Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht en de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht van 9 april 2019, nummer 81E6B5EF, tot wijziging van het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004

Gedeputeerde staten van Utrecht;

 

Commissaris van de Koning in de provincie Utrecht;

 

Gelet op de artikelen 100, tweede lid, 103, eerste lid, 158, eerste lid, onder c, en 176, tweede lid, Provinciewet;

 

Overwegende dat het wenselijk is nieuwe bepalingen vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de provincie, met uitzondering van de organisatie van de griffie;

Besluiten:

Artikel I

Het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004 wordt als volgt gewijzigd.

 

A.

De paragrafen 4.2 tot en met 4.4 van hoofdstuk 4 worden vernummerd tot paragraaf 4.5 tot en met 4.7.

 

B.

Hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4, paragrafen 4.1 tot en met 4.4 komen als volgt te luiden.

Hoofdstuk 3 De secretaris

Artikel 3 Bijstand aan het bestuur

  • 1.

    De secretaris verleent bijstand aan het bestuur als bedoeld in artikel 100, eerste lid, van de Provinciewet. Hij geeft gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning desgevraagd en, indien hij dat nodig acht, uit eigen beweging adviezen en inlichtingen.

  • 2.

    Hij adviseert gedeputeerde staten, op verzoek of uit eigen beweging, over de gevolgen die feitelijk en voorgenomen beleid en beheer kunnen hebben voor de ambtelijke organisatie.

Artikel 4 Overleg

  • 1.

    De secretaris pleegt regelmatig overleg met de leden van gedeputeerde staten over de zaken die zij behartigen.

  • 2.

    De secretaris kan zich bij het overleg, bedoeld in artikel 13, tweede lid, laten vervangen door een, in overeenstemming met het betrokken lid van gedeputeerde staten aangewezen functionaris.

Artikel 5 Bekendmaking beslissingen, regelingen en instructies

  • 1.

    De secretaris draagt zorg dat de beslissingen van de bestuursorganen bekend worden gemaakt binnen de organisatie.

  • 2.

    Hij draagt zorg dat de regelingen en instructies die de organisatie als zodanig betreffen, daarin bekend worden gemaakt en bekend blijven.

  • 3.

    Hij draagt zorg voor de beschikbaarheid van de besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden als bedoeld in artikel 137 van de Provinciewet in een zo begrijpelijk mogelijke vorm.

Artikel 6 Vervanging secretaris

  • 1.

    Gedeputeerde staten wijzen de persoon of personen aan die de secretaris bij zijn verhindering of ontstentenis vervangen, met inachtneming van artikel 103 van de Provinciewet.

  • 2.

    De secretaris doet het college een voorstel voor diens vervanging als secretaris.

Hoofdstuk 4 Ambtelijke organisatie

Paragraaf 4.1. Algemeen

Artikel 7 Secretaris

  • 1.

    De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en in die hoedanigheid algemeen directeur.

  • 2.

    Jegens gedeputeerde staten is hij verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

Artikel 8 Lijnorganisatie en concernopgaven

De organisatie bestaat uit een lijnorganisatie en tijdelijke opgaveteams, aangestuurd door managers met te onderscheiden verantwoordelijkheden, benoemd in de paragrafen 4.2 en 4.3.

 

Paragraaf 4.2 Lijnorganisatie

Artikel 9 Directie

  • 1.

    De directie bestaat uit de algemeen directeur en twee andere directeuren. De algemeen directeur is de leidinggevende van de andere directeuren.

  • 2.

    De algemeen directeur beslist in overleg met de andere directeuren over de onderlinge taak- en portefeuilleverdeling met concernbrede aandachtsgebieden en legt deze schriftelijk vast.

  • 3.

    De directeuren zijn binnen hun portefeuille integraal verantwoordelijk voor de strategische koers en slagkracht, het aangaan en verstevigen van externe relaties, de monitoring op financiën en inhoud en de sturing op bereiken van concerndoelstellingen.

  • 4.

    De secretaris / algemeen directeur doet het college een voorstel voor diens vervanging als algemeen directeur.

Artikel 10 Domeinen

  • 1.

    De ambtelijke organisatie is verdeeld in een domein Leefomgeving, een domein Mobiliteit, een domein Bedrijfsvoering en een domein Bestuurs- en Directieondersteuning.

  • 2.

    De domeinen worden aangestuurd door een domeinmanager. De algemeen directeur is de leidinggevende van de domeinmanagers.

  • 3.

    De domeinmanager geeft leiding aan een domein en is integraal verantwoordelijk voor de resultaten in het domein, de integraliteit zowel binnen het domein als in de relatie naar de andere domeinen, opgaveteams en concerncontrol.

Artikel 10a Kabinet commissaris van de Koning

  • 1.

    Het kabinet commissaris van de Koning (kabinet CvdK) is ondergebracht in het domein Bestuurs- en Directieondersteuning.

  • 2.

    Het kabinet CvdK bestaat uit één team met gelijkluidende naam, dat wordt aangestuurd door de chef Kabinet.

  • 3.

    De chef Kabinet wordt voor de toepassing van dit besluit en zijn bevoegdheden beschouwd als teamleider van een expertteam.

  • 4.

    De chef Kabinet is integraal verantwoordelijk voor het functioneren van het kabinet.

    • a.

      Hij legt voor financiën, personeelsbeleid en overige bedrijfsvoering verantwoording af aan de algemeen directeur.

    • b.

      De chef Kabinet stemt zijn werkzaamheden inhoudelijk af met de commissaris van de Koning.

Artikel 11 Concern Management Team

  • 1.

    De directeuren en de domeinmanagers vormen samen het Concern Management Team (CMT).

  • 2.

    Het CMT stuurt op de strategische koers van de organisatie, het vaststellen van concernbrede kaders, het programmeren van concernopgaven, het toewijzen van concernopgaven aan opgavemanagers, concernbrede bedrijfsvoering, concerncontrol en andere zaken die de sturing van het CMT behoeven.

  • 3.

    De algemeen directeur is de voorzitter van het CMT, hij beslist na raadpleging van de andere leden van het CMT.

  • 4.

    De concerncontroller kan de vergaderingen van het CMT bijwonen en, als adviseur, deelnemen aan de beraadslagingen.

Artikel 12 Expertteams

  • 1.

    De domeinen zijn verdeeld in de volgende expertteams.

    • a.

      Het domein Leefomgeving bestaat uit de teams Vergunningverlening natuur, Geografische informatiesystemen, Grondzaken en bedrijfsvoering, Strategische ruimtelijke ontwikkeling en coördinatie omgevingsbeleid, Economie, Gemeentelijke ruimtelijke ontwikkeling, Milieu, Water en bodem, Natuur en landbouw, Cultuur, erfgoed en recreatie, Projectleiders leefomgeving 1, Projectleiders leefomgeving 2 en Projectmedewerkers leefomgeving.

    • b.

      Het domein Mobiliteit bestaat uit de teams Expertise team mobiliteit 1, Expertise team mobiliteit 2, Expertise team openbaar vervoer, Beheer en monitoring, Control en beheersing, Projectmanagement P3, Trambedrijf beheer en onderhoud, Trambedrijf projectmanagement en Beter benutten vervolg.

    • c.

      Het domein Bedrijfsvoering bestaat uit de teams HR en organisatie 1, HR en organisatie 2, Informatievoorziening & automatisering 1, Informatievoorziening & automatisering 2, Financiën 1, Financiën 2, Facilitair, Inkoop, juridische zaken en subsidies 1, Inkoop, juridische zaken en subsidies 2 en Team office support.

    • d.

      Het domein Bestuurs- en Directieondersteuning bestaat uit de teams Bestuurlijke ontwikkeling, interbestuurlijk toezicht en Europa, Ondersteuning bestuur, directie en communicatie 1, Ondersteuning bestuur, directie en communicatie 2 en Projectmanagementbureau.

  • 2.

    De expertteams worden aangestuurd door een teamleider. De domeinmanager is de leidinggevende van de teamleiders in het domein.

  • 3.

    De teamleider geeft leiding aan een expertteam en is integraal verantwoordelijk voor de resultaten in het team, de integraliteit zowel binnen het expertteam als in de relatie naar de andere expert- en opgaveteams en concerncontrol.

  • 4.

    De teamleider is verantwoordelijk voor vakinhoudelijke ontwikkeling op de relevante kennisgebieden, alsmede de professionele ontwikkeling van medewerkers binnen het team.

  • 5.

    De teamleider is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van personele capaciteit aan de opgaveteams, genoemd in artikel 8.

  • 6.

    Gedeputeerde staten stellen op voorstel van de algemeen directeur een statuut lokaal spoor vast waarin de opzet, inrichting en werkwijze met betrekking tot de taken op grond van de Wet lokaal spoor zijn uitgewerkt.

     

Paragraaf 4.3 Opgaveteams

Artikel 13 Opgaveteams

  • 1.

    Naast de lijnorganisatie zijn er tijdelijke opgaveteams voor de uitvoering van concernopgaven.

  • 2.

    Een opgavemanager in de rol van ambtelijk opdrachtgever en een functionaris in de rol van ambtelijk opdrachtnemer vormen, samen met een lid van gedeputeerde staten als bestuurlijk opdrachtgever, de opdrachtdriehoek die verantwoordelijk is voor de realisatie en integraliteit van de concernopgave.

  • 3.

    Het CMT wijst voor iedere concernopgave één van haar leden aan als eerste aanspreekpunt voor de opgavemanager.

  • 4.

    Na overleg met het college worden de concernopgaven door het CMT vastgesteld met een naar inhoud, tijd en budget nader bepaalde scope. De concernopgaven worden vervolgens door de algemeen directeur schriftelijk opgedragen aan de opgavemanager. De opgedragen concernopgave wordt geregistreerd met vermelding van de opgavemanager in de rol van ambtelijk opdrachtgever en een lid van gedeputeerde staten in de rol van bestuurlijk opdrachtgever.

  • 5.

    Ook CMT-leden of andere daartoe aangewezen functionarissen kunnen de rol van ambtelijk opdrachtgever vervullen. Zij treden dan op als opgavemanager, steeds te onderscheiden van hun lijnverantwoordelijkheid.

  • 6.

    Het CMT stelt vast welke ambtelijke capaciteit beschikbaar is voor de concernopgave.

  • 7.

    De opgavemanager geeft leiding aan de uitvoering van de opgedragen concernopgave en is integraal verantwoordelijk voor de resultaten. De opgavemanager rapporteert over de voortgang, de financiën en andere relevante aspecten aan het CMT.

  • 8.

    In overleg met de opgavemanager stelt het CMT de aanwijzing vast van de functionaris in de rol van ambtelijk opdrachtnemer. De opgavemanager bepaalt in overleg met de ambtelijk opdrachtnemer de opdracht en draagt zorg voor de noodzakelijke randvoorwaarden. De opdracht wordt vastgesteld in de opdrachtdriehoek.

  • 9.

    De ambtelijk opdrachtnemer stuurt medewerkers in het opgaveteam functioneel-inhoudelijk aan voor zover zij aan het opgaveteam ter beschikking zijn gesteld.

  • 10.

    De ambtelijk opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de integraliteit zowel binnen het opgaveteam als in de relatie naar de andere expert- en opgaveteams en concerncontrol.

  • 11.

    De ambtelijk opdrachtnemer stelt de ambtelijke adviezen en collegevoorstellen op, onder verantwoordelijkheid van de opgavemanager.

  • 12.

    Ter afsluiting van de concernopgave stelt de opgavemanager een verantwoordingsverslag op, op grond waarvan de algemeen directeur, gehoord hebbende het CMT, decharge verleend.

     

Paragraaf 4.4 Concerncontrol

Artikel 13a Concerncontrol

  • 1.

    De organisatie heeft een eenheid Concerncontrol die bestaat uit één team met gelijkluidende naam.

  • 2.

    De eenheid Concerncontrol wordt aangestuurd door de concerncontroller. Onverminderd het bepaalde in artikel 11, vierde lid, wordt de concerncontroller voor de toepassing van dit besluit en zijn bevoegdheden beschouwd als teamleider van een expertteam.

  • 3.

    De concerncontroller, en de onder hem ressorterende medewerkers, hebben een belangrijke adviserende en betrokken rol ten behoeve van het CMT en gedeputeerde staten. De concerncontroller kan gevraagd en ongevraagd informatie verstrekken.

  • 4.

    De concerncontroller kan, indien hij dat nodig vindt en met medeweten van de secretaris, rechtstreeks aan gedeputeerde staten informatie en adviezen geven.

  • 5.

    De concerncontroller heeft toegang tot alle informatie in de organisatie, mits de toegang tot die informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie van concerncontroller en met inachtneming van de Algemene verordening gegevensbescherming.

  • 6.

    De concerncontroller is verantwoordelijk voor:

    • a.

      de control op de concernvoorwaarden met betrekking tot de middelenfuncties, alsmede de concernbrede kaders, de strategische koers van de organisatie en de concernopgaven;

    • b.

      de control op systeemniveau, waartoe behoren de concernbrede Planning- en Controlcyclus en sturingscycli binnen de expertteams en de opgaveteams;

    • c.

      het ontwikkelen en implementeren van kwaliteitsmanagement en risicomanagement op concernniveau.

  • 7.

    Gedeputeerde staten stellen op voorstel van de concerncontroller een controllerstatuut vast waarin de opzet, inrichting en werkwijze van de controlfunctie voor de gehele organisatie zijn uitgewerkt.

Artikel 13b Gegevensbescherming

  • 1.

    De functionaris gegevensbescherming is ondergebracht bij de eenheid Concerncontrol.

  • 2.

    De functionaris gegevensbescherming heeft een belangrijke adviserende en betrokken rol ten behoeve van het CMT en gedeputeerde staten. De functionaris gegevensbescherming kan gevraagd en ongevraagd informatie verstrekken.

  • 3.

    De functionaris gegevensbescherming kan, indien hij dat nodig vindt en met medeweten van de secretaris, rechtstreeks aan gedeputeerde staten informatie en adviezen geven.

  • 4.

    Gedeputeerde staten stellen op voorstel van de functionaris gegevensbescherming een statuut gegevensbescherming vast waarin de inrichting en werkwijze met betrekking tot de gegevensbescherming zijn uitgewerkt.

     

C.

In de artikelen 14, 15 en 18 wordt “Koningin” vervangen door Koning.

 

D.

Artikel 15, eerste lid, onder f, komt als volgt te luiden:

  • f.

    het aanstellen, schorsen en ontslaan van personeelsleden in de functie van directeur, concerncontroller of functionaris gegevensbescherming.

E.

In artikel 19a wordt “afdelingsmanager Services” vervangen door domeinmanager Bedrijfsvoering, en wordt “teamleider administratie van de afdeling Services” vervangen door teamleider Financiën 1 van het domein Bedrijfsvoering.

Artikel II

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na dagtekening van het Provinciaal blad waarin het wordt geplaatst.

Aldus vastgesteld in de vergadering van gedeputeerde staten van Utrecht van 9 april 2019,

Gedeputeerde staten van Utrecht,

Voorzitter

Secretaris

De commissaris van de Koning in de provincie Utrecht,

Artikelsgewijze toelichting

Bij artikel 4, lid 2 Overleg

De reguliere portefeuille overleggen met de afzonderlijke leden van gedeputeerde staten worden doorgaans niet door de secretaris zelf gevoerd, maar door managers en medewerkers vanuit de verschillende domeinen die daartoe door de secretaris zijn aangewezen.

In het kader van opgavegericht werken worden door de secretaris functionarissen aangewezen als opgavemanager die als zodanig namens hem overleg voeren over de realisatie van een bepaalde concernopgave, waarbij een lid van gedeputeerde staten als bestuurlijk opdrachtgever optreedt als onderdeel van de opdrachtdriehoek.

Bij artikel 6 Vervanging secretaris

Als vervangers komen enkel directeuren en domeinmanagers in aanmerking. In het voorstel zal een vervangingsvolgorde worden aangegeven.

Bij artikel 8 Lijnorganisatie en concernopgaven

In de lijnorganisatie worden de structurele taken belegd. Voor sommige maatschappelijke opgaven bestaat behoefte om aanvullend op de structurele taken in de lijnorganisatie ook te werken met een integrale aanpak vanuit multidisciplinaire en domeinoverstijgende opgaveteams. Dit zijn tijdelijke teams buiten de lijnorganisatie, die werken op basis van een door het CMT vastgestelde concernopgave.

 

Voor zowel lijnorganisatie als opgaveteams geldt dat gegeven mandaat altijd binnen de geldende regels dient te worden uitgeoefend.

Bij artikel 9 Directie

Lid 2

Concernbrede aandachtsgebieden zijn onderwerpen die de gehele organisatie raken, structureel aandacht vragen en in voorkomende situaties domeinoverstijgende besluiten vergen. Gedacht kan worden aan strategie, programmering van concernopgaven, informatievoorziening.

Lid 3

Integrale verantwoordelijkheid betekent aandacht voor bestuur, beleid, bedrijfsvoering en control.

Lid 4

Als vervangers komen enkel directeuren en domeinmanagers in aanmerking. In het voorstel zal een vervangingsvolgorde worden aangegeven.

Bij artikel 10 Domeinen

Lid 1

De reguliere werkzaamheden zijn geordend in domeinen. Er is gekeken naar een logische samenhang van werkzaamheden en span of attention van de domeinmanager.

Lid 2

Het functiehuis van de provincie Utrecht kent geen domeinmanagers, maar afdelingsmanagers. Dit is de rechtspositionele benaming. In dit besluit wordt uit oogpunt van herkenbaarheid gesproken over domeinmanagers.

Lid 3

Integrale verantwoordelijkheid betekent aandacht voor bestuur, beleid, bedrijfsvoering en control.

Onder integraliteit wordt verstaan de beleidsinhoudelijke samenhang alsmede een transparante afweging van tegengestelde opvattingen en belangen. Binnen de domeinen vindt de besluitvorming over deze afweging plaats door de domeinmanager, dan wel wordt de besluitvorming voorgelegd aan het CMT of gedeputeerde staten.

Bij artikel 10a, lid 4 Kabinet commissaris van de Koning

Integrale verantwoordelijkheid betekent aandacht voor bestuur, beleid, bedrijfsvoering en control.

 

Formeel functioneert de chef kabinet onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Door de taak en positionering van de chef Kabinet is sprake van een directe inhoudelijke afstemming met de commissaris van de Koning.

Bij artikel 11, lid 3 Concern Management Team

Daar waar in dit besluit wordt gesproken over een besluit van het CMT is dit artikel van toepassing.

Bij artikel 12 Expertteams

Lid 1

De teamindeling is gebaseerd op een vakmatige verbinding tussen de collega’s en een acceptabele span of attention van de teamleider. Vanuit dit perspectief is in voorkomende situaties sprake van twee gelijknamige teams met elk een eigen teamleider. De domeinmanager bepaalt in samenspraak met de betreffende teamleiders de nadere verdeling van taken en verantwoordelijkheden en legt deze schriftelijk vast.

Lid 3

Integrale verantwoordelijkheid betekent aandacht voor bestuur, beleid, bedrijfsvoering en control.

Onder integraliteit wordt verstaan de beleidsinhoudelijke samenhang alsmede een transparante afweging van uiteenlopende opvattingen en belangen. Binnen de expertteams vindt de besluitvorming over deze afweging plaats door de teamleider, dan wel wordt de besluitvorming voorgelegd aan de domeinmanager, CMT/directie of gedeputeerde staten. Afwijkende opvattingen of adviezen worden in voorstellen voor besluitvorming transparant weergegeven.

Lid 4

De teamleider is verantwoordelijk voor het behoud en de ontwikkeling van de expertises binnen de kennisgebieden van het team met het oog op de uit te voeren taken nu en in de nabije toekomst. De teamleider begeleidt de individuele ontwikkeling van de medewerkers en zorgt in het collectief voor het onderhoud van de expertises als kennisfonds voor de organisatie.

Lid 5

Aangezien opgaveteams per definitie tijdelijk zijn, zijn alle medewerkers ondergebracht in de lijnorganisatie. De verdeling van de personele capaciteit over expertteams en opgaveteams is afhankelijk van de omvang van de reguliere werkzaamheden en de concernopgaven. Op basis van een terugkerende programmeringscyclus zal door het CMT de beschikbaar te stellen personele capaciteit voor de expert- en opgaveteams worden bepaald. Voor de toewijzing van medewerkers aan een concernopgave wordt een ‘matchingtafel’ ingesteld en worden in overleg met de ondernemingsraad nadere spelregels opgesteld.

De teamleider is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van personele capaciteit met een passend niveau van professionaliteit. De teamleider is aanspreekbaar op het leveren van expertise. Dat betekent dat de teamleider niet verantwoordelijk is voor de inhoud van de geleverde bijdrage van de medewerker binnen een opgaveteam, maar wel voor de vakmatige kwaliteit van diens bijdragen en adviezen. In de richtlijn ‘Adviseren’ wordt de werkwijze verder uitgewerkt.

Lid 7

De rol van beheerder conform de Wet lokaal spoor is belegd bij de teamleider Trambedrijf beheer en onderhoud binnen het domein Mobiliteit. Voor de borging van de onafhankelijk positie van de beheerder in relatie tot de kaderstellende rol (decentrale overheid) zal een statuut lokaal spoor worden opgesteld waarin de onderlinge verdeling van taken, bevoegdheden en werkwijze worden uitgewerkt. Het statuut lokaal spoor wordt onder verantwoordelijkheid van de algemeen-directeur opgesteld en vastgesteld door gedeputeerde staten.

Bij artikel 13 Opgaveteams

Lid 1

Het aantal opgaveteams zal in de tijd verschillen en is afhankelijk van het aantal concernopgaven dat door het CMT wordt geprogrammeerd.

Lid 2

Opgavegericht werken overstijgt de hokjes van de lijnstructuur. Concernopgaven worden daarom volgens de principes van project-, programma- en procesmanagement (P3) georganiseerd. Een concernopgave wordt buiten de lijnorganisatie uitgevoerd en aangestuurd door een opdrachtdriehoek met eigen beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheid en een rechtstreekse adviesrelatie naar het college van gedeputeerde staten.

Onder integraliteit wordt verstaan de beleidsinhoudelijke samenhang alsmede een transparante afweging van uiteenlopende opvattingen en belangen.

Lid 3

Het CMT programmeert de concernopgaven en stelt de richting vast. Het CMT heeft daarnaast de taak om op strategisch niveau de samenhang van de concernopgaven te borgen. Om in voorkomende situaties de communicatie tussen het CMT en de opdrachtdriehoek te bevorderen is voor iedere concernopgave een CMT-lid als aanspreekpunt voor de opgavemanager aangewezen. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat het CMT-lid de rol van aanspreekpunt gebruikt om inhoudelijk te sturen. De opgavemanager heeft hierin een eigenstandige (eind)verantwoordelijkheid richting zowel de ambtelijk opdrachtnemer en de bestuurlijk opdrachtgever als gedeputeerde staten en externe partners. Als de scope van een concernopgave moet worden heroverwogen dan treedt het CMT-lid daarbij op als aanspreekpunt tussen de opdrachtdriehoek en het CMT.

Lid 4

Het CMT overlegt periodiek met het college van gedeputeerde staten over het geheel aan concernopgaven en de daarvoor te stellen prioriteiten. Na overleg met het college, in het bijzonder de meest betrokken portefeuillehouders en de (beoogd) bestuurlijk opdrachtgever, wordt de formulering van de concernopgaven op ambtelijk niveau vastgesteld door het CMT.

Met het schriftelijk vastleggen van het opdragen van een concernopgave aan de opgavemanager in een daartoe bedoeld register verleent de algemeen directeur tevens het ondermandaat aan de opgavemanager om beslissingen te nemen op gebied van beleid en financiën.

Om de opdrachtdriehoek te kunnen laten functioneren is vermelding van de bestuurlijk opdrachtgever noodzakelijk. Daarbij wordt, tenzij het college anders beslist, aangesloten op de reguliere portefeuilleverdeling binnen gedeputeerde staten.

Lid 5

Opgavemanager is geen functie maar een rol die in beginsel aan iedere functionaris met passende kwalificaties door de algemeen directeur kan worden toegewezen. Het is een rol die in de tijd wordt begrensd door het opdragen en dechargeren van de concernopgave.

Wanneer een lijnmanager of functionaris naast opgavemanager ook nog andere taken in de lijnorganisatie verricht is het belangrijk de daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden goed te onderscheiden. Daarbij moet voorkomen worden dat sprake kan zijn van functie- of rolvermengingen en onduidelijke sturingslijnen. Dit geldt met name voor domeinmanagers, teamleiders en programmamanagers.

Lid 6

Op basis van een terugkerende programmeringscyclus zal door het CMT de beschikbaar te stellen personele capaciteit voor de opgaveteams worden bepaald. Voor de toewijzing van medewerkers aan een concernopgave wordt een ‘matchingtafel’ ingesteld en worden in overleg met de ondernemingsraad nadere spelregels opgesteld.

Lid 7

Integrale verantwoordelijkheid betekent aandacht voor bestuur, beleid, bedrijfsvoering en control.

De concernopgaven worden meegenomen in de reguliere P&C-cyclus en bijbehorende managementrapportages zodat het CMT haar sturende rol op concernniveau kan vervullen.

Lid 8

Binnen de opdrachtdriehoek is de functionaris in de rol van ambtelijk opdrachtnemer degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering. De ambtelijk opdrachtnemer zorgt binnen de scope van de vastgestelde concernopgave waar nodig voor verdere uitwerking en een plan van aanpak. Vervolgens wordt conform de geldende werkwijzen van project- en programmamanagement een opdracht geformuleerd, inclusief de beheermaatregelen (GROTIK). De opgavemanager bepaalt in overleg met de ambtelijk opdrachtnemer de opdracht en draagt zorg voor de noodzakelijke randvoorwaarden, zoals opgaveteam en beschikbaarheid van budget.

In de opdrachtdriehoek wordt bepaald of en op welk momenten besluitvorming van het college nodig is over de inhoud van de opdracht, het plan van aanpak en/of andere document die in bestuurlijke zin richting geven aan de concernopgave.

Lid 9

Er is sprake van een eenduidige inhoudelijke sturingslijn voor de uitvoering van de opdracht. Een medewerker kan daarnaast ook werkzaamheden verrichten voor andere expert- of opgaveteams. In dat geval is voor die werkzaamheden sprake van functionele aansturing door een andere manager. De personeel-hiërarchische leiding blijft berusten bij de teamleider uit wiens expertteam de betrokken medewerkers afkomstig zijn.

Lid 10

Onder integraliteit wordt verstaan de beleidsinhoudelijke samenhang alsmede een transparante afweging van uiteenlopende opvattingen en belangen. Binnen het opgaveteam is de ambtelijk opdrachtnemer verantwoordelijk voor deze afweging en vast te leggen in de voorstellen die op zijn / haar verantwoordelijkheid ter besluitvorming worden voorgelegd. In de richtlijn ‘Adviseren’ wordt de werkwijze verder uitgewerkt, inclusief hoe te handelen vanuit het perspectief van de medewerker als sprake is van uiteenlopende opvattingen en belangen. Besluitvorming vindt plaats binnen de opdrachtdriehoek dan wel wordt voorgelegd aan het CMT of rechtstreeks aan gedeputeerde staten. De opgavemanager is ambtelijk verantwoordelijk voor de daar ingebrachte voorstellen.

Lid 11

De GS-voorstellen worden door de ambtelijk opdrachtnemer geparafeerd als steller. De opgavemanager parafeert vervolgens als ambtelijk eindverantwoordelijke en de bestuurlijk opdrachtgever als verantwoordelijk portefeuillehouder.

Lid 12

Het verantwoordingsverslag zal mede gebaseerd zijn op de rapportage van de ambtelijk opdrachtnemer. Wanneer de opgavemanager door de algemeen directeur wordt gedechargeerd van zijn concernopgave, vervalt het ondermandaat en is het bestaansrecht van het opgaveteam komen te vervallen. Dit wordt geregistreerd in het daartoe bepaald register.

Artikel 13b, Gegevensbescherming

De functionaris gegevensbescherming heeft eigen wettelijke taken die zijn opgenomen in artikel 39 van de Algemene verordening gegevensbescherming. Dit betreft informeren en adviseren van de provinciale organisatie over hun verplichtingen op grond van de AVG en andere gegevensbeschermende voorschriften alsmede toezicht houden op de naleving hiervan, met inbegrip van het provinciaal beleid terzake.

Gezien voorgaande taken met samenhangende onafhankelijke positie is de functionaris gegevensbescherming in de eenheid Concerncontrol ondergebracht (lid 1). De informerende en adviserende rol ten behoeve van het CMT en gedeputeerde staten is in het tweede en derde lid vastgelegd. De verdere inrichting en werkwijze inzake de gegevensbescherming binnen de organisatie als geheel worden in een door gedeputeerde staten vast te stellen statuut gegevensbescherming uitgewerkt (lid 4). Daaronder is begrepen de inrichting van het gegevenseigenaarschap binnen de expert- en opgaveteams en de samenwerking met privacy officers.

Naar boven