Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 8 juni 2011, nr. WJZ/304672 (8316), houdende subsidiëring van basisbibliotheken voor de aansluiting op de infrastructuur van de landelijke digitale bibliotheek (Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek 2011)

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 4 van het Besluit op het specifiek cultuurbeleid;

Besluit:

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

basisbibliotheek:

een privaatrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid of publiekrechtelijke rechtspersoon met één of meer vestigingen die in één of meer gemeenten een openbare bibliotheekvoorziening aanbiedt;

gemeenschappelijke centrale datawarehouse:

het systeem met geïntegreerde informatie over de gebruikers en het gebruik van de digitale bibliotheek afkomstig uit bronbestanden van de aangesloten openbare bibliotheken;

landelijke digitale bibliotheek:

de gezamenlijke aanwezigheid op internet van de openbare bibliotheken die wordt beheerd door Bibliotheek.nl en in ieder geval twee hoofdbestanddelen omvat:

• de plaats- en tijdonafhankelijke centrale publieke toegang tot gestructureerde, verzamelde digitale informatie in primaire en bewerkte vorm; en

• het langs digitale weg faciliteren van het gebruik van fysieke media;

minister:

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

Nationale Bibliotheek Catalogus:

de digitale publiekstoegang tot de gezamenlijke fysieke en digitale collectie van de Nederlandse openbare bibliotheken.

Artikel 2. Reikwijdte

• 1. De minister kan op aanvraag projectsubsidie verstrekken voor de aansluiting van basisbibliotheken op de landelijke digitale bibliotheek.

• 2. Aansluiting als bedoeld in het eerste lid houdt in de deelname aan de informatie-infrastructuur van de landelijke digitale bibliotheek die in ieder geval bestaat uit het gebruik van de volgende componenten:

  • a. de technische- en organisatorische aansluiting op de gemeenschappelijke website-infrastructuur;

  • b. de aansluiting op de Nationale Bibliotheek Catalogus; en

  • c. de aansluiting op het gemeenschappelijke centrale datawarehouse.

Artikel 3. Aanvrager

Subsidie kan worden aangevraagd door een basisbibliotheek, tenzij aan de rechtspersoon reeds subsidie is verleend op grond van de Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek.

Artikel 4. Subsidiebedrag

Het subsidiebedrag per basisbibliotheek bedraagt ten hoogste een bedrag van € 37.000.

Artikel 5. Subsidieaanvraag

• 1. Een aanvraag om subsidie wordt voor 1 september 2011 om 17:00 uur ontvangen.

• 2. Voor de aanvraag tot subsidieverlening wordt het hiervoor door de minister vastgestelde aanvraagformulier op www.cultuursubsidie.nl gebruikt.

• 3. Voor zover van toepassing gaat de aanvraag tevens vergezeld van:

  • a. een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon of de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd;

  • b. een afschrift waaruit de inschrijving van de rechtspersoon in het geldende openbaar register blijkt; en

  • c. een recent afschrift van de bankrekening van de rechtspersoon.

• 4. Indiening van de documenten, bedoeld in het derde lid, kan achterwege blijven indien de basisbibliotheek deze documenten heeft ingediend bij een aanvraag om subsidie op grond van de Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek, tenzij de documenten niet meer actueel zijn.

Artikel 6. Subsidieverlening

• 1. De minister beslist binnen dertien weken na ontvangst op een aanvraag.

• 2. Een beschikking tot subsidieverlening vermeldt de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend, het subsidiebedrag en de datum waarop de activiteiten uiterlijk zijn afgerond.

Artikel 7. Weigeringsgronden en verplichtingen

De artikelen 5.5, 5.7 en 5.8 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 8. Subsidieperiode

De activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn uiterlijk op 31 december 2012 afgerond.

Artikel 9. Bevoorschotting

De minister verstrekt onmiddellijk na de verlening van de subsidie een voorschot van 100 procent van het verleende subsidiebedrag.

Artikel 10. Verantwoording en vaststelling

• 1. De subsidieontvanger dient uiterlijk dertien weken na de datum, bedoeld in artikel 6, tweede lid, een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in, die een prestatieverklaring omvat waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht.

• 2. Voor de aanvraag tot vaststelling van de subsidie wordt het hiervoor door de minister vastgestelde aanvraagformulier op de website www.cultuursubsidie.nl gebruikt.

• 3. Artikel 5.13 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 11. Wijziging Regeling aansluiting digitale bibliotheek

De Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 2 komt te luiden:

Artikel 2. Reikwijdte

• 1. De minister kan projectsubsidie verstrekken voor de aansluiting van basisbibliotheken en WSF-bibliotheken op de landelijke digitale bibliotheek.

• 2. Aansluiting als bedoeld in het eerste lid houdt in de deelname aan de informatie-infrastructuur van de landelijke digitale bibliotheek die in ieder geval bestaat uit het gebruik van de volgende componenten:

  • a. de technische- en organisatorische aansluiting op de gemeenschappelijke website-infrastructuur;

  • b. de aansluiting op de Nationale Bibliotheek Catalogus; en

  • c. de aansluiting op het gemeenschappelijke centrale datawarehouse.

• 3. De minister kan subsidie verstrekken aan Provinciale Service Organisaties voor het verrichten van noodzakelijke werkzaamheden die de aansluiting van basisbibliotheken en WSF-bibliotheken op de landelijke digitale bibliotheek mogelijk maken.

B

Artikel 6 komt te luiden:

Artikel 6. Subsidieperiode

De subsidieontvanger heeft zijn activiteiten uiterlijk op 1 april 2012 afgerond.

Artikel 12. Overgangsrecht

Subsidies verleend op grond van de Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek worden geacht te zijn verleend op grond van die regeling zoals die luidt na inwerkingtreding van de onderhavige regeling.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en artikel 11 werkt terug tot en met 28 augustus 2010.

Artikel 14. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek 2011.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

H. Zijlstra.

TOELICHTING

I. Algemeen

1. Inleiding

Het Ministerie van OCW stimuleert de opbouw en ontwikkeling van de landelijke digitale openbare bibliotheek en streeft daarbij naar een situatie waarbij alle bibliotheekorganisaties in alle 12 provincies op de digitale openbare bibliotheek van Bibliotheek.nl zijn aangesloten.

Met de Regeling aansluiting digitale bibliotheek in 2010 hebben 56 basisbibliotheken (waaronder de WSF-bibliotheken) en alle Provinciale Service Organisaties (PSO’s) subsidie ontvangen om zich aan te sluiten bij Bibliotheek.nl. De regeling voor het jaar 2011 geeft de overige basisbibliotheken de mogelijkheid tot aansluiting en stelt hiervoor middelen ter beschikking. De inhoud van deze regeling is in hoge mate identiek aan de regeling die in 2010 is vastgesteld.

Het achterliggende maatschappelijke doel is het bereiken van een relevante aanwezigheid op internet van de openbare bibliotheken. De openbare bibliotheek van de toekomst bestaat uit twee pijlers: de fysieke bibliotheek en de digitale bibliotheek. Met de digitale bibliotheek speelt de openbare bibliotheek in op ingrijpende veranderingen in het informatie- en mediagebruik.

2. Aansluiting op de digitale bibliotheek

Van deelnemers aan deze subsidieregeling wordt verwacht dat zij zich aansluiten op de gemeenschappelijke informatie-infrastructuur van Bibliotheek.nl. Deze aansluiting omvat in het kader van deze regeling in ieder geval de volgende componenten:

• een gemeenschappelijke website infrastructuur;

• de Nationale Bibliotheekcatalogus;

• het gemeenschappelijke centrale datawarehouse.

Een gemeenschappelijke website infrastructuur

De aansluiting op Bibliotheek.nl wordt zichtbaar voor de bibliotheekgebruiker door middel van een gezamenlijke webpresentie in een landelijke huisstijl. Deze is zodanig opgezet, dat lokale componenten kunnen worden ingepast.

De Nationale Bibliotheek Catalogus

De Nationale Bibliotheek Catalogus (NBC) zal de titel- en bezitsgegevens bevatten van de openbare bibliotheken, de WSF-bibliotheken, de Koninklijke Bibliotheek, de universiteitsbibliotheken en de Digitale Bibliotheek voor de Nederlandse Letteren. De NBC bouwt voort op het Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem (GGC) dat ontwikkeld en beheerd wordt door het Consortium Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur (GII). De beschikbaarheidgegevens zijn afkomstig uit de lokale bibliotheeksystemen. De NBC is – anders dan het GGC – een publiekscatalogus. Door zijn onderwerpsontsluiting maakt de NBC het zoeken voor het brede publiek gemakkelijker.

Het gemeenschappelijke centrale datawarehouse

Het centrale datawarehouse bevat informatie over de gebruikers en het gebruik van de openbare bibliotheek. De gegevens zijn afkomstig van de individuele aangesloten bibliotheken en hebben onder meer betrekking op het zoek- en leengedrag van de gebruikers. De gegevens worden gebruikt voor analyse en onderzoek. Zij kunnen op verschillende aggregatieniveaus worden gepresenteerd: op individueel niveau, op groepsniveau en als totalen.

3. Subsidieverstrekking

Basisbibliotheken kunnen een bijdrage van € 37.000 ontvangen voor aansluiting op Bibliotheek.nl. Dit bedrag is afgeleid van ervaringsgegevens van bibliotheken die hun websites hebben vernieuwd. De regeling biedt alle basisbibliotheken die geen subsidie op basis van de Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek hebben ontvangen, de mogelijkheid alsnog voor subsidie in aanmerking te komen. Dit zijn circa 110 basisbibliotheken.

4. Administratieve lasten

Deze regeling is opgesteld conform de aanwijzingen voor subsidieverstrekking in het Uniform Subsidiekader van 15 december 2009.¹ Het uniform subsidiekader heeft als doel het terugdringen van de administratieve lasten voor subsidieontvangers en overheid. Daarvoor zijn de uitvoering en het financieel beheer van rijkssubsidies vereenvoudigd. Het uniform subsidiekader kent drie uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen, afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag. De subsidiebedragen in deze regeling vallen in het tweede arrangement, namelijk vanaf € 25.000 tot € 125.000. Kenmerken daarvan zijn:

• Het bestuursorgaan verstrekt een vast bedrag voor een vooraf gedefinieerde prestatie;

• Verantwoording vindt plaats op basis van een prestatieverantwoording. Er is geen financiële verantwoording vereist;

• Als de subsidieontvanger constateert dat de prestatie niet, niet geheel of niet tijdig zal worden gerealiseerd, is de subsidieontvanger verplicht dit te melden.

Toegepast op deze regeling betekent dit dat het administratieve verkeer tussen de subsidieontvanger en subsidiegever beperkt kan blijven tot twee momenten: de subsidieaanvraag en de prestatieverantwoording. Voor het indienen van een aanvraag is een standaard aanvraagformulier beschikbaar en voor de aanvraag tot vaststelling van de subsidie een standaard formulier voor de prestatieverantwoording. Organisaties hoeven geen projectplan of begroting en evenmin een activiteitenverslag of financiële verantwoording in te dienen. Dit beperkt de administratieve lasten aanzienlijk.

5. Uitvoering en handhaafbaarheid

Uitvoering

De subsidieregeling beschrijft welke prestaties bibliotheken moeten realiseren en stelt daar een termijn bij. De bibliotheken moeten hun prestaties uiterlijk 31 december 2012 hebben gerealiseerd. Bibliotheken zullen een aantal activiteiten moeten ondernemen om de prestaties te kunnen leveren. Dit betreft onder meer: de aansluiting van nieuwe interfaces en functionaliteiten, conversie en migratie van data en het schonen van databestanden. De regeling bevat geen voorschriften over de wijze waarop de subsidieontvangers deze activiteiten moeten uitvoeren. Van belang is slechts de vraag of de overeengekomen prestatie voor de voorgeschreven termijn is gerealiseerd. Hiervoor is een standaardformulier prestatieverantwoording opgesteld.

Relatie met Bibliotheek.nl

Het tot stand brengen van de aansluiting op de landelijke digitale bibliotheek is een coproductie tussen Bibliotheek.nl en de betreffende bibliotheek. De verantwoordelijkheid voor het realiseren van de prestaties, zoals in deze regeling omschreven, ligt bij de subsidieontvangende bibliotheek. De feitelijke taakverdeling tussen deze partijen bij de aansluiting op de verschillende onderdelen van de digitale bibliotheek is o.a. beschreven in het implementatieplan van Bibliotheek.nl dat te raadplegen is via www.bibliotheek.nl.

Na subsidieverlening zal Bibliotheek.nl met de betreffende basisbibliotheek individuele afspraken maken over de wijze waarop de aansluiting gerealiseerd kan worden. De bibliotheek zal ten behoeve daarvan Bibliotheek.nl in de gelegenheid moeten stellen zich een beeld te vormen van de gebruikte IT-systemen en databestanden. Bibliotheek.nl kan op basis daarvan adviezen geven over de gewenste aanpak.

Handhaafbaarheid

In de subsidieregeling is het uniform subsidiekader toegepast. Van toepassing is het verantwoordingsarrangement voor subsidies vanaf € 25.000 tot € 125.000 (zie hierboven). Conform dit regime zijn de subsidieaanvraag en de prestatieverantwoording de formele documenten voor handhaving van de uitvoering van de regeling. Daarnaast heeft de subsidieontvanger de plicht tussentijds melding te doen, indien blijkt dat de prestatie niet conform de voorwaarden kan worden verricht. Na binnenkomst van de prestatieverantwoording zal Bibliotheek.nl op verzoek van de minister steekproefsgewijs onder subsidieontvangers controleren of de prestaties zijn verricht en de aansluiting op de landelijke digitale bibliotheek tot stand is gekomen.

II. Artikelsgewijs

Artikel 1

De begripsbepalingen in deze regeling zijn geïnspireerd op omschrijvingen in het Bibliotheekcharter².

Een basisbibliotheek kan een privaatrechtelijke organisatie (veelal stichting) of een dienstonderdeel van een gemeente zijn. De basisbibliotheek is de rechtspersoon en niet één van de vestigingen van de rechtspersoon. Zo kan een basisbibliotheek meerdere vestigingen in één of meerdere gemeenten hebben, maar kan alleen de overkoepelende organisatie subsidie aanvragen.

Artikel 2

Dit artikel beschrijft de prestaties waarvoor de minister subsidie kan verstrekken. Hoofddoel in operationele zin is de aansluiting op de digitale bibliotheek van Bibliotheek.nl. Van een aansluiting is sprake, indien de drie elementen die in het tweede lid worden genoemd, tot stand zijn gebracht. Deze elementen zijn: de gemeenschappelijke website-infrastructuur, de Nationale Bibliotheek Catalogus en het gemeenschappelijke centrale datawarehouse. De inhoudelijke achtergronden daarvan zijn beschreven in het algemeen deel van deze toelichting.

Artikel 3 en 4

Een basisbibliotheek kan een bedrag van € 37.000 aan subsidie aanvragen, tenzij het een rechtspersoon betreft aan wie subsidie is verleend op grond van de Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek.

Artikel 5

Een aanvraag kan worden ingediend door middel van een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier. Een projectplan en begroting zijn niet nodig. De aanvraagtermijn kan daardoor relatief kort zijn. Na publicatie van de regeling hebben bibliotheken ongeveer acht weken voor het indienen van een aanvraag. De aanvraag moet vóór 1 september 2011 bij het Ministerie van OCW binnen zijn anders wordt deze niet in behandeling genomen.

Een bibliotheek kan slechts één aanvraag indienen. Bij de indiening van een aanvraag wordt gebruik gemaakt van het aanvraagformulier dat ten behoeve van deze regeling op de website www.cultuursubsidie.nl bekend is gemaakt. Dit aanvraagformulier dient ondertekend te zijn door een bevoegd orgaan, m.a.w. voorzien van een handtekening van de persoon die conform de statuten tekeningsbevoegd is.

De subsidieaanvraag gaat vergezeld van een afschrift van de laatstelijk gewijzigde statuten, van de inschrijving in de Kamer van Koophandel en van de bankrekening van de bibliotheek, tenzij deze documenten reeds zijn ingediend bij een aanvraag op grond van de Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek in 2010 en de gegevens niet zijn gewijzigd.

Artikel 7

Onderhavige regeling is een specifieke projectsubsidieregeling die haar grondslag vindt in het Besluit op het specifiek cultuurbeleid. Regels over projectsubsidies in het algemeen ten behoeve van cultuuruitingen zijn neergelegd in Hoofdstuk 5 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Voor zover mogelijk worden in specifieke projectsubsidieregelingen de bepalingen van Hoofdstuk 5 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid gevolgd en van overeenkomstige toepassing verklaard. Op deze wijze wordt het subsidieproces ten aanzien van cultuuruitingen zo eenduidig mogelijk ingekleed. Daarnaast zijn in de bepalingen in de Regeling op het specifiek cultuurbeleid de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking verwerkt.

In dit artikel worden de bepalingen uit de Regeling op het specifiek cultuurbeleid van overeenkomstige toepassing verklaard die betrekking hebben op weigeringsgronden ten aanzien van aanvragen en verplichtingen voor subsidieontvangers. Voor de subsidieontvangers in onderhavige regeling zijn alleen de verplichtingen voor subsidieontvangers van een bedrag tot € 125.000 van toepassing.

Artikel 8

Dit artikel noemt de termijn waarbinnen de prestaties moeten zijn verricht. Basisbibliotheken hebben na subsidieverlening tot 31 december 2012 de tijd om de aansluiting op Bibliotheek.nl tot stand te brengen.

Artikel 9

Na de subsidieverlening wordt meteen een voorschot van 100 procent van het subsidiebedrag overgemaakt aan de subsidieontvanger. Bevoorschotting op dit niveau is gewenst, omdat de basisbibliotheken direct na aanvang een groot aantal werkzaamheden zullen moeten verrichten (o.a. het opschonen van databestanden). De kosten daarvan hebben zij niet in hun begrotingen kunnen voorzien. Bovendien is directe bevoorschotting van 100 procent het meest doelmatig voor zowel de subsidieontvanger als de minister, gezien de relatief lage bedragen van de subsidie en de korte periode waarbinnen de activiteiten afgerond dienen te zijn.

Artikel 10

De beschikking tot subsidieverlening vermeldt de datum waarop de aansluiting op de digitale bibliotheek gerealiseerd moet zijn. Binnen dertien weken na de datum die genoemd is in de verleningsbeschikking, dient de subsidieontvanger een aanvraag in tot vaststelling van de subsidie. Deze aanvraag geschiedt met gebruikmaking van een formulier op de website www.cultuursubsidie.nl waarop de subsidieontvanger aangeeft dat de prestatie waarvoor subsidie is verleend, is verricht.

De minister beslist vervolgens binnen 22 weken op de aanvraag tot vaststelling van de subsidie.

Artikel 11

Met dit artikel worden de artikelen 2 en 6 van de Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek gewijzigd. Het betreft allereerst een aangepaste omschrijving van de door PSO’s te verrichten activiteiten. In de uitvoeringspraktijk blijkt dat niet alle PSO’s zelf op de in artikel 2 genoemde drie onderdelen van de landelijke digitale bibliotheek hoeven te worden aangesloten, voordat de aansluiting van basisbibliotheken in de betreffende provincie mogelijk is. In die gevallen betreffen de activiteiten van de PSO’s voornamelijk het geschikt maken van de provinciale IT-diensten voor de aansluiting van de basisbibliotheken. De prestaties van de PSO’s zijn daarom in meer algemene termen omschreven. Tevens krijgen de subsidieontvangers (basisbibliotheken, WSF-bibliotheken en de PSO’s) een ruimere termijn om de prestaties te leveren. Alle bibliotheken die in 2010 op grond van de Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek subsidie hebben ontvangen, dienen hun prestaties voor 1 april 2012 afgerond te hebben. Het blijkt namelijk technisch niet mogelijk om de bibliotheken binnen de oorspronkelijke termijn aan te sluiten.

Artikel 12

De wijzigingen in de Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek zijn met terugwerkende kracht van toepassing op de bibliotheken aan wie op grond van die subsidieregeling subsidie is verleend. De wijzigingen zijn ten gunste van de subsidieontvangers en reeds met hen gecommuniceerd. De prestaties van de PSO’s worden beperkter en de termijn waarbinnen de prestaties verricht dienen te zijn, wordt voor alle subsidieontvangers ruimer.

Artikel 13

In deze regeling wordt afgeweken van het beleid van Vaste Verander Momenten. Reden hiervoor is het financiële belang dat de basisbibliotheken hierbij hebben. Zonder financiële ondersteuning is het voor de bibliotheekorganisaties lastig om zich op korte termijn aan te sluiten op de landelijke digitale bibliotheek. Realisatie van en aansluiting op de landelijke digitale bibliotheek is door alle belanghebbenden in het bibliotheekveld gewenst en overeengekomen in het Bibliotheekcharter 2010–2012.

De wijzigingen in de Subsidieregeling aansluiting digitale bibliotheek werken terug tot en met het moment waarop die regeling in werking trad. Daarmee zijn de prestaties van de PSO’s en de termijnen waarbinnen de prestaties verricht moeten zijn altijd onderdeel geweest van die regeling.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

H. Zijlstra.

---

1 Staatscourant 2009 nr. 20306 van 31 december 2009.

2 Staatscourant 2009, nr. 11112 van 22 juli 2009.