Statuut Statenonderzoeksfunctie Provincie Limburg 2017

Provinciale Staten van Limburg

Maken ter voldoening aan het bepaalde in de Provinciewet bekend dat zij in hun vergadering van 10 februari 2017 vastgesteld hebben de nieuwe integrale tekst van:

Statuut Statenonderzoeksfunctie Provincie Limburg 2017

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Artikel 1 Definities

In dit statuut wordt verstaan onder:

a. onderzoek:

een analyse van een vraagstuk;

b. conceptrapport:

een rapport zonder conclusies en aanbevelingen;

c. bijzondere Statencommissie:

een Statencommissie die ad hoc is ingesteld naar aanleiding van een bepaalde actualiteit waaronder een Enquêtecommissie zoals bedoeld in de Gewijzigde Verordening op het recht van enquête van Provinciale Staten van Limburg 2015;

d. vooronderzoek:

een analyse van een vraagstuk;

e. doelmatigheid:

de vraag in hoeverre met de gegeven middelen het maximale resultaat is bereikt of gegeven het resultaat, in hoeverre dit met minimale inspanning is bereikt;

f. doeltreffendheid:

de mate waarin de vooraf gestelde doelen van provinciaal beleid ook daadwerkelijk zijn bereikt;

g. rechtmatigheid:

de mate waarin de handelingen van een organisatie in overeenstemming zijn met de Provinciale begroting en van toepassing zijnde wetten, verordeningen en regels;

h. Statencommissie

een commissie als bedoeld in de artikelen 80 tot en met 82 Provinciewet.

Hoofdstuk 2 Positie van een Statenonderzoeker

Artikel 2 Statenonderzoeker

• 1. Onderzoeken en vooronderzoeken worden uitgevoerd door een Statenonderzoeker die in organisatorisch en bedrijfsvoering technisch opzicht rechtstreeks wordt aangestuurd door de griffier of diens plaatsvervanger.

• 2. Een Statenonderzoeker oefent de in dit statuut omschreven bevoegdheden inhoudelijk onafhankelijk uit.

• 3. De functie van Statenonderzoeker is onverenigbaar met enig ander dienstverband binnen de provinciale organisatie.

• 4. Provinciale Staten, een (bijzondere) Statencommissie, de Integriteitsdriehoek en de griffier kunnen optreden als opdrachtgever voor onderzoek.

Artikel 3 Onafhankelijkheid, bevoegdheden en verantwoordelijkheid

• 1. De bevoegdheden van een Statenonderzoeker kunnen niet worden ingeperkt door Gedeputeerde Staten, de directie, ambtelijke organisatie of instanties met een vergelijkbare taakstelling.

• 2. De lijnverantwoordelijkheid van de griffier ziet onder andere toe op de kwaliteit van het werk en de ontwikkeling van een Statenonderzoeker en op de planning van de werkzaamheden van een Statenonderzoeker.

• 3. Een Statenonderzoeker stelt jaarlijks de onderzoeksagenda van Provinciale Staten op die door de Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek wordt vastgesteld en aangeboden aan Provinciale Staten.

Artikel 4 Werkzaamheden van een Statenonderzoeker

Een Statenonderzoeker:

• 1. geeft, daar waar het de taak van een Statenonderzoeker betreft, mede uitvoering aan het gestelde in de Regeling Grote Projecten;

• 2. rapporteert aan de daartoe aangewezen Statencommissie aangaande de periodieke evaluatie van de Regeling Grote Projecten en de daar uit voortvloeiende aanpassingen van de Regeling Grote Projecten;

• 3. analyseert de door de opdrachtgever aangedragen onderwerpen voor (mogelijk) onderzoek en rapporteert hierover aan de opdrachtgever; met uitzondering van de analyses bij de Regeling Grote Projecten. In dat geval wordt aan de betreffende Statencommissie gerapporteerd;

• 4. brengt mogelijke onderzoeksopzetten en mogelijke onderzoeksmethoden van onderzoeken in beeld en rapporteert hier over aan de opdrachtgever;

• 5. plant en verricht onderzoeken en vooronderzoeken;

• 6. begeleidt en bewaakt (gedeeltelijk) onderzoeken door externen;

• 7. begeleidt en bewaakt (deel)onderzoeken;

• 8. verricht in opdracht van de griffier andere werkzaamheden als Statenadviseur op momenten dat de onderzoekswerkzaamheden dit toelaten;

• 9. voert elk vooronderzoek en onderzoek in beslotenheid uit.

Artikel 5 Onbevooroordeeldheid, integriteit en gedragscode

• 1. Een Statenonderzoeker is onafhankelijk, onbevooroordeeld en integer in zijn functioneren.

• 2. Een Statenonderzoeker streeft de hoogste mate van objectiviteit na bij het verzamelen, evalueren en communiceren van informatie over de resultaten van het beleid en de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van handelen.

• 3. Een Statenonderzoeker houdt geheim al hetgeen hem in het kader van zijn functioneren als geheim /niet openbaar is toevertrouwd, of wat hem daarbij als een niet openbare aangelegenheid en niet officieel ter kennis is gekomen.

• 4. Een Statenonderzoeker maakt van deze gegevens alleen gebruik voor zover dat voor de vervulling van zijn taak gerechtvaardigd is.

Artikel 6 Waarborg

Een Statenonderzoeker wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het uitoefenen van zijn taken krachtens dit statuut.

Artikel 7 Ondersteuning

• 1. Een Statenonderzoeker voert zijn taken uit binnen de door de opdrachtgever gestelde randvoorwaarden zoals verwoord in de in artikel 10 bedoelde onderzoeksopdracht.

• 2. Een Statenonderzoeker ondersteunt en rapporteert – in controle technisch en onderzoekstechnisch opzicht –, desgevraagd aan de Statencommissies en Provinciale Staten zoals bedoeld in het Reglement van orde van Provinciale Staten van Limburg 2016 en de Regeling Grote Projecten Provincie Limburg 2017.

• 3. Een Statenonderzoeker ondersteunt en rapporteert desgevraagd aan bijzondere commissies uit Provinciale Staten.

• 4. Een Statenonderzoeker ondersteunt en rapporteert desgevraagd aan de griffier bij onderzoeken in diens opdracht.

Artikel 8 Gebruik van informatiebronnen

• 1. Een Statenonderzoeker is te allen tijde bevoegd om in en binnen het kader van zijn onderzoek, langs hiërarchische weg of, zo nodig, rechtstreeks en binnen de grenzen van de wet, informatie- en gegevensbronnen en bestanden te raadplegen of te laten raadplegen, processen en systemen te toetsen en te doen wat hij overigens noodzakelijk acht, teneinde zijn taken te kunnen vervullen.

• 2. Gedeputeerde Staten, de directie en overige medewerkers van de ambtelijke organisatie van de Provincie Limburg zijn verplicht binnen de planning van het onderzoek hieraan hun medewerking te verlenen.

Artikel 9 Ondersteuning Statenonderzoeker

• 1. De griffier kan aan een Statenonderzoeker (tijdelijk) medewerkers toevoegen die meewerken aan de uitvoering van een (voor)onderzoek.

• 2. Voor deze tijdelijke medewerkers is artikel 5 van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk 3 Het onderzoek

Artikel 10 Onderzoeksopdracht

• 1. Voorafgaand aan een onderzoek formuleert de opdrachtgever het onderwerp en de strekking van het onderzoek. Een Statenonderzoeker vertaalt deze in een onderzoeksopdracht met daarin de doelstelling, onderzoeksvra(a)ag(en), onderzoeksmethode, het normenkader en de onderzoeksplanning.

• 2. De onderzoeksopdracht wordt ter vaststelling aangeboden aan de opdrachtgever.

• 3. Bij onderzoeken in opdracht van Provinciale Staten biedt de Commissie van (voorbereiding van) onderzoek de door haar vastgestelde onderzoeksopdracht ter informatie aan Provinciale Staten aan.

• 4. Bij onderzoeken in opdracht van de Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek of griffier kan een Statenonderzoeker afwijken van het eerste lid op grond van de aard van het onderwerp en de strekking van het onderzoek. Het uitvoeren van het onderzoek door een Statenonderzoeker kan dan worden gestart op basis van een door de opdrachtgever geformuleerd onderwerp en gewenste strekking van het onderzoek, zonder een vastgestelde onderzoeksopdracht.

Artikel 11 Casusdossier en ambtelijk contactpersoon

• 1. Bij een onderzoek naar een thema dat tot de taken van Gedeputeerde Staten behoort, worden GS en de algemeen directeur geïnformeerd over het onderzoek en vraagt de opdrachtgever om binnen 15 werkdagen een analoog én digitaal casusdossier aan te leveren bij een Statenonderzoeker met alle bekende stukken en informatie in relatie tot het onderwerp van het onderzoek (de te onderzoeken casus).

• 2. Een analoog casusdossier wordt aangeleverd in (een) klapper(s) waarbij alle documenten chronologisch in tijd zijn gerangschikt en voorzien van een volgnummer. Elke klapper bevat, voorin of opliggend, een lijst met volgnummer, titel, datum en documentnummer van de documenten die de klapper bevat.

• 3. Documenten met een niet openbaar karakter worden apart aangeleverd. Deze worden in een afgesloten kast bij de Griffie bewaard.

• 4. Alle beschikbaar gestelde documenten, zoals bedoeld in het tweede en derde lid, worden digitaal beschikbaar gesteld, waarbij in de bestandsnaam minimaal het documentnummer, volgnummer (uit analoge dossier) en zo mogelijk ook datum zichtbaar zijn.

• 5. Digitaal beschikbare bestanden worden op USB-stick(s) of per mail aangeleverd, tenzij een andere wijze wordt afgesproken. In verband met mogelijke verwerking van digitale bestanden in het onderzoek, worden uitsluitend documenten rechtstreeks uit het digitale archief ter beschikking gesteld (dus geen kopie of ingescande kopie van een document uit Docman).

• 6. Bij een onderzoek zoals bedoeld in het eerste lid wordt een ambtelijk contactpersoon aangewezen die belast is met de coördinatie van het verlenen van medewerking aan het onderzoek. Een Statenonderzoeker wordt schriftelijk geïnformeerd over de aangewezen ambtelijk contactpersoon.

Artikel 12 Verslaglegging en openbaarheid

• 1. De opdrachtgever bepaalt, indien nodig in een besloten vergadering, of voor het voornemen tot een bepaald onderzoek geheimhouding geldt.

• 2. Het door een Statenonderzoeker opgestelde en door de opdrachtgever vastgestelde rapport van het onderzoek is niet openbaar tot het moment dat de opdrachtgever de geheimhouding opheft van het vastgestelde rapport van het onderzoek.

• 3. Het vastgestelde rapport wordt door een Statenonderzoeker bewaard en indien dit openbaar wordt verklaard door of namens de opdrachtgever (of de voorzitter namens deze) gepubliceerd.

• 4. De voorzitter van de Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek is, waar gewenst, in onderzoeksinhoudelijke zin belast met het vertegenwoordigen van de Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek tijdens vergaderingen van Provinciale Staten, Statencommissies uit Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en bij contacten met derden.

Artikel 13 Hoor en wederhoor

• 1. Een Statenonderzoeker rondt zijn bevindingen (de gegevensverzameling) af met het opstellen van een conceptrapport. Dit conceptrapport bevat het feitencomplex en wordt, indien het een onderzoek betreft naar een thema dat tot de taken van Gedeputeerde Staten behoort, onder oplegging van geheimhouding voor ambtelijk hoor en wederhoor aan de algemeen directeur voorgelegd, met de vraag om te reageren op de juistheid en volledigheid van het feitencomplex.

• 2. Voor hoor en wederhoor van gespreksverslagen geldt een termijn van maximaal 5 werkdagen, tenzij een andere termijn wordt afgesproken.

• 3. Voor ambtelijk hoor en wederhoor bij een conceptrapport geldt een termijn van maximaal 10 werkdagen, tenzij een andere termijn wordt afgesproken.

• 4. De reactie in het kader van hoor en wederhoor dient schriftelijk te worden verwoord. Verzoeken om correctie of aanvulling of het afwijken van een reactietermijn worden daarin voldoende onderbouwd en van documentatie voorzien.

• 5. Een Statenonderzoeker beoordeelt eventuele correctieverzoeken en beslist of het conceptrapport als gevolg daarvan wordt aangepast.

• 6. Op verzoek van de algemeen directeur kan een bespreking tussen een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie en een Statenonderzoeker en eventueel de griffier plaatsvinden waarbij een mondelinge toelichting kan worden geven op het onderzoek.

• 7. De opdrachtgever stelt het eventueel aangepaste conceptrapport vast.

Artikel 14 Bestuurlijke reactie

• 1. Voordat een rapport aan Provinciale Staten wordt aangeboden, wordt aan Gedeputeerde Staten de gelegenheid geboden om onder oplegging van geheimhouding voorafgaand aan die aanbieding een schriftelijke bestuurlijke reactie op het conceptrapport op te stellen. Hiervoor wordt een termijn van maximaal 15 werkdagen gehanteerd, tenzij een andere termijn wordt afgesproken.

• 2. De bestuurlijke reactie wordt samen met het rapport aangeboden aan PS.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 15 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1. Dit statuut treedt in werking op de dag na bekendmaking in het Provinciaal Blad.

• 2. Het ‘Gewijzigd Statuut voor Statenonderzoekers Provincie Limburg 2015’, vastgesteld bij besluit van Provinciale Staten van 10 juli 2015, vervalt bij de inwerkingtreding van dit statuut.

• 3. Dit statuut wordt aangehaald als: ‘Statuut Statenonderzoeksfunctie Provincie Limburg 2017’.

Aldus besloten in de openbare vergadering van Provinciale Staten, gehouden op 10 februari 2017

Provinciale Staten voornoemd

de voorzitter,

dhr. drs. Th.J.F.M. Bovens

de griffier,

mw. drs. J.J. Braam