, de chefs de poste, de plaatsvervangend chefs de poste en de hoofden van de regionale service organisaties mandaat voor het nemen van besluiten inzake aangelegenheden die verband houden met de taken, de verantwoordelijkheden en het werkterrein van de desbetreffende functionarissen.

• 2. Het mandaat, bedoeld in het eerste lid, omvat in ieder geval:

  • a. de bevoegdheid tot het nemen van besluiten met betrekking tot subsidies;

  • b. de bevoegdheid te beslissen op bezwaarschriften tegen besluiten als bedoeld in het eerste lid.

• 3. Voor zover het gaat om het vaststellen van beleidsregels, wordt het mandaat, bedoeld in het eerste lid, slechts verleend aan de directeuren-generaal en de plaatsvervangend directeuren-generaal.

• 4. De directeuren-generaal, de directeuren, de chefs de poste en de hoofden van de regionale service organisaties kunnen ondermandaat verlenen aan onder hen ressorterende functionarissen. Dit ondermandaat geschiedt schriftelijk.

• 5. Van ondermandaten als bedoeld in het vierde lid wordt een afschrift gezonden naar de directie Juridische Zaken, afdeling Nederlands recht.

Artikel 4. Algemene volmacht en machtiging directeuren-generaal, directeuren, chefs de poste en hoofden van de regionale service organisaties

• 1. De secretaris-generaal verleent aan de directeuren-generaal, de directeuren, de chefs de poste en de hoofden van de regionale service organisaties, volmacht en machtiging tot het verrichten van rechtshandelingen, respectievelijk tot het verrichten van handelingen die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, op het aan de desbetreffende functionarissen toegewezen werkterrein en conform hun goedgekeurde jaarplan en budget.

• 2. De machtiging, bedoeld in het eerste lid, omvat in ieder geval het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht over gedragingen van onder hen ressorterende medewerkers.

• 3. De functionarissen, genoemd in het eerste lid, leggen in de competentietabel die onderdeel uitmaakt van de administratieve organisatie, vast welke functionarissen bevoegd zijn tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en tot welk bedrag, alsmede welke functionarissen bevoegd zijn tot het verrichten van handelingen die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 5. Absolute uitzonderingen mandaat, volmacht en machtiging

• 1. Mandaat, volmacht en machtiging hebben geen betrekking op:

  • a. bevoegdheden, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling met betrekking waartoe een wettelijk voorschrift zich tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging verzet;

  • b. bevoegdheden, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling waarvan de aard zich tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging verzet;

  • c. het afdoen van stukken bestemd voor:

    • 1°. de Koning of het Kabinet van de Koning;

    • 2°. de raad van ministers, de raad van ministers van het Koninkrijk, of een daaruit gevormde onderraad of commissie;

    • 3°. de Voorzitter van de Eerste of de Tweede Kamer der Staten-Generaal of de voorzitter van een uit één van die kamers gevormde commissie;

    • 4°. een minister of een staatssecretaris;

    • 5°. de Raad van State of de Raad van State van het Koninkrijk;

    • 6°. het Presidium van de Algemene Rekenkamer;

    • 7°. de Nationale ombudsman;

    • 8°. een adviescollege in de zin van de Kaderwet adviescolleges;

    • 9°. autoriteiten in binnen- of buitenland, in rang gelijk aan of hoger dan een minister of een staatssecretaris.

• 2. Aangelegenheden waarvan de aard zich tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging verzet zijn in ieder geval:

  • a. beslissingen omtrent politieke beleidswijzigingen en omtrent de uitbreiding of beperking van de bemoeienissen van een bewindspersoon;

  • b. het vaststellen van ministeriële regelingen, met uitzondering van regels met een sterk technisch karakter betreffende personele aangelegenheden;

  • c. delegatie van bevoegdheden;

  • d. de beslissing op het bezwaar tegen een besluit dat door of namens een bewindspersoon door de secretaris-generaal is genomen.

• 3. In afwijking van het eerste lid, onderdeel c, kunnen stukken van louter informatieve aard of van ondergeschikt beleidsmatig of politiek belang, stukken die worden gewisseld in het kader van juridische procedures, dan wel in het kader van onderzoeken van de Nationale ombudsman, worden afgedaan door de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal.

• 4. In afwijking van het eerste lid, onderdeel c, kan in bijzondere gevallen aan de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal mandaat, volmacht of machtiging worden verleend voor bepaalde aangelegenheden.

Artikel 6. Relatieve uitzonderingen mandaat, volmacht en machtiging

Handelen krachtens bij deze regeling verleend mandaat, volmacht of machtiging is niet toegestaan bij:

• a. het beslissen op een bezwaarschrift door degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen;

• b. aangelegenheden waarbij de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde belanghebbende is.

§ 3. Specifieke mandaten

Artikel 7. Specifiek mandaat directeur Financieel-Economische Zaken

Het in artikel 3, eerste lid, aan de directeur en de plaatsvervangend directeur Financieel-Economische Zaken verleende mandaat omvat tevens:

• a. het toepassen van artikel 117 van de Ambtenarenwet betreffende verrekening met de aan een ambtenaar verschuldigde bezoldiging;

• b. het bepalen van de muntsoort voor uitbetaling van schadeloosstelling, vergoedingen en tegemoetkomingen bij plaatsing buiten Nederland, bedoeld in artikel 77, vierde lid, van het RDBZ;

• c. het opleggen van de verplichting een tekort aan te zuiveren of schade te vergoeden aan de ambtenaar, bedoeld in artikel 81, eerste, respectievelijk tweede lid, van het RDBZ.

Artikel 8. Uitzonderingen mandaat directeuren-generaal

Het in artikel 3, eerste lid, aan de directeuren-generaal verleende mandaat heeft geen betrekking op:

• a. het aanwijzen van vertrouwensfuncties als bedoeld in artikel 3, eerste lid, van de Wet veiligheidsonderzoeken;

• b. het vaststellen van ministeriële regelingen, met uitzondering van de krachtens artikel 123, eerste lid, van het RDBZ gestelde regels;

• c. het benoemen en ontslaan van de voorzitter en de leden van een bij of krachtens het RDBZ ingestelde commissie;

• d. het nemen van besluiten die betrekking hebben op aangelegenheden die verband houden met het bepalen van de inrichting van het ministerie van Buitenlandse Zaken, bedoeld in artikel 3, tweede lid, tweede volzin, van het RDBZ, indien:

  • 1°. het besluit betrekking heeft op de waardering of herwaardering van functies ingedeeld in salarisschaal 16 of hoger;

  • 2°. het besluit voor meer dan tien ambtenaren rechtspositionele gevolgen met zich meebrengt;

  • 3°. het besluit betrekking heeft op de sluiting van een post;

• e. het toepassen van de volgende bepalingen van het RDBZ:

  • 1°. het voor elke consulaire post bepalen van een ressort en het bepalen van de status ervan, bedoeld in artikel 7, vijfde en zesde lid, van het RDBZ;

  • 2°. het aanwijzen van een ambtenaar van de Dienst Buitenlandse Zaken in de hoedanigheid van Zaakgelastigde en deze indien nodig voorzien van een inleidingsbrief, bedoeld in artikel 9, vijfde lid, van het RDBZ;

  • 3°. het machtigen van honoraire consulaire ambtenaren tot het verrichten van rechtshandelingen, bedoeld in artikel 136, tweede lid, onderdelen b en c, van het RDBZ;

  • 4°. het machtigen van een hoofd van een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland tot het benoemen en ontslaan van honoraire adviseurs, bedoeld in artikel 140, eerste lid, van het RDBZ;

  • 5°. de beslissing op een bezwaarschrift, bedoeld in artikel 144, eerste lid, van het RDBZ;

  • 6°. het vaststellen van de vergoeding van de voorzitter, de plaatsvervangende voorzitters en de leden-niet-ambtenaren van de Commissie van Bezwaar Dienst Buitenlandse Zaken, bedoeld in artikel 145, derde lid, van het RDBZ;

  • 7°. het toevoegen van een secretaris en een plaatsvervangend secretaris aan de Commissie van Bezwaar Dienst Buitenlandse Zaken, bedoeld in artikel 145, vijfde lid, van het RDBZ.

Artikel 9. Specifiek mandaat directeur Directie Consulaire Zaken en Visumbeleid en directeur Financieel-Economische Zaken

Aan de directeur Directie Consulaire Zaken en Visumbeleid wordt mandaat verleend tot het nemen van alle besluiten ten aanzien van de consulaire functies en ten aanzien van functionarissen met een consulaire functie. Aan de directeur Financieel-Economische Zaken wordt mandaat verleend tot het nemen van alle besluiten ten aanzien van de financiële functies en ten aanzien van functionarissen met een financiële functie. Van voornoemde bevoegdheid zijn uitgezonderd de bevoegdheid besluiten te nemen in dit kader die toekomen aan de secretaris-generaal, de hoofddirecteur Personeel en Organisatie en de directeur 3W.

Artikel 10. Regels, procedures en instructies mandaat, volmacht en machtiging

• 1. Mandaat en volmacht worden uitgeoefend met inachtneming van:

  • a. de ter zake geldende algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels, de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de Aanwijzingen voor de rijksdienst en andere van toepassing zijnde regelingen, circulaires en instructies;

  • b. de in de beschrijving van de administratieve organisatie voorgeschreven medeparaafprocedures alsmede andere afspraken omtrent afstemming en coördinatie;

  • c. artikel 2, tweede lid, van het Besluit Taak FEZ.

• 2. De ondertekening van krachtens mandaat, volmacht of machtiging genomen besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen, respectievelijk andere handelingen, geschiedt op grond van de artikelen 10:10 en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht als volgt:

  De minister van Buitenlandse Zaken/in voorkomend geval een van de overige bewindspersonen van het ministerie van Buitenlandse Zaken,

  (functie)

  (handtekening)

  (naam functionaris)

§ 4. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 11. Intrekking

De Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004 wordt ingetrokken.

Artikel 12. Overgangsrecht

Ondermandaatbesluiten, volmachten en competentietabellen die zijn vastgesteld op grond van de Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004 gelden als besluiten inzake mandaat, volmacht en machtiging op grond van deze regeling.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 oktober 2015.

Artikel 14. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2017.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst. Een afschrift van deze regeling wordt gezonden naar de Algemene Rekenkamer.

De Minister van Buitenlandse Zaken, A.G. Koenders

TOELICHTING

Inleiding

De Regeling mandaat, volmacht en machtiging 2004 wordt vervangen door de Regeling mandaat, volmacht en machtiging 2017. De departementale mandaatstructuur is sindsdien weliswaar op hoofdlijnen ongewijzigd gebleven, echter inmiddels vervielen enkele artikelen dan wel artikelleden van eerstgenoemde regeling en zijn er bepaalde bevoegdheden gewijzigd. Voorts is het organisatiebesluit van het ministerie van Buitenlandse Zaken geactualiseerd en is de redactie van de onderhavige regeling daarop afgestemd.

Doorverlenen van bevoegdheden

In de Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2017 mandateert de minister zijn bevoegdheden aan de secretaris-generaal. Hetzelfde geldt voor het verlenen van volmacht en machtiging. Daarnaast bepaalt de minister in deze regeling dat de secretaris-generaal mandaat, volmacht en/of machtiging aan andere functionarissen – zoals de directeuren-generaal, de directeuren en de chefs de poste – verleent voor zover deze bevoegdheden verband houden met de taken, de verantwoordelijkheden en het werkterrein van deze functionarissen. Indien het een bevoegdheid betreft die exclusief wordt verleend aan een bepaalde functionaris, dan is deze functionaris met name genoemd. Zo zijn bijvoorbeeld bepaalde bevoegdheden exclusief toegekend aan de directeur Financieel-Economische Zaken. Door de secretaris-generaal als tussenschakel in te lassen, wordt verzekerd dat deze zijn algemene coördinerende bevoegdheden – zoals neergelegd in het koninklijk besluit van 18 oktober 1988, houdende regeling van de functie en verantwoordelijkheid van de secretaris-generaal (Stb. 499) – kan uitoefenen.

2. Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsbepaling

In onderdeel i worden chefs de poste omschreven als hoofden van vertegenwoordigingen van het Koninkrijk in het buitenland. Chefs de poste kunnen aan het hoofd staan van ambassades, permanente vertegenwoordigingen bij internationale organisaties, consulaire posten of andere vertegenwoordigingen.

Artikelen 2. Algemeen mandaat, volmacht en machtiging secretaris-generaal

Algemeen mandaat, volmacht en machtiging op het gehele terrein van het ministerie van Buitenlandse Zaken wordt in beginsel (door de minister) verleend aan de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal.

Artikel 3. Algemeen mandaat

Artikel 3 bevat de kern van het mandaat aan de directeuren-generaal, de plaatsvervangend directeuren-generaal, de directeuren, de plaatsvervangend directeuren, de chefs de poste, de plaatsvervangend chefs de poste en de hoofden van de regionale service organisaties. Daarbij zijn de algemene bevoegdheden op het werkterrein van die functionarissen het uitgangspunt. De werkterreinen zijn aangeduid in het vigerende organisatiebesluit en de daaruit voortvloeiende orgaanbeschrijvingen. Indien voor bepaalde besluiten (onder)mandaat is verleend aan andere functionarissen, geeft de regeling of het besluit waarin dat (onder)mandaat is neergelegd aan op welk terrein mandaat is verleend.

Het tweede lid geeft de in het eerste lid genoemde functionarissen de algemene bevoegdheid om subsidiebesluiten te nemen (onderdeel a) en te beslissen op bezwaarschriften tegen subsidiebesluiten en andere besluiten die in mandaat bevoegd genomen zijn (onderdeel b).

Omdat beleidsregels in de praktijk worden vastgesteld door een directeur-generaal, wordt in het derde lid aan de directeuren-generaal en de plaatsvervangend directeuren-generaal een algemeen mandaat verleend voor het vaststellen van beleidsregels. Bij deze bevoegdheid geldt de kanttekening dat de omstandigheden van het geval zich tegen afdoening in mandaat kunnen verzetten. Zo ligt het in dit geval in de rede dat een politiek gevoelige beleidsregel door een bewindspersoon wordt vastgesteld.

Voor het opstellen van het in het vierde lid genoemde ondermandaatbesluit staat een model ter beschikking. Het vijfde lid bepaalt dat van elk getroffen ondermandaatbesluit een kopie dient te worden gezonden naar de directie Juridische Zaken, afdeling Nederlands recht.

Artikel 4. Algemene volmacht en machtiging

In het eerste lid wordt verwezen naar de budgethouders die genoemd zijn in bijlage 1 van het Besluit Financieel Beheer BZ 1998.

In het tweede lid is geregeld dat de machtigingsbevoegdheid zich uitstrekt over het klachtrecht, bedoeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De secretaris-generaal heeft een instructie met betrekking tot klachtafhandeling vastgesteld. Deze instructie is opgenomen in het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken.

De in het derde lid bedoelde administratieve organisatie en competentietabel van een directie, dienstonderdeel of post, geven aan wie bevoegd is privaatrechtelijke rechtshandelingen dan wel feitelijke handelingen te verrichten.

Artikel 5. Absolute uitzonderingen mandaat, volmacht en machtiging

In artikel 5 is bepaald waarop mandaat, volmacht en machtiging géén betrekking hebben. In artikel 5 gaat het om gevallen waarin mandaat altijd uitgesloten moet worden geacht; dat betekent dat uitsluitend de minister bevoegd is.

Artikel 6. Relatieve uitzonderingen mandaat, volmacht en machtiging

Naast artikel 5 zijn er in artikel 6 gevallen opgenomen waarin mandaat niet ten principale uitgesloten is, maar het handelen krachtens mandaat in een concreet geval niet toegestaan moet worden geacht.

Artikel 7. Specifiek mandaat directeur Financieel-Economische Zaken

In artikel 7 wordt aan de directeur Financieel-Economische Zaken mandaat verleend tot het uitoefenen van enkele bevoegdheden betreffende personeelsaangelegenheden met een sterk financiële kant.

Artikel 8. Uitzonderingen mandaat directeuren-generaal

In dit artikel wordt een aantal bevoegdheden uitgezonderd van het algemeen mandaat ingevolge artikel 3, eerste lid, aan de directeuren-generaal. Het betreft personele besluiten die enkel en alleen toekomen aan de secretaris-generaal.

Artikel 9. Specifiek mandaat directeur Directie Consulaire Zaken en Visumbeleid en directeur Financieel-Economische Zaken

In dit artikel wordt aan de directeur van de Directie Consulaire Zaken en Visumbeleid mandaat verleend tot het nemen van alle besluiten ten aanzien van de consulaire functies en ten aanzien van functionarissen met een consulaire functie. Aan de directeur van de directie Financieel-Economische Zaken wordt mandaat verleend tot het nemen van alle besluiten ten aanzien van de financiële functies en ten aanzien van functionarissen met een financiële functie. Uiteraard zijn van deze bevoegdheden de bevoegdheid uitgezonderd om besluiten te nemen in dit kader die toekomen aan de secretaris-generaal, de hoofddirecteur Personeel en Organisatie en de directeur 3W. Zo neemt de secretaris-generaal bepaalde personele besluiten ten aanzien van de plaatsvervangend secretaris-generaal en de directeuren-generaal, en besluit de Hoofddirecteur Personeel en Organisatie inzake het toepassen van de hardheidsclausule van het Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel 2007. De directeur 3W heeft de bevoegdheid om besluiten te nemen in de (hoogte van) de buitenlandvergoedingen.

Artikel 12. Overgangsrecht

De op de Regeling mandaat, volmacht en machtiging 2017 gebaseerde (onder)mandaten en andere documenten, blijven op grond van dit artikel gelden totdat zij zijn vervangen.

De Minister van Buitenlandse Zaken, A.G. Koenders