Gemeenteblad van Almelo
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Almelo | Gemeenteblad 2020, 250194 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Ambtelijke organisatieregeling gemeente Almelo 2020
B&W-besluit van 22 september 2020, houdende vaststelling van de ambtelijke organisatieregeling 2020.
Het college van burgemeester en wethouders;
Gelet op artikel 160 artikel 1 aanhef sub c van de Gemeentewet overwegende dat:
• dat het college de verantwoordelijkheid heeft om de ambtelijke organisatie in te richten en te besturen;
• dat het college heeft gekozen om de belangrijkste uitgangspunten, kaders en randvoorwaarden voor inrichting en aansturing vast te leggen in een organisatieregeling;
• dat het college hierbij een aantal in deze regeling benoemde bevoegdheden en verantwoordelijkheden overdraagt aan leden van de ambtelijke organisatie;
• dat het college deze regeling per 1 oktober 2020 in werking wil laten treden;
Artikel 1 ambtelijke hoofdstructuur
1. De ambtelijke organisatie kent één ambtelijke dienst bestaande uit vier uitvoerende eenheden en twee centrale stafeenheden, te weten een stafeenheid Concernzaken en een stafeenheid Bedrijfsvoering.
2. De algemeen directeur geeft integraal leiding en sturing aan de gehele ambtelijke organisatie en is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit en effectiviteit van de ambtelijke organisatie.
3. De algemeen directeur is tevens de gemeentesecretaris. De secretaris staat het college en de burgemeester bij de uitoefening van hun taak terzijde.
4. De stafeenheid Concernzaken wordt geleid door een hoofd Concernzaken/concerncontroller.
5. De adjunct-directeur en het hoofd van de stafeenheid Concernzaken rapporteren aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
6. De uitvoerende eenheden worden geleid door een hoofd.
7. De hoofden van de uitvoerende eenheden rapporteren aan een adjunct-directeur.
8. Binnen de eenheden zijn teammanagers aangewezen die rapporteren aan een hoofd.
9. Binnen de teams zijn coördinatoren aangewezen die rapporteren aan een teammanager.
Artikel 2 relatie bestuur – ambtelijke aansturing
1. Het college van B&W overlegt met de gemeentesecretaris/algemeen directeur over de strategische koers en onderwerpen van de ambtelijke organisatie.
2. Overleg over de uitvoering van politiek gestelde doelen vindt plaats in de portefeuilleoverleggen.
3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor de aansturing van de ambtelijke organisatie.
4. Het college van B&W verleent de bestuurlijke opdrachten, waaronder die van de programma’s, waarbij de gemeentesecretaris/algemeen directeur of de adjunct-directeur zorgt voor borging via een programmacontract.
5. De programmatische aansturing van de uitvoering van de programma’s gebeurt door de ambtelijk opdrachtgever (gemeentesecretaris/algemeen directeur of adjunct-directeur). De programmamanager opereert als de ambtelijk opdrachtnemer.
Artikel 3 gemeentesecretaris/algemeen directeur
1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is secretaris van het college en tevens algemeen directeur en als zodanig ambtelijk eindverantwoordelijk voor het functioneren en de kwaliteit van de ambtelijke organisatie.
2. Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 3, eerste lid, kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur aanwijzingen en opdrachten geven aan de ambtelijke organisatie en wel op elk niveau van de ambtelijke organisatie en/of de voorzieningen treffen die hij gerade acht.
3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur geeft hiërarchisch leiding aan de adjunct-directeur(en) en hoofd concernzaken/concerncontroller.
4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan interveniëren in het management en/of besluitvorming van een organisatieonderdeel.
5. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voor de ondernemingsraad (OR) de bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en als zodanig degene die de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid.
6. De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt bij afwezigheid voor zijn bestuurstaken vervangen door een loco- secretaris en voor zijn managementtaken door een adjunct-directeur.
7. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd om meerdere plaatsvervangende loco- secretarissen aan te wijzen en daarbij de rangorde te bepalen, zodat die ingeval van diens afwezigheid hem kunnen vervangen voor wat betreft zijn bestuurstaken.
8. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd om adjunct-directeuren, hoofd concernzaken/concerncontroller, hoofden en – al dan niet op eventuele voordracht van de hoofden – teammanagers te benoemen of ontslag te verlenen.
9. De gemeentesecretaris/algemeen directeur biedt jaarlijks de sturingsagenda ter vaststelling aan het college van B&W aan.
10. De algemeen directeur fungeert als primair budgethouder voor de in de begroting van het kalenderjaar opgenomen en door de raad geautoriseerde budgetten.
1. De adjunct-directeur is verantwoordelijk voor de resultaten van de aangewezen eenheid/ eenheden en aandachtsgebieden. Zowel voor de resultaten van de eenheid zelf, maar ook voor de resultaten die derden in opdracht van de eenheid realiseren.
2. De adjunct-directeur vertaalt, in overleg met het hoofd van de eenheid, politieke en strategische doelstellingen naar operationele doelstellingen en bewaakt de kwaliteit en de realisatie van beleidsdoelstellingen.
3. De adjunct-directeur rapporteert aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur over de resultaten van de hem aangewezen eenheden en toegewezen aandachtsgebieden.
4. De adjunct-directeur is bevoegd verplichtingen aan te gaan voor zover deze liggen binnen het toegekende budget, de mandaten en het vastgestelde werkplan van de eenheid.
5. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd om meerdere plaatsvervangende adjunct-directeuren aan te wijzen en daarbij de rangorde te bepalen, zodat die ingeval van afwezigheid van de adjunct-directeur hem kunnen vervangen.
Artikel 5 Concernzaken en hoofd concernzaken/concerncontroller
1. De uitvoering van de werkzaamheden horend bij de twee bestaande teams, te weten team Strategie, Communicatie en Veiligheid en team Control & Audit, is belegd bij de stafeenheid Concernzaken.
2. De eenheid Concernzaken wordt aangestuurd door een hoofd concernzaken. Het hoofd concernzaken is tevens de concerncontroller. Het hoofd concernzaken/de concerncontroller valt hiërarchisch rechtstreeks onder de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
3. Het hoofd concernzaken/concerncontroller van de stafeenheid Concernzaken maakt deel uit van het CMT (concernmanagementteam), zoals beschreven in artikel 11.
4. Het hoofd concernzaken is verantwoordelijk voor de resultaten van de eenheid Concernzaken. Zowel voor de resultaten van de eenheid zelf, maar ook voor de resultaten die derden in opdracht van de eenheid realiseren.
5. Het hoofd concernzaken ziet in opdracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur erop toe dat de organisatie politieke en strategische doelstellingen naar operationele doelstellingen vertaalt en ziet toe op de kwaliteit en de realisatie van beleidsdoelstellingen en adviseert de gemeentesecretaris/algemeen directeur in deze.
6. Het hoofd concernzaken is, onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, verantwoordelijk voor de inrichting en het onderhoud van een samenhangend systeem van sturing, beheersing en verantwoording dat waarborgen schept voor rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en risicomanagement.
a. Ziet erop toe dat de organisatie signalen vanuit (externe en interne) omgeving, strategische, organisatiebrede vraagstukken vertaalt naar (voorstellen voor) nieuw beleid en instrumenten op het eigen vakgebied;
b. Ziet erop toe dat en rapporteert over een goed functionerende administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IC);
c. Monitort actief de ‘conditie’ van de organisatie, de mate waarin resultaten worden gerealiseerd, afspraken worden nagekomen en besluiten worden uitgevoerd.
8. De concerncontroller stelt in afstemming met de gemeentesecretaris/algemeen directeur onderzoeken in of voert audits uit op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en risicomanagement.
9. Het hoofd concernzaken/concerncontroller rapporteert rechtstreeks aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
1. Het hoofd van een uitvoerende eenheid valt hiërarchisch onder de adjunct-directeur van die eenheid.
2. Het hoofd van een uitvoerende eenheid maakt jaarlijks resultaatgerichte afspraken met de adjunct-directeur van de eenheid.
3. Het hoofd van een uitvoerende eenheid geeft leiding aan de teammanagers van de uitvoerende eenheid.
4. Het hoofd van een uitvoerende eenheid is verantwoordelijk voor de uitvoering van de eerstelijns controletaken van de eenheid en verleent medewerking aan het jaarlijks opstellen en uitvoeren van het control- en auditplan.
5. Het hoofd van een uitvoerende eenheid maakt deel uit van het CMT (concernmanagementteam) zoals beschreven in artikel 11 en is in dat verband medeverantwoordelijk voor de strategische integrale bedrijfsvoering van de organisatie als geheel en het realiseren van de bestuurlijke en ambtelijke doelen. Het hoofd van een uitvoerende eenheid moet dan ook oog hebben voor het gehele concern en niet alleen oog hebben voor zijn eigen eenheid.
6. Het hoofd van een uitvoerende eenheid wordt in personele aangelegenheden vervangen door de adjunct-directeur van de eenheid en in overige aangelegenheden door de betreffende teammanagers van de eenheid.
1. De teammanager vervult de rol van ‘people manager’ en is een leidinggevende die nadrukkelijk oog heeft voor de (talent)ontwikkeling van medewerkers, die het team weet te versterken en medewerkers kan coachen.
2. De teammanager is verantwoordelijk voor een tijdige realisatie van de producten en diensten binnen de gemaakte resultaatafspraken met het hoofd van de uitvoerende eenheid dan wel met de (adjunct-)directeur van de centrale stafeenheid.
3. De teammanager rapporteert aan het hoofd van de uitvoerende eenheid dan wel aan de (adjunct-)directeur van de centrale stafeenheid over de realisatie van de resultaatafspraken.
4. De teammanagers binnen een eenheid vervangen elkaar onderling bij afwezigheid (horizontale vervanging).
1. Een coördinator ressorteert onder een teammanager en geeft ondersteuning aan de teammanager. Er zijn coördinatoren die zowel functioneel als hiërarchisch leidinggeven. Daarnaast zijn er coördinatoren die alleen functioneel leidinggeven.
2. De coördinator die hiërarchisch leiding geeft vervult de rol van ‘people manager’ en is een leidinggevende die, naast de teammanager, nadrukkelijk oog heeft voor de (talent)ontwikkeling van medewerkers, die het team weet te versterken en medewerkers kan coachen.
3. De coördinator is verantwoordelijk voor een tijdige realisatie van de producten en diensten binnen de gemaakte resultaatafspraken met teammanager van de uitvoerende eenheid.
4. De coördinator rapporteert aan de teammanager van de uitvoerende eenheid over de realisatie van de resultaatafspraken.
5. De coördinatoren binnen een eenheid vervangen elkaar onderling bij afwezigheid (horizontale vervanging).
1. De programmamanager vervult de rol van ambtelijk opdrachtnemer voor één van de programma’s. Zijn bestuurlijk opdrachtgever is een collegelid en zijn ambtelijk opdrachtgever is de gemeentesecretaris/algemeen directeur of de adjunct-directeur.
2. De programmamanager vervult (in mandaat) naar de ambtelijke organisatie de rol van opdrachtgever voor de uitvoering van het programma.
3. De algemeen directeur en de programmamanager zijn verantwoordelijk voor het definiëren van het programmacontract.
4. Het college van B&W stelt het programmacontract vast, met daarin de scope van het programma, de visie, de strategische en operationele doelen, de programmaorganisatie en governance, de afspraken over sturing en monitoring, de risicoanalyse, de omgevingsanalyse en de communicatiestrategie.
5. De programmamanager stuurt de programmadeelnemers aan op inhoud en is budgethouder van het programmabudget.
1. De mandaatverlener kan uitsluitend doormandateren binnen de aan hem verleende bevoegdheden en verplichtingen.
2. (Door)mandatering vindt plaats door middel van mandaatlijsten, waarbij het navolgende hiërarchische proces van toepassing is: besluit college van B&W respectievelijk burgemeester, gemeentesecretaris/algemeen directeur, adjunct-directeur, hoofd concernzaken/concerncontroller, hoofd, manager, coördinator en overige medewerkers.
3. Bij het proces voor mandatering gelden als randvoorwaarden dat:
a. de mandaatverlener bepaalt in hoeverre doorgemandateerd kan worden;
b. de reeds opgelegde beperkingen en voorwaarden ook gelden voor doormandatering;
c. de bepalingen van de mandaatregeling in acht worden genomen.
Artikel 11 Concernmanagementteam (CMT)
1. Het CMT bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de adjunct-directeur(en), hoofd concernzaken/concerncontroller, de directiesecretaris en de hoofden van de eenheden.
2. Het CMT heeft een opiniërende en adviserende rol. De rolverdeling tussen gemeentesecretaris/algemeen directeur en het CMT is als volgt:
a. Het CMT voert opiniërende gesprekken over de grote ontwikkelingen in de stad.
b. Het CMT adviseert de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de adjunct-directeur over organisatiebrede prioriteiten ter voorbereiding van strategische discussies in B&W en B&W/directie
c. Als de standpunten binnen het CMT over besluitvormingsonderwerpen uiteenlopen of als de gemeentesecretaris/algemeen directeur het niet eens is met het standpunt van het CMT, beslist de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
3. In essentie behandelt de agenda van het CMT de grote strategische onderwerpen van de sturingsagenda.
Artikel 12 medezeggenschap: ondernemingsraad (OR) en gemeenschappelijk overleg (GO)
Gemeente Almelo heeft overeenkomstig de Wet op de ondernemingsraden (WOR) een ondernemingsraad (OR) en overeenkomstig de Cao Gemeenten vindt het lokaal overleg plaats.
Artikel 13 portefeuille-overleggen
1. De portefeuillehouders voeren periodiek overleg met de eenheden over de uitvoering van het in de begroting vastgestelde beleid zoals opgenomen in het werkplan van de eenheid.
2. De portefeuillehouders voeren periodiek overleg met de concerncontroller over de control betreffende het in de begroting vastgestelde beleid.
3. In het portefeuilleoverleg worden tevens de collegevoorstellen met de portefeuillehouder voor besproken, komen de relevante ontwikkelingen binnen de portefeuille aan de orde en worden bestuurlijke dillema’s en kansen voorgelegd.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2020-250194.html