Organisatieregeling Haaksbergen

Samenvatting

Met deze organisatieregeling geven we aan hoe de organisatie van Gemeente Haaksbergen is ingericht.

 

Burgemeester en wethouders van Haaksbergen;

 

Besluiten:

Vast te stellen de Organisatieregeling Haaksbergen.

 

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze regeling verstaat onder:

  • a.

    Algemeen directeur: de secretaris zoals bedoeld in artikel 103 van de Gemeentewet, een als zodanig benoemde functionaris, belast met de aansturing van de organisatie van Haaksbergen;

  • b.

    Bestuursopdracht: een initiatief van het college, waarbij zij een kader/kaders stellen voor het ambtelijk apparaat bij het ontwikkelen van beleid;

  • c.

    Burgemeester: de burgemeester van Haaksbergen;

  • d.

    Concerncontroller: een als zodanig benoemde functionaris die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de controlefunctie;

  • e.

    College: het college van burgemeester en wethouders van Haaksbergen;

  • f.

    Controlefunctie: het geheel aan maatregelen en activiteiten gericht op het identificeren, prioriteren analyseren en beheersen van risico’s die de doeltreffendheid en rechtmatigheid van de organisatie kunnen bedreigen;

  • g.

    Directieplan: jaarlijks vast te stellen plan, waarin de uit te voeren activiteiten in de organisatie worden beschreven;

  • h.

    Functieboek: een besluit met een beschrijving van in de organisatie voorziene functies waarin onder meer de generieke taken zijn opgenomen die tot deze functies worden gerekend;

  • i.

    Hiërarchische leiding: het uitvoeren van personeelsbeleid, waartoe behoort het beoordelen, begeleiden en selecteren van medewerkers;

  • j.

    Managementteam: een organisatorische eenheid bestaande uit de algemeen directeur, de programmamanager(s), de teammanager(s) en de concerncontroller;

  • k.

    Medewerkers: degenen die werkzaam zijn ten behoeve van de Gemeente Haaksbergen;

  • l.

    Portefeuillehouder: het primair verantwoordelijke lid van het college voor een bepaald onderdeel van het beleid;

  • m.

    Programma: geheel van samenhangende projecten en activiteiten die gecoördineerd worden uitgevoerd, gericht op het bereiken van het door het college te bepalen gezamenlijke doel;

  • n.

    Programmamanager: een als zodanig benoemde functionaris, belast met de voorbereiding, begeleiding en/of de uitvoering van programma’s en hiërarchische leiding van door de algemeen directeur aan te wijzen medewerkers;

  • o.

    Raad: de gemeenteraad van Haaksbergen;

  • p.

    Team: een functioneel verband binnen de organisatie met een samenhangend takenpakket of belast met de uitvoering van gelijksoortige processen.

  • q.

    Teammanager: één als zodanig benoemde functionaris die hiërarchisch leidinggeeft aan één of meerdere teams;

  • r.

    Teamplan: jaarlijks vast te stellen plan, waarin de uit te voeren activiteiten in het team worden weergegeven.

Artikel 2 Structuur organisatie

De ambtelijke organisatie bestaat uit de algemeen directeur, het managementteam, bestuursadvisering, bestuur- en managementondersteuning en de volgende teams:

  • •

    Team Middelen;

  • •

    Team Inwonercontacten;

  • •

    Team Infrastructuur;

  • •

    Team Omgeving & Ontwikkeling;

  • •

    Team Leefbaarheid, Economie & Duurzaamheid;

  • •

    Team Zorg & Welzijn;

  • •

    Team Jeugd & Onderwijs;

  • •

    Team Veiligheid, Toezicht & Openbare Orde;

  • •

    Team Concernondersteuning.

Hoofdstuk 2 Organisatie

Artikel 3 De algemeen directeur

  • 1.

    De algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en is voor het functioneren daarvan ambtelijk eindverantwoordelijk. Hij/zij is verantwoordelijkheid verschuldigd aan het college.

  • 2.

    De algemeen directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

  • 3.

    De algemeen directeur geeft hiërarchisch leiding aan onder andere de programmamanager(s), teammanager(s) en de concerncontroller.

  • 4.

    De algemeen directeur draagt organisatiebreed zorg voor het bevorderen en bewaken van:

    • a.

      gemeentelijke en organisatiebrede (strategische) beleidsontwikkelingen en uitvoering;

    • b.

      de samenhang binnen de organisatie;

    • c.

      bestuurlijk-ambtelijke samenwerking;

    • d.

      efficiënte en effectieve dienstverlening en bedrijfsvoering;

    • e.

      een goed werkklimaat en kwaliteitspeil van het personeel;

    • f.

      een kwalitatief goede en integrale beleids- en besluitvoorbereiding en uitvoering.

  • 5.

    De algemeen directeur is verantwoordelijk dat bij het college ingediende ambtelijke voorstellen zijn beoordeeld op rechtmatigheid, doelmatigheid, juistheid, volledigheid, op de gevolgde en nog te volgen procedure en integraliteit.

  • 6.

    De algemeen directeur voert voorts de taken uit die zijn opgenomen in de functiebeschrijving die op de functie van algemeen directeur betrekking heeft in het door het college vastgestelde functieboek.

Artikel 4 Het managementteam

  • 1.

    Het managementteam draagt binnen het door het college vastgestelde kaders zorg voor:

    • a.

      aansturing: het formuleren van opdrachten aan de organisatie in de vorm van te bereiken (strategische) doelen, maatschappelijke effecten en meetbare prestatie-indicatoren;

    • b.

      aanwijzing; het aanwijzen van het team dat primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en/of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang, indien een aangelegenheid zich over het taakgebied van meer dan één team uitstrekt;

    • c.

      advisering: het gevraagd en ongevraagd advies geven aan het college van Haaksbergen en het adviseren over en aansturen van bestuursopdrachten;

    • d.

      facilitering: het scheppen van voorwaarden waarbinnen de organisatie haar werk kan doen in termen van personeel, organisatie, financiën, ICT, huisvesting, overleg en medezeggenschap;

    • e.

      kaderstelling: stellen van normen en kaders voor de organisatie ten aanzien van de bedrijfsvoering, efficiency, effectiviteit en kwaliteit van producten;

    • f.

      planning: het vaststellen, (doen) uitvoeren en monitoren van het managementplan;

    • g.

      strategieontwikkeling; het ondersteunen van de strategieontwikkeling en het oppakken van strategische thema’s van de organisatie;

    • h.

      toezicht: het zorgdragen voor voortgangsbewaking, rapportages, verantwoording, evaluatie en bijsturen van plannen overeenkomstig de planning en control cyclus en het monitoren van de uitvoering van de begroting van de gemeente Haaksbergen.

  • 2.

    Het managementteam kan richtlijnen vaststellen ter onderscheid naar aard en inhoud van ambtelijke voorstellen welke aan haar dienen te worden voorgelegd, alvorens zij aan het college wordt aangeboden.

  • 3.

    Het managementteam stelt jaarlijks een directieplan op, welke zij ter besluitvorming voorlegt aan het college.

  • 4.

    De leden van het managementteam streven naar eenheid in het leidinggeven aan de teams en uniformiteit in de besluitvorming. In het geval er geen gezamenlijk standpunt kan worden ingenomen, beslist de algemeen directeur.

  • 5.

    Ter bevordering van de onderlinge afstemming en coördinatie vindt met enige regelmaat een managementoverleg plaats.

  • 6.

    Overleggen van het managementteam worden door de algemeen directeur voorgezeten.

Artikel 5 De programmamanager

  • 1.

    Binnen gemeente Haaksbergen wordt uitvoering gegeven aan (een) organisatieprogramma(s). Deze wordt/worden geleid door een programmamanager.

  • 2.

    De programmamanager is ambtelijk verantwoordelijk voor de vormgeving en de uitvoering van het/de programma(s).

  • 3.

    De programmamanager stelt op basis van projectopdrachten projectgroepen samen en wijst een projectleider aan (in afstemming met het managementteam).

  • 4.

    De programmamanager voert voorts de taken uit die zijn opgenomen in de functiebeschrijving waartoe zijn/haar functie wordt gerekend, in het door het college vastgestelde functieboek.

Artikel 6 De teammanager

  • 1.

    Aan de teammanager is de leiding van één of meer teams opgedragen.

  • 2.

    Ieder team heeft een teammanager.

  • 3.

    De teammanager is verantwoordelijk voor het opstellen van het teamplan en het realiseren van de daarin opgenomen doelstellingen en activiteiten.

  • 4.

    De teammanager is verantwoordelijk voor een integrale beleidsvoorbereiding en de kwaliteit van de voorstellen en besluiten vanuit zijn/haar team.

  • 5.

    De teammanager voert voorts de taken uit die zijn opgenomen in de functiebeschrijving die op zijn functie betrekking heeft in het door het college vastgestelde functieboek.

Artikel 7 De concerncontroller

  • 1.

    De concerncontroller informeert en adviseert vanuit een onafhankelijke positie en waar nodig rechtstreeks de algemeen directeur, het college en/of de raad over de toekomstige mogelijkheden, consequenties en risico’s van voorgenomen besluiten.

  • 2.

    De concerncontroller is belast met:

    • a.

      businesscontrol;

    • b.

      toetsing van bestuursvoorstellen;

    • c.

      rechtmatigheidsbewaking.

  • 3.

    De concerncontroller adviseert de algemeen directeur en het college gevraagd en ongevraagd over alle zaken die de gemeentelijke bedrijfsvoering betreffen.

Hoofdstuk 3 Verhoudingen met het bestuursorgaan

Artikel 8 Informatie en advies

Een verzoek van een raadslid of commissielid om informatie wordt behandeld overeenkomstig hetgeen ter zake door de raad bij verordening ex artikel 33 Gemeentewet is bepaald.

Artikel 9 Ambtelijke bijstand

Een verzoek aan een raadslid om advies of ambtelijke bijstand wordt behandeld overeenkomstig hetgeen ter zake door de raad bij verordening ex artikel 33 Gemeentewet is bepaald.

Artikel 10 Reguliere gegevensverstrekking

  • 1.

    De organisatieonderdelen verstrekken aan de algemeen directeur alle gegevens die hij/zij nodig heeft ten behoeve van het algemeen beheer van de organisatie.

  • 2.

    De algemeen directeur kan betreffende aard, inhoud, vorm en/of frequentie van deze gegevensverstrekking algemene en bijzondere aanwijzingen geven.

Artikel 11 Inlichtingen

De algemeen directeur en het college en de afzonderlijke leden daarvan zijn bevoegd bij alle medewerkers inlichtingen in te winnen

Artikel 12 Portefeuillehoudersoverleg

  • 1.

    De portefeuillehouder voert met enig regelmaat overleg met een bij zijn portefeuille betrokken teammanager, concerncontroller dan wel programmamanager over:

    • a.

      het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;

    • b.

      de voortgang en planning van werkzaamheden van het programma of team;

    • c.

      het bespreken van nieuwe aangelegenheden betreffende de portefeuille.

  • 2.

    Op verzoek van de portefouillehouder, teammanager, concerncontroller dan wel programmamanager kan een medewerker aansluiten bij het portefeuillehoudersoverleg.

  • 3.

    Indien een aangelegenheid tot de portefeuille van meerdere portefeuillehouders behoort, wordt deze aangelegenheid zo mogelijk in verenigd overleg besproken.

Artikel 13  

Met enig regelmaat vindt een strategisch beraad plaats tussen het college en het managementteam. In dit strategisch beraad komen met name beleidsontwikkelingen en vraagstukken die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben aan de orde. Actiepunten die uit het beraad voortvloeien, worden schriftelijk vastgelegd.

Artikel 14  

Het college draagt er bij het verlenen van (onder)mandaat zorg voor dat dit mandaat en de omvang daarvan eenduidig en voor een ieder gemakkelijk kenbaar is.

Hoofdstuk 4 Integraliteit

Artikel 15  

Zowel het managementteam als de verschillende teams dragen zorg voor een integraal besluitvormingsproces.

Hoofdstuk 5 Overige bepalingen

Artikel 16 Vervanging

  • 1.

    De algemeen directeur wordt bij afwezigheid vervangen door de aangewezen 1e loco-secretaris. Bij afwezigheid van de algemeen directeur en de 1e loco-secretaris, is de 2e loco-secretaris de vervanger enzovoorts, enzovoorts.

  • 2.

    De programmamanager wordt bij afwezigheid vervangen op door het managementteam te bepalen wijze.

  • 3.

    De teammanagers vervangen elkaar onderling op door het managementteam te bepalen wijze.

  • 4.

    De concerncontroller wordt bij afwezigheid vervangen op door het managementteam te bepalen wijze.

Artikel 17 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de algemeen directeur.

Artikel 18 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 19 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Organisatieregeling Haaksbergen.

Haaksbergen, 3 mei 2022

dr. R. Toet

secretaris

mr. drs. R.G. Welten

burgemeester

Naar boven