Besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Beverwijk houdende regels omtrent het verlenen van mandaat en machtigingen (Mandaat- en machtigingsregeling gemeente Beverwijk 2020)

Burgemeester en wethouders van Beverwijk;

Burgemeester van Beverwijk;

ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft,

Overwegende dat,

de mandaat- en machtigingsregeling een actualisatie vereist op zowel inhoudelijk als organisatorisch vlak;

de werkbaarheid en duidelijkheid van de gemandateerde bevoegdheden worden vergroot door gebruik te maken van een zogenaamde omgekeerde mandaatregeling, waarbij het handelingsbereik wordt vergroot door alleen te benoemen welke bevoegdheden niet zijn gemandateerd;

de budgetspelregels een redactionele actualisatie behoeven ten aanzien van de nieuwe organisatiestructuur en er op dit moment geen inhoudelijke wijzigingen worden doorgevoerd;

Gelet op artikel 160 lid 1, aanhef en onder a, c en d, Hoofdstuk XI van de Gemeentewet, afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht, met in het bijzonder artikel 10:3, en de bijzondere wet- en regelgeving waarbij het college dan wel de burgemeester bevoegdheden zijn toegekend,

besluiten:

• 1. De Mandaat- en machtigingsregeling gemeente Beverwijk 2020 (INT-20-55549) vast te stellen;

• 2. De Mandaatregeling gemeente Beverwijk 2013 (2012/65798) en het mandaatregister 2013 (INT-13-02328) en alle eventueel daarop betrekking hebbende wijzigingsbesluiten in te trekken met ingang van de datum van inwerkingtreding van de nieuwe regeling;

• 3. Alle op de Mandaatregeling 2013 gebaseerde en op andere wijze dan bij die regeling en het mandaatregister 2013 aan ambtenaren, en medewerkers in vergelijkbare functies, gegeven mandaten en ondermandaten in te trekken met ingang van de datum van inwerkingtreding van de nieuwe regeling;

• 4. De Budgetspelregels 2020 (INT-20-55550) vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van de budgetspelregels 2017 (INT-17-35605);

• 5. Ter uitvoering van de Mandaat- en machtigingsregeling gemeente Beverwijk 2020 de volgende ambtelijke vervangingsregeling vast te stellen:

  • Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris, wordt deze vervangen door één van de strategische managers;

  • Bij afwezigheid van een strategisch manager kan een andere strategische manager, dan wel de gemeentesecretaris, deze vervangen;

  • Bij afwezigheid van een teammanager kan een teammanager van een ander team deze vervangen;

  • Een medewerker of externe wordt vervangen door een andere medewerker of externe indien deze ook over het benodigde ondermandaat beschikt. Indien noodzakelijk worden medewerkers of externen vervangen door hun teammanager.

Beverwijk,

burgemeester en wethouders voornoemd,

de gemeentesecretaris,

drs. E.R. Loenen

de burgemeester,

drs. M.E. Smit

Beverwijk, 29 september 2020

de burgemeester voornoemd,

drs. M.E. Smit

Mandaat- en machtigingsregeling gemeente Beverwijk 2020

INT-20-55549

Vastgesteld bij besluit van het college van burgemeester en wethouders en van de burgemeester, C-20-05493.

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. Besluit: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1:3, lid 1, van de Algemene wet bestuursrecht;

• b. Bestuurlijke sanctie: een sanctie als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid, onder a, van de Algemene wet bestuursrecht;

• c. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beverwijk;

• d. Externe: een bij gemeente Beverwijk werkzame persoon die daar niet in dienst is, zoals uitzendkrachten, gedetacheerden en zzp-ers die op contractuele basis werken voor gemeente Beverwijk;

• e. Gemeentesecretaris: de secretaris van de gemeente Beverwijk, tevens algemeen directeur;

• f. Machtiging: de bevoegdheid om namens het bevoegde bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

• g. Mandaat: de bevoegdheid om namens het bevoegde bestuursorgaan besluiten te nemen;

• h. Mandaatgever: het bestuursorgaan dat de oorspronkelijke wettelijke bevoegdheid heeft en deze aan een ander mandateert;

• i. Mandaathouder: degene aan wie de bevoegdheid om namens het bestuursorgaan besluiten en andere rechtshandelingen te verrichten is gemandateerd;

• j. Medewerker: de ambtenaar, hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1, lid 1, van de Ambtenarenwet;

• k. Ondermandaat: het verlenen van mandaat door de mandaathouder aan een ander;

• l. Strategisch manager en teammanager: medewerker van gemeente Beverwijk in een managersfunctie;

• m. Volmacht: de bevoegdheid om namens het bevoegde bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten, als bedoeld in artikel 160 Gemeentewet.

Artikel 2. Reikwijdte

Onderhavige regeling is niet van toepassing indien en voor zover het treasurystatuut en/of de budgetspelregels reeds in een mandaat voor bevoegdheden voorzien.

Artikel 3. Schakelbepaling volmachten en machtigingen

Waar in deze regeling mandaat staat, dient – tenzij nadrukkelijk anders is bepaald – daaronder tevens machtiging en volmacht te worden begrepen.

Artikel 4. Mandaat

• 1. Mandaat, waaronder ook ondermandaat moet worden begrepen, volgens deze regeling wordt niet verleend in de gevallen als bedoeld in artikel 10:3, lid 2, van de Algemene wet bestuursrecht.

• 2. De mandaathouder neemt bij de uitoefening van het mandaat in ieder geval de instructies en beperkingen zoals beschreven in de artikelen 10 en 11 van deze regeling in acht.

Artikel 5. Ondermandaat

• 1. Verlening van ondermandaat is slechts mogelijk voor zover dat uit deze regeling blijkt.

• 2. Deze regeling is van overeenkomstige toepassing op ondermandaat.

Artikel 6. Mandaat gemeentesecretaris

Aan de gemeentesecretaris wordt mandaat verleend ten aanzien van de tot het college dan wel de burgemeester behorende bevoegdheden, met uitzondering van de in bijlage 1 genoemde bevoegdheden.

Artikel 7. Ondermandaat strategische managers

• 1. De gemeentesecretaris wordt toegestaan algemeen ondermandaat te verlenen aan strategische managers, met uitzondering van de bevoegdheden die zijn opgenomen in bijlage 2.

• 2. De in bijlage 2 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris.

• 3. De gemeentesecretaris is bevoegd bijlage 2 te wijzigen.

• 4. De gemeentesecretaris kan de strategische managers toestaan om zelf ondermandaat te verlenen aan teammanagers, medewerkers en externen, met uitzondering van de bevoegdheden die zijn opgenomen in bijlage 3. De bepalingen in deze regeling inzake ondermandaat zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 8. Ondermandaat teammanagers, medewerkers en externen

• 1. De gemeentesecretaris wordt toegestaan, met inachtneming van het derde en vierde lid, ondermandaat te verlenen aan teammanagers, medewerkers en externen, met uitzondering van de bevoegdheden die zijn opgenomen in bijlagen 2 en 3.

• 2. De gemeentesecretaris is bevoegd bijlage 3 te wijzigen.

• 3. Ondermandaat aan teammanagers kan plaatsvinden in algemene zin, met dien verstande dat het ondermandaat beperkt is tot de uitoefening van de taken behorende tot het team waar de teammanager de manager van is.

• 4. Ondermandaat aan medewerkers en externen vindt alleen plaats per concrete specifieke bevoegdheid, er wordt geen algemeen ondermandaat gegeven.

• 5. Voorafgaand aan de ondermandatering van een externe vindt een stringentere toets aan noodzakelijkheid plaats dan gewoon is wanneer het een medewerker betreft. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur voor ondermandatering uit naar een medewerker boven een externe.

• 6. De in bijlage 3 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de strategische managers.

Artikel 9. Register ondermandaat

Gegeven ondermandaten worden op functieniveau, en eventueel op naam, opgenomen in een overzicht die als zodanig herkenbaar is als behorende bij deze regeling.

Artikel 10. Instructies

• 1. De (onder)gemandateerde voert overleg met het lid van het college wiens portefeuille het betreft, met betrekking tot het nemen van een besluit waarbij:

  • a. volgens extern/intern ingewonnen advies het besluit tot voor de gemeente ongunstige gevolgen leidt;

  • b. het besluit leidt tot afwijking van extern ingewonnen advies;

  • c. bij het besluit meerdere interne of externe adviseurs zijn betrokken, die geen gelijkluidend standpunt hebben;

  • d. het besluit een afwijking zou inhouden van vastgestelde richtlijnen, dan wel van een bestendige bestuurlijke praktijk. Hieronder valt niet het verlenen van een (omgevings)vergunning in afwijking van de Welstandsnota;

  • e. de aangelegenheid tot aandacht in de media heeft geleid.

• 2. Overeenkomsten mogen alleen in (onder)mandaat worden aangegaan na afstemming met en instemming van de op grond van de budgetspelregels verantwoordelijke budgethouder.

• 3. Overeenkomsten mogen alleen in (onder)mandaat worden aangegaan na consultatie van de adviseurs op gebied van juridische zaken, financiën, privacy en informatiebeveiliging en zij daarover advies hebben gegeven.

Artikel 11. Beperkingen

De (onder)mandaathouder is in ieder geval niet bevoegd om in (onder)mandaat te besluiten, indien:

• a. het college, de wethouder wiens portefeuille het betreft, de burgemeester of de gemeentesecretaris beslist dat de aangelegenheid door het college of de burgemeester moet worden afgedaan;

• b. het een aangelegenheid betreft waarover door de raad in een eerder stadium op grond van het Reglement van orde van de raad formele vragen aan het college of de burgemeester zijn gesteld;

• c. het een voordracht voor of benoeming van personen op grond van een wettelijk voorschrift betreft, anders dan het aangaan van een dienstverband;

• d. aan het besluit mogelijkerwijs politieke consequenties zijn verbonden dan wel dat dit precedentwerking tot gevolg kan hebben;

• e. er aanleiding bestaat geheimhouding op te leggen overeenkomstig de daartoe in de Gemeentewet gegeven bevoegdheid;

• f. het besluit anderszins aanmerkelijke (financiële) invloed heeft of zou kunnen hebben op regionaal of lokaal niveau;

• g. de (onder)mandaatgever heeft aangegeven dat hij zelf over het voorstel wil beslissen;

• h. het een overeenkomst betreft en geen instemming is verkregen van de op grond van de budgetspelregels verantwoordelijke budgethouder;

Artikel 12. Reikwijdte mandaat

• 1. Het (onder)mandaat omvat naast het nemen van besluiten ook het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren, zoals in ieder geval:

  • a. het verstrekken van mondelinge en/of schriftelijke informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard;

  • b. het verzenden van ontvangstbewijzen;

  • c. het voeren van overige correspondentie;

  • d. het vragen van adviezen en inwinnen van inlichtingen;

  • e. het verzorgen van publicaties.

• 2. Tenzij wettelijk anders bepaald, strekt het (onder)mandaat als bedoeld in het eerste lid tevens tot intrekking en wijziging van een besluit.

Artikel 13 Werkprocessen

• 1. De gemeentesecretaris stelt een werkproces vast voor het verlenen van ondermandaat en het stellen van instructies.

• 2. De gemeentesecretaris stelt een werkproces vast voor besluiten betreffende overeenkomsten en bepaalt tevens de vereisten ten aanzien van het contractmanagement.

Artikel 14. Ondertekening

• 1. De bevoegdheid om in (onder)mandaat beslissingen te nemen betekent eveneens de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan, tenzij anders is bepaald.

• 2. Een krachtens (onder)mandaat genomen besluit wordt door de (onder)mandaathouder als volgt ondertekend:

  • a. in het geval het mandaat afkomstig is van het college

    Hoogachtend,

    burgmeester en wethouders van Beverwijk,

    namens hen,

    <gevolgd door functieaanduiding, ondertekening en naam>

  • b. in het geval het mandaat afkomstig is van de burgemeester

    Hoogachtend,

    burgmeester van Beverwijk,

    namens deze,

    <gevolgd door functieaanduiding, ondertekening en naam>

• 3. In gevallen waarin geen sprake is van een besluit, dan wel direct aan een besluit gelieerde correspondentie, kan in de ondertekening gebruik worden gemaakt van “met vriendelijke groet” in plaats van “hoogachtend”.

Artikel 15. Slotbepalingen

• 1. Deze regeling treedt de dag na die van bekendmaking in werking.

• 2. Met ingang van de datum van inwerkingtreding van onderhavige regeling wordt de Mandaatregeling gemeente Beverwijk 2013 (2012/65798) en het mandaatregister 2013 (INT-13-02328) en alle eventueel daarop betrekking hebbende wijzigingsbesluiten ingetrokken;

• 3. Met ingang van de datum van inwerkingtreding van onderhavige regeling worden alle op de Mandaatregeling gemeente Beverwijk 2013 gebaseerde en op andere wijze dan bij die regeling en het mandaatregister 2013 aan ambtenaren, en medewerkers in vergelijkbare functies, gegeven mandaten en ondermandaten ingetrokken;

• 4. Deze regeling wordt aangehaald als: Mandaat- en machtigingsregeling gemeente Beverwijk 2020.

Het college van burgemeester en wethouders van Beverwijk,

De burgemeester van Beverwijk,

Bijlage 1. Bevoegdheden berustend bij college / burgemeester

Bevoegdheden die ingevolge artikel 6 van de regeling niet voor mandaat aan de gemeentesecretaris in aanmerking komen en daarmee voorbehouden blijven aan het college van burgemeester en wethouders, dan wel de burgemeester, van gemeente Beverwijk.

A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden

• 1. Het doen van voorstellen aan de gemeenteraad.

• 2. Het nemen van besluiten op bezwaarschriften, gericht aan het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester, voorzover contrair wordt gegaan aan het advies van de commissie voor de behandeling van bezwaarschriften.

• 3. Het beslissen op een bezwaarschrift, of op een verzoek als bedoeld in artikel 7:1a, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover de gemeentesecretaris het besluit waartegen het bezwaar of verzoek zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.

• 4. Het nemen van besluiten naar aanleiding van ingediende klachten die zijn gericht tegen het functioneren van de gemeentesecretaris.

• 5. Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels.

• 6. Het nemen van besluiten in afwijking van bij besluit vastgesteld beleid.

• 7. Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, die betrekking hebben op een ramp of crisis als bedoeld in de Wet veiligheidsregio’s.

• 8. Het nemen van besluiten op verzoeken om planschade en nadeelcompensatie.

• 9. Het nemen van besluiten op aanvragen om omgevingsvergunningen als bedoeld in artikel 2.1, eerste lid onder c, in combinatie met artikel 2.12, eerste lid, onder a en onderdeel 3, van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) [buitenplanse afwijkingen bestemmingsplan], wanneer het een weigering betreft of er zienswijzen zijn ingediend.

• 10. Het nemen van besluiten gericht tot:

  • a. de gemeenteraad;

  • b. enig ander bestuursorgaan, orgaan, persoon en college als bedoeld in artikel 1:2 van de Algemene wet bestuursrecht, met uitzondering van de met rechtspraak belaste organen als bedoeld in het tweede lid onder c en d;

  • c. de Koning en andere leden van het Koninklijk Huis.

• 11. Het nemen van besluiten tot niet-invordering van bedragen hoger dan € 5.000 (tot invordering van belastingen is de invorderingsambtenaar bevoegd).

• 12. Het nemen van besluiten op grond van de artikelen 151b (aanwijzing als veiligheidsrisicogebied), 151c (instellen cameratoezicht), 154a (ophouden aangewezen groepen van personen) en 172 tot en met 176a van de Gemeentewet (handhaving openbare orde (burgemeestersbevoegdheden)).

• 13. Het nemen van besluiten op grond van de Wet tijdelijk huisverbod.

• 14. Het nemen van besluiten op grond van de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen / Wet Verplichte geestelijke gezondheidszorg.

• 15. De volgende bevoegdheden uit de Algemene plaatselijke verordening:

  • De bevoegdheid tot het stellen van nadere regels

  • Verdagen van de beslistermijn ten aanzien van besluiten die in deze opsomming zijn opgenomen

  • 2:1 lid 4: samenscholing en ongeregeldheden, ontheffing verbod lid 3 (burgemeester)

  • 2:3 lid 5: kennisgeving betogingen en openbare plaatsen, in behandeling nemen kennisgeving buiten de in lid 1 gestelde termijn (burgemeester)

  • 2:21: Voorzieningen voor verkeer, verlichting, naamgeving en nummering (college)

  • 2:30: sluitingstijden en tijdelijke sluiting (burgemeester)

  • 2:41 ontheffing verbod betreden woning of lokaal (burgemeester)

  • 2:65b lid 1: aanwijzing vergunningplichtige gebouwen, gebieden of bedrijfsmatige activiteiten (college)

  • 2.65f: sluiting bedrijf in strijd met verbod uit 2.65c (burgemeester)

  • Afdeling 15 Bestuurlijke ophouding, veiligheidsrisicogebieden, cameratoezicht op openbare plaatsen, gebiedsontzegging (burgemeester)

  • 3:7: tijdelijke afwijking sluitingstijden, (tijdelijke) sluiting i.v.m. openbare orde (burgemeester)

  • 3:11a lid 3: bevel aan persoon handhaving prostitutie (burgemeester)

• 16. Het nemen van besluiten betreffende het instellen van beroep en hoger beroep op grond van de Algemene wet bestuursrecht.

• 17. Het nemen van besluiten ten aanzien subsidies, als bedoeld in Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht.

B. Inkoop en aanbestedingen

Het nemen van besluiten in afwijking van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid.

C. Overeenkomsten

• 1. Het nemen van besluiten betreffende convenanten en bestuursovereenkomsten en tot daartoe strekkende intentieverklaringen.

• 2. Het nemen van besluiten betreffende overeenkomsten waarvan de totale som, die is bepaald op grond van de gehele looptijd van de overeenkomst, inclusief het bedrag dat is gemoeid met een mogelijke verlenging van de overeenkomst,

  • a. voor wat betreft diensten en leveringen groter is dan het op dat moment geldende drempelbedrag voor Europese aanbestedingen, dat door de Europese Commissie is vastgesteld;

  • b. voor wat betreft werken groter is dan € 450.000,-;

  • c. Betreffende vastgoedtransacties:

    • i. groter is dan € 350.000,-;

    • ii. dan wel een transactie betreft die niet in een door het college vastgestelde nota strategisch vastgoed is opgenomen.

• 3. Het nemen van besluiten betreffende overeenkomsten inzake:

  • a. Erfpacht, vanaf een grondwaarde van € 150.000,-;

  • b. Pacht, vanaf een pachtsom van € 10.000,- per jaar.

• 4. Het nemen van een besluit tot weigeren van het aangaan van een huurovereenkomst voor vastgoed en gronden;

• 5. Het nemen van besluiten betreffende overeenkomsten, indien:

  • a. op grond van de Gemeentewet het college de gemeenteraad vooraf over de overeenkomst moet informeren, of omdat de gemeenteraad daarom heeft verzocht;

  • b. op grond van de Gemeentewet de gemeenteraad in de gelegenheid moet worden gesteld wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben.

• 6. Het nemen van besluiten betreffende garantie, borgstelling en dergelijke, hoe ook genaamd.

• 7. Het vaststellen van tarieven voor commerciële dienstverlening aan derden.

D. Civiele procedures

• 1. Het nemen van besluiten betreffende het al dan niet instellen van civielrechtelijke (spoed)procedures en aanwenden van rechtsmiddelen, zoals hoger beroep en dergelijke.

• 2. Het nemen van besluiten betreffende alternatieve geschilbeslechting, zoals arbitrage en dergelijke.

E. Overige privaatrechtelijke aangelegenheden

• 1. Het nemen van besluiten tot oprichting van en deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, en tot fusie, omzetting en dergelijke van rechtspersonen.

• 2. Het nemen van besluiten tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen / legaten / schenkingen.

• 3. Het nemen van besluiten tot aanvaarding of afwijzing van een aanbod tot sponsoring.

• 4. Het nemen van besluiten tot het al dan niet aanvragen van surseance van betaling en faillissement.

• 5. Het nemen van besluiten op verzoeken om schadevergoeding hoger dan € 5.000, ingeval daarvoor geen dekking wordt geboden ingevolge de verzekeringspolis.

• 6. Het nemen van besluiten met betrekking tot de koop en verkoop van grond en onroerende zaken, tenzij het te verkopen perceel niet groter is dan 100 m2 of opgenomen is in een grondexploitatieplan.

F. Overige aangelegenheden

• 1. Het nemen van besluiten tot benoeming van personen als vertegenwoordiger van de gemeente in bestuursorganen en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen.

• 2. Het nemen van besluiten tot benoeming van personen in adviesorganen van het college.

• 3. Het nemen van besluiten tot benoeming van personen in bestuurscommissies als bedoeld in artikel 83 c.q. 84 van de Gemeentewet.

Bijlage 2. Bevoegdheden voorbehouden aan de gemeentesecretaris

Bevoegdheden die ingevolge artikel 7, lid 2 van de regeling niet voor ondermandaat aan de strategische managers in aanmerking komen en daarmee bij de gemeentesecretaris dienen te berusten.

A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden

• 1. Het vaststellen van regels omtrent de ambtelijke organisatie.

• 2. Besluiten betreffende intrekking van een subsidie of andere wijziging van een bestaande subsidieverhouding.

• 3. Het nemen van besluiten tot niet-invordering van bedragen tussen € 1.500 en € 5.000 (niet zijnde belastingen; tot invordering van belastingen is de invorderingsambtenaar bevoegd).

• 4. Het behandelen van en het nemen van besluiten op klachten die zijn gericht tegen (het functioneren van) een strategisch manager.

• 5. Het beslissen op een bezwaarschrift, of op een verzoek als bedoeld in artikel 7:1a, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover de strategisch manager het besluit waartegen het bezwaar of verzoek zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.

Bijlage 3. Bevoegdheden voorbehouden aan de strategische managers

Bevoegdheden die ingevolge artikel 8, lid 6 van de regeling niet voor ondermandaat aan de teammanagers in aanmerking komen en daarmee bij de strategische managers blijven berusten.

A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden

• 1. Het nemen van besluiten tot niet-invordering van bedragen (tot invordering van belastingen is de invorderingsambtenaar bevoegd).

• 2. Het behandelen van en het nemen van besluiten op klachten die zijn gericht tegen (het functioneren van) een teammanager.

• 3. Het verlenen van mandaat aan externen.

• 4. Het beslissen op een bezwaarschrift, of op een verzoek als bedoeld in artikel 7:1a, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover de teammanager het besluit waartegen het bezwaar of verzoek zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.

Toelichting op de Mandaat- en machtigingsregeling gemeente Beverwijk 2020

In het algemene deel van deze toelichting wordt kort ingegaan op begrippen en uitgangspunten. In de artikelsgewijze toelichting wordt nader aandacht besteed aan de hantering van deze begrippen en de uitwerking van de uitgangspunten in de mandaatregeling en de bijlagen.

1. Algemene toelichting

Mandaat, delegatie en attributie

Titel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) betreft mandaat, delegatie en attributie. Deze begrippen worden in het publiekrecht gehanteerd om duidelijk te maken op welke manier een bevoegdheid wordt verkregen.

Bij attributie gaat het om toekenning door een regeling van een nieuwe bestuursbevoegdheid. Bij delegatie en mandaat laat een bestuursorgaan een bevoegdheid door een ander uitoefenen. Bij delegatie wordt de bevoegdheid overgedragen en verliest het bestuursorgaan zeggenschap, de gedelegeerde besluit zelfstandig. Bij mandaat laat het bestuursorgaan zijn bevoegdheid door een ander uitoefenen (maar mag dat ook zelf nog doen) en blijft het bestuursorgaan verantwoordelijk voor die bevoegdheidsuitoefening.

Mandaat, volmacht en machtiging

Deze regeling gaat alleen over mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 1 van de regeling en artikel 10:1 Awb). Doorgaans worden bevoegdheden aan ambtenaren gemandateerd maar mandaat kan ook worden verleend aan personen of ambten, die geen deel uitmaken van de gemeentelijke organisatie (externen). De gemandateerde handelt namens de mandaatgever en de in mandaat genomen besluiten worden aan het bestuursorgaan toegerekend, bijvoorbeeld ook voor wat betreft bezwaar en beroep. Dat geldt ook voor ondermandaat, waarbij een gemandateerde een bevoegdheid ‘doormandateert’.

Mandaat is een vorm van formele vertegenwoordiging voor wat betreft het nemen van (publiekrechtelijke) besluiten. Daarnaast speelt feitelijke vertegenwoordiging een rol. Het kan nodig zijn dat bijvoorbeeld ambtenaren handelingen verrichten die geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (machtiging). Daarom impliceert (onder)mandaatverlening op grond van deze regeling dat tevens machtiging wordt verleend en dat de regeling en de bijlagen op deze vertegenwoordigingsvorm van overeenkomstige toepassing is (artikel 3; zie ook de artikelsgewijze toelichting). Hierna wordt verder de term ‘mandaat’ gehanteerd, tenzij het meer in het bijzonder over machtiging gaat.

In artikel 60, boek 3 van het Burgerlijk Wetboek is volmacht gedefinieerd als de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten. In het privaatrecht volstaat de ondertekening of de mondelinge toezegging voor het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Een volmacht is hierop geënt. Echter, bij bestuursorganen wordt de bevoegdheid tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen ontleend aan het publiekrecht. In het bijzonder aan artikel 160, lid 1, aanhef en onder e, in samenhang met artikel 171 Gemeentewet (hierna: Gemw). In artikel 160, lid 1 aanhef en onder e Gemw staat dat het college bevoegd is tot het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen. Hiermee wordt gedoeld op een besluit als bedoeld in de Awb. Om dit elders in de organisatie te beleggen dient er derhalve een mandaat, als bedoeld in afdeling 10.1.1 Awb, afgegeven te worden. Op grond van artikel 171 Gemw is de burgemeester het bevoegde bestuursorgaan om de gemeente te vertegenwoordigen, dus ook bij privaatrechtelijke rechtshandelingen. Voor de vertegenwoordiging, bij privaatrechtelijke rechtshandelingen, dus de ondertekening dan wel de mondelinge toezegging, door een ander dan de burgemeester, dan dient de burgemeester een machtiging te geven.

Het mandaat voor het besluit tot aangaan van de privaatrechtelijke rechtshandeling tezamen met de vertegenwoordiging, staat gelijk aan de in het Burgerlijk Wetboek bedoelde volmacht.

De mandaatregeling: kader

De mandaatregeling bestaat uit een regelgevend kader, dat uit een aantal artikelen bestaat en uit drie bijlagen.

Bijlage 1 bevat de bevoegdheden die blijven voorbehouden aan het college en aan de burgemeester. Wat de hier opgenomen bevoegdheden van de burgemeester

aangaat, komen deze op grond van artikel 10:3 lid 1 Awb niet voor mandatering in

aanmerking, omdat de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening

verzet.

Bijlage 2 bevat de bevoegdheden die voorbehouden blijven aan de gemeentesecretaris

en bijlage 3 de bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de strategische managers

(en de gemeentesecretaris).

Wat is niet in deze mandaatregeling opgenomen?

De mandaatregeling is niet van toepassing op personele aangelegenheden, daarvoor is

het volmachtbesluit personele aangelegenheden (INT-1952972 / C-19-05266) van

toepassing.

Deze regeling betreft ook niet:

• a. bevoegdheden van andere organen dan het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;

• b. bevoegdheden waarvan het mandaat elders is geregeld;

Ad a: De mandaatregeling ziet uitsluitend op mandatering van bevoegdheden van het college en van de burgemeester. Voor zover er binnen de gemeentelijke organisatie verder nog bevoegdheden worden gemandateerd, moeten daarvoor aparte regelingen worden gemaakt en geraadpleegd.

Ad b: Bestaan er mandaatmogelijkheden op grond van een specifieke regeling, dan heeft een dergelijke regeling ‘voorrang’ boven deze meer algemene mandaatregeling.

De omgekeerde mandaatregeling: algemene systematiek

Doorgaans bevat een mandaatregeling een (zeer uitgebreide) opsomming van bevoegdheden, wettelijke grondslagen en personen/ambten aan wie bevoegdheden zijn gemandateerd. Voordeel daarvan is met name, dat precies kan worden opgezocht wie waartoe bevoegd is. Nadelig zijn vaak de lengte en onoverzichtelijkheid van een dergelijke mandaatregeling, naast het gegeven dat deze als gevolg van wijzigingen in de regelgeving snel ‘veroudert’ en daarmee een nogal arbeidsintensieve onderhoudsdiscipline vergt. Daarnaast is juist de vergaande concreetheid de reden dat niet alle bevoegdheden zijn

opgenomen, die voor een efficiënte en effectieve behandeling voor mandatering in

aanmerking komen. Door de bevoegdheden te concreet te beschrijven zorgt een kleine

afwijking er reeds voor dat er geen sprake is van een gegeven mandaat.

In deze mandaatregeling is voor wat betreft de bevoegdheden van het college en van de burgemeester gekozen voor een beknoptere en minder onderhoudsgevoelige systematiek, die bovendien beter aansluit op het principe van integraal management. Er is sprake van een zogenaamd omgekeerde mandaatregeling. Dit houdt in dat in de mandaatregeling alleen die bevoegdheden concreet benoemd worden die niet zijn gemandateerd. Hierbij ligt de nadruk op slagvaardigheid van de gemeentelijke organisatie, met als uitgangspunt dat bevoegdheden in beginsel op een zo laag mogelijk niveau worden uitgeoefend. Hiermee wordt bereikt dat de meeste bevoegdheden zijn gemandateerd, want alles wat niet is opgesomd in de bijlagen is dus gemandateerd.

Het college en de burgemeester beschikken over een reeks van bevoegdheden. Sommige daarvan kunnen niet in mandaat of ondermandaat worden gegeven. Een aanzienlijk deel van de bevoegdheden van het college en de burgemeester gaat via deze regeling direct in mandaat naar de gemeentesecretaris (artikel 6). Alleen deze ambtelijke functie krijgt bij deze regeling dus mandaat. Aangezien een organisatie niet efficiënt kan functioneren wanneer de gemeentesecretaris alle besluiten moet nemen en formele en feitelijke handelingen moet uitvoeren is de gemeentesecretaris de bevoegdheid gegeven om ondermandaat te verlenen aan strategische managers, teammanagers en medewerkers en externen (artikel 7, lid 1 en artikel 8 lid 1). Daarnaast is het de gemeentesecretaris toegestaan om de strategische managers toe te staan ondermandaat te verlenen aan teammanagers en medewerkers en externen (artikel 8 lid 4). Op deze manier ontstaat er een organische, gelaagde werking van de mandaatregeling. Teammanagers krijgen zelf geen mogelijkheid om ondermandaat te verlenen.

Via de constructie van deze regeling kunnen bevoegdheden zo laag mogelijk in de ambtelijke organisatie worden belegd. De gemeentesecretaris verleent immers algemeen mandaat aan de strategische managers en ook de teammanagers krijgen een algemeen mandaat. Hiermee zijn de bevoegdheden reeds laag in de organisatie belegd. Met betrekking tot het mandateren van bevoegdheden is er wel een beperking aanwezig. Deze beperking betreft de bij de regeling behorende bijlagen. Bijlage 1 bevat de bevoegdheden die blijven voorbehouden aan het college en aan de burgemeester. Wat de hier opgenomen bevoegdheden van de burgemeester aangaat, komen deze op grond van artikel 10:3 lid 1 Awb niet voor mandatering in aanmerking, omdat de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet. Bijlage 2 bevat de bevoegdheden die voorbehouden blijven aan de gemeentesecretaris. Wanneer de gemeentesecretaris een algemeen ondermandaat verstrekt aan strategische managers, dan maken de in bijlage 2 opgenomen bevoegdheden daar dus geen onderdeel van uit. Overigens geldt dit uiteraard ook voor de bevoegdheden die zijn opgenomen in bijlage 1, maar omdat de gemeentesecretaris deze bevoegdheden niet gemandateerd heeft gekregen, kan deze ze zodoende dus ook niet ondermandateren.

Bijlage 3 bevat de bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de strategische managers

(maar uiteraard mag ook de gemeentesecretaris deze uitoefenen). Wanneer de strategische managers (dan wel de gemeentesecretaris) een algemeen ondermandaat verstrekt aan de teammanagers, dan maken de in bijlage 3 opgenomen bevoegdheden daar dus geen onderdeel van uit. Hetzelfde is ook hier van toepassing, dit geldt ook voor de bevoegdheden die zijn opgenomen in bijlage 1 en 2, maar omdat de strategische manager deze bevoegdheden zelf ook niet gemandateerd heeft gekregen, kan deze ze zodoende dus ook niet kan ondermandateren.

Buiten de in de bijlagen uitgezonderde bevoegden is het aan de gemeentesecretaris verleende mandaat gelijk aan de ondermandaten van de strategische managers en teammanagers.

De strategische managers (maar ook de gemeentesecretaris) kunnen medewerkers en externen ondermandaat verlenen, hetzij alleen bij concrete bevoegdheid. Een algemeen ondermandaat is uitgesloten, want dit is functioneel alleen noodzakelijk voor managers. Hiermee wordt afgeweken van het basisprincipe van de regeling wat inhoudt dat er sprake is van een ‘omgekeerd mandaat’. Bij het omgekeerde mandaat-principe wordt alleen opgeschreven welke bevoegdheden niet worden gemandateerd. Nu ondermandaten aan medewerkers en externen per concrete bevoegdheid worden verleend moeten deze concrete bevoegdheden ook specifiek benoemd worden. Deze concrete bevoegdheden dienen te worden opgenomen in het mandaatregister (artikel 9). De ondermandaten mogen aan individuele personen worden verleend, maar dit kan ook aan een (verzamel)functie worden toebedeeld, zodat een ieder die een dergelijke functie uitoefent hetzelfde ondermandaat heeft.

Alle besluiten waarmee ondermandaat wordt verleend worden schriftelijk vastgelegd en opgenomen in het mandaatregister (artikel 9).

Wanneer is mandaat niet mogelijk?

Er gelden 2 belangrijke uitzonderingen op de ‘ruime’ mandateringssystematiek, te weten:

• 1. wettelijk: artikel 3 lid 1 van de regeling verwijst naar artikel 10:3 Awb dat mandatering uitsluit

  • a. voor zover dat blijkt uit een wettelijk voorschrift,

  • b. indien de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet en

  • c. in een aantal specifiek genoemde gevallen (artikel 10:3, tweede, derde en vierde lid, Awb; (artikel 4 en bijlage 1).

• 2. ingevolge de artikelen 6, 7 lid 1, en 8 lid 1, alsook artikel 7 lid 4, van de regeling c.q. de bijlagen 1, 2 en 3: hierin is opgesomd welke bevoegdheden niet door het bestuursorgaan aan de gemeentesecretaris worden gemandateerd, respectievelijk welke bevoegdheden niet door de gemeentesecretaris aan de strategische, teammanagers en medewerkers en externen worden ondergemandateerd

Waar moet een (onder)mandaatgever onder meer op letten?

• 1. Nagaan of een (onder)mandaat kan worden verleend. De regeling en de bijlagen bevatten beperkingen en uitsluitingen. Ook artikel 10:3 Awb noemt een aantal belangrijke uitzonderingen, maar deze zijn ook opgenomen in artikel 4 en bijlage 1.

• 2. Overleg in geval van twijfel: elke regeling bevat begrippen die voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Er kunnen zich situaties voordoen waarin onduidelijk is of een bevoegdheid gemandateerd is of voor ondermandaat in aanmerking komt. Wanneer verzet de aard van een bevoegdheid zich bijvoorbeeld tegen mandaatverlening? Wat is precies bedoeld met de uitzonderingen in de bijlagen 1, 2 en 3? Overleg is essentieel voor oplossing van dergelijk problemen. Raadpleeg voor interpretatie of uitleg ingeval van verlening van ondermandaat bijvoorbeeld de mandaatgever (bestuursorgaan) of de ‘hogere’ ondermandaatgever (gemeentesecretaris) en meer in het algemeen de juristen van Juridische Zaken.

• 3. Voor het geven van ondermandaten dan wel het stellen van instructies dient een door de gemeentesecretaris vastgesteld werkproces te worden gevolgd (Dit is het Werkproces ondermandaat en instructies (INT-20-56671)). Dit werkproces heeft ten doel om de wijze waarop ondermandaten en instructies worden gegeven te uniformeren en om het mandaatregister inzichtelijk en actueel te houden. Elke verlening, wijziging of (gehele of gedeeltelijke) intrekking van een (onder)mandaat wordt opgenomen in het mandaatregister overeenkomstig het werkproces. Instructies worden op schrift gesteld en in het betreffende besluit opgenomen. In artikel 10 zijn instructies genoemd en in artikel 11 zijn beperkingen gesteld, die door de gemandateerde in ieder geval in acht moeten worden genomen. Eventueel te geven (aanvullende) instructies mogen daarvan niet afwijken.

• 4. Bekendmaking: zonder bekendmaking als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht treedt een (onder)mandaat niet in werking.

Waar moet een (onder)gemandateerde onder meer op letten?

• 1. Reikwijdte van de bevoegdheid: handelen buiten het (onder)mandaat betekent onbevoegd – en daarmee niet rechtsgeldig – handelen. Daarom moet altijd worden bezien welke grenzen er gelden. Overleg in geval van twijfel: elke regeling bevat begrippen die voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Er kunnen zich situaties voordoen waarin onduidelijk is of een bevoegdheid gemandateerd is. Wat is precies bedoeld met de uitzonderingen in de bijlagen 1, 2 en 3? Overleg is essentieel voor oplossing van dergelijk problemen. Raadpleeg voor interpretatie of uitleg ingeval van verlening van ondermandaat bijvoorbeeld de mandaatgever (bestuursorgaan) of de ‘hogere’ ondermandaatgever (gemeentesecretaris) en meer in het algemeen de juristen van Juridische Zaken.

• 2. Ondermandaat aan teammanagers: doordat er sprake is van een algemeen mandaat kunnen algemene bevoegdheden door meerdere teammanagers in ondermandaat worden uitgeoefend. Hiermee wordt geregeld dat teammanagers een algemeen ondermandaat kunnen krijgen, hetgeen ook wordt voorgestaan, omdat dit bij hun managersfunctie past (artikel 8, derde lid). Een beperking die hieraan is gesteld is dat het ondermandaat niet verder reikt dan de functietaken van de teammanager. Een teammanager facilitaire zaken heeft andere bijzondere functietaken dan een teammanager financiën. Het is niet de bedoeling dat een teammanager bij de primaire taakuitoefening bevoegdheden gaat gebruiken die bij de bijzondere functietaken horen van een andere teammanager. Uiteraard staat deze regel los van de vervangingsregeling die het college ten behoeve van een voorspoedige uitoefening van deze regeling heeft vastgesteld. Wanneer er sprake is van een afwijking van de normale bedrijfsvoering, zoals een vakantie, ziekte of andere afwezigheid van een teammanager, dan wordt deze vervangen door een andere teammanager conform de vervangingsregeling. De vervangende teammanager mag dan uiteraard wel gebruik maken van de bijzondere functietaken van de teammanager die hij of zij vervangt.

• 3. Instructies opvolgen: voor de uitoefening van bevoegdheden in (onder)mandaat gelden algemene instructies. Daarbij is in een aantal gevallen terugkoppeling in ieder geval vereist (artikel 10 en artikel 11). Daarnaast kunnen er aanvullende instructies gegeven zijn. Ingeval van twijfel of onduidelijkheid raadpleegt de gemandateerde altijd de mandaatgever. Van instructies mag niet worden afgeweken. In plaats daarvan kan aan de mandaatgever worden gevraagd om de instructies aan te passen.

• 4. Om in (onder)mandaat overeenkomsten aan te mogen gaan dient een door de gemeentesecretaris vastgesteld werkproces te worden gevolgd (dit is het Werkproces overeenkomsten (INT-20-57075)) (artikel 13). Dit werkproces is naast het stellen van een uniforme procesgang belangrijk voor het actueel houden van de contractenbank. Elke overeenkomst, wijziging of beëindiging van een overeenkomst wordt opgenomen in de contractenbank overeenkomstig het werkproces.

2. Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Hier staan de omschrijvingen van de in de regeling gehanteerde begrippen die uitleg vergen.

Artikel 2. Reikwijdte

Met dit artikel wordt de reikwijdte van de regeling beperkt door de werking en regeling van het treasurystatuut en de budgetspelregels. Bij gebruik van de mandaatregeling, of gebruik van een bevoegdheid gebaseerd op de mandaatregeling zullen dus ook deze twee regelingen moeten worden geraadpleegd, om te kunnen beoordelen of en tot hoever de gemandateerde bevoegdheid reikt. Hier moet dus rekening mee worden gehouden bij besluiten die de budgetten raken.

Artikel 3. Schakelbepaling volmachten en machtigingen

Om te voorkomen dat apart volmachten en machtigingen moeten worden gegeven voor gevallen waarin de mandaatregeling reeds voorziet, zorgt deze schakelbepaling ervoor dat waar deze regeling in mandaat voorziet, tevens wordt voorzien in volmacht en machtiging.

Artikel 4. Mandaat

Eerste lid: Artikel 10:3, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht bevat een opsomming van bevoegdheden van bestuursorganen waar mandaat niet voor mag worden verleend. Met het opnemen van dit eerste lid van artikel 4 wordt ook bepaald dat deze bevoegdheden niet worden gemandateerd. Op 3 september 2020 noemt artikel 10:3, tweede lid, Awb de volgende bevoegdheden:

• tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien;

• tot het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet;

• tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

Tweede lid: bevat een algemene bepaling dat bij de uitoefening van het mandaat in ieder geval de instructies en beperkingen van artikelen 10 en 11 in acht moet nemen. Dit geldt dus ook voor - op basis van deze mandaatregeling gegeven – ondermandaat (zie artikel 5, tweede lid). Artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht regelt dat de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Naast de in artikel 10 en 11 van deze regeling genoemde instructies kan de mandaatgever nadere instructies geven betreffende de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, voor zover deze niet in strijd zijn met de in deze regeling opgenomen instructies dan wel met enig ander (wettelijk) voorschrift.

Artikel 5. Ondermandaat

Eerste lid: Ondermandaat is het mandaat dat wordt gegeven door een gemandateerde. Een ondermandaat mag echter niet zomaar door een door het bestuursorgaan gemandateerde worden gegeven. Artikel 10:9, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht regelt dat de mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend. Het kan worden toegestaan, dus het is geen vanzelfsprekendheid. Voor het geven van duidelijkheid hierover aan de gebruiker van de regeling is dit eerste lid opgenomen, wat regelt dat het verlenen van ondermandaat slechts mag wanneer dat de regeling dit toestaat.

Tweede lid: aangezien de regeling alleen voorziet in een direct algemeen mandaat (van het college en de burgemeester) aan de gemeentesecretaris (zie artikel 6), is het noodzakelijk om te regelen dat de regeling van overeenkomstige toepassing is op gegeven ondermandaat.

Artikel 6. Mandaat gemeentesecretaris

Deze mandaatregeling voorziet enkel in het verlenen van mandaat (van het college en de burgemeester) aan de gemeentesecretaris. Bij deze regeling behoort bijlage 1, waarin bevoegdheden zijn opgenomen die niet aan de gemeentesecretaris worden gemandateerd, maar voorbehouden blijven aan het college dan wel de burgemeester. Voordat de gemeentesecretaris een besluit in mandaat neemt, dient eerst bijlage 1 geraadpleegd te worden of de bevoegdheid wellicht alleen aan het bestuursorgaan zelf toebehoort. Wijziging van bijlage 1 kan alleen plaatsvinden bij daartoe strekkend besluit van het college en/of de burgemeester, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft.

Artikel 7. Ondermandaat strategische managers

Eerste lid: Het college en de burgemeester (mandaatgevers) staan de gemeentesecretaris (mandaathouder / gemandateerde) toe om ondermandaat te verlenen aan de strategische managers. Om ondermandaat te verlenen dient de gemeentesecretaris een daartoe strekkend besluit te nemen. Er is geen vergelijkbare regel opgenomen als voor teammanagers geldt overeenkomstig artikel 8, derde lid, van deze regeling. De strategische managers kunnen dan ook in beginsel elkaars specifiek toegewezen functietaken uitoefenen. Het verschil is dat er maar twee strategische managers zijn ten opzichte van twaalf teammanagers alsook dat strategisch managers wat meer op afstand van de inhoud staan en elkaar dan ook makkelijker kunnen vervangen.

De toestemming van de mandaatgever aan de gemeentesecretaris om ondermandaat te verlenen houdt tevens in de bevoegdheid om instructies aan het ondermandaat te verbinden. Artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht regelt daartoe dat de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Naast de in artikel 10 en 11 van deze regeling genoemde instructies kan de mandaatgever nadere instructies geven betreffende de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, voor zover deze niet in strijd zijn met de in deze regeling opgenomen instructies dan wel met enig ander (wettelijk) voorschrift.

Tweede lid: Bij deze regeling behoort bijlage 2, waarin bevoegdheden zijn opgenomen die niet aan de strategische managers kunnen worden gemandateerd, maar voorbehouden blijven aan de gemeentesecretaris. Voordat een strategisch manager een besluit in mandaat neemt, dienen eerst bijlage 1 en bijlage 2 geraadpleegd te worden of de bevoegdheid wellicht alleen aan het bestuursorgaan zelf respectievelijk de gemeentesecretaris toebehoort.

Derde lid: Het college en de burgemeester hebben in beginsel bijlage 2 vastgesteld, maar geven de gemeentesecretaris de mogelijkheid om bijlage 2 te wijzigen, omdat dit bevoegdheden zijn die op die functie betrekking (kunnen) hebben. Wijziging van bijlage 2 vindt uiteraard plaats bij daartoe strekkend besluit. De bedoeling hiervan is om de gemeentesecretaris in staat te stellen om gedurende de looptijd van de regeling bevoegdheden aan de lijst toe te voegen (wat betekent dat deze bevoegdheden voorbehouden blijven aan de gemeentesecretaris). De primair bij vaststelling van de regeling opgenomen bevoegdheden (A1 t/m A5) zijn bij voorbaat opgenomen omdat het in beginsel niet wenselijk wordt geacht om deze lager te beleggen dan de gemeentesecretaris. Het is echter ook niet de bedoeling om ondermandatering hiervan uit te sluiten, anders dan wanneer dit op juridische gronden is uitgesloten. Er moet aldus op behoudende wijze met deze bevoegdheden worden omgegaan.

Vierde lid: Het is de gemeentesecretaris toegestaan om de strategische managers toe te staan om zelf ondermandaat te verlenen aan teammanagers, medewerkers en externen. Hier dient de gemeentesecretaris dan wel toe te besluiten. Voorbehoud daarbij is wel dat de bevoegdheden die in de bij de regeling behorende bijlage 3 zijn opgenomen blijven voorbehouden aan de strategische managers. Wanneer de strategische managers aan de teammanagers ondermandaat verlenen dan is dat ingevolge de regeling exclusief de in bijlage 3 opgenomen bevoegdheden. De door de strategische managers te ondermandateren concrete bevoegdheden aan medewerkers en externen mag niet bestaan uit de bevoegdheden die zijn opgenomen in bijlage 3. Overigens geldt dit uiteraard ook voor de bevoegdheden die zijn opgenomen in bijlage 1 en 2. Deze bijlagen zijn hier niet genoemd, omdat de strategische manager deze bevoegdheden zelf ook niet gemandateerd heeft gekregen en zodoende dus ook niet kan ondermandateren. Bij het verlenen van ondermandaat aan medewerkers en externen dient de strategisch manager zich er vooraf van te vergewissen dat de betreffende bevoegdheden niet zijn opgenomen in bijlagen 1, 2 en 3.

De toestemming van de gemeentesecretaris aan de strategische managers om ondermandaat te verlenen houdt tevens in de bevoegdheid voor de strategische managers om instructies aan ondermandaat te verbinden. Artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht regelt daartoe dat de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Naast de in artikel 10 en 11 van deze regeling genoemde instructies kan de mandaatgever nadere instructies geven betreffende de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, voor zover deze niet in strijd zijn met de in deze regeling opgenomen instructies dan wel met enig ander (wettelijk) voorschrift.

Artikel 8 Ondermandaat teammanagers, medewerkers en externen

Eerste lid: Het college en de burgemeester (mandaatgevers) staan de gemeentesecretaris (mandaathouder / gemandateerde) toe om ondermandaat te verlenen aan teammanagers, medewerkers en externen, met uitzondering van de in bijlagen 2 en 3 opgenomen bevoegdheden. Om ondermandaat te verlenen dient de gemeentesecretaris een daartoe strekkend besluit te nemen. Bijlagen 2 en 3 zijn uitgesloten van ondermandatering omdat de hierin opgenomen bevoegdheden voorbehouden blijven aan respectievelijk de gemeentesecretaris en de strategisch managers. Een verwijzing naar bijlage 1 ontbreekt logischerwijs, omdat de gemeentesecretaris deze bevoegdheden zelf ook niet gemandateerd heeft gekregen en zodoende dus ook niet kan ondermandateren.

De toestemming van de mandaatgever aan de gemeentesecretaris om ondermandaat te verlenen houdt tevens in de bevoegdheid om instructies aan het ondermandaat te verbinden. Artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht regelt daartoe dat de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Naast de in artikel 10 en 11 van deze regeling genoemde instructies kan de mandaatgever nadere instructies geven betreffende de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, voor zover deze niet in strijd zijn met de in deze regeling opgenomen instructies dan wel met enig ander (wettelijk) voorschrift.

De gemeentesecretaris heeft deze bevoegdheid gekregen, omdat deze functie de enige is die met deze regeling direct gemandateerd wordt en aldus fungeert als algemene mandaathouder namens het college. In de praktijk is het de bedoeling dat de strategische managers verantwoordelijk zijn voor ondermandatering van genoemde functies. Daartoe dient ook artikel 7, vierde lid, van de regeling, waarbij de gemeentesecretaris de bevoegdheid heeft gekregen om de strategische managers toe te staan om zelf ondermandaat te verlenen aan teammanagers, medewerkers en externen. Voor de soepele inwerkingtreding van deze nieuwe regeling is het wenselijk geweest deze eenmalig centraal vast te laten stellen door de gemeentesecretaris.

Tweede lid: Het college en de burgemeester hebben in beginsel bijlage 3 vastgesteld, maar geven de gemeentesecretaris de mogelijkheid om bijlage 3 te wijzigen. Wijziging van bijlage 3 vindt uiteraard plaats bij daartoe strekkend besluit. De bedoeling hiervan is om de gemeentesecretaris in staat te stellen om gedurende de looptijd van de regeling bevoegdheden aan de lijst toe te voegen (wat betekent dat deze bevoegdheden voorbehouden blijven aan de strategische manager). De primair bij vaststelling van de regeling opgenomen bevoegdheden (A1 t/m A4) zijn bij voorbaat opgenomen omdat het in beginsel niet wenselijk wordt geacht om deze lager te beleggen dan de strategische managers. Het is echter ook niet de bedoeling om ondermandatering hiervan uit te sluiten, anders dan wanneer dit op juridische gronden is uitgesloten. Er moet aldus op behoudende wijze met deze bevoegdheden worden omgegaan.

Derde lid: Hiermee wordt geregeld dat teammanagers een algemeen ondermandaat kunnen krijgen, hetgeen ook wordt voorgestaan, omdat dit bij hun managersfunctie past. Een beperking die hieraan is gesteld is dat het ondermandaat niet verder reikt dan de functietaken van de teammanager. Een teammanager facilitaire zaken heeft andere bijzondere functietaken dan een teammanager financiën. Het is niet de bedoeling dat een teammanager bij de primaire taakuitoefening bevoegdheden gaat gebruiken die bij de bijzondere functietaken horen van een andere teammanager. Dit klinkt logisch en zal in de praktijk ook in principe niet voorkomen, maar deze regel laat hierover geen enkel misverstand bestaan. Uiteraard staat deze regel los van de vervangingsregeling die het college ten behoeve van een voorspoedige uitoefening van deze regeling heeft vastgesteld. Wanneer er sprake is van een afwijking van de normale bedrijfsvoering, zoals een vakantie, ziekte of andere afwezigheid van een teammanager, dan wordt deze vervangen door een andere teammanager conform de vervangingsregeling. De vervangende teammanager mag dan uiteraard wel gebruik maken van de bijzondere functietaken van de teammanager die hij of zij vervangt.

Vierde lid: Voor wat betreft medewerkers en externen is er de beperking dat alleen ondermandaat per concrete, specifieke bevoegdheid kan worden verleend. Een algemeen ondermandaat is uitgesloten, want dit is functioneel alleen noodzakelijk voor managers. Hiermee wordt afgeweken van het basisprincipe van de regeling wat inhoudt dat er sprake is van een ‘omgekeerd mandaat’. Bij het omgekeerde mandaat-principe wordt alleen opgeschreven welke bevoegdheden niet worden gemandateerd. Nu ondermandaten aan medewerkers en externen per concrete bevoegdheid worden verleend moeten deze concrete bevoegdheden ook specifiek benoemd worden. Deze concrete bevoegdheden dienen te worden opgenomen in het mandaatregister (zie artikel 9). De ondermandaten mogen aan individuele personen worden verleend, maar dit kan ook aan een (verzamel)functie worden toebedeeld, zodat een ieder die een dergelijke functie uitoefent hetzelfde ondermandaat heeft.

Vijfde lid: Omdat bij externen in principe minder zicht is op en inzicht is in de kennis en kunde is de voorwaarde opgenomen dat even extra goed gekeken wordt naar de geschiktheid van de persoon of personen voor de uitoefening van de te ondermanteren bevoegdheid.

Zesde lid: Bij deze regeling behoort bijlage 3, waarin bevoegdheden zijn opgenomen die niet aan de teammanagers, medewerkers en externen kunnen worden gemandateerd, maar voorbehouden blijven aan de strategisch managers. Voordat een teammanager een besluit in mandaat neemt, dienen eerst bijlage 1, bijlage 2 en bijlage 3 geraadpleegd te worden of de bevoegdheid wellicht alleen aan respectievelijk het bestuursorgaan zelf, de gemeentesecretaris of de strategisch manager toebehoort. Medewerkers en externen mogen sowieso alleen de bevoegdheden uitoefenen die hen concreet is verleend, dus die hoeven in principe niet naar de bijlagen te kijken. Zie ook de uitleg onder artikel 7, vierde lid.

Artikel 9. Register ondermandaat

Er wordt een register bijgehouden van alle ondermandaten die zijn verleend, zodat deze te allen tijde actueel is.

Artikel 10. Instructies

Algemeen: zie ook artikel 4, tweede lid, van de regeling en de uitleg in deze toelichting behorende bij dit artikellid. De mandaathouder en de ondermandaathouders moeten deze instructies raadplegen en in acht nemen voordat een besluit in mandaat wordt genomen en zo nodig afzien van het zelf in mandaat nemen van een besluit.

Artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht regelt dat de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Naast de in artikel 10 en 11 van deze regeling genoemde instructies kan de mandaatgever nadere instructies geven betreffende de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, voor zover deze niet in strijd zijn met enig artikel van deze regeling dan wel wettelijk voorschrift.

Eerste lid: De instructies die hier zijn opgenomen regelen wanneer er vooraf met de verantwoordelijke portefeuillehouder overleg moet worden gevoerd, zodat deze kan bepalen of het al dan niet alsnog aan het college ter besluitvorming moet worden voorgelegd, dan wel de burgemeester zelf het besluit neemt.

Tweede lid: Overeenkomsten mogen alleen worden aangegaan nadat de budgethouder hiermee heeft ingestemd, omdat het voor kan komen dat de ondergemandateerde en de budgethouder niet dezelfde persoon zijn.

Derde lid: Op gelijke wijze als gebeurt in het collegeproces (het proces waar collegevoorstellen gereed worden gemaakt om ter besluitvorming aan het college voor te leggen) moet er consultatie plaatsvinden met de desbetreffende noodzakelijke ambtelijke adviseurs, in het kader van de noodzakelijke kwaliteitszorg.

Artikel 11. Beperkingen

De beperkingen betreffen omstandigheden waarbij geen gebruik mag worden gemaakt van het gegeven (onder)mandaat en de mandaatgever (college of burgemeester) aldus zal moeten besluiten. Zie ook artikel 4, tweede lid, van de regeling en de uitleg in deze toelichting behorende bij dit artikellid. De mandaathouder en de ondermandaathouders moeten deze beperkingen raadplegen en in acht nemen voordat een besluit in mandaat wordt genomen en indien van toepassing afzien van het zelf nemen van een besluit.

Artikel 12. Reikwijdte ondermandaat

Eerste lid: Uiteraard moet het mandaat niet alleen inhouden de bevoegdheid om besluiten te nemen, maar ook het verrichten van alle handelingen (voorbereiding en uitvoering) die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren.

Tweede lid: De bij (onder)mandaat gegeven bevoegdheid om besluiten te mogen nemen houdt tevens in dat de mandaathouder een besluit dat hij of zij zelf genomen heeft mag intrekken en wijzigen, tenzij wettelijk anders is bepaald. Uiteraard kan een door de mandaatgever genomen besluit niet door de mandaathouder worden ingetrokken of gewijzigd. Andersom kan de mandaatgever wel een door mandaathouder genomen besluit intrekken of wijzigen, want ingevolge artikel 10:7 van de Algemene wet bestuursrecht kan de mandaatgever de gemandateerde bevoegdheid ook altijd zelf uitoefenen.

Artikel 13. Werkprocessen

Eerste lid: Voor het geven van ondermandaten dan wel het stellen van instructies dient een door de gemeentesecretaris vastgesteld werkproces te worden gevolgd (Dit is het Werkproces ondermandaat en instructies (INT-20-56671)). Dit werkproces heeft ten doel om de wijze waarop ondermandaten en instructies worden gegeven te uniformeren en om het mandaatregister inzichtelijk en actueel te houden. Elke verlening, wijziging of (gehele of gedeeltelijke) intrekking van een (onder)mandaat wordt opgenomen in het mandaatregister overeenkomstig het werkproces. Instructies worden op schrift gesteld en in het betreffende besluit opgenomen. In artikel 10 zijn instructies genoemd en in artikel 11 zijn beperkingen gesteld, die door de gemandateerde in ieder geval in acht moeten worden genomen. Eventueel te geven (aanvullende) instructies mogen daarvan niet afwijken.

Tweede lid: Om in (onder)mandaat overeenkomsten aan te mogen gaan dient een door de gemeentesecretaris vastgesteld werkproces te worden gevolgd (dit is het Werkproces overeenkomsten (INT-20-57075)). Dit werkproces is naast het stellen van een uniforme procesgang belangrijk voor het actueel houden van de contractenbank. Elke overeenkomst, wijziging of beëindiging van een overeenkomst wordt opgenomen in de contractenbank overeenkomstig het werkproces.

Artikel 14. Ondertekening

Eerste lid: Het (onder)mandaat houdt naast de bevoegdheid tot het nemen van het besluit eveneens in het ondertekenen van het besluit. De aanvulling ‘tenzij anders is bepaald’ houdt in dat hier vanaf geweken kan worden wanneer dit wenselijk is. Uiteraard zal dit inhouden dat een hogere functionaris dan wel het bestuursorgaan zelf de ondertekening voor zijn rekening neemt.

Tweede lid: bevat de wijze waarop een krachtens (onder)mandaat genomen besluit moet worden ondertekend. Een besluit wordt aldus ondertekend met ‘hoogachtend’ .

Derde lid: Omdat het gebruik van ‘hoogachtend’ niet in elke omstandigheid de logische of juiste afsluiting zal zijn, is er de mogelijkheid om gebruik te maken van ‘met vriendelijke groet’. Er moet in dat geval geen sprake zijn van een besluit, dan wel direct aan een besluit gelieerde correspondentie. Met ‘direct’ wordt hier bedoeld, dat de correspondentie in formele zin noodzakelijk en onontbeerlijk is in het proces om te komen tot een besluit en tot uitvoering van een besluit. Denk hierbij aan een voornemen tot het opleggen van een bestuurlijke sanctie.

Artikel 15. Slotbepalingen

Dit artikel regelt de inwerkingtreding (lid 1), intrekking van de vigerende mandaatregeling en bijbehorende en aanvullende besluiten (lid 2 en 3) en de citeertitel van deze regeling (lid 4).