Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, van 8 februari 2016, nr. 694813, houdende vaststelling van een gezamenlijke kaderregeling voor subsidieverstrekking (Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,

Gelet op de artikelen 3, derde lid, 4, eerste en tweede lid, en 5 van de Wet overige OCW-subsidies, de artikelen 70, 116, eerste en tweede lid, 123, eerste lid, en 164a, tweede lid, van de Wet op het primair onderwijs, de artikelen 67, 69, 98, eerste en tweede lid, 103, eerste lid, en 130, tweede lid, van de Wet op het primair onderwijs BES, de artikelen 71, 113, eerste en tweede lid, 120, eerste lid, en 146a, tweede lid, van de Wet op de expertisecentra, de artikelen 74, 85a, eerste lid, 89, eerste lid, en 104a, tweede lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs, de artikelen 125, 150, 155, eerste lid, 157, eerste lid, en 185, tweede lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs BES, de artikelen 1.5.1, vierde lid, 2.2.3, 2.2a.3, 2.4.2, 2.7 en 7.4.7, zevende lid, van de Wet educatie en beroepsonderwijs, de artikelen 1.5.1, vierde lid, 2.2.3, 2.4.1 en 3.5 van de Wet educatie en beroepsonderwijs BES, artikel 2.18 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, artikel 2, tweede lid, artikel 3, tweede en derde lid, en artikel 7 van de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten 2013, artikel 7.1 van de Erfgoedwet, de artikelen 3, eerste lid, en 5 van de Kaderwet SZW-subsidies en de artikelen 3, eerste en tweede lid, en 5 van de Kaderwet VWS-subsidies;

Besluiten:

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1.1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

accountant:

accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek onderscheidenlijk de deskundige, bedoeld in artikel 121, zesde lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek BES,

activiteitenplan:

activiteitenplan als bedoeld in artikel 3.4,

activiteitenverslag:

verslag waarvan de inrichting voor zover van toepassing overeenkomt met de inrichting van het activiteitenplan en dat:

• a. een overzicht bevat van de gerealiseerde activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt,

• b. de aard, omvang, duur en wijze van uitvoering beschrijft van de gerealiseerde activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt,

• c. de met de activiteiten gerealiseerde doelstellingen, resultaten of producten beschrijft,

• d. voor zover van toepassing, beschrijft in hoeverre is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen, en

• e. voor zover van toepassing, een vergelijking bevat van de gerealiseerde activiteiten en doelstellingen en de in het activiteitenplan voorgenomen activiteiten en nagestreefde doelstellingen en een toelichting op de verschillen geeft,

bijdragen van derden:

bijdragen die de subsidieontvanger van een ander dan de minister voor de te subsidiëren of gesubsidieerde activiteit ontvangt en die de subsidieontvanger aanwendt voor de te subsidiëren of gesubsidieerde activiteit,

egalisatiereserve:

egalisatiereserve als bedoeld in paragraaf 8.5,

eigen bijdrage:

bijdrage van de subsidieontvanger zelf voor de te subsidiëren of gesubsidieerde activiteit,

financieel verslag:

verslag dat:

• a. volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd, een zodanig inzicht geeft dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de kosten en opbrengsten per gerealiseerde activiteit waarvoor de subsidie is verleend en die werkelijk zijn verricht,

• b. aansluit bij de begroting en de nodige informatie geeft om de subsidie vast te stellen,

• c. per post is voorzien van een toelichting, en

• d. vergezeld gaat van:

  • 1°. een controleverklaring, en

  • 2°. een rapport van feitelijke bevindingen omtrent de naleving van de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen door de subsidieontvanger,

  opgesteld door een accountant overeenkomstig een door de minister vastgesteld model met inachtneming van een door de minister vastgesteld accountantsprotocol, bekend gemaakt op de website www.rijksoverheid.nl/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-vws.

instelling

:privaatrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid of een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld,

instellingssubsidie:

subsidie voor dezelfde of in hoofdzaak dezelfde voortdurende, structurele activiteiten van een instelling,

jaarrekening:

jaarrekening als bedoeld in artikel 361 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek onderscheidenlijk artikel 120 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek BES,

kosten:

kosten van de subsidieontvanger voor zover die samenhangen met de te subsidiëren of gesubsidieerde activiteit,

minister:

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap onderscheidenlijk Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid onderscheidenlijk Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, ieder voor zover het betreft het beleidsterrein waarvoor hij verantwoordelijk is, met dien verstande dat voor de toepassing van hoofdstuk 9 onder minister wordt verstaan: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en dat voor de toepassing van hoofdstuk 10 onder minister wordt verstaan: Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,

opbrengsten:

eigen bijdrage en bijdragen van derden, voor zover die samenhangen met de te subsidiëren of gesubsidieerde activiteiten alsmede de aangevraagde of verleende subsidie,

projectsubsidie:

subsidie voor activiteiten aan een instelling of een natuurlijk persoon die anders dan als instellingssubsidie wordt verstrekt,

subsidie:

instellingssubsidie of projectsubsidie,

verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten:

de verklaring waarin de subsidieontvanger aantoont:

• a. dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt zijn verricht, voorzien van een korte toelichting,

• b. dat aan de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen is voldaan,

• c. wat het totale bedrag van de gerealiseerde kosten van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend en die werkelijk verricht zijn is,

• d. wat het totale bedrag van de gerealiseerde opbrengsten is, en

• e. wat het totale bedrag van de gerealiseerde eigen bijdrage is.

Artikel 1.2. Grondslag en reikwijdte

• 1. De minister kan subsidie verstrekken voor activiteiten die passen binnen het beleid op de terreinen, genoemd in artikel 2 van de Wet overige OCW-subsidies, artikel 2 van de Kaderwet SZW-subsidies en artikel 2 van de Kaderwet VWS-subsidies.

• 2. Deze regeling is niet van toepassing op het verstrekken van financiële middelen, bedoeld in artikel 9 van de Kaderwet SZW-subsidies.

Artikel 1.3. Nader bepalen activiteiten

De minister kan in een ministeriële regeling of in een beleidsregel de activiteiten waarvoor en de voorwaarden waaronder subsidie kan worden verstrekt, nader bepalen.

Artikel 1.4. Begrotingsvoorwaarde

Een subsidie ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld, wordt verleend onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.

Artikel 1.5. Subsidieverstrekking

De minister verstrekt uitsluitend:

• a. indien de subsidie minder dan € 25.000 bedraagt:

  • 1°. een subsidie die zonder voorafgaande verlening direct wordt vastgesteld op een bedrag waarvan de hoogte door de minister bij de vaststelling wordt genoemd, of

  • 2°. een subsidie die ambtshalve wordt vastgesteld tot ten hoogste het bedrag waarvan de hoogte door de minister bij de verlening is genoemd,

• b. indien de subsidie € 25.000 of meer bedraagt en de te subsidiëren activiteiten uit meetbare prestatie-eenheden bestaan:

  een subsidie die wordt vastgesteld op een bedrag per gerealiseerde prestatie-eenheid waarvan de hoogte door de minister bij de verlening is genoemd, voor ten hoogste het maximum aantal prestatie-eenheden dat door de minister bij de verlening is genoemd,

• c. indien de subsidie € 25.000 of meer bedraagt, doch minder dan € 125.000, en de te subsidiëren activiteiten niet uit meetbare prestatie-eenheden bestaan:

  • 1°. indien naar het oordeel van de minister voldoende zekerheid bestaat over de kosten en opbrengsten:

    een subsidie waarbij op basis van een activiteitenverslag wordt aangetoond dat de te subsidiëren activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen,

  • 2°. indien naar het oordeel van de minister onvoldoende zekerheid bestaat over de kosten en opbrengsten:

    een subsidie waarbij op basis van een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten wordt aangetoond dat de te subsidiëren activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen,

• d. indien de subsidie € 125.000 of meer bedraagt, en de te subsidiëren activiteiten niet uit meetbare prestatie-eenheden bestaan:

  een subsidie waarbij wordt aangetoond dat de te subsidiëren activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen, en waarbij tevens rekening en verantwoording wordt afgelegd omtrent de met de gesubsidieerde activiteiten samenhangende kosten en opbrengsten.

Artikel 1.6. Afwijking bij beschikking

In bijzondere gevallen kan bij beschikking worden afgeweken van de bedragen en de wijze van verstrekking, bedoeld in artikel 1.5.

Artikel 1.7. Kostenberekening

• 1. De kosten worden berekend op basis van een controleerbare methode, die is gebaseerd op bedrijfseconomische grondslagen en normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd en die door de subsidieontvanger stelselmatig worden toegepast.

• 2. De afschrijving van materiële vaste activa wordt berekend op basis van historische aanschafprijzen, tenzij door de minister anders is bepaald.

• 3. Toevoegingen aan voorzieningen en reserveringen komen niet in aanmerking voor subsidie, tenzij de minister met deze toevoegingen schriftelijk heeft ingestemd.

Artikel 1.8. Kosten terugvordering en wettelijke rente

Bij terugvordering van ten onrechte betaalde subsidiebedragen of voorschotten kan de minister de subsidieontvanger verplichten de met de terugvordering verband houdende kosten te voldoen. Daarbij kan de minister de verschuldigde wettelijke rente vorderen.

HOOFDSTUK 2. SUBSIDIEPLAFOND EN WIJZE VAN VERDELING

Artikel 2.1. Subsidieplafond

• 1. De minister kan een subsidieplafond vaststellen.

• 2. Voor subsidies die worden verstrekt door de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, wordt het subsidieplafond vastgesteld met inachtneming van artikel 5 van de Kaderwet SZW-subsidies.

Artikel 2.2. Wijze van verdeling

De minister verdeelt het ingevolge het subsidieplafond beschikbare bedrag:

• a. op volgorde van binnenkomst van de aanvragen,

• b. na onderlinge afweging van de aanvragen,

• c. evenredig over de ingediende aanvragen, of

• d. op een in een ministeriële regeling of in een beleidsregel aangegeven andere wijze.

Artikel 2.3. Uitwerking wijze van verdeling

• 1. Indien het ingevolge het subsidieplafond beschikbare bedrag op volgorde van binnenkomst van de aanvragen wordt verdeeld:

  • a. geldt, als de aanvraag krachtens artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht is aangevuld, bij de verdeling de dag waarop de volledig aangevulde aanvraag is ontvangen, als de datum van ontvangst, en

  • b. stelt de minister, als het subsidieplafond wordt bereikt, de onderlinge rangschikking van aanvragen die op hetzelfde tijdstip zijn ontvangen, door middel van loting vast.

• 2. Indien het ingevolge het subsidieplafond beschikbare bedrag na onderlinge afweging van de aanvragen wordt verdeeld, geeft de minister die aanvragen voorrang die naar verwachting meer geschikt zijn om bij te dragen aan de doelstellingen van de subsidieverstrekking.

HOOFDSTUK 3. AANVRAAG TOT VERLENING VAN SUBSIDIE

Artikel 3.1. Formulier subsidieaanvraag

Voor een aanvraag tot verlening van een subsidie wordt een door de minister vastgesteld modelformulier gebruikt dat is bekend gemaakt op de website www.rijksoverheid.nl/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-vws.

Artikel 3.2. Aanvraag vóór aanvang subsidieperiode

• 1. De minister kan bepalen dat aanvragen voor een door hem te bepalen datum of binnen een door hem te bepalen periode zijn ontvangen.

• 2. Een aanvraag tot verlening van een subsidie wordt in ieder geval ingediend voor aanvang van de periode waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

Artikel 3.3. Bij aanvraag tot subsidieverlening in te dienen documenten

Een aanvraag tot verlening van een subsidie bestaat uit:

• a. een activiteitenplan, tenzij de minister daaraan geen behoefte heeft, en

• b. een begroting, tenzij deze naar het oordeel van de minister voor de berekening van het bedrag van de subsidie niet van belang is.

Artikel 3.4. Activiteitenplan

Het activiteitenplan:

• a. bevat een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd,

• b. beschrijft aard, omvang, duur en wijze van uitvoering van de activiteiten, en

• c. beschrijft de met de activiteiten na te streven doelstellingen, resultaten of producten.

Artikel 3.5. Begroting

• 1. De begroting behelst per activiteit een overzicht van de geraamde kosten en opbrengsten van de aanvrager, voor zover deze betrekking hebben op de periode waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

• 2. De begrotingsposten worden ieder afzonderlijk van een toelichting voorzien.

• 3. De begroting die bij de aanvraag wordt ingediend, is sluitend.

Artikel 3.6. Melding andere aanvragen

Voor zover de aanvrager voor dezelfde begrote kosten ook subsidie of een andere financiële bijdrage heeft aangevraagd bij een ander bestuursorgaan, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag tot verlening van de subsidie, onder vermelding van de stand van zaken van de beoordeling van die andere aanvraag.

Artikel 3.7. Overzicht financiële situatie

Op verzoek van de minister legt de aanvrager een volledig en recent overzicht van zijn financiële situatie over.

HOOFDSTUK 4. VERLENING

Artikel 4.1. Termijn besluit tot subsidieverlening

• 1. De minister besluit binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag tot subsidieverlening of binnen 13 weken na afloop van de periode waarin aanvragen kunnen worden ingediend.

• 2. De termijn bedraagt 22 weken indien:

  • a. sprake is van cofinanciering van een door de Raad van de Europese Unie, het Europees Parlement en die Raad gezamenlijk of de Europese Commissie goedgekeurd programma,

  • b. de minister over de aanvraag extern advies inwint, of

  • c. de minister een nader onderzoek naar de aanvraag instelt.

• 3. De termijn bedraagt 40 weken indien de verlening afhankelijk is van het oordeel van een internationale commissie of van buitenlandse deskundigen.

• 4. Indien een termijn als bedoeld in het tweede of derde lid van toepassing is, deelt de minister dat zo spoedig mogelijk mee aan de aanvrager.

Artikel 4.2. Verlening

• 1. Het besluit tot subsidieverlening vermeldt in ieder geval de activiteiten of de prestatie-eenheden waarvoor subsidie wordt verleend, het subsidiebedrag, de wijze van verantwoording, de periode waarvoor subsidie wordt verleend, de wijze waarop kan worden aangetoond dat de activiteiten zijn verricht of de prestatie-eenheden zijn gerealiseerd en indien sprake is van een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 2°, de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn afgerond.

• 2. Indien in het besluit tot verlening de begrote kosten van de te subsidiëren activiteiten zijn vermeld, zijn deze gelijk aan de som van de in dat besluit vermelde bijdragen van derden, begrote eigen bijdrage en de subsidie.

Artikel 4.3. Projectsubsidie na aanvraag en voor ten hoogste 5 jaar

• 1. De minister verleent een projectsubsidie slechts voor een periode die aanvangt na ontvangst van de aanvraag.

• 2. Een projectsubsidie wordt voor ten hoogste 5 jaren verleend.

HOOFDSTUK 5. VERPLICHTINGEN

Artikel 5.1. Besteding subsidie

De subsidieontvanger zorgt ervoor dat:

• a. de activiteiten zodanig worden uitgevoerd dat de subsidie op doelmatige wijze wordt gebruikt voor de doeleinden waarvoor deze wordt verstrekt, en

• b. de voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten benodigde middelen op verantwoorde wijze worden beheerd.

Artikel 5.2. Administratieplicht

• 1. De ontvanger van een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdelen b, c onder 2°, en d, voert een administratie. De administratie is zodanig ingericht dat daaruit te allen tijde:

  • a. indien een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel b, is verleend: de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen alsmede de gerealiseerde prestatie-eenheden kunnen worden nagegaan, of

  • b. indien een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel c, onder 2°, of d, is verleend: de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen, betalingen en ontvangsten alsmede kosten en opbrengsten kunnen worden nagegaan.

• 2. De administratie wordt op overzichtelijke, controleerbare en doelmatige wijze ingericht.

• 3. De administratie en de daartoe behorende bescheiden worden gedurende 10 jaren na de vaststelling bewaard.

Artikel 5.3. Vergoeding voor diensten aan derden

De subsidieontvanger die aan derden zaken ter beschikking stelt of voor derden diensten verricht, brengt daarvoor een vergoeding in rekening die ten minste kostendekkend is, tenzij het derden betreft voor wie de gesubsidieerde activiteiten bestemd zijn.

Artikel 5.4. Meewerken aan onderzoek

De subsidieontvanger werkt, onder meer door het verschaffen van de daartoe benodigde inlichtingen, gegevens en bescheiden, mee aan door of namens de minister ingesteld onderzoek dat erop is gericht de minister inlichtingen te verschaffen die van belang zijn voor:

• a. het nemen van een besluit over het verstrekken van de subsidie, of

• b. de ontwikkeling van het beleid van de minister.

Artikel 5.5. Tussentijdse rapportage

• 1. Indien een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdelen b, c en d, voor meer dan 12 maanden wordt verleend, kan de minister verlangen dat de subsidieontvanger eenmaal per 12 maanden verslag doet van de voortgang van de gesubsidieerde activiteiten.

• 2. Het besluit tot verlening van de subsidie vermeldt op welke tijdstippen verslag wordt gedaan en waaruit het verslag bestaat.

Artikel 5.6. Doelgebonden en niet-doelgebonden verplichtingen

De minister kan bij de verlening van de subsidie verplichtingen opleggen als bedoeld in de artikelen 4:38, 4:39 en 4:71, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 5.7. Meldingsplicht

• 1. De subsidieontvanger meldt onverwijld schriftelijk aan de minister indien:

  • a. aannemelijk is geworden dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel zullen worden verricht,

  • b. aannemelijk is geworden dat niet, niet tijdig of niet geheel aan de subsidieverplichtingen zal worden voldaan, of

  • c. zich andere omstandigheden voordoen of zullen voordoen die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie.

• 2. De melding wordt voorzien van een toelichting. Bij de melding worden de relevante stukken overgelegd.

Artikel 5.8. Publicaties en auteursrecht

• 1. Indien een gesubsidieerde activiteit leidt tot een publicatie, zorgt de subsidieontvanger dat bij de publicatie wordt aangegeven wie de subsidieverstrekker van de activiteit is geweest.

• 2. Indien de subsidie gericht is of mede gericht is op de totstandkoming van een werk als bedoeld in artikel 10, onder 1°, van de Auteurswet, zorgt de subsidieontvanger ervoor auteursrechthebbende te zijn ter zake van dat werk.

• 3. De subsidieontvanger vrijwaart de Staat der Nederlanden voor aanspraken van derden ter zake van alle schade die zij lijden ten gevolge van de door of vanwege de subsidieontvanger verrichte publicaties.

Artikel 5.9. Intellectuele eigendom

De subsidieontvanger werkt mee aan het tot stand komen van een overeenkomst indien het naar het oordeel van de minister noodzakelijk is om rechten met betrekking tot intellectuele eigendom ter zake van de gesubsidieerde activiteiten aan de minister over te dragen.

Artikel 5.10. Vergoeding voor vermogensvorming

• 1. In de gevallen, bedoeld in artikel 4:41, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht, is de subsidieontvanger aan de minister een door de minister te bepalen vergoeding verschuldigd.

• 2. Bij de bepaling van de hoogte van de vergoeding wordt uitgegaan van de waarde van de zaken en andere vermogensbestanddelen, waaronder de egalisatiereserve, op het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt, met dien verstande dat:

  • a. de waarde van de egalisatiereserve gelijk is aan het bedrag van de egalisatiereserve,

  • b. de waarde van een schadevergoeding voor verlies of beschadiging van zaken gelijk is aan het bedrag dat als schadevergoeding door de subsidieontvanger wordt ontvangen, en

  • c. de waarde van onroerende zaken wordt bepaald door drie onafhankelijke deskundigen. De minister en de subsidieontvanger wijzen elk een deskundige aan, die in onderling overleg een derde deskundige aanwijzen.

• 3. De vergoeding aan de minister voor zaken en andere vermogensbestanddelen, waaronder de egalisatiereserve, die geheel zijn gevormd met de subsidie, is gelijk aan hun waarde. De vergoeding aan de minister voor zaken en andere vermogensbestanddelen die gedeeltelijk zijn gevormd met de subsidie, is gelijk aan de waarde waarmee de subsidiëring door de minister in verhouding tot andere middelen aan de vorming van dat vermogen heeft bijgedragen.

• 4. De minister kan de vergoeding in afwijking van het derde lid op een lager bedrag bepalen.

Artikel 5.11. Inlichtingenplicht

Indien de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt, geheel of gedeeltelijk worden beëindigd of indien de subsidie wordt beëindigd, verstrekt de subsidieontvanger aan de minister op diens verzoek alle gegevens, bescheiden, informatie, medewerking of gebruiksrechten op auteursrechten die redelijkerwijs verlangd kunnen worden voor de continuïteit van de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt.

HOOFDSTUK 6. BEVOORSCHOTTING EN BETALING

Artikel 6.1. Bevoorschotting en betaling

• 1. De minister kan bij het besluit tot subsidieverlening ambtshalve voorschotten verlenen.

• 2. De voorschotten worden gelijkmatig betaald over het aantal maanden waarvoor de subsidie wordt verleend.

• 3. Bij beschikking kan van het tweede lid worden afgeweken.

• 4. De minister betaalt het bedrag van een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 1°, in een keer.

• 5. Indien de minister een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 2°, verleent, verleent hij daarbij een voorschot van 100%.

HOOFDSTUK 7. VERANTWOORDING EN VASTSTELLING

Paragraaf 7.1. Aanvraag tot vaststelling

Artikel 7.1. Formulier subsidievaststelling

Voor een aanvraag tot vaststelling van een subsidie wordt een door de minister vastgesteld modelformulier gebruikt dat is bekend gemaakt op de website www.rijksoverheid.nl/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-vws.

Artikel 7.2. Aanvraagtermijn subsidievaststelling

• 1. Een aanvraag tot vaststelling van een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdelen b, c en d wordt ingediend:

  • a. binnen 22 weken na de datum waarop de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, uiterlijk moeten zijn verricht, of

  • b. binnen 22 weken na afloop van het boekjaar waarvoor de subsidie is verleend.

• 2. Een aanvraag voor een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 1°, wordt ingediend binnen 22 weken nadat de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd, zijn verricht.

• 3. De minister kan vrijstelling of ontheffing verlenen van de termijnen, bedoeld in het eerste en tweede lid.

Paragraaf 7.2. Wijze van verantwoording per subsidiesoort en besluit tot vaststelling

Artikel 7.3. Subsidies tot € 25.000 die direct worden vastgesteld

• 1. Subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 1°, wordt niet verstrekt voorafgaand aan de periode waarvoor de subsidie wordt aangevraagd.

• 2. De ontvanger van een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 1°, toont aan de hand van een activiteitenverslag en een opgave van het totaal van de kosten aan dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen, tenzij de minister daaraan geen behoefte heeft.

• 3. De artikelen 3.6 en 3.7 zijn van overeenkomstige toepassing.

• 4. De minister besluit binnen 13 weken op een aanvraag tot vaststelling. Artikel 4.1, tweede tot en met vierde lid, zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 7.4. Subsidies tot € 25.000 die ambtshalve worden vastgesteld

• 1. De ontvanger van een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 2°, toont op verzoek van de minister op de in de beschikking aangegeven wijze aan dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen.

• 2. De minister neemt binnen 22 weken na afloop van de datum waarop de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verleend, zijn verricht, ambtshalve een besluit over de vaststelling van de subsidie.

• 3. De subsidie wordt vastgesteld op een bedrag tot ten hoogste het in de verleningsbeschikking genoemde bedrag.

Artikel 7.5. Subsidies vanaf € 25.000 voor meetbare prestatie-eenheden

• 1. De ontvanger van een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel b, toont op de bij het besluit tot verlening van de subsidie bepaalde wijze aan dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen.

• 2. Indien de subsidie € 125.000 of meer bedraagt, legt de subsidieontvanger tevens verantwoording af door het overleggen van:

  • a. een assurancerapport, en

  • b. een rapport van feitelijke bevindingen omtrent de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen door de subsidieontvanger.

• 3. De in het tweede lid bedoelde rapporten zijn opgesteld door een accountant overeenkomstig een door de minister vastgesteld model met inachtneming van een door de minister vastgesteld accountantsprotocol, bekend gemaakt op de website www.rijksoverheid.nl/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-vws.

• 4. De subsidie wordt vastgesteld op een bedrag per gerealiseerde prestatie-eenheid waarvan de hoogte door de minister bij de verlening is genoemd, voor ten hoogste het maximum aantal subsidiabele prestatie-eenheden dat door de minister bij de verlening is genoemd.

• 5. De minister besluit binnen 22 weken op een aanvraag tot vaststelling.

Artikel 7.6. Subsidies van € 25.000 tot € 125.000 met verantwoording over activiteiten

• 1. De ontvanger van een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel c, onder 1°, toont aan de hand van een activiteitenverslag aan dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen, tenzij de minister daaraan geen behoefte heeft.

• 2. Indien de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend geheel zijn verricht en volledig is voldaan aan de verplichtingen die verbonden zijn aan de verleende subsidie, wordt de subsidie vastgesteld op het bedrag waarvan de hoogte door de minister bij de verlening is genoemd.

• 3. De minister besluit binnen 22 weken op een aanvraag tot vaststelling.

Artikel 7.7. Subsidies van € 25.000 tot € 125.000 met verantwoording in verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten

• 1. De ontvanger van een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel c, onder 2°, toont aan de hand van een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten aan dat de activiteiten zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen.

• 2. Indien de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend geheel zijn verricht en volledig is voldaan aan de verplichtingen die verbonden zijn aan de verleende subsidie, wordt de subsidie vastgesteld op het bedrag dat bestaat uit de totale gerealiseerde kosten verminderd met de totale gerealiseerde bijdragen van derden en de begrote eigen bijdrage of de gerealiseerde eigen bijdrage indien deze hoger is dan de begrote eigen bijdrage tot ten hoogste het in de verleningsbeschikking genoemde bedrag.

• 3. De minister besluit binnen 22 weken op een aanvraag tot vaststelling.

Artikel 7.8. Subsidies vanaf € 125.000, anders dan voor meetbare prestatie-eenheden

• 1. De ontvanger van een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel d, legt rekening en verantwoording af aan de hand van een activiteitenverslag en een financieel verslag, tenzij dit voor de berekening van het bedrag van de subsidie niet van belang is.

• 2. Een verschil tussen het financieel verslag en de begroting van ten minste 20% van een afzonderlijke begrotingspost wordt toegelicht, tenzij het verschil met die begrotingspost lager is dan € 25.000.

• 3. Indien de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend geheel zijn verricht en volledig is voldaan aan de verplichtingen die verbonden zijn aan de verleende subsidie, wordt de subsidie vastgesteld op het bedrag dat bestaat uit de gerealiseerde kosten verminderd met de gerealiseerde bijdragen van derden en de begrote eigen bijdrage of de gerealiseerde eigen bijdrage indien deze hoger is dan de begrote eigen bijdrage tot ten hoogste het in de verleningsbeschikking genoemde bedrag.

• 4. De minister besluit binnen 22 weken op een aanvraag tot vaststelling.

HOOFDSTUK 8. SPECIFIEKE VOORSCHRIFTEN VOOR INSTELLINGSSUBSIDIES

Paragraaf 8.1. Algemeen

Artikel 8.1. Periode voor subsidieverstrekking

• 1. Een instellingssubsidie wordt per boekjaar verleend en per boekjaar vastgesteld.

• 2. De subsidieontvanger stelt het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, tenzij bij de subsidieverlening anders is bepaald.

Paragraaf 8.2. Aanvraag

Artikel 8.2. Aanvraag subsidieverlening

• 1. In afwijking van artikel 3.2, tweede lid, wordt een aanvraag tot verlening van een instellingssubsidie ingediend uiterlijk 13 weken voor de aanvang van het boekjaar waarvoor de instellingssubsidie wordt aangevraagd.

• 2. De minister kan vrijstelling of ontheffing verlenen voor de termijn, bedoeld in het eerste lid.

Artikel 8.3. Eerste aanvraag instellingssubsidie

• 1. Indien de aanvraag tot verlening van de instellingssubsidie wordt ingediend door een privaatrechtelijke rechtspersoon waaraan de minister geen instellingssubsidie heeft verstrekt ten behoeve van het boekjaar voorafgaand aan het boekjaar waarvoor de instellingssubsidie wordt aangevraagd, gaat de aanvraag vergezeld van:

  • a. een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd, en

  • b. de laatst opgemaakte jaarrekening dan wel de balans en de staat van baten en lasten en de toelichting daarop.

• 2. De in het eerste lid, onderdeel b, bedoelde bescheiden zijn voorzien van een controleverklaring van een accountant.

• 3. De minister kan vrijstelling en ontheffing verlenen van het eerste of tweede lid.

Paragraaf 8.3. Bevoorschotting en betaling

Artikel 8.4. Bevoorschotting en betaling

• 1. In afwijking van artikel 6.1 verleent de minister bij het besluit tot subsidieverlening ambtshalve de volgende voorschotten: in januari 8%, februari 8%, maart 8%, april 7%, mei 16%, juni 7%, juli 8%, augustus 8%, september 7%, oktober 8%, november 8% en december 7% van het bedrag van de verleende instellingssubsidie.

• 2. De voorschotten worden betaald overeenkomstig de voorschotverlening, bedoeld in het eerste lid.

• 3. Bij beschikking kan van het eerste en tweede lid worden afgeweken.

Paragraaf 8.4. Verplichtingen

Artikel 8.5. Verzekeringsplicht

• 1. Indien een instellingssubsidie is verleend, verzekert de subsidieontvanger haar roerende en onroerende zaken op afdoende wijze tegen het risico van diefstal en brand alsmede tegen het risico van wettelijke aansprakelijkheid tegenover derden.

• 2. Indien een instellingssubsidie is verleend, verzekert de subsidieontvanger de wettelijke aansprakelijkheid van vrijwilligers die werkzaamheden verrichten in het kader van de gesubsidieerde activiteiten.

• 3. De minister kan vrijstelling of ontheffing verlenen van het eerste of tweede lid.

Paragraaf 8.5. Vaststelling en egalisatiereserve

Artikel 8.6. Vaststelling

Indien de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend geheel zijn verricht en volledig is voldaan aan de verplichtingen die verbonden zijn aan de verleende subsidie, wordt de subsidie in afwijking van artikel 7.8, derde lid, vastgesteld op het bedrag waarvan de hoogte bij de verlening is genoemd, verminderd met de eventuele overschrijding van de maximaal toegestane toevoeging aan de egalisatiereserve.

Artikel 8.7. Egalisatiereserve

• 1. De ontvanger van een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel d, voor zover het een instellingssubsidie betreft, vormt een egalisatiereserve.

• 2. De egalisatiereserve bedraagt ten minste € 0 en ten hoogste 10% van het bij het besluit tot verlening bepaalde bedrag van de instellingssubsidie dan wel ten hoogste een lager percentage dat door de minister bij de beschikking tot verlening is bepaald.

• 3. Indien de instellingssubsidie wordt verlaagd wegens het niet of niet geheel verrichten van de activiteiten waarvoor de instellingssubsidie is verleend, wordt de maximaal toegestane egalisatiereserve berekend op basis van de verlaagde instellingssubsidie.

Artikel 8.8. Besteding egalisatiereserve

• 1. De egalisatiereserve wordt in een boekjaar uitsluitend besteed aan activiteiten waarvoor de instellingssubsidie in dat boekjaar is verleend en die niet kunnen worden bekostigd uit de instellingssubsidie die is verleend ten behoeve van dat boekjaar.

• 2. De besteding van de egalisatiereserve wordt verantwoord met het activiteitenverslag en het financieel verslag.

Artikel 8.9. Opbouw egalisatiereserve

• 1. De egalisatiereserve wordt gevormd door een toevoeging bij een positief exploitatieresultaat en een onttrekking bij een negatief exploitatieresultaat. Het exploitatieresultaat is de som van de gerealiseerde bijdragen van derden, de in het besluit tot verlening vermelde begrote eigen bijdrage of de gerealiseerde eigen bijdrage als deze hoger is dan de begrote eigen bijdrage en de verleende instellingssubsidie verminderd met de gerealiseerde kosten.

• 2. De maximale toevoeging aan de egalisatiereserve is het bedrag dat aan de egalisatiereserve kan worden toegevoegd zonder de maximale omvang daarvan te overschrijden. De maximale onttrekking aan de egalisatiereserve is het bedrag van de egalisatiereserve.

• 3. De toevoeging of onttrekking is gelijk aan het exploitatieresultaat vermenigvuldigd met de verleende instellingssubsidie gedeeld door de som van de in het besluit tot verlening vermelde begrote eigen bijdrage en de verleende instellingssubsidie.

• 4. Voor zover het voor de toevoeging beschikbare bedrag hoger is dan de maximale toevoeging, wordt dat bedrag bij de vaststelling in mindering gebracht op de instellingssubsidie.

• 5. Voor de toepassing van de vorige leden worden uitsluitend in aanmerking genomen de kosten, de bijdragen van derden en de instellingssubsidie met betrekking tot activiteiten waarvoor de instellingssubsidie is verleend en die werkelijk zijn verricht.

HOOFDSTUK 9. BIJZONDERE BEPALINGEN VOOR OCW

Paragraaf 9.1. Bekostigde onderwijsinstellingen

Artikel 9.1. Bekostigde onderwijsinstellingen

• 1. Op bekostigde onderwijsinstellingen waarop de Regeling jaarverslaggeving onderwijs onderscheidenlijk de Regeling jaarverslaglegging onderwijs BES van toepassing is, zijn de hoofdstukken 7 en 8 niet van toepassing.

• 2. De verantwoording van subsidie door bekostigde onderwijsinstellingen waarop de Regeling jaarverslaggeving onderwijs onderscheidenlijk de Regeling jaarverslaglegging onderwijs BES van toepassing is, geschiedt in de jaarverslaggeving overeenkomstig de voorschriften, bedoeld in de Regeling jaarverslaggeving onderwijs onderscheidenlijk de Regeling jaarverslaglegging onderwijs BES.

• 3. Bij de verantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen:

  • a. subsidie waarbij het eventueel niet aangewende deel van de subsidie, mits de activiteiten volledig zijn uitgevoerd, kan worden besteed aan andere activiteiten waarvoor bekostiging wordt verstrekt,

  • b. subsidie die uitsluitend mag worden aangewend voor het doel waarvoor de subsidie is verstrekt, en

  • c. subsidie die ook kan worden besteed aan andere activiteiten waarvoor bekostiging wordt verstrekt.

Paragraaf 9.2. Verantwoording in jaarverslaggeving niet bekostigde instellingen

Artikel 9.2. Verantwoording in jaarverslaggeving niet bekostigde instellingen

• 1. De minister kan bepalen dat de financiële verantwoording geschiedt in de jaarverslaggeving overeenkomstig door de minister vast te stellen voorschriften voor de jaarverslaggeving die zijn bekend gemaakt op de website www.rijksoverheid.nl/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-vws.

• 2. De subsidieontvanger bedingt bij de accountant dat deze zijn onderzoek inricht overeenkomstig een door de minister vastgesteld accountantsprotocol dat is bekend gemaakt op de website www.rijksoverheid.nl/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-vws.

Paragraaf 9.3. Toepasselijkheid kaderregeling bij OCW

Artikel 9.3. Toepasselijkheid kaderregeling bij OCW

• 1. Deze regeling is van toepassing op subsidieverstrekking door de minister op grond van de volgende artikelen of de daarop gebaseerde regelingen:

  • a. de artikelen 3, derde lid, 4, eerste en tweede lid, en 5 van de Wet overige OCW-subsidies,

  • b. artikel 70, van de Wet op het primair onderwijs,

  • c. artikel 116, eerste lid, van de Wet op het primair onderwijs,

  • d. artikel 116, tweede lid, van de Wet op het primair onderwijs,

  • e. artikel 123, eerste lid, van de Wet op het primair onderwijs,

  • f. artikel 164a, tweede lid, van de Wet op het primair onderwijs,

  • g. artikel 67 van de Wet op het primair onderwijs BES,

  • h. artikel 69 van de Wet op het primair onderwijs BES,

  • i. artikel 98, eerste lid, van de Wet op het primair onderwijs BES,

  • j. artikel 98, tweede lid, van de Wet op het primair onderwijs BES,

  • k. artikel 103, eerste lid, van de Wet op het primair onderwijs BES,

  • l. artikel 130, tweede lid, van de Wet op het primair onderwijs BES,

  • m. artikel 71 van de Wet op de expertisecentra,

  • n. artikel 113, eerste lid, van de Wet op de expertisecentra,

  • o. artikel 113, tweede lid, van de Wet op de expertisecentra,

  • p. artikel 120, eerste lid, van de Wet op de expertisecentra,

  • q. artikel 146a, tweede lid, van de Wet op de expertisecentra,

  • r. artikel 74 van de Wet op het voortgezet onderwijs,

  • s. artikel 85a, eerste lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs,

  • t. artikel 89, eerste lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs,

  • u. artikel 104a, tweede lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs,

  • v. artikel 125 van de Wet op het voortgezet onderwijs BES,

  • w. artikel 150 van de Wet op het voortgezet onderwijs BES,

  • x. artikel 155, eerste lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs BES,

  • y. artikel 157, eerste lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs BES,

  • z. artikel 185, tweede lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs BES,

  • aa. artikel 1.5.1, vierde lid, van de Wet educatie en beroepsonderwijs,

  • bb. artikel 2.2.3 van de Wet educatie en beroepsonderwijs,

  • cc. artikel 2.2a.3 van de Wet educatie en beroepsonderwijs,

  • dd. artikel 2.4.2 van de Wet educatie en beroepsonderwijs,

  • ee. artikel 2.7 van de Wet educatie en beroepsonderwijs,

  • ff. artikel 7.4.7, zevende lid, van de Wet educatie en beroepsonderwijs,

  • gg. artikel 1.5.1, vierde lid, van de Wet educatie en beroepsonderwijs BES,

  • hh. artikel 2.2.3 van de Wet educatie en beroepsonderwijs BES,

  • ii. artikel 2.4.1 van de Wet educatie en beroepsonderwijs BES,

  • jj. artikel 3.5 van de Wet educatie en beroepsonderwijs BES,

  • kk. artikel 2.18 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek,

  • ll. artikel 2, tweede lid, en artikel 3, tweede en derde lid, van de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten 2013, en

  • mm. artikel 7.1 van de Erfgoedwet.

• 2. Deze regeling is van overeenkomstige toepassing op subsidies die worden verstrekt op grond van:

  • a. artikel 123, tweede lid, van de Wet op het primair onderwijs,

  • b. artikel 135, eerste lid, van de Wet op het primair onderwijs,

  • c. artikel 103, tweede lid, van de Wet op het primair onderwijs BES,

  • d. artikel 108, eerste lid, van de Wet op het primair onderwijs BES

  • e. artikel 120, tweede lid, van de Wet op de expertisecentra,

  • f. artikel 129, eerste lid, van de Wet op de expertisecentra,

  • g. artikel 85a, tweede lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs,

  • h. artikel 89, tweede lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs,

  • i. artikel 155, tweede lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs BES, en

  • j. artikel 157, tweede lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs BES.

HOOFDSTUK 10. BIJZONDERE BEPALINGEN VOOR VWS

Artikel 10.1. Geen subsidies kleiner dan € 125.000

• 1. Subsidies van minder dan € 125.000 worden niet verleend of zonder voorafgaande verlening vastgesteld.

• 2. Het eerste lid geldt niet voor:

  • a. subsidies met betrekking tot oorlogsgetroffenen en herinnering Wereldoorlog II,

  • b. subsidies uit hoofde van het Beleidskader voor subsidiëring van patiënten- en gehandicaptenorganisaties,

  • c. subsidies uit hoofde van het Beleidskader anonieme e-mental health 2014,

  • d. subsidies aan organisaties als bedoeld in artikel 14 van de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg voor activiteiten met betrekking tot specialistenregisters van wettelijk erkende specialistentitels,

  • e. subsidies ten behoeve van activiteiten die de transparantie op het terrein van zorg bewerkstelligen of bevorderen, en

  • f. subsidies uit hoofde van het Beleidskader farmaceutische ANZ-dienstverlening.

HOOFDSTUK 11. OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 11.1. Overgangsbepaling OCW

• 1. De Regeling OCW-subsidies wordt ingetrokken.

• 2. De Regeling OCW-subsidies blijft voor zover niet anders is bepaald van toepassing op:

  • a. de verstrekking van subsidies waarvan de aanvraag is ontvangen voor 1 april 2016,

  • b. subsidies die voor inwerkingtreding van deze regeling zijn verleend of vastgesteld en waarop de Regeling OCW-subsidies van toepassing was,

  • c. subsidieverstrekking aan de instellingen, bedoeld in de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten 2013, en

  • d. subsidieverstrekking aan de Samenwerkingsorganisatie beroepsonderwijs bedrijfsleven, bedoeld in artikel 1.5.1, vierde lid, van de Wet educatie en beroepsonderwijs.

• 3. Na inwerkingtreding van deze regeling is deze regeling van toepassing op regelingen met betrekking tot subsidieverstrekking, vastgesteld voor de inwerkingtreding van deze regeling, voor zover de Regeling OCW-subsidies daarop van toepassing was.

• 4. In artikel 11, tweede lid, van de Regeling frictie- en transitiekosten culturele basisinfrastructuur 2009–2012 wordt ‘Regeling OCW-subsidies’ vervangen door: Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS.

• 5. In artikel 13 van de Subsidieregeling pilot tweetalig primair onderwijs vervalt ‘en artikel 2 eerste lid van de Regeling OCW-subsidies’.

• 6. Op subsidies die worden verstrekt door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, zijn de artikelen 3.2, tweede lid, en 4.3, eerste lid, niet van toepassing tot 1 januari 2017.

• 7. Op regelingen met betrekking tot subsidieverstrekking, vastgesteld voor de inwerkingtreding van deze regeling, zijn de artikelen 3.1 en 7.1 niet van toepassing.

Artikel 11.2. Overgangsbepaling SZW

• 1. De Algemene regeling SZW-subsidies wordt ingetrokken.

• 2. De Algemene regeling SZW-subsidies blijft voor zover niet anders is bepaald van toepassing op:

  • a. de verstrekking van subsidies waarvan de aanvraag is ontvangen voor 1 april 2016,

  • b. subsidies die voor inwerkingtreding van deze regeling zijn verleend of vastgesteld en waarop de Algemene regeling SZW-subsidies van toepassing was,

  • c. regelingen met betrekking tot subsidieverstrekking, vastgesteld voor de inwerkingtreding van deze regeling, voor zover de Algemene regeling SZW-subsidies daarop van toepassing was, en

  • d. beschikkingen op grond van regelingen als bedoeld in onderdeel c.

• 3. Indien in een regeling als bedoeld in het tweede lid, onderdeel c, of in een besluit tot subsidieverstrekking de Algemene regeling SZW-subsidies buiten toepassing is verklaard, is deze regeling daarop en op de daarop gebaseerde beschikkingen in verband met subsidieverstrekking eveneens niet van toepassing.

Artikel 11.3. Overgangsbepaling VWS

• 1. De Kaderregeling VWS-subsidies wordt ingetrokken.

• 2. De Kaderregeling VWS-subsidies blijft voor zover niet anders is bepaald van toepassing op:

  • a. de verstrekking van subsidies waarvan de aanvraag is ontvangen voor 1 april 2016, en

  • b. subsidies die voor inwerkingtreding van deze regeling zijn verleend of vastgesteld op grond van de Kaderregeling VWS-subsidies.

• 3. Na inwerkingtreding van deze regeling berusten het Beleidskader sportevenementen, het Beleidskader eerstelijnscentra in grootschalige nieuwbouwlocaties, het Beleidskader voor subsidiëring van patiënten- en gehandicaptenorganisaties, het Beleidskader subsidiëring anonieme e-mental health, de Beleidsregels subsidieverstrekking bijzondere transitiekosten Jeugdwet, het Beleidskader Sinti en Roma en het Beoordelingskader TOETS op artikel 1.3.

• 4. Voor de uitvoering van het Beleidskader subsidieverstrekking bijzondere transitiekosten Jeugdwet blijven artikel 6, tweede en derde lid, en artikel 16 van de Kaderregeling VWS-subsidies van toepassing.

Artikel 11.4. Hardheidsclausule

• 1. De minister kan een of meer bepalingen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover toepassing gelet op het belang dat de desbetreffende bepaling beoogt te beschermen, zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.

• 2. De minister kan ambtshalve of op aanvraag een subsidie verstrekken uit hoofde van artikel 4:51 van de Algemene wet bestuursrecht en daarbij een of meer bepalingen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken.

Artikel 11.5. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 april 2016.

Artikel 11.6. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, L.F. Asscher

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, E.I. Schippers

BIJLAGE

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1.1. Begripsbepalingen

Artikel 1.2. Grondslag en reikwijdte

Artikel 1.3. Nader bepalen activiteiten

Artikel 1.4. Begrotingsvoorwaarde

Artikel 1.5. Subsidieverstrekking

Artikel 1.6. Afwijking bij beschikking

Artikel 1.7. Kostenberekening

Artikel 1.8. Kosten terugvordering en wettelijke rente

Hoofdstuk 2. Subsidieplafond en wijze van verdeling

Artikel 2.1. Subsidieplafond

Artikel 2.2. Wijze van verdeling

Artikel 2.3. Uitwerking wijze van verdeling

Hoofdstuk 3. Aanvraag tot verlening van subsidie

Artikel 3.1. Formulier subsidieaanvraag

Artikel 3.2. Aanvraag vóór aanvang subsidieperiode

Artikel 3.3. Bij aanvraag tot subsidieverlening in te dienen documenten

Artikel 3.4. Activiteitenplan

Artikel 3.5. Begroting

Artikel 3.6. Melding andere aanvragen

Artikel 3.7. Overzicht financiële situatie

Hoofdstuk 4. Verlening

Artikel 4.1. Termijn besluit tot subsidieverlening

Artikel 4.2. Verlening

Artikel 4.3. Projectsubsidie na aanvraag en voor ten hoogste 5 jaar

Hoofdstuk 5. Verplichtingen

Artikel 5.1. Besteding subsidie

Artikel 5.2. Administratieplicht

Artikel 5.3. Vergoeding voor diensten aan derden

Artikel 5.4. Meewerken aan onderzoek

Artikel 5.5. Tussentijdse rapportage

Artikel 5.6. Doelgebonden en niet-doelgebonden verplichtingen

Artikel 5.7. Meldingsplicht

Artikel 5.8. Publicaties en auteursrecht

Artikel 5.9. Intellectuele eigendom

Artikel 5.10. Vergoeding voor vermogensvorming

Artikel 5.11. Inlichtingenplicht

Hoofdstuk 6. Bevoorschotting en betaling

Artikel 6.1. Bevoorschotting en betaling

Hoofdstuk 7. Verantwoording en vaststelling

Paragraaf 7.1. Aanvraag tot vaststelling

Artikel 7.1. Formulier subsidievaststelling

Artikel 7.2. Aanvraagtermijn subsidievaststelling

Paragraaf 7.2. Wijze van verantwoording per subsidiesoort en besluit tot vaststelling

Artikel 7.3. Subsidies tot € 25.000 die direct worden vastgesteld

Artikel 7.4. Subsidies tot € 25.000 die ambtshalve worden vastgesteld

Artikel 7.5. Subsidies vanaf € 25.000 voor meetbare prestatie-eenheden

Artikel 7.6. Subsidies van € 25.000 tot € 125.000 met verantwoording over activiteiten

Artikel 7.7. Subsidies van € 25.000 tot € 125.000 met verantwoording in verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten

Artikel 7.8. Subsidies vanaf € 125.000, anders dan voor meetbare prestatie-eenheden

Hoofdstuk 8. Specifieke voorschriften voor instellingssubsidies

Paragraaf 8.1. Algemeen

Artikel 8.1. Periode voor subsidieverstrekking

Paragraaf 8.2. Aanvraag

Artikel 8.2. Aanvraag subsidieverlening

Artikel 8.3. Eerste aanvraag instellingssubsidie

Paragraaf 8.3. Bevoorschotting en betaling

Artikel 8.4. Bevoorschotting en betaling

Paragraaf 8.4. Verplichtingen

Artikel 8.5. Verzekeringsplicht

Paragraaf 8.5. Vaststelling en egalisatiereserve

Artikel 8.6. Vaststelling

Artikel 8.7. Egalisatiereserve

Artikel 8.8. Besteding egalisatiereserve

Artikel 8.9. Opbouw egalisatiereserve

Hoofdstuk 9. Bijzondere bepalingen voor OCW

Paragraaf 9.1. Bekostigde onderwijsinstellingen

Artikel 9.1. Bekostigde onderwijsinstellingen

Paragraaf 9.2. Verantwoording in jaarverslaggeving niet bekostigde instellingen

Artikel 9.2. Verantwoording in jaarverslaggeving niet bekostigde instellingen

Paragraaf 9.3. Toepasselijkheid kaderregeling bij OCW

Artikel 9.3. Toepasselijkheid kaderregeling bij OCW

Hoofdstuk 10. Bijzondere bepalingen voor VWS

Artikel 10.1. Geen subsidies kleiner dan € 125.000

Hoofdstuk 11. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 11.1. Overgangsbepaling OCW

Artikel 11.2. Overgangsbepaling SZW

Artikel 11.3. Overgangsbepaling VWS

Artikel 11.4. Hardheidsclausule

Artikel 11.5. Inwerkingtreding

Artikel 11.6. Citeertitel

TOELICHTING

I. Algemeen

1. Aanleiding/voorgeschiedenis

De ministeries van VWS, OCW en SZW hebben een bestuursovereenkomst gesloten om subsidies door één uitvoeringsorganisatie (vallend onder het ministerie van VWS) uit te laten voeren. In deze overeenkomst is tevens vastgelegd dat de deelnemers ernaar streven om te komen tot harmonisatie van subsidieregelingen en subsidiebeschikkingen, met dien verstande dat de ministeriële verantwoordelijkheid voor de subsidieverstrekking en de uitvoering daarvan onverlet blijft. Ter uitvoering van deze afspraak is vervolgens besloten om te streven naar een gezamenlijke kaderregeling voor de drie genoemde ministeries ter vervanging van de oude departementale kaderregelingen.

Deze regeling vervangt de bestaande subsidiekaderregelingen van de drie ministeries. De uitvoering van deze regeling zal zowel geschieden door de hiervoor bedoelde uitvoeringsorganisatie als door andere uitvoeringsorganisaties van de ministeries, zoals door DUO, een onderdeel van het ministerie van OCW, en het Agentschap SZW, een onderdeel van het ministerie van SZW.

2. Doel van de regeling

Het doel van de gezamenlijke kaderregeling is de gezamenlijke uitvoering van de subsidieverstrekking eenvoudiger te maken. Harmoniseren op het niveau van de kaderregelingen is op diverse wijzen mogelijk, variërend van bijvoorbeeld het maken van uitvoeringsafspraken tussen ministeries tot het tot stand brengen van één voor de drie ministeries geldende kaderregeling. Het tot stand brengen van één gemeenschappelijke kaderregeling brengt de grootste positieve effecten met zich mee, onder meer omdat het daarmee mogelijk wordt te werken met dezelfde modelbeschikkingen. Ook wordt daarmee de grootste inhoudelijke afstemming bereikt, waardoor een standaard werkproces voor de drie ministeries beter wordt ondersteund. Een uniforme kaderregeling ligt zowel uit een oogpunt van klantgerichtheid als voor een betere uitvoeringspraktijk voor de hand. Eén kaderregeling met één set daarop gebaseerde documenten zoals brieven en beschikkingen leidt tot meer herkenbaarheid en meer eenduidigheid voor de ‘klant’.

Evenals de oude departementale regeling strekt de nieuwe kaderregeling ertoe algemene ‘standaardregels’ te geven die bij subsidieverstrekking van toepassing zijn. Deze standaardregels betreffen bijvoorbeeld het vereiste om bij een subsidieaanvraag in beginsel een activiteitenplan en een begroting te overleggen, de administratieplicht, de meldingsplicht, de betaling, de in acht te nemen termijnen (bijvoorbeeld bij het verlenen van subsidie) en de wijze van verantwoording. Naar aanleiding van de komst van het Rijksbrede Uniform subsidiekader (USK) en de vertaling daarvan in de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (Stcrt. 31 december 2009) is er voor gekozen om over te gaan op een regeling die een pakket standaardregels bevat die in beginsel bij elke subsidieverstrekking van toepassing zijn en die zo min mogelijk belastend zijn voor subsidieontvangers. In de nieuwe kaderregeling is dan ook uitgegaan van de uitgangspunten die zijn neergelegd in het Rijksbrede Uniform subsidiekader, en geeft daaraan een verdere invulling. De Aanwijzingen gaan uit van drie standaard uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen waarvan de toepassing wordt bepaald door de hoogte van het subsidiebedrag. De onderhavige kaderregeling sluit daarbij aan.

3. Wettelijk kader

Artikel 4:23 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) schrijft voor dat subsidieverlening een wettelijke grondslag behoeft (behoudens enkele uitzonderingen). Daarom zijn op het terrein van alle ministeries vergelijkbare wetten tot stand gebracht die een grondslag bieden voor alle subsidies waarvoor nog geen specifieke grondslag (in specifieke wetten) bestond. Voor de drie samenwerkende ministeries gaat het hierbij om de Kaderwet VWS-subsidies, de Wet overige OCW-subsidies en de Kaderwet SZW-subsidies. In al deze kaderwetten wordt een vergelijkbare grondslag gegeven om bij of krachtens algemene maatregel van bestuur of bij ministeriële regeling regels te stellen over diverse onderwerpen.

Door de bijna identieke bepalingen in de kaderwetten om over deze onderwerpen regels te stellen was het niet nodig om eerst de departementale kaderwetten aan te passen alvorens een gezamenlijke kaderregeling vast te stellen. In een enkel geval was het nodig een afwijkende bepaling op te nemen voor het ministerie van SZW.

De ministers van VWS, OCW en SZW hadden op basis van de kaderwetten eigen ministeriële regelingen tot stand gebracht waarin de bovenstaande onderwerpen worden uitgewerkt: de Kaderregeling VWS-subsidies, de Regeling OCW-subsidies en de Algemene Regeling SZW-subsidies. Door de totstandkoming van deze gezamenlijke kaderregeling vervallen de oude departementale regelingen.

Naast de regels in de Awb, de departementale kaderwetten en deze kaderregeling zijn in veel gevallen nog specifieke subsidieregelingen van toepassing op subsidieverstrekking. In deze specifieke regelingen kan worden afgeweken van deze kaderregeling.

Deze kaderregeling geeft invulling aan de grondslagen voor subsidieverstrekking in de departementale kaderwetten. Voor OCW geeft deze regeling ook invulling aan de grondslagen in de onderwijswetten, in de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten 2013 en in artikel 7.1 van de Erfgoedwet.

De onderwijswetten bevatten diverse grondslagen voor het verstrekken van middelen aan onderwijsinstellingen in aanvulling op de wettelijk geregelde reguliere bekostiging. Zoals ook het geval was bij de Regeling OCW-subsidies, is in die gevallen ook deze regeling van toepassing. OCW beschikt immers niet over een regeling met de algemene regels rond subsidieverstrekking op onderwijsterrein. Voor andere beleidsterreinen bestaan dergelijke algemene regelingen wel. Te denken valt aan de Regeling op het specifiek cultuurbeleid (die is gebaseerd op de Wet op het specifiek cultuurbeleid) en het Besluit rijkssubsidiëring instandhouding monumenten 2013 (dat is gebaseerd op de Monumentenwet 1988).

Voor de toepassing van deze regeling is het onderscheid tussen bekostiging en subsidie overigens niet relevant omdat volgens artikel 4:21, vierde lid, Awb de subsidietitel van de Awb van overeenkomstige toepassing is op de bekostiging van het onderwijs en onderzoek.

4. Structuur van de regeling

De kaderregeling is opgezet overeenkomstig het subsidieproces: na een hoofdstuk met algemene bepalingen, volgen de hoofdstukken over aanvraag, verlening, aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen, bevoorschotting en betaling, en verantwoording en vaststelling. Daarna volgt een hoofdstuk met bijzondere bepalingen betreffende instellingssubsidies, bijzondere bepalingen voor OCW en VWS en een hoofdstuk met overgangs- en slotbepalingen.

De kaderregeling geeft invulling aan de kaderwetten en biedt de grondslag voor subsidieverstrekking door de drie ministers. De kaderregeling bepaalt dat de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt, kunnen worden uitgewerkt in beleidsregels of in ministeriële regelingen. Op het terrein van VWS is dat thans al het geval. Ook op het terrein van OCW zal subsidieverstrekking op basis van beleidsregels kunnen gaan plaatsvinden. Op het terrein van SZW zal subsidieverstrekking uitsluitend op basis van ministeriële regelingen blijven plaatsvinden.

Op het terrein van OCW en VWS zullen ministeriële regelingen dus alleen noodzakelijk zijn als afwijking van of aanvulling op de kaderregeling nodig is. Zie verder de artikelsgewijze toelichting bij artikel 1.3.

5. Overgangsrecht

Het overgangsrecht bij deze regeling houdt in dat voor OCW en SZW de kaderregeling van toepassing wordt op alle nieuwe verleningsbeschikkingen. Voor SZW wordt de bestaande kaderregeling weliswaar ingetrokken, maar blijft deze nog deels van toepassing.

Voor zowel OCW, SZW als VWS geldt dat de ingetrokken kaderregelingen nog blijven gelden voor al aangevraagde maar nog niet verleende subsidies, en voor subsidies die vóór de inwerkingtreding van de nieuwe kaderregeling al waren verleend of vastgesteld.

Voor SZW blijft de Algemene regeling SZW-subsidies van toepassing op alle bestaande subsidies en bestaande subsidieregelingen (en daarop eventueel nog te nemen subsidiebesluiten). Hier is uit praktisch oogpunt voor gekozen. In de meeste subsidieregelingen is een horizonbepaling opgenomen, waardoor die regelingen binnen afzienbare tijd expireren. Voor zover dat niet het geval is, zal worden bezien of aanpassing op termijn toch raadzaam is.

Het overgangsrecht betekent voor SZW dat de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS de facto vooralsnog alleen gaat gelden voor nieuwe, rechtstreeks op de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS gebaseerde (‘incidentele’) subsidies en voor nieuwe ministeriële regelingen als bedoeld in artikel 1.3.

Voor OCW en VWS gaat de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS ook gelden voor de bestaande ministeriële regelingen en ‘beleidskaders’. Dat zijn beleidsregels die zijn gebaseerd op de Kaderregeling VWS-subsidies, vergelijkbaar met de beleidsregels als bedoeld in artikel 1.3. Die beleidskaders worden met de overgangsbepalingen op de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS gebaseerd. Voor zover nodig zijn de regelingen en beleidskaders aangepast.

Opgemerkt zij dat de Regeling OCW-subsidies en de Algemene regeling SZW-subsidies, anders dan de Kaderregeling VWS-subsidies, geen grondslag voor subsidieverstrekking bevatten, maar slechts de algemene regels die rond subsidieverstrekking gelden. De grondslag wordt geboden door de subsidiekaderwetten zelf of de daarop gebaseerde regelingen. Daarom is in de overgangsbepalingen soms van een iets afwijkende formulering sprake.

Verder zij verwezen naar de artikelsgewijze toelichting.

6. Financiële gevolgen en administratieve lasten

Deze regeling, die geen concrete subsidieverstrekking betreft, maar uitsluitend algemene regels voor subsidieverstrekking bevat, heeft geen financiële gevolgen.

Deze regeling leidt ook niet tot een wijziging van administratieve lasten voor burgers of bedrijven. Het doel van de regeling is immers slechts het harmoniseren van bestaande regelingen. Voor subsidieontvangers betekent de nieuwe regeling wel een betere kenbaarheid en meer uniformiteit van de regels rond subsidieverstrekking. Het beperken van administratieve lasten zelf is een gevolg van het Rijksbrede Uniform subsidiekader waarbij de standaardregels zijn geïntroduceerd die in beginsel bij elke subsidieverstrekking van toepassing zijn en die zo min mogelijk belastend zijn voor subsidieontvangers. Die regels waren al van toepassing bij de drie bij deze regeling betrokken ministeries.

II. Artikelsgewijs

Artikel 1.1. Begripsbepalingen

In de begripsomschrijving van activiteitenverslag is op enkele plaatsen sprake van ‘voor zover van toepassing’ omdat de toepassing niet altijd geldt, bijvoorbeeld als sprake is van subsidie die zonder voorafgaande verlening direct wordt vastgesteld.

In dit artikel worden onder meer de begrippen instellingssubsidie en projectsubsidie gedefinieerd. Het onderscheid tussen beide soorten subsidies is relevant omdat bij instellingssubsidie in hoofdstuk 8 specifieke voorschriften gelden (bijvoorbeeld in verband met de jaarlijkse vaststelling en de mogelijkheid van een egalisatiereserve). Voor beide typen subsidies geldt dat de subsidie uitsluitend wordt verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager. Dit vloeit voort uit artikel 4:21, eerste lid, van de Awb. Het verschil tussen beide vormen van subsidies is gelegen in de aard van de activiteiten. Projectsubsidies zijn subsidies voor activiteiten met een incidenteel karakter die veelal in tijd zijn afgebakend. Het zijn vaak activiteiten die de subsidieontvanger eenmalig uitvoert.

Projectsubsidies kunnen worden verstrekt aan instellingen, en natuurlijke personen. Instellingssubsidies kunnen alleen aan instellingen worden verstrekt. Instellingen zijn privaatrechtelijke rechtspersonen of rechtspersonen die krachtens publiekrecht zijn ingesteld.

Instellingssubsidies worden verstrekt voor activiteiten met een structureel karakter. Het gaat dan om voortdurende activiteiten of zich periodiek herhalende activiteiten. Het zijn activiteiten die de subsidieontvanger jaar in jaar uit uitvoert.

Instellingssubsidies zijn tevens boekjaarsubsidies. De Awb geeft in Titel 4.2.8 een aantal voorschriften voor per boekjaar verstrekte subsidies aan rechtspersonen. Deze titel is niet van toepassing verklaard op instellingssubsidie omdat de relevante voorschriften in deze regeling zijn opgenomen.

De betekenis van de begrippen kosten, opbrengsten, eigen bijdrage en bijdragen van derden hangt mede af van hun context. Wanneer er nog geen subsidie is verstrekt, hebben ze betrekking op de te subsidiëren activiteiten. Dat geldt bijvoorbeeld bij een aanvraag tot verlening van een subsidie. Zodra de subsidie, uitgezonderd subsidies als bedoel in artikel 1.5, onderdeel 1, onder 1°, is verstrekt, hebben kosten, opbrengsten, eigen bijdrage en bijdragen van derden vaak betrekking op gesubsidieerde activiteiten. Meestal is de context en daarmee de betekenis van de begrippen voldoende duidelijk; waar nodig, zoals bij de egalisatiereserve, is dat geëxpliciteerd.

Naar aanleiding van de definitie van kosten wordt opgemerkt dat daaronder uiteraard ook de overheadkosten van een instelling kunnen worden verstaan. Te denken valt aan de kosten van de huur van een pand, verzekeringen, controleverklaringen, assurancerapporten e.d. Voorwaarde is wel dat de kosten samenhangen met de subsidiabele activiteit. Dat wil zeggen dat de kosten toegerekend moeten kunnen worden aan de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verstrekt.

Onder bijdragen van derden (een derde is ieder ander dan de subsidieverstrekker en de subsidieontvanger, ook bijvoorbeeld een ander bestuursorgaan) kunnen onder meer vallen: contributies, schenkingen, legaten, sponsoring en andere subsidies. Doorslaggevend is dat dergelijke bijdragen van derden afkomstig zijn en dat ze aangewend worden voor of gegenereerd worden door de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verstrekt. De eigen bijdrage van de instelling is afkomstig uit het eigen vermogen van de instelling. Bijdragen van deelnemers aan gesubsidieerde activiteiten worden ook wel ‘eigen bijdragen’ genoemd, maar voor de toepassing van deze regeling zijn dat opbrengsten die onder bijdragen van derden vallen.

Er zijn geen begripsbepalingen opgenomen voor de accountantsproducten. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen assurance-opdrachten (die als doel hebben zekerheid te verschaffen over de betrouwbaarheid van informatie) en andere opdrachten. Bij een assurance-opdracht kan sprake zijn van een controleopdracht (met een controleverklaring), een beoordelingsopdracht (met een beoordelingsverklaring) of een andere assurance-opdracht (met een assurance-rapport).

Bij andere dan assurance-opdrachten kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een opdracht tot uitvoeren van specifieke werkzaamheden. Dat leidt dan tot een rapport van feitelijke bevindingen.

In de kaderregeling is overigens niet de verplichting opgenomen dat de subsidieontvanger bij de accountant inzage in controledossiers bedingt. Sinds een aantal jaren is dat niet meer nodig omdat in de artikelen 43, 43a en 43b van de Comptabiliteitswet 2001 daarvoor een voorziening is opgenomen. Op grond daarvan hebben de ministers rechtstreeks de bevoegdheid om controledossiers van accountants in te zien en daaruit kopieën te maken.

Artikel 1.2. Grondslag en reikwijdte

Dit artikel van de kaderregeling geeft invulling aan de bevoegdheid van de ministers van OCW, SZW en VWS om subsidie te verstrekken op grond van respectievelijk artikel 2 van de Wet overige OCW-subsidies, artikel 2 van de Kaderwet SZW-subsidies en artikel 2 van de Kaderwet VWS-subsidies. De kaderregeling geeft daarmee een – brede – grondslag voor alle subsidies op de in de kaderwetten genoemde terreinen. Dat betekent dat de uitzondering van artikel 4:23, derde lid Awb, waarin een aantal situaties worden genoemd waarin geen wettelijke grondslag in een regeling of AMvB nodig is, niet aan de orde is. Dat artikellid zal alleen nog aan de orde zijn als subsidie wordt verstrekt op een beleidsterrein dat niet in de kaderwetten is genoemd.

Als sprake is van subsidieverstrekking op grond van de kaderwetten is de kaderregeling – tenzij anders bepaald – altijd van toepassing, zowel als de activiteiten worden uitgewerkt in een ministeriële regeling als wanneer zij worden uitgewerkt in een beleidsregel. Als in een regeling anders is bepaald, zal in die regeling worden aangeven hoe beide regelingen zich tot elkaar verhouden.

De kaderregeling is niet van toepassing als voor subsidieverstrekking een andere grondslag in een wettelijke bepaling aanwezig is. In artikel 3 van de Wet overige OCW-subsidies is dat expliciet bepaald, maar dit uitgangspunt geldt ook voor de andere ministeries.

Ter toelichting bij het tweede lid het volgende. Artikel 9 van de Kaderwet SZW-subsidies is in die wet opgenomen met de Veegwet SZW 1997. Het artikel betreft middelen die geen subsidies in de zin van de Awb zijn. Daarbij werd gedacht aan tegemoetkomingen voor silicose-slachtoffers, voor ouders die een gehandicapt kind thuis verzorgen, en voor asbestslachtoffers. Omdat voor het verstrekken van dergelijke middelen geen wettelijke grondslag bestond is in artikel 9 van de Kaderwet SZW-subsidies daarvoor een grondslag verschaft. Het artikel verklaart de Kaderwet SZW-subsidies van overeenkomstige toepassing op dergelijke verstrekkingen. Alleen artikel 3, derde lid, van de Kaderwet is niet van overeenkomstige toepassing verklaard; de subsidietitel van de Awb moet immers niet van toepassing zijn als het geen subsidies betreft.

Artikel 1.3. Nader bepalen activiteiten

De kaderregeling bepaalt dat de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt, kunnen worden uitgewerkt in beleidsregels of in ministeriële regelingen. Een beleidskader kan bijvoorbeeld worden gemaakt als sprake is van een groep potentiële subsidieontvangers of om instellingssubsidie te verstrekken aan een of meer instellingen. Op het terrein van VWS was ook voor inwerkingtreding van deze regeling reeds sprake van beleidsregels (ter uitwerking van de Kaderregeling VWS-subsidies). Ook op het terrein van OCW zal de kaderregeling in de toekomst naar verwachting worden uitgewerkt in de vorm van beleidsregels. Dat betekent dat op het terrein van OCW en VWS ministeriële regelingen alleen noodzakelijk zijn als afwijking van of aanvulling op de kaderregeling nodig is.

SZW zal voor subsidieverstrekking – behoudens voor subsidies die niet op een specifieke regeling worden gebaseerd – altijd een specifieke regeling maken. Een dergelijke regeling zal – tenzij anders bepaald – uitgaan van de toepasselijkheid van de kaderregeling.

Artikel 1.4. Begrotingsvoorwaarde

Op verleende subsidies is ingevolge deze bepaling altijd het begrotingsvoorbehoud van toepassing. Mocht het zich voordoen dat de begrotingswetgever onvoldoende middelen ter beschikking stelt, dan ligt het voor de hand om de verleende bedragen te verlagen naar rato van het aantal aanvragers en van de hoogte van de verleende bedragen.

Voor SZW is dit voorschrift een herhaling van artikel 6 Kaderwet SZW-subsidies. OCW had dit in artikel 5 van de Regeling OCW-subsidies geregeld. VWS had dit in artikel 26 van de Kaderregeling VWS-subsidies geregeld.

Voor de strekking en inhoud van het begrotingsvoorbehoud zij kortheidshalve verwezen naar artikel 4:34 van de Awb en de toelichting daarop.

Artikel 1.5. Subsidieverstrekking

Dit artikel bepaalt de structuur van de regeling omdat het de mogelijke vormen van subsidieverstrekking aangeeft. Aangesloten is bij de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking die uitgaan van drie standaard uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen, waarvan de toepassing wordt bepaald door de hoogte van het subsidiebedrag. De regeling gaat uit van de volgende vormen van subsidieverstrekking:

• a 1° < € 25.000 direct vaststellen

• a 2° < € 25.000 verlenen t.b.v. ambtshalve vaststellen

• b ≥ € 25.000 bij meetbare prestatie-eenheden (PxQ: bedrag per activiteit)

• c 1° € 25.000 – € 125.000 verantwoording over activiteiten

• c 2° € 25.000 – € 125.000 verantwoording in verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten

• d ≥ € 125.000 verantwoording over activiteiten en kosten

Op grond van artikel 1.6 is het mogelijk om een lager arrangement te kiezen.

Artikel 1.6. Afwijking bij beschikking

Op grond van dit artikel is het mogelijk om een lager arrangement te kiezen, als het risico op basis van een risicoanalyse laag wordt ingeschat.

Artikel 1.7. Kostenberekening

Het eerste lid gaat over de wijze van berekenen van de subsidiabele kosten. Deze berekening moet gebaseerd zijn op bedrijfseconomische grondslagen en normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd. Deze laatste formulering is gebaseerd op artikel 362 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Concreet houdt deze norm in dat subsidiabele kosten terug te voeren moeten zijn op een gebruikelijke en controleerbare systematiek. Dit is de systematiek die voor de jaarrekening wordt gebruikt.

In het tweede lid is vastgelegd dat afschrijvingen voor materiële vaste activa – tenzij de minister anders heeft bepaald – worden bepaald door gedurende de economische levensduur rekening te houden met de economische waardevermindering ten opzichte van de historische kostprijs.

In het derde lid worden toevoegingen aan voorzieningen en reserveringen in beginsel uitgesloten van subsidiëring. Uit artikel 8.7 volgt dat de ontvanger van een instellingssubsidie altijd een egalisatiereserve moet vormen. Andere reserves zijn niet subsidiabel, tenzij de minister daarmee schriftelijk heeft ingestemd.

Artikel 1.8. Kosten terugvordering en wettelijke rente

Dit artikel betreft de terugvordering van ten onrechte betaalde subsidiebedragen en voorschotten. Bij een terugvordering kunnen de kosten van de terugvordering ten laste van de subsidieontvanger komen. Hieronder valt tevens de wettelijke rente over het teveel aan ontvangen subsidie. Om wettelijke rente en andere kosten te kunnen vorderen, moet de subsidieregeling bepalen dat deze verschuldigd zijn indien de subsidie ten onrechte is verstrekt.

Artikel 2.1. Subsidieplafond

Een subsidieplafond is een bedrag dat gedurende een bepaalde periode beschikbaar is voor verstrekking van subsidies krachtens een bepaald wettelijk voorschrift (artikel 4:22 Awb). Het subsidieplafond is een oplossing voor het probleem dat gebrek aan rijksmiddelen niet kan worden tegengeworpen aan een burger of instelling die om subsidie vraagt. Daarom geeft artikel 4:25 van de Awb de bevoegdheid om bij of krachtens wettelijk voorschrift een subsidieplafond vast te stellen. Artikel 2.1 voorziet in de mogelijkheid om voor zowel instellingssubsidies als projectsubsidies een subsidieplafond te hanteren.

Een subsidieplafond moet bekend worden gemaakt voor het begin van de periode waarvoor het geldt, zodat potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld er beschikbaar is. Een besluit tot vaststelling van het subsidieplafond wordt doorgaans in de Staatscourant bekendgemaakt (artikel 3:42, eerste lid, Awb). Bij de bekendmaking van het subsidieplafond wordt de wijze van verdeling van het beschikbare bedrag vermeld (artikel 4:26, tweede lid, Awb). Voor subsidieaanvragers is dit immers essentieel: bij het systeem ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ is het van belang een aanvraag zo snel mogelijk in te dienen, terwijl het bij een tendersysteem vooral om de kwaliteit van de aanvragen gaat. Bij een tendersysteem wordt tegelijk met de bekendmaking van het subsidieplafond aangegeven hoe de aanvragen worden vergeleken.

Bij subsidies die op de kaderregeling, al dan niet in combinatie met een beleidskader, worden verstrekt, kan volstaan worden met het publiceren van een besluit waarbij het subsidieplafond wordt vastgesteld. Het onderhavige artikel geeft de ministers van OCW en VWS de bevoegdheid een subsidieplafond vast te stellen.

In artikel 5 Kaderwet SZW-subsidies is geregeld dat de minister verplicht is om altijd een subsidieplafond vast te stellen, tenzij de Minister van Financiën ermee instemt er vanaf te zien.

Artikel 2.2. Wijze van verdeling

Bij de bekendmaking van het subsidieplafond wordt de wijze van verdeling van het beschikbare bedrag vermeld (artikel 4:26, tweede lid, Awb). Artikel 2.2 geeft de mogelijke wijzen van verdeling van de beschikbare middelen weer als een subsidieplafond wordt vastgesteld. Het hangt van de aard van de subsidie af welk verdeelsysteem de voorkeur heeft. Zo zal voor projectsubsidies die op elk moment van het jaar kunnen worden aangevraagd, het systeem ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ het meest voor de hand liggen.

Indien op grond van artikel 3,2, eerste lid, een vaste aanvraagdatum is bepaald, kunnen de beschikbare middelen worden verdeeld volgens het systeem waarbij de beste aanvragen met voorrang worden gehonoreerd, het zogenaamde tendersysteem, of volgens het systeem waarbij de beschikbare middelen evenredig worden verdeeld over de op tijd ingediende aanvragen.

Artikel 2.3. Uitwerking wijze van verdeling

Deze bepaling regelt de situatie waarin een ongenoegzame aanvraag is ingediend en de aanvrager met inachtneming van artikel 4:5 van de Awb in de gelegenheid wordt gesteld de aanvraag aan te vullen. In dat geval is de datum van ontvangst van de volledige aanvraag bepalend voor de rangschikking op volgorde van binnenkomst van de aanvragen.

Indien het ingevolge het subsidieplafond beschikbare bedrag na onderlinge afweging van de aanvragen wordt verdeeld, is niet op voorhand aan te geven wat de gevolgen zijn van een ongenoegzame aanvraag. Dat is onder meer afhankelijk van de geconstateerde tekortkoming. Kleine formele gebreken wegen minder zwaar dan grote inhoudelijke onvolkomenheden. Verder kan het aantal aanvragen van belang zijn en of de beschikbare middelen worden uitgeput. Afhankelijk van de omstandigheden kan besloten worden de oorspronkelijke aanvraag te behandelen en ten behoeve van de verdeling van de beschikbare middelen met de andere aanvragen te vergelijken. Het is echter ook mogelijk dat de gelegenheid wordt geboden de aanvraag krachtens artikel 4:5 van de Awb aan te vullen alvorens tot een inhoudelijke beoordeling over te gaan.

Er is ook voorzien in de situatie dat in verband met het subsidieplafond niet alle aanvragen die op dezelfde dag zijn ontvangen, gehonoreerd kunnen worden. In dat geval wordt de volgorde bij loting bepaald.

In deze bepaling is voorts uitgewerkt hoe het tendersysteem werkt. Aanvragen worden gerangschikt naar hun bijdrage aan de doelstellingen van de subsidieverstrekking. De beste aanvragen worden gehonoreerd tot het geld op is.

Hoofdstuk 3. Aanvraag tot verlening van subsidie

Hoofdstuk 3 is, gelet op de hoofdstukaanduiding ‘Aanvraag tot verlening van subsidie’, niet van toepassing op direct vastgestelde subsidies als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 1°. Bij deze subsidies wordt immers niet eerst een subsidie verleend alvorens deze wordt vastgesteld (vgl. artikel 4:43 Awb). In hoofdstuk 7 zijn de specifieke regels voor onder andere de aanvraag van deze vorm van subsidies terug te lezen.

Artikel 3.1. Formulier subsidieaanvraag

Om duidelijkheid te verschaffen welke gegevens nodig zijn voor een complete subsidieaanvraag, is een formulier ontworpen (dat kunnen verschillende formulieren zijn voor de verschillende beleidsregels of ministeriële regelingen als bedoeld in artikel 1.3). Dit heeft als voordeel dat aanvragen op uniforme wijze worden gedaan. Aanvragen moeten door middel van dat formulier worden ingediend. Het formulier bevat een format voor het opstellen van het activiteitenplan en de begroting. Het formulier kan via de post of langs elektronische weg ingezonden worden. De elektronische weg heeft de voorkeur. Het formulier is via de website van de rijksoverheid te verkrijgen.

Ook voor de aanvraag tot vaststelling is een formulier verplicht (zie artikel 7.1). Een dergelijk formulier is ook van toepassing voor het aanvragen van direct vastgestelde subsidies (als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 1°). Bij die subsidies vervalt immers de verlening (vgl. artikel 4:43 Awb).

Artikel 3.2. Aanvraag vóór aanvang subsidieperiode

Het eerste lid is nodig omdat een datum moet worden vastgesteld als de minister een subsidieplafond heeft vastgesteld en de aanvragen bijvoorbeeld op basis van een tendersysteem op kwaliteit met elkaar worden vergeleken. Aanvragen die te laat binnenkomen worden niet gehonoreerd. Ook los van een subsidieplafond kan gedurende een bepaalde periode de gelegenheid worden geboden tot het doen van aanvragen voor het verkrijgen van subsidie op een bepaald beleidsterrein.

Uit het tweede lid volgt dat de aanvraag van de verlening altijd moet geschieden voor de aanvang van de periode waarvoor de subsidie moet worden aangevraagd. Dat betekent, zoals ook uit artikel 4.3, eerste lid, volgt, dat activiteiten die zijn verricht vóór de indiening van de aanvraag, niet voor subsidieverlening in aanmerking komen. Dat geldt niet als subsidie direct wordt vastgesteld omdat bij die subsidies de verlening vervalt. Het verstrekken van direct vastgestelde subsidies is mogelijk na het uitvoeren van de activiteiten (vgl. subsidie voor aangebrachte zonnepanelen).

Het is uiteraard altijd mogelijk om bij ministeriële regeling af te wijken van de artikelen 3.2, tweede lid, en 4.3, eerste lid, als het wenselijk is om subsidie te verstrekken voor activiteiten voorafgaand aan de aanvraag.

Op grond van artikel 11.1, zesde lid, zijn de artikelen 3.2, tweede lid, en 4.3, eerste lid, tot 1 januari 2017 niet van toepassing op subsidies die worden verstrekt door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Zie verder de toelichting bij artikel 11.1.

Artikel 3.3. Bij aanvraag tot subsidieverlening in te dienen documenten

De artikelen 3.3, 3.4 en 3.5 komen overeen met de artikelen 4:61, eerste lid, 4:62 en 4:63, eerste en tweede lid, van de Awb. Het zal zich niet snel voordoen dat een activiteitenplan of een begroting niet nodig is. Te denken valt aan de situatie waarin gesubsidieerd wordt op basis van een bedrag vermenigvuldigd met het aantal prestatie-eenheden (p*q) en waarin als onderdeel van het subsidiebeleid de prestatie-eenheden al beschreven zijn en de bijbehorende normbedragen reeds bepaald zijn.

Het activiteitenplan en de begroting moeten voldoende gespecificeerd zijn om de aanvraag te kunnen beoordelen. De gepaste mate van detaillering is niet in algemene zin aan te geven. Uitgangspunt is dat de informatie wordt toegespitst op de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd. Om de subsidieaanvraag te kunnen beoordelen, is voorgeschreven dat de aanvraag onderbouwd dient te worden met een activiteitenplan en een begroting. Het activiteitenplan geeft een overzicht van de voorgenomen activiteiten. In het activiteitenplan worden aard, omvang, duur en uitvoering van die activiteiten beschreven. Daarbij wordt tevens aangegeven welke doelstelling de aanvrager met de activiteiten nastreeft. Dat gesproken wordt over activiteiten sluit overigens niet uit dat ook één enkele activiteit gesubsidieerd kan worden.

De begroting moet sluitend zijn en inzicht geven in de kosten en opbrengsten van de activiteiten zoals opgenomen in het plan. Een begroting is bijvoorbeeld niet sluitend als eventuele bijdragen van derden nog niet zeker zijn. Dat een begroting sluitend moet zijn, sluit niet uit dat subsidie wordt verleend die afwijkt van een begroting, al zal bij een beoogde substantiële afwijking een nieuwe begroting verlangd worden. In de begroting is onder meer opgenomen de inzet van personele en materiële middelen. De begroting behoeft per begrotingspost een duidelijk toelichting.

Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat op grond van artikel 4:2, tweede lid, van de Awb ook andere gegevens en bescheiden verlangd kunnen worden die nodig zijn voor een beslissing op de aanvraag.

Artikel 3.4. Activiteitenplan

Zie de toelichting bij artikel 3.3.

Artikel 3.5. Begroting

Zie de toelichting bij artikel 3.3.

Artikel 3.6. Melding andere aanvragen

Indien de aanvrager voor dezelfde begrote kosten een andere subsidie of financiële bijdrage heeft aangevraagd bij een of meer andere bestuursorganen, dient hij dit te melden in de subsidieaanvraag. Daarbij moet ook aangegeven worden wat de stand van zaken is van de andere aanvraag of aanvragen. Deze bepaling is grotendeels ontleend aan artikel 4:65 van de Awb. Er wordt mee beoogd ongewenste cumulatie van subsidies te voorkomen en afstemming op andere subsidies of financiële bijdragen te bewerkstelligen.

Deze gegevens zijn in iedere geval bij de aanvraag nodig. Dat laat onverlet dat het ook een verplichting is om dit in voorkomend geval later te melden.

Dit artikel is opgenomen in het hoofdstuk over de aanvraag tot verlening van subsidie, maar is op grond van artikel 7.3 ook van toepassing op direct vastgestelde subsidies.

Artikel 3.7. Overzicht financiële situatie

Uitgangspunt voor de financiële beoordeling van een projectsubsidie is de begroting. Soms is een begroting onvoldoende, bijvoorbeeld bij een eerste aanvraag of bij twijfel over solvabiliteit van de aanvrager. Dan kan een aanvrager naast het overleggen van de begroting verplicht worden tot het overleggen van een volledig en recent overzicht van zijn financiële toestand. Aan de hand van het overzicht van de financiële toestand van de aanvrager kan worden vastgesteld of aannemelijk is dat de financiële middelen met inbegrip van de subsidie voldoende zullen zijn om de voorgenomen activiteiten uit te voeren. Als dat niet zo is, ligt het verstrekken van de subsidie niet in de rede.

Dit artikel geldt de facto alleen voor projectsubsidies omdat voor instellingssubsidies in artikel 8.3 is geregeld dat bij een eerste aanvraag van instellingssubsidie de oprichtingsakte van de rechtspersoon of de statuten en de laatste jaarrekening of een verslag over de financiële positie worden overgelegd. In de Kaderregeling VWS-subsidies was dit laatste geregeld in artikel 24. In de Regeling OCW-subsidies was in artikel 7 geregeld dat op boekjaarsubsidies van € 125.000 of meer afdeling 4.2.8 van de Awb, en dus ook artikel 4:64 Awb, van toepassing is.

Dit artikel is opgenomen in het hoofdstuk over de aanvraag tot verlening van subsidie, maar is op grond van artikel 7.3 ook van toepassing op de aanvraag van direct vast te stellen subsidies.

Hoofdstuk 4. Verlening

Hoofdstuk 4, is evenals hoofdstuk 3, niet van toepassing op direct vastgestelde subsidies als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 1°. In hoofdstuk 7 zijn specifieke regels voor deze subsidies opgenomen. Zo zijn in artikel 7.3 op die subsidies de artikelen 3.6 en 3.7 van overeenkomstige toepassing verklaard.

In dit hoofdstuk is geen artikel met weigeringsgronden opgenomen omdat dit in verband met de discretionaire bevoegdheid bij subsidiëring geen toegevoegde waarde heeft. Een kan-bepaling is betekenisloos en het gebruik van de zinsnede ‘wordt geweigerd indien’ is ongewenst in een kaderregeling als de onderhavige.

Artikel 4.1. Termijn besluit tot subsidieverlening

Hoofdregel voor de beslistermijn voor een besluit tot subsidieverlening is 13 weken. Deze termijn gaat lopen vanaf het moment van ontvangst van de subsidieaanvraag. De situatie waarin de minister besluit binnen 13 weken na afloop van de periode waarin aanvragen kunnen worden ingediend, betreft bijvoorbeeld de situatie waarbij sprake is van een subsidieplafond en de subsidie dan wordt verdeeld op volgorde van binnenkomst van de aanvragen of na onderlinge afweging van de aanvragen.

In bepaalde gevallen beloopt de beslistermijn 22 weken of zelfs 40 weken. Indien dat aan de orde is, wordt het de aanvrager meegedeeld.

Ten overvloede wordt opgemerkt dat de termijn op grond van artikel 4:5 van de Awb kan worden opgeschort als de aanvraag onvolledig is.

Artikel 4.2. Verlening

In dit artikel wordt voorgeschreven welke elementen, die van belang zijn voor de subsidieverstrekking, in ieder geval vastgelegd worden in het besluit tot subsidieverlening. Naast deze elementen kunnen vanzelfsprekend ook nog andere aspecten worden opgenomen in de subsidieverlening. Denk aan extra subsidieverplichtingen of de hoogte van de bijdragen van derden en eigen bijdrage die in aanmerking worden genomen bij het verstrekken van de subsidie. Ook kunnen de verschillende subsidiearrangementen, bedoeld in artikel 1.5 van de regeling, noodzaken tot het opnemen van subsidiespecifieke onderdelen.

Indien een begroting niet meer sluitend is, bijvoorbeeld omdat een bepaald onderdeel van een activiteit niet subsidiabel wordt geacht, is et tweede lid noodzakelijk om te voorkomen dat de financiering van de activiteiten niet sluitend is.

Artikel 4.3. Projectsubsidie na aanvraag en voor ten hoogste 5 jaar

Projectsubsidies zijn slechts mogelijk voor activiteiten die worden verricht na het moment van de subsidieaanvraag en voor een periode van ten hoogste 5 jaar. Als geen sprake is van dezelfde of in hoofdzaak dezelfde voortdurende structurele activiteiten van een instelling is het mogelijk een nieuwe projectsubsidie te verstrekken na het verstrijken van 5 jaar. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld een evaluatie van het project of uit het project voortvloeiende additionele activiteiten. Uit artikel 3.2 volgt dat de aanvraag moet geschieden voor de start van de activiteiten.

Het is uiteraard altijd mogelijk om bij ministeriële regeling af te wijken van de artikelen 3.2, tweede lid, en 4.3, eerste lid, als het wenselijk is om subsidie te verstrekken voor activiteiten voorafgaand aan de aanvraag.

Artikel 5.1. Besteding subsidie

De subsidieontvanger wordt geacht doeltreffend en doelmatig te werk te gaan. Wat het doel van de gesubsidieerde activiteiten is, staat in de subsidieaanvraag. Voor doeltreffend en doelmatig opereren is het nodig de activiteiten weloverwogen aan te sturen en de personele, materiële en financiële middelen verstandig in te zetten.

Artikel 5.2. Administratieplicht

Het begrip administratie in dit artikel heeft een ruime betekenis en omvat meer dan alleen een financiële administratie, maar behelst ook de registratie van gerealiseerde prestatie-eenheden.

De ontvanger van een subsidie die op basis van gerealiseerde prestatie-eenheden wordt verstrekt, dient in een administratie bij te houden hoeveel prestatie-eenheden gerealiseerd worden.

De ontvanger van een subsidie als bedoeld in artikel 1.5. onderdeel c, onder 1°, is niet gehouden, naast het maken van een activiteitenverslag een administratie bij te houden. Subsidieontvangers waarbij de subsidie zonder verlening direct wordt vastgesteld en subsidieontvangers waarbij de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld zijn evenmin gehouden een administratie te voeren.

Conform de Aanwijzingen 9, eerste lid, en 13, eerste lid, van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking is de verplichting tot het voeren van een financiële administratie alleen aan de orde bij een subsidie die wordt vastgesteld op basis van een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten (zie aanwijzing 13), of bij een subsidie vanaf € 125.000. De administratieplicht geldt voor projectsubsidies en instellingssubsidies. Uit de administratie van subsidies die worden vastgesteld op basis van een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten, of bij een subsidie vanaf € 125.000, dient onder meer aan de hand van bijvoorbeeld facturen en urenregistraties, de opbouw van de subsidiedeclaratie te herleiden te zijn. Ook de aan de subsidie gerelateerde opbrengsten maken deel uit van de administratie.

Anders dan in artikel 4:69 van de Awb (dat voor boekjaarsubsidies geldt), geldt voor alle subsidies een bewaartermijn van 10 jaar (vanaf het einde van de periode waarop de subsidieverstrekking betrekking heeft). Voor deze termijn is gekozen in verband met de mogelijkheid dat de subsidie wegens onrechtmatige steun kan worden teruggevorderd door de Europese Commissie. Dit voorschrift is opgenomen in het belang van de subsidieontvanger. Mocht er onderzoek worden gedaan naar mogelijke staatssteun (bijvoorbeeld na een melding van een concurrent) en de ontvanger heeft geen administratie, dan zal hij het gehele bedrag van de subsidie moeten terugbetalen. Het is aan de subsidieontvanger om de administratie toch voor een kortere periode wil bewaren.

Artikel 5.3. Vergoeding voor diensten aan derden

Indien de subsidieontvanger aan derden zaken ter beschikking stelt of diensten voor derden verricht, dient daarvoor een vergoeding in rekening gebracht te worden die ten minste kostendekkend is. Met het begrip kostendekkend wordt niet alleen gedoeld op de extra variabele kosten die het verlenen van de diensten of het leveren van de zaken meebrengt, maar ook op een redelijk deel van de overheadkosten. Het moet gaan om een reële kostprijsberekening. Een logische uitzondering is gemaakt voor kosten die door de gesubsidieerde in rekening wordt gebracht bij degenen voor wie de gesubsidieerde activiteiten bestemd zijn.

Artikel 5.4. Meewerken aan onderzoek

Het verstrekken van subsidies is een beleidsinstrument. Het is dan ook van belang om inzicht te verkrijgen in de realisatie van het beleid. Aan de hand van dat inzicht kan het beleid verder ontwikkeld worden. Subsidieontvangers zijn derhalve verplicht om mee te werken aan onderzoek daarnaar.

Verder kan nader onderzoek ook nodig zijn voor een beslissing over het verstrekken van een subsidie. Zo is bijvoorbeeld de ontvanger van een subsidie die op aanvraag wordt vastgesteld op een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten, verplicht om mee te werken aan een steekproefsgewijs onderzoek naar de juistheid van die verklaring.

Ook kunnen inlichtingen nodig zijn voor de evaluatie van beleid.

Artikel 5.5. Tussentijdse rapportage

Conform de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking is de periodieke (inhoudelijke of financiële) rapportage over een verleende subsidie beperkt tot eenmaal per 12 maanden. Gegeven het feit dat instellingssubsidies per boekjaar verleend en vastgesteld worden, kan een periodieke voortgangsrapportage uitsluitend verlangd worden bij projectsubsidies. Dit voorschrift is alleen relevant voor projectsubsidies omdat instellingssubsidies op grond van artikel 8.1 per boekjaar worden verleend en per boekjaar worden vastgesteld.

Overigens blijven rapportages voor beleidsinformatie (als verplichting op grond van artikel 4:38 en 4:39 Awb) wel mogelijk.

Artikel 5.6. Doelgebonden en niet-doelgebonden verplichtingen

Dit artikel stelt buiten twijfel dat er aanvullend op de verplichtingen in deze regeling en die van artikel 4:37 van de Awb, bij de subsidieverlening ook andere verplichtingen opgelegd kunnen worden die al dan niet strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie.

Er is discussie gaande over de mogelijkheid om bij projectsubsidies niet-doelgebonden verplichtingen op te nemen over de hoogte van inkomens. De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (ook wel Wet normering topinkomens genoemd, WNT) bevat daarvoor immers een regeling. Dat neemt niet weg dat het natuurlijk altijd mogelijk is om te verlangen dat subsidiëring alleen mogelijk is als een begroot uurtarief niet boven een bepaalde norm uitstijgt.

Artikel 4:71 van de Awb maakt het mogelijk om – voor boekjaarsubsidies waarop afdeling 4.2.8 van toepassing is verklaard – bij wettelijk voorschrift of bij de verlening te bepalen dat de subsidieontvanger toestemming nodig heeft voor bepaalde rechtshandelingen, zoals het oprichten van een rechtspersoon, het wijzigen van statuten, het aangaan van kredietovereenkomsten of het vormen van fondsen en reserveringen. Artikel 5.6 stelt buiten twijfel dat bij de verlening ook deze vereiste toestemming als verplichting kan worden opgelegd.

Artikel 5.7. Meldingsplicht

Deze bepaling schrijft in drie situaties een meldingsplicht voor. Ten eerste is de subsidieontvanger verplicht te melden wanneer de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel worden verricht. Deze meldingsplicht geldt uiteraard niet voor subsidies die zonder voorafgaande verlening direct worden vastgesteld nadat de activiteiten zijn verricht. Ten tweede geldt een meldingsplicht indien niet, niet tijdig of niet geheel wordt voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Ten derde kunnen zich, los van de activiteiten en verplichtingen, ook andere wijzigingen in de omstandigheden voordoen die van belang zijn voor de subsidieverstrekking en daarom gemeld dienen te worden. Een evident voorbeeld doet zich voor indien de subsidieontvanger in surseance van betaling is geraakt of haar faillissement wordt aangevraagd of uitgesproken. Ook een statutenwijziging of een fusie kan tot een zodanige meldingsplicht leiden.

De melding moet zo spoedig mogelijk en zelfs ‘onverwijld’ worden gedaan. Dit betekent dat de melding onmiddellijk moet worden gedaan. De subsidieontvanger mag dus niet wachten tot hij dit nodig acht.

Het voldoen aan de meldingsplicht is van groot belang. Op basis van tijdige informatie van de subsidieontvanger kan de subsidie immers nog lopende de subsidieperiode worden aangepast. Deze mogelijkheid tot bijsturing bestaat niet meer na afloop van de subsidieperiode. Om deze meldingsplicht kracht bij te zetten, is deze meldingsplicht opgenomen in de Beleidsregels tot handhaving van de subsidiebepalingen.

Op subsidies die na verlening ambtshalve worden vastgesteld is van toepassing de Wet bestuurlijke boete meldingsplichten door ministers verstrekte subsidies. Die wet schrijft voor dat aan de verlening van een subsidie die ambtshalve wordt vastgesteld, een bijzondere meldingsplicht wordt verbonden. De meldingsplicht, die in de verleningsbeschikking moet worden opgenomen, houdt in dat de subsidieontvanger het meteen moet melden als de activiteiten niet voor de uiterste datum zijn verricht.

Artikel 5.8. Publicaties en auteursrecht

Het kan voorkomen dat subsidie mede wordt verstrekt om een bepaalde publicatie tot stand te brengen. Indien de subsidieontvanger de totstandkoming van een dergelijk werk uitbesteedt aan derden, bijvoorbeeld aan een onderzoekbureau of aan onafhankelijke onderzoekers, kan over het auteursrecht discussie ontstaan. In de praktijk komt het voor dat er bij publicatie (onvoorziene) problemen ontstaan doordat die derden een beroep op hun auteursrecht doen. Om dergelijke problemen te voorkomen, is het voorschrift van het tweede lid opgenomen. Het verplicht de subsidieontvanger om met degene die bij de totstandkoming van een werk worden ingeschakeld uitdrukkelijk overeen te komen dat het auteursrecht komt te berusten bij de opdrachtgever, in casu de subsidieontvanger. Indien de subsidieontvanger vervolgens niet tot publicatie over zou gaan en de subsidie verstrekt is (mede) met het oog op publicatie, kan de subsidiegever de subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen. Door het gestelde in het tweede lid kan de subsidieontvanger zich er niet op beroepen dat een derde het auteursrecht heeft en dat deze niet mee wil werken aan publicatie.

Artikel 5.9. Intellectuele eigendom

In dit artikel is de verplichting opgenomen dat de subsidieontvanger voor het verkrijgen van subsidie moet meewerken aan het overdragen van rechten met betrekking tot intellectuele eigendom (auteursrecht) middels een overeenkomst.

Artikel 5.10. Vergoeding van vermogensvorming

Een plicht tot vergoeding van met een subsidie opgebouwd vermogen kan slechts opgelegd worden in de in artikel 4:41 van de Awb genoemde situaties. Zodra zo’n situatie zich voordoet, dient de subsidieontvanger dat te melden, met uitzondering van het geval dat de vergoedingsplicht ontstaat als gevolg van een besluit tot intrekking of beëindiging van de subsidie. Voorts is vastgelegd naar welk tijdstip en op welke wijze de vermogensbestanddelen worden gewaardeerd bij het vaststellen van de vergoeding. Benadrukt wordt dat de egalisatiereserve altijd volledig is opgebouwd met een instellingssubsidie en dat de vergoeding voor dat vermogensbestanddeel altijd gelijk is aan het bedrag van de egalisatiereserve. Er kan echter toe worden besloten een lagere vergoeding te verlangen of de vergoeding zelfs op nihil te stellen. Dat laatste geval zou zich bijvoorbeeld kunnen voordoen indien de activiteiten van de subsidieontvanger door een derde worden voortgezet en de activa en passiva met instemming van de minister tegen boekwaarde aan die derde worden overgedragen.

Op grond van de meldingsplicht moet de subsidieontvanger onverwijld aan de minister melden als zich een situatie als bedoeld in artikel 4:41 van de Awb voordoet.

Artikel 5.11. Inlichtingenplicht

De situatie kan zich voordoen dat de activiteiten waarvoor een subsidie werd verstrekt geheel of gedeeltelijk worden voortgezet door een andere instelling dan de subsidieontvanger. Dat kan een gesubsidieerde instelling zijn, maar dat hoeft niet. Het is ook mogelijk dat een opdrachtnemer of het departement zelf de activiteiten voortaan uitvoert. Ten behoeve van de voortgang van de activiteiten kan het van belang zijn dat de nieuwe uitvoerder beschikt over de kennis die met de subsidie is opgebouwd. De onderhavige verplichting waarborgt dat de subsidieontvanger meewerkt aan de overdracht daarvan.

Artikel 6.1. Bevoorschotting en betaling

Bij projectsubsidies kunnen gelijktijdig met de subsidieverlening voorschotten worden verstrekt. Dat geschiedt ambtshalve, zodat een aanvraag daartoe niet nodig is. Het totale bedrag aan voorschotten hoeft niet gelijk te zijn aan het bedrag van de subsidieverlening.

Er is niet voor een uniform voorschotpercentage gekozen. De hoogte van het voorschot kan dus verschillen per subsidieontvanger, afhankelijk van bijvoorbeeld de risicoanalyse en/of de relatie met de subsidieontvanger. Uitgangspunt bij de voorschotverlening is de Regeling verlening voorschotten 2007 van de Minister van Financiën.

Indien voorschotten worden verstrekt, worden deze gelijkmatig verspreid over de projectperiode uitbetaald. Op verzoek van de subsidieaanvrager of eigener beweging kan voor een andere wijze van bevoorschotting worden gekozen. Reden voor afwijking van het voorgeschreven bevoorschottingsritme kan de liquiditeitsbehoefte van de subsidieontvanger of een risicoanalyse zijn.

Voorschotten worden gelijkmatig betaald over het aantal maanden waarvoor de subsidie wordt verleend. Bij een voorschot dat minder is dan 100%, wordt het laatste deel uiteraard betaald na de vaststelling.

Bij een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 1°, waarbij de subsidie zonder voorafgaande verlening direct wordt vastgesteld, worden geen voorschotten verstrekt maar wordt de subsidie in een keer uitbetaald. Bij een subsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 2°, waarbij de subsidie wordt verleend ten behoeve van ambtshalve vaststelling, wordt een voorschot van 100% verleend.

Voor de bevoorschotting bij instellingssubsidies zie artikel 8.4.

Artikel 7.1. Formulier subsidievaststelling

Evenals voor de aanvraag van de verlening van een subsidie dient ook bij de aanvraag van de vaststelling een voorgeschreven formulier te worden gebruikt. Voor een toelichting hierop zij verwezen naar de toelichting bij artikel 3.1.

Artikel 7.2. Aanvraagtermijn subsidievaststelling

Per subsidiesoort wordt de termijn geregeld waarbinnen de aanvraag tot vaststelling moet worden ingediend. Van deze termijnen kan op grond van het derde lid vrijstelling of ontheffing worden verleend. De termijn waarbinnen de aanvraag moet worden ingediend, is 22 weken na de datum waarop de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, uiterlijk moeten zijn verricht, dan wel na afloop van het boekjaar (indien per boekjaar subsidie wordt verleend).

De Aanwijzingen voor subsidieverstrekking staan toe bij regeling een andere termijn te stellen dan 13 weken, die als uitgangspunt is genomen in de Aanwijzingen, voor het doen van een aanvraag tot vaststelling van een verleende subsidie. In deze regeling is gekozen voor 22 weken. Deze langere termijn is ten gunste van aanvrager. Een aanvraag tot vaststelling van een instellingssubsidie zal doorgaans worden gedaan nadat de jaarrekening is opgesteld.

Met betrekking tot direct vastgestelde subsidies zij opgemerkt dat op basis van de kaderregeling directe vaststelling alleen mogelijk is nadat de activiteiten zijn uitgevoerd. Als voorfinanciering wenselijk is, of als de subsidieontvanger anderszins meer zekerheid behoeft, ligt verlening met ambtshalve vaststelling in de rede. Mocht directe vaststelling vóór uitvoering van de activiteiten toch wenselijk zijn, dan is een specifieke regeling in afwijking van de kaderregeling mogelijk.

Ook voor subsidies die direct worden vastgesteld (dus zonder voorafgaande verlening), bedraagt de termijn om de subsidie aan te vragen 22 weken nadat de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd, zijn verricht.

Uit de onderwijswetgeving volgt dat de bekostiging van onderwijsinstellingen direct wordt vastgesteld voordat de activiteiten (het verzorgen van onderwijs) worden uitgevoerd. Die systematiek geldt ook voor de meeste vormen van aanvullende bekostiging/subsidie. In verband met die afwijkende systematiek is hoofdstuk 7 – op grond van artikel 9.1 – niet van toepassing op bekostigde onderwijsinstellingen.

Artikel 7.3. Subsidies tot € 25.000 die direct worden vastgesteld

Uit de tekst van het eerste lid volgt dat directe vaststelling alleen mogelijk is nadat de activiteiten zijn uitgevoerd. Zoals ook opgemerkt bij de toelichting bij artikel 7.2, is hoofdstuk 7 niet van toepassing op bekostigde onderwijsinstellingen omdat de bekostiging/subsidiëring daarvan in beginsel direct wordt vastgesteld vóór uitvoering van de activiteiten.

In paragraaf 7.2 wordt per subsidiesoort geregeld welke gegevens en documenten de aanvraag van een vaststelling moet bevatten, hoe de vaststelling plaatsvindt en binnen welke termijn. In het tweede lid van dit artikel wordt dit geregeld ten aanzien van subsidies tot € 25.000 die direct worden vastgesteld na afloop van de periode waarvoor subsidie wordt aangevraagd (subsidies als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel a, onder 1). In dat geval toont de aanvrager in een activiteitenverslag en een opgave van de kosten aan dat de activiteiten zijn verricht en voldaan is aan de verplichtingen. Indien redelijkerwijs kan worden aangenomen dat daaraan geen behoefte is, geldt deze verplichting niet. Dit zal het geval zijn indien de betreffende minister dit aangeeft. Bij vaststelling achteraf moet wel worden afgewogen of de subsidie voldoende stimulerend effect heeft.

Omdat geen voorafgaande verlening plaatsvindt, zijn de artikelen 3.6 en 3.7 van overeenkomstige toepassing verklaard. In deze artikelen wordt geregeld dat bij de aanvraag vermeld moet worden of ook subsidie of een bijdrage is aangevraagd bij andere bestuursorganen en dat op verzoek een overzicht van de financiële situatie van de aanvrager moet worden overgelegd.

Dit artikel geldt – zoals hiervoor gesteld – alleen voor subsidies tot € 25.000 die direct worden vastgesteld omdat is aangesloten bij de arrangementen zoals geregeld in de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking. Op grond van artikel 1.6 is het mogelijk de artikelen met betrekking tot deze subsidies bij de beschikking tot subsidievertrekking ook van toepassing te verklaren op subsidies boven € 25.000 indien dit mogelijk is op grond van de risicoanalyse.

Artikel 7.4. Subsidies tot € 25.000 die ambtshalve worden vastgesteld

Voor subsidies tot € 25.000 die vooraf worden verleend, en waarbij de vaststelling ambtshalve plaatsvindt (artikel 1.5, onderdeel a, onder 2) wordt in de verleningsbeschikking aangegeven op welke wijze dient te worden aangetoond dat de subsidiabele activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan. De subsidie wordt als lump sum vastgesteld, dat wil zeggen een vast bedrag voor de verrichte activiteiten. De vaststelling vindt ambtshalve plaats, dat wil zeggen zonder dat daarvoor een aanvraag is vereist. De vaststelling vindt plaats uiterlijk binnen 22 weken na afloop van de – in de verleningsbeschikking opgenomen – datum waarop de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verleend, zijn verricht. Verder zij verwezen naar de laatste alinea van de toelichting op artikel 7.3.

In het derde lid is bepaald dat de subsidie wordt vastgesteld op een bedrag tot ten hoogste het in de verleningsbeschikking genoemde bedrag. Het is immers mogelijk dat de subsidie op een bedrag wordt vastgesteld dat lager is dan het ambtshalve verleende bedrag, bijvoorbeeld als naar aanleiding van een steekproef of naar aanleiding van een melding is gebleken dat de activiteiten niet volledig zijn uitgevoerd.

Artikel 7.5. Subsidies vanaf € 25.000 voor meetbare prestatie-eenheden

Subsidies boven de € 25.000 voor meetbare prestatie-eenheden (P*Q-subsidies, artikel 1.5, onderdeel b) worden vastgesteld op het bedrag per gerealiseerde prestatie-eenheid (denk aan een subsidie waarbij een bedrag wordt verleend per uitgevoerd onderzoek, of aan een subsidie voor het aanbrengen van zonnepanelen) tot het in de verlening genoemde maximumaantal eenheden. Niet de kosten maar het gerealiseerde aantal moet dan worden verantwoord. Indien de subsidie meer bedraagt dan € 125.000 wordt bij de aanvraag van de vaststelling tevens een assurancerapport en een rapport van feitelijke bevindingen omtrent de naleving van de verplichtingen door een accountant overgelegd overeenkomstig het door de minister vastgestelde protocol. De vaststelling vindt plaats binnen 22 weken na ontvangst van de aanvraag.

Artikel 7.6. Subsidies van € 25.000 tot € 125.000 met verantwoording over activiteiten

Voor subsidies vanaf € 25.000 anders dan voor meetbare prestatie-eenheden (artikel 1.5, onderdeel c, onder 1) wordt bij de aanvraag van de vaststelling een activiteitenverslag overlegd waarin wordt aangetoond dat de activiteiten zijn verricht, en dat aan de verplichtingen is voldaan.

Met de zinsnede ‘tenzij de minister daaraan geen behoefte heeft’ wordt ook bijvoorbeeld gedacht aan de situatie waarin volstaan kan worden met een minder uitgebreid verslag een activiteitenverslag.

Indien dat het geval is wordt de subsidie binnen 22 weken na ontvangst van de aanvraag vastgesteld op het bedrag, genoemd bij de verlening. De eisen aan het activiteitenverslag worden vermeld in artikel 1.1. Kenmerkend voor deze subsidies is dat de subsidie moet worden verantwoord over de activiteiten. De subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten zijn uitgevoerd. Er wordt geen bijkomende financiële verantwoording of een door een accountant opgesteld stuk gevraagd. Indien niet kan worden aangetoond dat de gesubsidieerde activiteiten zijn uitgevoerd, en aan de verplichtingen is voldaan, zal de subsidie op een lager bedrag (of eventueel op nihil) worden vastgesteld. Ingevolge artikel 1.6 kan dit arrangement bij de verleningsbeschikking ook van toepassing worden verklaard op subsidies hoger dan € 125.000 indien de risicoanalyse dit toelaat.

Artikel 7.7. Subsidies van € 25.000 tot € 125.000 met verantwoording in verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten

Indien onvoldoende zekerheid bestaat over de kosten en opbrengsten van een te subsidiëren project, wordt de subsidie niet verleend als subsidie die moet worden verantwoord over de activiteiten, maar is bij de vaststelling een verantwoording nodig aan de hand van een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten. De ontvanger verklaart daarmee ook dat de activiteiten zijn verricht en dat is voldaan aan de verplichtingen. Dit wordt gedaan met behulp van een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten. Deze eisen aan een dergelijke verklaring worden omschreven in artikel 1.1.

Artikel 7.8. Subsidies vanaf € 125.000, anders dan voor meetbare prestatie-eenheden

Dit artikel geldt voor projectsubsidies én instellingssubsidies vanaf € 125.000 (artikel 1.5, onderdeel d) voor zover het geen subsidies voor meetbare prestatie-eenheden betreft. Bij de aanvraag van de vaststelling van deze subsidies wordt rekening en verantwoording afgelegd met behulp van een activiteitenverslag en een financieel verslag. De eisen die aan een activiteitenverslag en een financieel verslag worden gesteld, worden genoemd in de definitiebepaling, artikel 1.1. Een activiteitenverslag is een belangrijke informatiebron bij de beoordeling of de activiteiten zijn uitgevoerd in overeenstemming met de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Het verslag bevat een overzicht van de gerealiseerde activiteiten waarvoor subsidie is verleend met een beschrijving van de aard, omvang, duur en wijze van uitvoering daarvan, en de daarmee gerealiseerde doelstellingen. De verrichte activiteiten en de gerealiseerde doelstellingen dienen in het activiteitenverslag vergeleken te worden met de in het activiteitenplan voorgenomen activiteiten en de nagestreefde doelstellingen. Een financieel verslag geeft inzicht in de kosten en opbrengsten per activiteit en bevat de nodige informatie om de subsidie vast te stellen. Het financieel verslag dient aan te sluiten bij de begroting, is per post van een toelichting voorzien en gaat vergezeld van door de accountant opgestelde controleverklaring en een rapport van feitelijke bevindingen. Aanmerkelijke verschillen tussen het financieel verslag en de in de begroting per post vermelde kosten en opbrengsten van 20% of meer dienen te worden toegelicht. Verschillen kleiner dan € 25.000 behoeven niet te worden toegelicht.

De hoogte van de subsidie wordt vastgesteld op dezelfde manier als in artikel 7.7. Ook bij deze categorie subsidies vindt de vaststelling plaats binnen 22 weken na ontvangst van de aanvraag. In artikel 8.6 is een aanvullend voorschrift opgenomen voor de vaststelling van instellingssubsidies.

Artikel 8.1. Periode voor subsidieverstrekking

Instellingssubsidies worden per boekjaar verleend en vastgesteld. In beginsel is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar.

Artikel 8.2. Aanvraag subsidieverlening

Instellingssubsidies worden per boekjaar verstrekt. De aanvraag van een instellingssubsidie moet uiterlijk 13 weken voor aanvang van het boekjaar zijn ingediend. Deze termijn sluit aan bij de termijn genoemd in artikel 4:60 van de Awb.

Artikel 8.3. Eerste aanvraag instellingssubsidie

Deze bepaling is ontleend aan artikel 4:64 van de Awb. Instellingssubsidies worden per boekjaar verstrekt en hebben elk jaar betrekking op min of meer dezelfde activiteiten. Als een nieuwe instellingssubsidie wordt verstrekt, is in beginsel andere informatie van de aanvrager nodig: de oprichtingsakte of de meest recente statuten alsmede de laatste jaarrekening of een verslag over de financiële positie. De minister kan vrijstelling en ontheffing verlenen waardoor het niet nodig is om dergelijke stukken te vragen als de minister daarover al beschikt.

Voor projectsubsidies is overigens in artikel 3.7 geregeld (en voor direct vastgestelde subsidies in artikel 7.3, derde lid) dat de aanvrager op verzoek van de minister een overzicht van zijn financiële situatie overlegt.

Artikel 8.4. Bevoorschotting en betaling

Bij instellingssubsidies worden altijd voorschotten verleend. Dat gebeurt tegelijk met het besluit tot verlening van de instellingssubsidie. Het totaal van de voorschotten is gelijk aan het bedrag van de verleende instellingssubsidie. De wijze van bevoorschotten ligt in beginsel vast en houdt rekening met de spreiding van personeelslasten gedurende het jaar. Afwijkende bevoorschotting is mogelijk op verzoek van de subsidieontvanger of als de subsidieaanvraag te laat is ingediend.

Artikel 8.5. Verzekeringsplicht

Dit artikel verplicht ontvangers van een instellingssubsidie tot enkele verzekeringen. Een verzekering ‘op afdoende wijze’ betekent voor onroerende zaken een verzekering tegen herbouwwaarde.

Omdat er zich omstandigheden kunnen voordoen waaronder deze verzekeringsplicht niet wenselijk is, kan ontheffing worden verleend. Daarvan kan bijvoorbeeld sprake zijn indien er geen bezwaar tegen bestaat dat een instelling eigen risicodrager blijft, dan wel indien de kosten van een afdoende verzekering niet in verhouding staan tot het met de subsidiëring gemoeide belang.

Artikel 8.6. Vaststelling

In beginsel worden instellingssubsidies van € 125.000 of meer die niet voor gerealiseerde prestatie-eenheden worden verstrekt, vastgesteld op het verleende subsidiebedrag als de activiteiten volledig zijn verricht en de aan de subsidie verbonden verplichtingen zijn nageleefd. De gerealiseerde kosten, de gerealiseerde bijdragen van derden en de begrote eigen bijdrage, of de gerealiseerde eigen bijdrage als deze hoger is dan de begrote eigen bijdrage, zijn echter toch van belang. Die kosten en opbrengsten spelen namelijk wel een rol bij het bepalen van de egalisatiereserve, hetgeen van invloed kan zijn op de hoogte van de instellingssubsidie. Hier wordt verwezen naar de toelichting bij de artikelen 8.7 tot en met 8.9.

De realisatie van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend kan ook afwijken van de activiteitenplan. Activiteiten die niet zijn verricht, komen niet voor subsidie in aanmerking. De subsidieontvanger wordt dan echter wel gehouden aan de volledige begrote eigen bijdrage. Bovendien wordt de subsidie verlaagd wegens onverrichte activiteiten. Vanzelfsprekend wordt daarbij acht geslagen op de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, in het bijzonder het evenredigheidsbeginsel.

Artikel 8.7. Egalisatiereserve

Na afloop van het jaar waarvoor de instellingssubsidie is verstrekt, blijkt bij de aanvraag tot vaststelling of er een overschot dan wel een tekort is. De egalisatiereserve maakt het voor verleende instellingssubsidie van € 125.000 of meer mogelijk om een overschot te bewaren teneinde een tekort in latere jaren op te vangen. Bij instellingssubsidies vanaf € 125.000 die niet op basis van gerealiseerde prestatie-eenheden worden verstrekt, is een egalisatiereserve verplicht.

Instellingssubsidies die op basis van gerealiseerde prestatie-eenheden worden verstrekt, kunnen geen egalisatiereserve vormen omdat de vastgestelde bedragen per prestatie-eenheid dusdanig realistisch zijn dat overschotten of tekorten minimaal zullen zijn.

De egalisatiereserve is hooguit 10% van de verleende instellingssubsidie. Er kan ook tot een lager percentage besloten worden. Indien het bedrag van de verlening tussentijds wordt bijgesteld, wordt de maximale egalisatiereserve berekend aan de hand van het herziene subsidiebedrag.

In het derde lid is geregeld dat de maximaal toegestane egalisatiereserve wordt verlaagd als de gesubsidieerde activiteiten niet (geheel) zijn verricht. Voor zover die activiteiten niet zijn verricht, kan de instellingssubsidie dienovereenkomstig worden verlaagd (artikel 4:46, tweede lid, onder a, Awb). Dan wordt de maximum egalisatiereserve berekend aan de hand van het aldus verlaagde bedrag van de instellingssubsidie.

De egalisatiereserve wordt gevormd met het overschot op de instellingssubsidie. De egalisatiereserve is derhalve altijd een bedrag van € 0 of meer om te voorkomen dat instellingen een negatieve egalisatiereserve opnemen. Dat is, wellicht ten overvloede, in het tweede lid bepaald. Voor zover een tekort in enig boekjaar niet gedekt kan worden met de egalisatiereserve, komt het voor rekening van de subsidieontvanger. De egalisatiereserve kan niet op een negatief bedrag worden gesteld teneinde het tekort alsnog te dekken met overschotten in latere boekjaren.

Een egalisatiereserve is een door de subsidieontvanger te vormen reserve die een buffer vormt om overschotten vanwege onderbesteding in het ene jaar te kunnen opvangen met tekorten in een ander jaar. Een egalisatiereserve kan door de subsidieontvanger uitsluitend worden ingezet voor de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend. De subsidieontvanger verwerkt de egalisatiereserve in de jaarrekening op de boekhoudkundig gebruikelijke wijze. Voor de minister moet duidelijk zijn wat de hoogte van de egalisatiereserve is.

De kaderregeling gaat ervan uit dat bij instellingssubsidie altijd sprake is van een egalisatiereserve (tenzij deze subsidie op basis van meetbare prestatie-eenheden wordt verstrekt). Voor de berekening van de vaststelling zijn de bijdragen van derden en eigen bijdrage immers opgenomen als onderdeel voor de berekening van egalisatiereserve. In theorie is dus altijd sprake van een egalisatiereserve, maar die kan ook € 0,– zijn.

Artikel 8.8. Besteding egalisatiereserve

De egalisatiereserve kan alleen worden besteed aan activiteiten waarvoor de instellingssubsidie is verleend, maar die daaruit niet kunnen worden bekostigd. De egalisatiereserve die aan het eind van een boekjaar resteert, kan alleen worden aangewend voor activiteiten die in daaropvolgend jaar worden gesubsidieerd. De egalisatiereserve is dan ook te beschouwen als een aanvulling op de verleende instellingssubsidie. Daarom dient de aanwending van de egalisatiereserve tegelijk met de instellingssubsidie verantwoord te worden.

Met de egalisatiereserve mogen uiteraard geen financiële risico’s gelopen worden, hetgeen betekent dat indien het geld op een spaarrekening wordt gezet, dit geschiedt tegen ten minste een redelijke rente.

Artikel 8.9. Opbouw egalisatiereserve

In het eerste lid van deze bepaling is geregeld dat een eventueel overschot van de instellingssubsidie aan de egalisatiereserve wordt toegevoegd en dat een eventueel tekort ten laste van de egalisatiereserve komt. Er is een overschot als de gerealiseerde bijdragen van derden, de begrote eigen bijdrage of de gerealiseerde eigen bijdrage als deze hoger is dan de begrote eigen bijdrage en de verleende instellingssubsidie minus de gerealiseerde kosten een positief bedrag is. Als dat een negatief bedrag is, is er een tekort.

In het tweede lid wordt de toevoeging aan de egalisatiereserve gelimiteerd in verband met de maximaal toegestane egalisatiereserve. Als de egalisatiereserve het maximum heeft bereikt, vloeit het resterende overschot terug naar de subsidieverstrekker. Ook de onttrekking is gelimiteerd.Als de egalisatiereserve is uitgeput, kan er vanzelfsprekend niets meer aan onttrokken worden

In het derde lid wordt het overschot of het tekort, oftewel het exploitatieresultaat, als het ware verdeeld tussen de subsidieontvanger en de subsidieverstrekker. Het zou niet redelijk zijn om een overschot volledig toe te voegen aan de egalisatiereserve indien de subsidieontvanger een eigen financiële bijdrage aan de gesubsidieerde activiteiten levert. Evenmin zou het redelijk zijn om eventuele tekorten voor activiteiten die deels voor rekening van de subsidieontvanger worden verricht, volledig af te wentelen op de egalisatiereserve. De verdeling van het exploitatieresultaat geschiedt naar de verhouding waarin de subsidieontvanger en de subsidieverstrekker bij wijze van eigen bijdrage en instellingssubsidie bereid waren de activiteiten te financieren. Het aan de egalisatiereserve toe te voegen dan wel te onttrekken bedrag wordt dan ook bepaald door het exploitatieresultaat te vermenigvuldigen met de verleende instellingssubsidie gedeeld door de som van de begrote eigen bijdrage (of de gerealiseerde eigen bijdrage als deze hoger is dan de begrote eigen bijdrage) en de verleende instellingssubsidie.

In het vijfde lid wordt, niet in de laatste plaats, bepaald dat er pas sprake kan zijn van het vormen van een egalisatiereserve indien de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht. Voor zover die activiteiten niet zijn verricht, kan de instellingssubsidie dienovereenkomstig worden verlaagd (artikel 4:46, tweede lid, onder a, van de Awb) en wordt de mutatie van de egalisatiereserve berekend aan de hand van het aldus verlaagde bedrag van de instellingssubsidie. Met betrekking tot de activiteiten die wel zijn verricht, zijn uitsluitend van belang de activiteiten waarvoor de instellingssubsidie is verleend. Er wordt uitsluitend acht geslagen op de bij die activiteiten behorende kosten, bijdragen van derden, eigen bijdrage en verleende instellingssubsidie.

Artikel 9.1. Bekostigde onderwijsinstellingen

Het subsidieproces bij onderwijsinstellingen verschilt van het subsidieproces bij andere subsidieontvangers. Binnen de systematiek van de bekostigingswetgeving worden geen aanvragen ingediend, noch voor de verlening (afgezien van de aanvraag om een onderwijsinstelling voor bekostiging in aanmerking te brengen), noch voor de vaststelling. De bekostiging wordt jaarlijks zonder aanvraag direct vastgesteld waarbij de hoogte bepaald wordt aan de hand van bekostigingsparameters zoals leerlingaantallen. De verantwoording geschiedt in de jaarverslaggeving overeenkomstig de Regeling jaarverslaggeving onderwijs. Er wordt geen aparte beschikking tot vaststelling gegeven (tenzij de verantwoording aanleiding geeft tot lagere vaststelling).

In verband met deze in de onderwijswetgeving geregelde systematiek zijn voor de reguliere bekostiging van onderwijsinstellingen geen voorschriften nodig voor bijvoorbeeld de verlening, de bevoorschotting en de vaststelling.

Voor aanvullende middelen geldt dat ze afhankelijk van de hoogte van het bedrag direct worden vastgesteld of eerst worden verleend. In beginsel worden alleen subsidies van € 125.000 of meer verleend en vastgesteld. Overeenkomstig de Aanwijzingen voor de subsidieverstrekking, die ook gelden voor aanvullende bekostiging, worden die (ook) over de kosten verantwoord en wordt het overschot in voorkomend geval teruggevorderd. Die subsidies van € 125.000 of meer worden in beginsel verleend en vastgesteld. Omdat alle aanvullende middelen door bekostigde onderwijsinstellingen in de jaarverslaggeving verantwoord moeten worden, is in artikel 9.1 geregeld dat de verantwoording door alle bekostigde onderwijsinstellingen geschiedt overeenkomstig de Regeling jaarverslaggeving onderwijs.

De tekst van artikel 9.1 is analoog aan de tekst van artikel 13 van de Regeling OCW-subsidies.

Deze kaderregeling is overigens niet van toepassing op de financiering van NWO (Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek), KB (Koninklijke Bibliotheek) en KNAW (Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen). Dat zijn krachtens publiekrecht ingestelde organisaties waarop op grond van artikel 4:21, derde lid, van de Awb de subsidietitel niet van toepassing is. De financiering van die organisaties is geregeld in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW). Deze kaderregeling is uiteraard wel van toepassing als dat bij de financiering van die organisaties is bepaald (bijvoorbeeld om het accountantsprotocol van overeenkomstige toepassing te verklaren), of wanneer in aanvulling op die rijksbijdrage op grond van de WHW aanvullende subsidies aan die organisaties worden verstrekt.

Artikel 9.2. Verantwoording in jaarverslaggeving niet bekostigde instellingen

In artikel 24 van de Regeling OCW-subsidies was bepaald dat in plaats van verantwoording in een financieel verslag ook financiële verantwoording mogelijk was in de jaarverslaggeving overeenkomstig de bij de Regeling OCW-subsidies gevoegde voorschriften voor de jaarverslaggeving. Tevens was in dat artikel bepaald dat de subsidieontvanger in dat geval bij de accountant moest bedingen dat deze zijn onderzoek zou inrichten overeenkomstig een bij de Regeling OCW-subsidies gevoegd accountantsprotocol. Artikel 9.2 komt overeen met dat artikel 24 van de Regeling OCW-subsidies.

Wanneer de financiële verantwoording in de jaarverslaggeving moet geschieden, moet uiteraard ook de besteding van de egalisatiereserve worden verantwoord in de jaarverslaggeving (en niet in het financieel verslag, zoals artikel 8.8, tweede lid, voorschrijft).

Een verschil met het voorschrift uit de Regeling OCW-subsidies is dat deze regeling geen bijlagen bevat. Deze regeling gaat ervan uit dat in de verleningsbeschikking zal worden verwezen naar de vindplaats op Rijksportaal van de door de minister vastgestelde voorschriften voor de jaarverslaggeving en het de door de minister vastgestelde accountantsprotocol.

Artikel 9.3. Toepasselijkheid kaderregeling bij OCW

Artikel 9.3, eerste lid, komt overeen met artikel 2, eerste lid, van de Regeling OCW-subsidies. Toegevoegd is de subsidieverstrekking aan de Samenwerkingsorganisatie beroepsonderwijs bedrijfsleven (SBB), bedoeld in artikel 1.5.1, vierde lid, van de Wet educatie en beroepsonderwijs, en de subsidieverstrekking op grond van de BES-wetten. Ook de subsidieverstrekking op grond van artikel 7.1 van de Erfgoedwet is toegevoegd.

Strikt genomen is het niet noodzakelijk om in een artikel vast te leggen welke subsidies of aanvullende middelen aan onderwijsinstellingen onder de reikwijdte van de regeling vallen. Dat komt immers reeds tot uitdrukking in de aanhef van de regeling. Omdat niet uit te sluiten valt dat de desbetreffende grondslagen bij wijziging van wetten worden omgenummerd of nieuwe grondslagen worden toegevoegd, zijn ze uit een oogpunt van kenbaarheid niet alleen in de aanhef, maar ook in de tekst van artikel 9.3 opgenomen.

Artikel 9.3, tweede lid, komt overeen met artikel 2, tweede lid, van de Regeling OCW-subsidies. Daarin is bepaald dat deze kaderregeling van overeenkomstige toepassing is op enkele artikelen die een grondslag bieden voor het verstrekken van middelen en het vaststellen van beleidsregels.

Artikel 10.1. Geen subsidies kleiner dan € 125.000

Op het terrein van volksgezondheid, welzijn en sport zijn diverse maatregelen getroffen ter vermindering van subsidies. Een van deze maatregelen was het hanteren van een ondergrens van € 125.000 voor het verstrekken van subsidies op grond van de Kaderregeling VWS-subsidies. Het is gewenst deze ondergrens ook te hanteren op grond van de onderhavige regeling.

Het landelijk belang, de effectiviteit en de efficiency van kleinere subsidies worden in het algemeen beperkt geacht, terwijl de beheerslast voor het departement relatief zwaar is. Door dit artikel kan bij een afwijzing in voorkomend geval worden volstaan met een verwijzing naar dit artikel en is dus geen inhoudelijke motivering nodig.

Dit artikel komt overeen met artikel 2, tweede lid, van de Kaderregeling VWS-subsidies.

Op de hoofdregel dat op grond van deze kaderregeling geen subsidies van minder dan € 125.000 worden verleend of zonder voorafgaande verlening vastgesteld, is voor vier deelterreinen om beleidsmatige redenen een uitzondering gemaakt.

Artikel 11.1. Overgangsbepaling OCW

De Regeling OCW-subsidies (ROS) wordt ingetrokken met dien verstande dat deze van toepassing blijft op subsidieverstrekking (verlening, vaststelling, voorschotten, betaling etc.) vóór de inwerkingtreding van deze regeling. Op nieuwe verleningsbeschikkingen (en daarop volgende beschikkingen) wordt de kaderregeling dus wel van toepassing. Ook blijft de ROS van toepassing op de verstrekking van subsidies waarvan de aanvraag is ontvangen voor 1 april 2016.

Verder blijft de ROS vooralsnog van toepassing op de subsidieverstrekking aan instellingen, bedoeld in de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten 2013 (Wet SLOA 2013), te weten de Stichting leerplanontwikkeling (SLO) en de Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling (CITO), en de subsidieverstrekking aan de Samenwerkingsorganisatie beroepsonderwijs bedrijfsleven (SBB), bedoeld in artikel 1.5.1, vierde lid, van de Wet educatie en beroepsonderwijs.

De kaderregeling is ook van toepassing op nieuwe verleningen op grond van bestaande regelingen. Wanneer een bestaande regeling een specifiek regime bevat dat afwijkt van de kaderregeling, dan blijft dat regime uiteraard van toepassing. Zo is op grond van de Subsidieregeling andere eindtoetsen PO subsidie mogelijk ‘voor het aanbieden van een eindtoets en activiteiten die daarmee direct samenhangen’. Die subsidie betreft ook kosten die zijn gemaakt voor het ontwikkelen van de eindtoets en dus kosten die zijn gemaakt vóór de aanvraag. Die subsidiemogelijkheid blijft bestaan ook al komen activiteiten die zijn verricht voor de aanvraag, op grond van de kaderregeling niet voor subsidieverlening in aanmerking.

Het vierde en vijfde lid bevatten een wijziging van twee subsidieregelingen omdat daarin expliciet naar de ROS werd verwezen.

Op grond van het zesde lid zijn de artikelen 3.2, tweede lid, en 4.3, eerste lid, tot 1 januari 2017 niet van toepassing op subsidies die worden verstrekt door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Daarin is geregeld dat activiteiten die zijn verricht vóór de indiening van de aanvraag, niet voor subsidieverlening in aanmerking komen. De reden om de inwerkingtreding hiervan voor OCW uit te stellen is dat dit voorschrift voor OCW nieuw is en het wenselijk is om voor de invoering daarvan een overgangsperiode te hebben.

Op grond van het zevende lid zijn de artikelen 3.1 en 7.1 niet van toepassing op regelingen met betrekking tot subsidieverstrekking, vastgesteld voor de inwerkingtreding van deze regeling. Dat betekent dat voor aanvragen tot verlening of vaststelling op grond van bestaande regelingen die worden gedaan na inwerkingtreding van deze kaderregeling, geen formulier noodzakelijk is. Zonder dit voorschrift zouden daarvoor formulieren gebruikt moeten worden. De kaderregeling wordt immers ook van toepassing op nieuwe verleningsbeschikkingen op grond van bestaande regelingen.

Artikel 11.2. Overgangsbepaling SZW

Er is uit praktisch oogpunt voor gekozen om de bestaande subsidieregelingen van de minister van SZW niet aan te passen aan deze nieuwe kaderregeling. Op grond van het tweede lid, onderdelen c en d blijft de Algemene regeling SZW-subsidies van toepassing op bestaande regelingen op daarop eventueel nog te nemen besluiten. In de meeste subsidieregelingen is een horizonbepaling opgenomen, waardoor die regelingen binnen afzienbare tijd expireren. Voor zover dat niet het geval is, zal worden bezien of aanpassing op termijn toch raadzaam is. Het zou immers niet wenselijk zijn als de Algemene regeling SZW-subsidies gedurende een lange periode naast de nieuwe kaderregeling zou blijven gelden.

Het tweede lid van de overgangsbepaling van SZW komt overeen met het tweede lid van artikel 11.1

Het derde lid van artikel 11.1 is relevant omdat in veel regelingen van SZW en in veel besluiten tot subsidieverstrekking de Algemene regeling SZW-subsidies buiten toepassing is verklaard. Op die regelingen en subsidieverstrekkingen zal de Kaderregeling eveneens niet van toepassing zijn.

Artikel 11.3. Overgangsbepaling VWS

Het eerste en tweede lid van de overgangsbepaling van VWS komt overeen met het eerste en tweede lid van artikel 11.1.

Voor het derde en vierde lid zij verwezen naar paragraaf 5 van de algemene toelichting. De genoemde beleidskaders zijn te vinden op www.rijksoverheid.nl/ministeries/vws.

Artikel 11.4. Hardheidsclausule

Ook de Kaderregeling VWS-subsidies bevatte in artikel 71 deze hardheidsclausule.

Ook bevatte artikel 71 van de Kaderregeling VWS-subsidies een grondslag om die voor de toepassing van 4:51 van de Awb subsidie te verstrekken. Op grond daarvan moet bij het verlagen of beëindigen van instellingssubsidies een redelijke termijn in acht te worden genomen. Hieraan kan voldaan worden door het besluit tot verlaging of beëindiging tijdig aan te kondigen en gedurende een bepaalde periode op de gebruikelijke wijze het gangbare bedrag aan instellingssubsidie te blijven verstrekken. Het kan echter ook wenselijk zijn om een instellingssubsidie geleidelijk naar nihil terug te brengen of zelfs drastisch om te buigen. Om in dergelijke gevallen aan artikel 4:51 van de Awb te kunnen voldoen, moet kunnen worden afgeweken van deze regeling. Artikel 11.4, tweede lid, biedt daarvoor de grondslag. Op basis van die bepaling kan ambtshalve of op aanvraag een afbouwsubsidie worden verstrekt die is toegesneden op de desbetreffende situatie. Zo kan bijvoorbeeld tegelijk met een besluit tot beëindiging van een instellingssubsidie zonder aanvraag en zonder voorafgaande verlening direct een afbouwsubsidie worden vastgesteld waarmee de instelling in staat wordt gesteld zich aan te passen aan het wegvallen van de instellingssubsidie. Overigens dienen ook bij dit soort subsidies nog altijd wel de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking te worden opgevolgd.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, L.F. Asscher

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, E.I. Schippers