Protocol integriteitsschendingen Commissaris van de Koning en gedeputeerden Provincie Fryslân 2017

Artikel 1 Algemeen

• 1. Dit protocol beschrijft hoe om te gaan met (vermoedens van) integriteitsschendingen door de Commissaris van de Koning en de gedeputeerden. Dit protocol maakt onderdeel uit van de Gedragscode integriteit Commissaris van de Koning en gedeputeerden van de provincie Fryslân 2017;

• 2. Het protocol is openbaar en via de provinciale website te raadplegen;

• 3. De Commissaris van de Koning en de gedeputeerden ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van het protocol;

• 4. De verantwoordelijke voor het onderzoek naar een integriteitsschending met betrekking tot de Commissaris van de Koning is de eerste loco Commissaris van de Koning;

• 5. De verantwoordelijke voor het onderzoek naar een integriteitsschending met betrekking tot een gedeputeerde is de Commissaris van de Koning.

Artikel 2 Het bespreken van integriteitskwesties

• 1. Als de Commissaris van de Koning twijfelt of een handeling die hij wil verrichten of nalaten een overtreding van de gedragscode zou kunnen zijn, wint hij advies in bij de provinciesecretaris.

• 2. Als de gedeputeerde twijfelt of een handeling die hij wil verrichten of nalaten een overtreding van de gedragscode zou kunnen zijn, wint hij advies in bij de Commissaris van de Koning.

• 3. Bij twijfel over het handelen van een ander is het uitgangspunt dat de betrokkene hierop eerst wordt aangesproken. Daar wordt alleen van afgeweken als het om een vermoeden van een ernstige schending gaat en eventueel vervolgonderzoek in gevaar komt als de verdachte op de hoogte gesteld wordt. Wanneer de ander na het aanspreken zijn handelen niet feitelijk corrigeert of het vermoeden blijft bestaan dat de gedragscode wordt overtreden, is melding van het vermoeden van schending de vervolgstap.

Artikel 3 Melding

• 1) De melding van:

  • a) een vermoeden van integriteitschending door de Commissaris van de Koning wordt gedaan bij de eerste loco Commissaris van de Koning die beslist over het in behandeling nemen daarvan;

  • b) een vermoeden van integriteitschending door een gedeputeerde wordt gedaan bij de Commissaris van de Koning die beslist over het in behandeling nemen daarvan;

• 2) De melding wordt in behandeling genomen conform dit protocol.

Artikel 4 Onderzoek

• 1. Nadat de verantwoordelijke is geïnformeerd over het vermoeden van een integriteitschending, bevestigt hij de ontvangst van de melding schriftelijk aan de melder. Anonieme meldingen worden in beginsel niet behandeld, tenzij er concrete aanwijzingen zijn waaruit blijkt dat het een serieuze melding betreft.

• 2. Nadat de ontvangst van de melding is bevestigd onderzoekt de verantwoordelijke ambtshalve de melding tegen de achtergrond van de vraag of zij zodanig concreet is en van een zodanige ernst dat een nader onderzoek als bedoeld in dit artikel noodzakelijk is. Over de beantwoording van de vraag naar ernst en concreetheid van de melding laat de verantwoordelijke zich adviseren door een deskundige.

• 3. Indien de verantwoordelijke na het advies van de deskundige als bedoeld in lid 2 vaststelt dat de melding onvoldoende concreet is dan wel een onvoldoende ernstig karakter heeft, besluit hij het onderzoek niet verder voort te zetten. Van deze beslissing worden de melder en de Commissaris van de Koning of de gedeputeerde over wie de melding is gedaan schriftelijk in kennis gesteld.

• 4. Is de melding voldoende concreet en voldoende ernstig dan geeft de verantwoordelijke opdracht tot het doen van feitenonderzoek. Het feitenonderzoek vindt plaats op een door de verantwoordelijke te bepalen wijze, waarbij voor de betreffende melding de meest geëigende onderzoeksmethode wordt gekozen.

• 5. Van de beslissing een onderzoek te verrichten worden de melder en degene op wie de melding betrekking heeft over het instellen van het onderzoek geïnformeerd.

• 6. De procesbegeleiding van het onderzoek gebeurt vanuit de verantwoordelijke of degene die het onderzoek verricht.

• 7. Indien er een integriteitsschending wordt vastgesteld dan bepaalt de verantwoordelijke welke gevolgen hieraan dienen te worden verbonden;

• 8. Betrokkene wordt hierover geïnformeerd. Tevens wordt met hem overlegd over de openbaarmaking van het feit. Mocht hierover geen overeenstemming worden bereikt dan beslist de verantwoordelijke over de openbaarmaking.

• 9. Bij het vermoeden van een opzettelijke valse beschuldiging doet de verantwoordelijke, indien naar zijn oordeel sprake is van een strafbaar feit, aangifte bij de politie en/of stelt deze de melder aansprakelijk voor eventuele door de provincie geleden schade.

Artikel 5 Nader onderzoek

• 1. Indien op grond van de bevindingen uit het onderzoek als bedoeld in artikel 4 de noodzaak blijkt tot het verrichten van een nader feitenonderzoek of specialistisch onderzoek, geeft de verantwoordelijke hiertoe opdracht aan een interne of externe onderzoekscommissie c.q. –onderzoeksbureau.

• 2. De verantwoordelijke bepaalt de samenstelling van de onderzoekscommissie.

• 3. Indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven kan een externe onderzoekscommissie c.q. –bureau ingesteld of gevraagd worden.

Artikel 6 Opdracht verstrekking

• 1. De verantwoordelijke verstrekt een schriftelijke opdracht aan de onder 5.2 of 5.3 bedoelde commissie.

• 2. In de opdracht staat in ieder geval vermeld de aanleiding, de onderzoeksopdracht, de verwachte duur en de overeengekomen kosten van het onderzoek.

Artikel 7 Kennisgeving aan betrokkene

• 1. Betrokkene wordt over het instellen van het feitenonderzoek tijdig per brief geïnformeerd.

• 2. In de brief is in ieder geval opgenomen:

  • een omschrijving van het handelen of nalaten dat aanleiding is tot het instellen van onderzoek;

  • de melding dat betrokkene en getuigen kunnen worden gehoord;

  • de melding dat als andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang zijn voor het bepalen van de omvang, aard en ernst van de integriteitschending, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden.

Artikel 8 Horen van betrokkene en getuigen

• 1. Betrokkene en getuigen kunnen worden gehoord.

• 2. De gesprekken worden gehouden door minimaal twee personen.

• 3. Betrokkene en getuigen worden vooraf op de hoogte gesteld van de aard en de mogelijke duur van het gesprek. Hen wordt meegedeeld dat zij zich kunnen laten bijstaan door een raadsman.

• 4. Er wordt een gespreksverslag opgemaakt en ondertekend door de onderzoekers en de getuigen/betrokkene.

• 5. Degene die is gehoord krijgt de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het betreffende gespreksverslag.

• 6. Als degene die is gehoord weigert het gespreksverslag te ondertekenen wordt daarvan melding gemaakt in het verslag. Als degene die is gehoord dat wil, wordt er een schriftelijke weergave van diens afwijkende mening bij het gespreksverslag gevoegd.

Artikel 9 Aangifte

• 1. Als er vermoeden is van een misdrijf doet de verantwoordelijke aangifte bij de politie.

• 2. Deze melding schort in beginsel het eigen onderzoek niet op.

Artikel 10 Communicatie

De verantwoordelijke zorgt voor de interne en externe communicatie, rekening houdend met hetgeen is bepaald in artikel 4 lid 8.

Artikel 11 Onderzoeksrapportage

De verantwoordelijke draagt zorg voor een afrondende rapportage op basis van alle bevindingen van het onderzoek en zorgt ervoor dat deze vertrouwelijk wordt bewaard.