Regeling van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant houdende regels omtrent het controleprotocol subsidies (Regeling controleprotocol subsidies Noord-Brabant)

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant;

Gelet op artikel 22, zesde lid, van de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten een redelijke mate van zekerheid wensen te verkrijgen over de getrouwheid van de door subsidieontvangers te overleggen verantwoording over de aan hen verstrekte subsidies en over de rechtmatigheid van de uitgaven;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten het in dat kader van belang achten om normen vast te stellen ten aanzien van de door hen gewenste reikwijdte, het object van de controle en de diepgang van de door de subsidieontvanger bij de verantwoording te overleggen controleverklaring en de daaraan ten grondslag liggende accountantscontrole door de accountant van de subsidieontvanger;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten hiermee beogen te voorkomen dat er verschillen ontstaan tussen de wensen en verwachtingen die leven bij de provincie enerzijds en de feitelijke invulling van de accountantscontrole en de af te geven controleverklaring van de accountant van de subsidieontvanger anderzijds;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten daartoe op 19 maart 2013 de Regeling accountantsprotocol Noord-Brabant hebben vastgesteld;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten een evaluatie hebben uitgevoerd met betrekking tot die regeling en naar aanleiding daarvan die regeling op diverse punten wensen aan te passen;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten in verband met de omvang van de wijzigingen een geheel nieuwe regeling wensen vast te stellen;

Besluiten vast te stellen de volgende regeling:

Artikel 1 Begripsbepalingen

• a. accountant:accountant als bedoeld in artikel 2:393, eerste lid van het BW;

• b. Asv: Algemene subsidieverordening;

• c. Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• d. BW: Burgerlijk Wetboek;

• e. controleprotocol: protocol, bevattende normen waaraan de te overleggen controleverklaring dient te voldoen;

• f. controleverklaring: accountantsverklaring als bedoeld in artikel 2:393, vijfde lid, van het Burgerlijk Wetboek of verklaring inzake vrijwillige controle als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder o, van de Wet toezicht accountantsorganisaties;

• g. financieel verslag: verslag betreffende de financiële verantwoording van de aan een subsidie verbonden baten en lasten;

• h. jaarrekening: jaarlijks overzicht van de financiële situatie van een subsidieontvanger, dat bestaat uit een jaarverslag van het bestuur, een balans, een resultatenrekening over het afgelopen jaar, een toelichting op beiden, het kasstroomoverzicht en eventuele overige bijlagen;

• i. NBA: Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants;

• j. omvangsbasis: totaal aan lasten in de verantwoording;

• k. rechtmatigheid:naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking.

Artikel 2 Uitgangspunten verantwoording

• 1. Ingevolge artikel 22, zesde lid, van de Asv, overlegt de subsidieontvanger bij de aanvraag tot vaststelling van een subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder a, d en e, van de Asv:

  • a. een financieel verslag;

  • b. een controleverklaring, inclusief een oordeel over de rechtmatigheid, overeenkomstig het daartoe door Gedeputeerde Staten opgestelde controleprotocol.

• 2. Ingevolge artikel 22, zesde lid, van de Asv, omvat de aanvraag tot vaststelling van subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder b en c, van de Asv:

  • a. een jaarrekening per kalenderjaar waarvoor subsidie is verleend, inclusief een toelichting op de besteding van de provinciale middelen;

  • b. een controleverklaring, inclusief een oordeel over de rechtmatigheid, overeenkomstig het daartoe door Gedeputeerde Staten opgestelde controleprotocol.

Artikel 3 Object van de controle

• 1. Ter verkrijging van een controleverklaring als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder b, en tweede lid, onder b, verstrekt de subsidieontvanger aan een accountant de opdracht om een financiële controle uit te voeren.

• 2. Het object van de controle, bedoeld in het eerste lid, is:

  • a. de jaarrekening van de subsidieontvanger, inclusief een toelichting op de besteding van de provinciale middelen; of

  • b. het financieel verslag van de uitgevoerde subsidiabele activiteiten.

Artikel 4 Normenkader

Het normenkader voor de controleverklaring, bedoeld in artikel 3, bestaat uit de volgende wet- en regelgeving:

• a. titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht;

• b. de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant;

• c. de subsidieregeling op grond waarvan de subsidie is verleend.;

• d. de Regeling uniforme kostenbegrippen subsidies Noord-Brabant 2017;

• e. de Beleidsregel exploitatiesubsidies Noord-Brabant;

• f. de Beleidsregel misbruik en oneigenlijk gebruik subsidies Noord-Brabant 2017;

• g. eventueel van toepassing zijnde Europese regelgeving;

• h. overige door de provincie Noord-Brabant gestelde vereisten en verplichtingen als opgenomen in de subsidiebeschikking.

Artikel 5 Toegestane toleranties

De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat de accountant voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring:

• a. de toleranties voor de financiële verantwoording toepast overeenkomstig de percentages, opgenomen in bijlage 1, behorende bij deze regeling,

• b. de percentages, bedoeld onder a, afzet tegen de omvangsbasis.

Artikel 6 Gewenste mate van zekerheid

De subsidieontvanger overlegt een controleverklaring, die een redelijke mate van zekerheid verschaft over het object van de controle.

Artikel 7 Inhoud controleverklaring

De subsidieontvanger geeft de accountant de opdracht om te toetsen of:

• a. de in de financiële verantwoording opgenomen bedragen getrouw zijn weergegeven;

• b. de baten en lasten in overeenstemming zijn met de financiële aspecten van de wet- en regelgeving, als bedoeld in artikel 4 voor zover dit in redelijkheid te toetsen is door de accountant.

Artikel 8 Beroepsvoorschriften NBA

De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat de door hem ingeschakelde accountant zich bij zijn werkzaamheden laat leiden door de op dat moment geldende beroepsvoorschriften, vastgesteld door de NBA.

Artikel 9 Model controleverklaring

De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat:

• a. de uitkomst van de controle door de accountant wordt vastgelegd in een controleverklaring over de getrouwheid van de verantwoording;

• b. in de controleverklaring een aparte passage opgenomen wordt voor het rechtmatigheidsoordeel, conform de aanwijzingen van de NBA.

• c. de controleverklaring voldoet aan het van toepassing zijnde model controleverklaring van het NBA.

Artikel 10 Uitzonderingsgevallen

• 1. Indien sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 22, zevende lid, onder b, en achtste lid, van de Asv, of indien dit in de verleningsbeschikking is bepaald, overlegt de subsidieontvanger:

  • a. een jaarrekening;

  • b. een bijlage bij de jaarrekening, waarin alle informatie met betrekking tot het project of de projecten herkenbaar en overzichtelijk is opgenomen;

  • c. een door de accountant opgestelde controleverklaring bij de jaarrekening, waaruit blijkt dat de informatie, bedoeld onder b:

    • 1º. betrokken is in de accountantscontrole;

    • 2º. in overeenstemming is met de eisen zoals opgenomen in deze regeling.

• 2. Onder herkenbaar en overzichtelijk als bedoeld in het eerste lid, onder b, wordt verstaan ten minste gespecificeerd, ingedeeld en opgezet conform de verlening. .

Artikel 11 Specifieke bevindingen

De subsidieontvanger overlegt een controleverklaring met een toelichtende paragraaf, indien:

• a. door de accountant specifieke bevindingen zijn gedaan;

• b. de bevindingen, bedoeld onder a, naar het oordeel van de accountant van belang kunnen zijn voor Gedeputeerde Staten.

Artikel 12 Intrekking

De Regeling accountantsprotocol subsidies Noord-Brabant wordt ingetrokken.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 14 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling controleprotocol subsidies Noord-Brabant.

’s-Hertogenbosch, 13 juni 2017

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter de secretaris

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk mw. ir. A.M. Burger

Toelichting behorende bij de Regeling controleprotocol subsidies Noord-Brabant

Algemeen

Wettelijk kader

Deze regeling is vastgesteld op grond van de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant (Asv). Voor een goed begrip van deze regeling is dus ook bestudering van de Asv noodzakelijk. Tevens is de subsidieregeling op grond waarvan de subsidie is verstrekt van belang, alsmede de Algemene wet bestuursrecht, die diverse algemene bepalingen bevat, die onverkort van toepassing zijn op subsidies.

Achtergrond

Gedeputeerde Staten wensen een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid van de door subsidieontvangers te overleggen verantwoording over de aan hen verstrekte subsidies en over de rechtmatigheid van de uitgaven. Gedeputeerde Staten achten het in dat kader van belang om normen vast te stellen ten aanzien van de door hen gewenste reikwijdte, het object van de controle en de diepgang van de door de subsidieontvanger bij de verantwoording te overleggen controleverklaring en de daaraan ten grondslag liggende accountantscontrole door de accountant van de subsidieontvanger. Gedeputeerde Staten beogen hiermee te voorkomen dat er verschillen ontstaan tussen de wensen en verwachtingen die leven bij de provincie enerzijds en de feitelijke invulling van de accountantscontrole en de af te geven controleverklaring van de accountant van de subsidieontvanger anderzijds.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Begripsbepalingen

Onder h Rechtmatigheid

Rechtmatigheid betekent in het algemeen het voldoen aan de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. In het kader van dit accountantsprotocol wordt rechtmatigheid gedefinieerd als de naleving van deaan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking. Deze verplichtingen zijn opgesomd in artikel 4 van dit protocol.

Artikel 4 Normenkader

Onder g Europese regelgeving

Met Europese regelgeving bedoelen Gedeputeerde Staten onder andere de op de subsidie van toepassing zijnde Europese verordeningen, richtlijnen en programma’s en de Europese staatssteun- en aanbestedingsregels.

Artikel 5 Toegestane toleranties

	Strekking controleverklaring:
Goedkeuringstolerantie	Goed-keurend	Beperking	Oordeel-onthouding	Afkeurend
Fouten in de verantwoording	≤ 1%	>1%	-	≥ 3%
Onzekerheden in de controle	≤ 3%	>3%	≥ 10%	-

Deze percentages worden afgezet tegen de omvangsbasis (=totaal aan lasten in de verantwoording)

Artikel 6 Gewenste mate van zekerheid

Volgens de richtlijnen voor de accountantscontrole betekent dit artikel dat de accountant een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid dient te verschaffen. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95%.

Artikel 8 Beroepsvoorschriften NBA

Gedeputeerde Staten beogen niet om een aanpak van de accountantscontrole voor te schrijven. Veelal zal de accountant zich immers bij zijn controle baseren op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en interne controle bij de subsidieontvanger en op basis daarvan komen tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen.

Artikel 9 Model controleverklaring

Onder b Rechtmatigheidsoordeel

Indien het niet of onjuist toepassen van de wet- en regelgeving, bedoeld in artikel 7, onder b, onherstelbaar is, resulteert dit in een rechtmatigheidsfout.

Onder c Model

Voor de meest actuele versie van de controleverklaringen verwijzen Gedeputeerde Staten naar de website van de NBA, https://www.nba.nl/.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

de voorzitter de secretaris

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk mw. ir. A.M. Burger