Beleidsregel briefadres BRP gemeente Waddinxveen

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waddinxveen:

Overwegende dat

het gewenst is om een beleidsregel vast te stellen met betrekking tot de aangifte en registratie van een briefadres om het oneigenlijk gebruik van het briefadres tegen te gaan;

Gelet op

De artikelen 1.1, 2.23, 2.38 tot en met 2.42, 2.45, 2.27, 2.52 en 4.17 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP);

Het artikel 29 van het Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP);

De artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling basisregistratie personen (Regeling BRP);

Het artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht;

De circulaire BRP en briefadres (2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016;

Het rapport “Een mens leeft, een systeem niet” opgesteld door de Nationale Ombudsman, kenmerk 2016/110, 1 november 2016 en de bijbehorende handreiking aan gemeenten BRP “Inschrijving in de Basisregistratie Personen” van 1 november 2016;

besluit vast te stellen:

Beleidsregel briefadres BRP gemeente Waddinxveen

Artikel 1 Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. briefadres: adres waar voor betrokkene bestemde geschriften in ontvangst worden genomen (artikel 1.1, onder p, Wet BRP) en waar, indien daartoe grond bestaat, zorg wordt gedragen dat geschriften of inlichtingen daarover, betrokkene bereiken (artikel 2.45, lid 3 Wet BRP);

• b. briefadresgever: de ingezetene in de Basisregistratie Personen of rechtspersoon bij wie het briefadres wordt gehouden (artikel 1.1, onder r, Wet BRP);

• c. briefadreshouder: de ingezetene in de Basisregistratie Personen die een briefadres houdt;

• d. woonadres: het adres als bedoeld in artikel 1.1 onder o, Wet BRP;

• e. gezinshuishouden:

  • 1. twee personen die volgens de Basisregistratie Personen een geregistreerd partnerschap zijn aangegaan of gehuwd zijn, met of zonder kind(eren);

  • 2. twee personen die door het overleggen van een door een notaris opgemaakt samenlevingscontract hebben aangetoond, dat zij een gemeenschappelijke huishouding voeren, met of zonder kind(eren);

  • 3. een alleenstaande ouder met kind(eren).

Artikel 2 Redenen briefadres

• 1. Redenen voor de aangifte van een briefadres zijn:

  • a. het ontbreken van een woonadres vanwege:

    • 1e. dak- of thuisloosheid;

    • 2e. korte overbrugging tussen twee woonadressen;

    • 3e. de uitoefening van een ambulant beroep;

    • 4e. kort verblijf in het buitenland: gedurende een jaar ten hoogste twee derden van de tijd;

    • 5e. korter dan 2 jaar verblijf in het buitenland en beroepshalve varend op een schip dat de thuishaven in Nederland heeft;

    • 6e. langdurig vermiste persoon, die tegen verwachting in afwezig is uit zijn gebruikelijke en veilige omgeving;

  • b. de aanvrager behoort tot een kwetsbare groep, zoals verwarde personen;

  • c. verblijf in een instelling voor mannen- of vrouwenopvang (blijf-van-mijn-lijfhuizen);

  • d. verblijf in een instelling als bedoeld in artikel 2.40, lid 3 en 4 van de Wet BRP;

  • e. verblijf op een adres waarvan het opnemen van dat woonadres naar het oordeel van de burgemeester om veiligheidsredenen niet wenselijk is (artikel 2.41 Wet BRP).

• 2. De burgemeester kan een lijst opstellen van instellingen in de gemeente, die gelijk worden gesteld aan instellingen als bedoeld in lid 1 onder c van dit artikel.

Artikel 3 Voorwaarden

• 1. De aangifte wordt gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.

• 2. De aangever is verplicht om bij de aangifte tot briefadres alle benodigde stukken te overleggen.

• 3. Onder benodigde stukken als bedoeld in het tweede lid wordt in ieder geval verstaan:

  • a. een geldig identiteitsbewijs van de aangever;

  • b. de schriftelijke verklaring van de aangever met reden voor de aangifte en de te verwachte periode dat het briefadres noodzakelijk is;

  • c. een geldig identiteitsbewijs of een kopie ervan en een schriftelijke verklaring van instemming van de briefadresgever;

  • d. een ingevulde en ondertekende vragenlijst briefadres, als het briefadres gevraagd wordt op grond van artikel 2, lid 1.

• 4. De aangever, dan wel de briefadresgever, dient desgevraagd het verzoek in persoon toe te lichten.

• 5. De briefadresgever mag maximaal aan twee gezinshuishoudens, aan twee alleenstaanden of aan een gezinshuishouden en een alleenstaande toestemming geven een briefadres te houden.

• 6. Lid 5 van dit artikel is niet van toepassing indien het een aanvraag voor briefadres betreft op grond van artikel 2 lid 1 sub b tot en met e en lid 2 van deze regeling.

• 7. De briefadresgever is een natuurlijk persoon of een rechtspersoon die zijn zetel heeft in Nederland en die door de burgemeester is aangewezen om als briefadresgever in zijn gemeente op te treden.

Artikel 4 Volledige aangifte

• 1. De aangifte is volledig indien alle benodigde gegevens, zoals bedoeld in artikel 3, zijn ingeleverd.

• 2. Als één of meer gegevens ontbreken, wordt de aangever in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen.

• 3. Indien de aangifte niet binnen de in het vorige lid bepaalde termijn kan worden aangevuld, dan kan, op verzoek van de aangever, de termijn eenmalig verlengd worden met veertien dagen.

• 4. Indien de aangifte niet binnen de gestelde termijn als bedoeld in lid 2 en 3 van dit artikel aangevuld wordt, dan wordt de aangifte buiten behandeling gesteld.

Artikel 5 Weigeringsgronden

• 1. Het is in ieder geval niet mogelijk om ingeschreven te worden op een briefadres, als:

  • a. de aangever een woonadres heeft, anders dan in de gevallen bedoeld in artikel 2 lid 1 onder b tot en met e;

  • b. de aangever langer dan acht maanden gedurende één jaar in het buitenland verblijft en niet beroepshalve varend is op een schip dat zijn thuishaven in Nederland heeft;

  • c. de aangever beroepshalve varend is op een schip dat zijn thuishaven in Nederland heeft en langer dan twee jaar in het buitenland verblijft;

  • d. de briefadresgever een rechtspersoon is die niet door de burgemeester is aangewezen om als briefadresgever in zijn gemeente op te treden;

  • e. er een onderzoek loopt naar de verblijfplaats van de briefadresgever;

  • f. het briefadres een adres betreft waarop al twee alleenstaanden of twee gezinshuishoudens of een alleenstaande en een gezinshuishouden briefadres houden, met uitzondering van de situaties als bedoeld in artikel 3 lid 6;

  • g. het adres qua aard of bestemming niet geschikt is om briefadres op te houden;

  • h. het briefadres een postbus is;

  • i. het vermoeden bestaat dat het briefadres is aangevraagd of wordt gebruikt met een illegaal oogmerk;

  • j. de aangifte niet volledig is of niet aan de voorwaarden van artikel 3 is voldaan.

Artikel 6 Termijn briefadres

• 1. In de situatie als bedoeld in artikel 2, lid 1, sub a, onder 2e, namelijk bij korte overbrugging tussen twee woonadressen, mag een briefadres worden gekozen voor de duur van maximaal zes maanden. Deze termijn kan eenmalig met maximaal drie maanden worden verlengd.

• 2. In de situatie als bedoeld in artikel 2, lid 1, sub a, onder 4e en 5e, namelijk bij verblijf in buitenland, mag een briefadres worden gekozen voor de duur van maximaal de periode dat aangever buiten Nederland zal verblijven.

• 3. In de situatie als bedoeld in artikel 2 lid 1 onder e mag een briefadres worden verleend voor de duur die de burgemeester noodzakelijk acht.

• 4. In de situatie als bedoeld in artikel 2 lid 1 onder c en d, en lid 2 mag een briefadres worden gekozen voor de duur van maximaal de periode dat aangever in deze instelling zal verblijven.

• 5. Als de aangever voor het aflopen van de termijn als bedoeld in lid 1 tot en met 4 geen woonadres heeft, wordt door de aangever een verzoek ingediend om het briefadres te verlengen.

• 6. De aanvraag voor verlenging van het briefadres wordt beoordeeld met inachtneming van de artikelen 2 en 5. De aangever, dan wel de briefadresgever, kan daarbij gevraagd worden in persoon te verschijnen.

• 7. Diegene, op wie het briefadres betrekking heeft en een ander adres krijgt, is gehouden om in de periode tussen vier weken vóór de beoogde verhuisdatum tot en met de vijfde dag na verhuisdatum hiervan aangifte te doen bij de gemeente waar hij zijn nieuwe adres heeft.

• 8. De briefadreshouder verklaart iedere drie maanden dat de noodzaak tot het houden van het briefadres nog steeds aanwezig is. Daarbij meldt hij eventuele nieuwe feiten, die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van het voortbestaan van dit briefadres.

• 9. De in lid 8 genoemde verplichting is niet van toepassing indien het briefadres betreft als bedoeld in artikel 2 lid 1 onder d of lid 2.

Artikel 7 Beëindiging briefadres

• 1. In afwijking van artikel 6 kan het briefadres in onderzoek worden geplaatst en zo nodig eerder beëindigd worden, als:

  • a. het vermoeden bestaat dat de aanvrager of de briefadresgever onjuiste of onvolledige informatie bij de aanvraag heeft verstrekt;

  • b. het vermoeden bestaat dat het briefadres is aangevraagd of wordt gebruikt met een illegaal oogmerk;

  • c. de briefadreshouder, de briefadresgever, dan wel het adres waarop briefadres wordt gehouden, niet meer aan de voorwaarden uit de wet of deze beleidsregel voldoet;

  • d. de briefadreshouder een woonadres heeft gekregen;

  • e. de briefadresgever zijn toestemming intrekt;

  • f. de briefadresgever een natuurlijk persoon is en is verhuisd of overleden, of;

  • g. de briefadresgever een rechtspersoon is en wordt ontbonden.

• 2. De aangever is in de in lid 1 genoemde situaties verplicht om deze feiten direct te melden en zo nodig opnieuw aangifte te doen.

• 3. Indien de briefadreshouder niet voldoet aan zijn informatieplicht, dan wel in gebreke is in het doen van aangifte, kan dit leiden tot een ambtshalve adreswijziging op grond van artikel 2.22 Wet BRP.

Artikel 8 Bestuurlijke boete

• 1. Onverminderd het gestelde in artikel 2 tot en met 7 is zowel de briefadresgever als de briefadresnemer verplicht om op verzoek van het college van burgemeester en wethouders inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor de bijhouding van de basisregistratie.

• 2. De betrokkene verschijnt hierbij desgevraagd in persoon.

• 3. Aan degene die niet voldoet aan de verplichting als bedoeld in lid 1 en 2 kan een bestuurlijke boete worden opgelegd van ten hoogste 325 euro.

Artikel 9 Hardheidsclausule

• 1. Het college van burgemeester en wethouders handelt overeenkomstig deze beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen.

• 2. In gevallen, de uitvoering van deze beleidsregel betreffende, waarin deze regeling niet voorziet, beslist de burgemeester.

Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. De beleidsregel treedt in werking op de dag na publicatie.

• 2. Beleidsregel briefadres gemeente Waddinxveen 2014, vastgesteld op 2 december 2014, wordt ingetrokken.

• 3. De beleidsregel kan worden aangehaald als: Beleidsregel briefadres BRP Waddinxveen.

Vastgesteld in de vergadering van 17 december 2019

A.B. Blomme

Secretaris

E.J. Nieuwenhuis

Burgemeester

Toelichting – Algemeen

Inleiding

De Basisregistratie Personen (BRP) van de gemeente is een authentieke basisregistratie voor de gehele overheid. Deze persoonsgegevens in de BRP moeten daarom betrouwbaar zijn, dat wil zeggen: actueel, volledig en juist. Dat betreft vooral ook een juiste inschrijving van de burger op het actuele verblijfadres – al dan niet tijdelijk van aard. In een aantal bijzondere gevallen voorziet de wet in een noodoplossing voor het geval een burger inderdaad geen verblijfplaats heeft: het zogenoemde “briefadres”. De wet maant echter wel tot enige terughoudendheid bij het verstrekken en het “onbeperkt” laten voortduren van briefadressen. Registratie in de BRP op het feitelijke woonadres blijft steeds de voorkeur houden (zie artikel 1.1 Wet BRP). Met deze beleidsregel wordt hier uitvoering aan gegeven.

We hanteren in onze dienstverlening aan burgers, instellingen en bedrijven in de eerste plaats het vertrouwensbeginsel, tenzij in de praktijk het tegendeel mocht blijken. Bij de uitvoering van deze beleidsregel past zeker een houding van “JA EN” in plaats van “JA MAAR”. Maar mocht de burger toch wensen te frauderen – of alle medewerking weigeren – dan biedt deze beleidsregel goede handvaten om alsnog gepast te handhaven. Daarbij zijn ook de “Beleidsregel adresonderzoek gemeente Waddinxveen 2019” en de “Beleidsregel bestuurlijke boete BRP Waddinxveen 2019” zeker relevant bij dit thema.

Immers, de juistheid en betrouwbaarheid van de in de BRP opgenomen persoonsgegevens is van groot belang voor alle overheidsinstanties en derden, die voor hun dienstverlening gebruik maken van deze authentieke basisregistratie.

Deze beleidsregel is mede gebaseerd op de volgende landelijke wetgeving en richtlijnen:

• de artikelen 1.1, 2.23, 2.38 tot en met 2.42, 2.45, 2.27, 2.52 en 4.17 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP);

• artikel 29 van het Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP);

• de artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling basisregistratie personen (Regeling BRP);

• het artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht;

• de circulaire briefadres (2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016;

• het rapport “Een mens leeft, een systeem niet” opgesteld door de Nationale Ombudsman, kenmerk 2016/110, 1 november 2016 en de bijbehorende handreiking aan gemeenten BRP “Inschrijving in de Basisregistratie Personen” van 1 november 2016;

Registratie van gedetineerden

Voor de goede registratie van gegevens over gedetineerden in de BRP is goede samenwerking tussen gemeenten en penitentiaire inrichtingen (PI) belangrijk. Zodra iemand wordt ingesloten in een PI kan dit gevolgen hebben voor zijn of haar inschrijving in de BRP. Als de gedetineerde naar redelijke verwachting twee maanden of langer in de PI zal verblijven, schept dat de verplichting om aangifte te doen van adreswijziging. Volgens de Wet BRP moet in het kader van de registratie van een adres in het algemeen bij voorkeur een woonadres worden geregistreerd. Bij uitzondering (bijv. in geval van detentie) kan ook een briefadres worden geregistreerd, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan.

Om in deze situaties zorgvuldig te kunnen optreden, wordt steeds de betrokken Casemanager van de PI en/of de aangewezen Medewerker Nazorg ex-gedetineerden) bij het onderzoek betrokken.

Verder wordt zoveel mogelijk de brief van Minister van Binnenlandse Zaken van 28 januari 2013 over “Registratie van gegevens over gedetineerden in de GBA” toegepast. Ook al is deze brief opgesteld toen de wet GBA van kracht was, de inhoud van deze brief is nog steeds relevant en van toepassing op de uitvoering van de Wet BRP.

Starten van een adresonderzoek

De aanleiding voor een adresonderzoek is soms gelegen in het feit dat de gronden voor een inschrijving van een betrokkene op een briefadres niet meer aanwezig zijn. De gemeente kan een dergelijk signaal op verschillende manieren ontvangen, bijvoorbeeld via de Terugmeldvoorziening (TMV), schriftelijk (via brieven, teruggekomen post), per e-mail, telefonisch, door een aangifte in persoon aan de balie of op basis van een andere eigen waarneming door de gemeente (bijvoorbeeld een bezoek ter plaatse).

Naar aanleiding van de ontvangst van een signaal moet een gemeente nagaan of het signaal binnen een periode van vijf werkdagen kan worden afgehandeld. Een signaal kan bijvoorbeeld binnen vijf dagen worden afgehandeld, als blijkt dat het signaal geen aanleiding geeft tot wijzigingen. Bijvoorbeeld omdat na contact met betrokkene kan worden vastgesteld dat het signaal onjuist blijkt te zijn. Een signaal zou bijvoorbeeld ook al binnen vijf werkdagen kunnen worden afgerond, als sprake is van een administratieve fout in de BRP. Als het signaal niet binnen vijf werkdagen kan worden afgerond, wordt een uitgebreid(er) adresonderzoek opgestart, conform de “Beleidsregel adresonderzoek gemeente Waddinxveen 2019”.

Verzoek Nationale Ombudsman om maatwerk

De Nationale Ombudsman vraagt in zijn brief van 25 februari 2016, kenmerk 2016.02030, en zijn rapport van 1 november 2016, kenmerk 2016/110, aandacht voor het feit dat iedere burger moet kunnen beschikken over een BRP-adres, zodat overheidsvoorzieningen bereikbaar blijven voor probleemgroepen. Hij onderschrijft zeker het belang dat de in de BRP geregistreerde gegevens actueel, volledig en juist moeten zijn. Maar hij waarschuwt er ook voor dat de laatste jaren de verscherpte focus van het Rijk op fraudebestrijding soms kan leiden tot te rigide (toepassing van) wetgeving, waardoor zwakkeren in de samenleving of mensen in een tijdelijke noodsituatie de dupe kunnen worden. Denk aan dak- en thuislozen, pas gescheiden mensen, gedetineerden of gewoon mensen die tijdelijk tussen twee koophuizen inzitten. Ook al is hier vaak absoluut geen sprake van fraude, toch worden deze mensen vaak door de wetgever wel zo benaderd, waardoor zij onnodig in een negatieve spiraal terecht kunnen komen.

De medewerkers die deze beleidsregels in het dagelijkse werk toepassen, moeten zich hiervan bewust blijven. Waar mogelijk en nodig wordt maatwerk geleverd. Als de burger in contact blijft met de overheid en naar eer en vermogen zijn best doet, is de gemeente altijd bereid om in gesprek te blijven en naar passende oplossingen voor deze burger te zoeken. Juist om deze reden is er ook een hardheidsclausule in deze beleidsregel opgenomen.

De brochure “Behoorlijksheidswijzer” (september 2015) die enkele gemeentelijke ombudsmannen samen met de Nationale ombudsman hebben opgesteld, biedt goede aanknopingspunten voor de dagelijkse praktijk. Deze brochure is te downloaden op: www.nationaleombudsman.nl.

Toelichting - Artikelsgewijs

Artikel 1 Begrippen

In dit artikel worden een aantal definities beschreven, vaak onder verwijzing naar de bovenliggende wetgeving: de Wet Basisregistratie Personen (Wet BRP).

In artikel 1, sub e, onder 3 wordt als een alleenstaande ouder aangeduid:

• een ongehuwd ouder, zonder geregistreerd partnerschap,

• een ouder wiens huwelijk of geregistreerd partnerschap is ontbonden of beëindigd,

• een gehuwd ouder, die niet samenwoont met de echtgenoot (of echtgenote), of

• een ouder met een geregistreerd partnerschap, die niet samenwoont met deze partner.

Artikel 2 Redenen briefadres

Ad lid 1, sub a, onder 1e

Personen die niet beschikken over een woonadres en gebruik maken van de maatschappelijke opvang (passantenverblijven en dag- en nachtopvang) kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij één van de opvanginstellingen. Personen die niet beschikken over een woonadres, maar niet gebruik kunnen maken van de maatschappelijke opvang (mensen met een zwervend bestaan), zijn verplicht elders een briefadres te kiezen.

Ad lid 1, sub a, onder 2e

Hierbij valt te denken aan twee echtgenoten die gaan scheiden, maar op één adres wonen. Wanneer de één op het huidige adres blijft wonen, heeft de ander (tijdelijk) geen vast woonadres. Deze laatste persoon kan dan ingeschreven worden op een briefadres.

Een ander voorbeeld is als een persoon een nieuwe woning heeft gekocht en de oude woning heeft verkocht. De nieuwe woning wordt echter onvoorzien later opgeleverd, terwijl de oude woning al overgedragen is aan de nieuwe eigenaar, en de persoon niet over een ander (tijdelijk) adres beschikt als woonadres, anders dan in de gevallen bedoeld in artikel 2 lid 1 onder b tot en met e. Hij krijgt in beginsel geen briefadres als hij tijdelijk verblijft in een huurwoning of een vakantiewoning of ter overbrugging enige tijd inwoont bij familie.

Kortom: er moet duidelijk sprake van zijn dat de burger geen (tijdelijk) woonadres kan organiseren in een onvoorziene situatie. Anders staat immers de weigeringsgrond artikel 5 lid sub a van deze regeling een toekenning van een briefadres in de weg.

Ad lid 1, sub a, onder 3e

Personen die vallen onder de categorie ‘ambulant beroep’ zoals binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen en kermismedewerkers die (met hun gezin) met de kermisattractie meereizen. Personen die tot deze categorie behoren komen in aanmerking voor een briefadres, mits zij geen woonadres hebben.

Ad lid 1, sub a, onder 4e

Als iemand naar het buitenland vertrekt, wordt gekeken voor welke periode iemand naar het buitenland gaat. Iemand moet een briefadres kiezen, wanneer hij/zij voor een kortere periode dan 8 maanden in een tijdsbestek van een jaar naar het buitenland gaat en niet meer beschikt over een woonadres.

Op grond van artikel 2.43 Wet BRP mag iemand die voor een periode van meer dan 8 maanden naar het buitenland vertrekt niet als ingezetene ingeschreven blijven in de BRP. In dat geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek naar het buitenland. Op grond van de aangifte wordt de bijhouding van zijn persoonslijst een verantwoordelijkheid van de minister van BZK en ‘verhuist’ de PL naar de RNI vanwege emigratie. In dat geval kan geen briefadres gekozen worden.

Ad lid 1, sub a, onder 5e

Als een inwoner beroepshalve gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en is er bij vertrek de redelijke verwachting dat hij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft hij geen aangifte van vertrek te doen (artikel 29 Besluit BRP). Een voorwaarde is wel dat hij gedurende het verblijf buiten Nederland beschikt over een adres in Nederland. Veelal zal dit een briefadres zijn. Het is de burger wel toegestaan om aangifte van vertrek naar het buitenland te doen in deze situatie. Een verplichting daartoe bestaat niet.

Ad lid 1, sub b

In de circulaire Registratie briefadres om veiligheidsredenen (waaronder ingeval van verblijf in Blijf-van-mijn-lijf-huizen) van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 6 december 2013 (kenmerk 2013-0000722005) is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier wordt het feitelijke woonadres van betrokkenen adequaat beschermd tegen ongewenste kennisneming door onbevoegden.

Ad lid 1, sub c

Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, kan in afwijking van artikel 2.38, lid 1 en artikel 2.39, lid 1 van de Wet BRP in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Op grond van artikel 2.40, lid 3 Wet BRP zijn dit instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 t/m 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden.

Het college van B&W is eveneens bevoegd, op grond van artikel 2.40, lid 4 Wet BRP, instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen.

Artikel 3 Voorwaarden

Een briefadres kan, in aanvulling op wat de wet regelt en in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.

Bij de aangifte dient een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden op grond van artikel 2.45 lid 2 van de Wet BRP. In de schriftelijke verklaring van aangifte moeten de redenen van het briefadres en de te verwachten duur te worden opgenomen. De aangever dient tevens een (kopie van een) geldig identiteitsbewijs zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht van zichzelf als van degene bij wie het briefadres wordt gehouden te overleggen. De vragenlijst briefadres is als bijlage 1 bijgevoegd.

Ad lid 5

Maximaal 2 briefadressen betekent maximaal aan twee gezinshuishoudens of twee alleenstaanden of één gezinshuishouden en één alleenstaande. Het blijft mogelijk en is toegestaan dat in bijzondere gevallen een briefadresgever meer dan twee briefadreshouders op zijn woonadres kan hebben. Bijvoorbeeld een particulier die al dan niet tegen betaling briefadresgever is voor veel gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten. In dat geval kan uitgeweken worden naar de hardheidsclausule van artikel 8.

Ad lid 7

Op grond van artikel 2.42 sub b Wet BRP heeft het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid om rechtspersonen aan te wijzen, die als briefadresgever in de gemeente mogen optreden. Deze bevoegdheid wordt gemandateerd aan de burgemeester. Denk hierbij aan rechtspersonen, zoals hulpverleners voor dak- en thuislozen, gezinsvervangende huizen, begeleid wonen, lokale vrijwilligersorganisaties zoals Veens, Leger des Heils, die zwakkeren in de samenleving begeleiden of beschermen. Niet in aanmerking komt een particulier die briefadres wil nemen op het adres van zijn eigen bedrijf of werkgever.

Artikel 4 Volledige aangifte

Ontbreekt bij de aangifte tot briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na verzending van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende stukken. De aangever kan echter in reactie daarop het verzoek doen de termijn om de aangifte aan te vullen eenmalig te verlengen met veertien dagen.

Wanneer de aangever niet binnen veertien dagen zijn/haar aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een brief verstuurd waarin vermeld wordt dat de aangifte briefadres buiten behandeling wordt gesteld wegens het ontbreken van de gevraagde documenten.

Het is toegestaan om in de mededeling tot aanvulling van gegevens (4:5 Awb) al melding te maken van het voornemen om de aangifte buiten behandeling te stellen (4:7 Awb) in het geval dat niet voldaan wordt aan de aanvulling.

Artikel 5 Weigeringsgronden

Het betreft hier een (niet-limitatieve) opsomming van weigeringsgronden voor de aangifte briefadres. Gemeenten kunnen hier hun eigen gemeentelijke beleid in kwijt. Zo kan een gemeente bijvoorbeeld de verplichting opleggen dat aangifte van een briefadres altijd aan het loket plaatsvindt in het bijzijn van de briefadresgever.

Het is wel toegestaan om een briefadresmogelijkheid bij inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres te kunnen kiezen. Dit is in niet strijd met artikel 2.38 Wet BRP.

Het kiezen van een briefadres om permanente bewoning van recreatiewoning mogelijk te maken is geen gegronde reden. Er wordt niet voldaan aan artikel 5 onder a van deze regel.

Ad lid 1, sub a

Er kan geen briefadres gekozen worden indien de aangever een woonadres heeft. Onder woonadres wordt het adres verstaan als bedoeld in artikel 1.1 Wet BRP. Hieronder valt ook het adres,

• a. indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten; of

• b. het adres waar, bij het ontbreken van een adres als bedoeld onder a, betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derden van de tijd zal overnachten.

In de situatie dat geen woonadres vastgesteld kan worden, kan wel gekozen worden voor een briefadres.

Ad lid 1, sub b en c

Er dient aangifte van vertrek uit Nederland gedaan te worden als de persoon langer buiten Nederland verblijft dan een periode van 2/3e deel van een jaar. In dat geval kan niet gekozen worden voor een briefadres. Hierop geldt één uitzondering, namelijk in het geval de persoon beroepshalve op een schip vaart. Zie hiervoor de toelichting bij artikel 2, lid 1, sub a, onder 5e.

Ad lid 1, sub d

Als de briefadresgever zelf in onderzoek staat – en er dus twijfel is aan zijn eigen verblijfplaats of inschrijving in de BRP – kan deze niet de juiste toestemming geven voor een briefadres op dat adres. Hij kan bijvoorbeeld niet garanderen dat de briefadresnemer daar zijn post kan ontvangen en afhalen.

Ad lid 1, sub e

Met de hierin vermelde weigeringsgrond wordt bedoeld dat een briefadres alleen verleend kan worden op een woonadres waar nog geen of slechts één briefadres is geregistreerd. Hierbij geldt een briefadres verleend aan een gezinshuishouden als één briefadres. Dit betekent dat er maximaal of twee alleenstaanden of twee gezinshuishoudens of één alleenstaande en één gezinshuishouden een briefadres kunnen hebben op één adres. Zie ook de toelichting bij artikel 3, lid 5 en artikel 7.

Ad lid 1, sub g

Denk hierbij aan een leegstaand pand, een onbewoonbaar verklaar pand, een pand in aanbouw, een garagebox, etc.

Ad lid 1, sub h

Een briefadres mag geen postbus zijn. Kenmerk van een briefadres is dat er een waarborg is, dat voor de briefadreshouder bestemde geschriften of inlichten daarover aan deze worden doorgegeven of medegedeeld. Als post naar een postbus wordt gestuurd, wordt aan die voorwaarde niet voldaan.

Het is wel mogelijk om een briefadres bij een rechtspersoon te houden. Hierbij geldt dan wel, dat een natuurlijk persoon die namens de rechtspersoon optreedt, als briefadresgever de toestemming moet geven.

Ad lid 1, sub i

Verder kan een briefadres ook geweigerd worden als het ernstige vermoeden bestaat dat het briefadres wordt misbruikt voor een illegaal oogmerk, zoals fraude, belastingontduiking, katvanger of ondermijning.

Artikel 6 Termijn briefadres

Om het tijdelijke karakter te bevestigen is besloten om een briefadres voor een periode van drie maanden te verlenen met de mogelijkheid tot éénmalige verlenging met nogmaals drie maanden. Na het verloop van deze periode moet de burger zijn ingeschreven op het woonadres waar hij feitelijk verblijft.

Deze periode van drie maanden is bewust gekozen om op deze manier in ieder geval na drie maanden een contactmoment te hebben met de burger, om zo te zorgen dat hij/zij snel een woonadres heeft (artikel 2, 1e lid sub b).

Hierop geldt een aantal uitzonderingen:

• 1. Als van te voren al bekend is dat iemand een bepaalde periode in het buitenland zal verblijven en geen woonadres heeft, dan kan een briefadres worden verleend voor maximaal deze termijn.

• 2. Een andere uitzondering heeft te maken met de feitelijke onmogelijkheid van de burger om een woonadres te hebben. Hierbij valt te denken aan binnenvaartschippers. Zolang deze schippers varen kunnen zij kiezen voor een briefadres. Het recht op het briefadres kan voor deze categorie bijvoorbeeld om de vijf jaar worden getoetst.

• 3. Ook voor dak- en thuislozen ligt het voor de hand om een afwijkende termijn te kiezen. Zolang de briefadreshouder een zwervend bestaan leidt kan een briefadres gehouden worden. Het recht op het briefadres kan voor deze categorie bijvoorbeeld elk jaar getoetst worden.

Ad lid 5:

Als de briefadreshouder een verzoek doet om na de overeengekomen termijn ingeschreven te blijven op zijn briefadres, dan wordt opnieuw beoordeeld of hij aan de voorwaarden die zijn gesteld in deze regeling voldoet.

Ad lid 7:

De Wet BRP verplicht een ingezetene om aangifte te doen van zijn nieuwe adres. Zodra hij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hij hiervan aangifte doen. Hij mag hier niet mee wachten totdat de maximale termijn van het briefadres is verstreken. Als aangifte wordt gedaan van een nieuw briefadres, dan wordt dit uiteraard weer getoetst aan de voorwaarden uit deze regeling.

Artikel 7 Beëindiging briefadres

Naast artikel 6 noemt dit artikel situaties waarin een briefadres niet langer gehandhaafd kan worden. De briefadresgever heeft daarbij een informatieplicht.

Zo kan een briefadres ook beëindigd worden als het ernstige vermoeden bestaat dat het briefadres wordt misbruikt voor een illegaal oogmerk, zoals fraude, belastingontduiking, katvanger of ondermijning.

Artikel 8 Bestuurlijke boete

Op grond van artikel 4.17 Wet BRP kan een bestuurlijke boete worden opgelegd als er geen of een onjuiste aangifte van een (brief)adres wordt gedaan. Dit geldt ook voor de verplichting voor zowel de briefadreshouder als ook voor de briefadresgever om op verzoek van het college van burgemeester en wethouders inlichtingen te verstrekken die noodzakelijk zijn voor een juiste bijhouding van de basisregistratie zoals bepaald in artikel 2.45 Wet BRP. Voor de op te leggen bestuurlijke boete geldt een maximaal bedrag van € 325. Hierbij wordt de “Beleidsregel bestuurlijke boete BRP Waddinxveen 2019” gehanteerd.

Artikel 9 Hardheidsclausule

In beginsel handelt de gemeente overeenkomstig deze beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen. In situaties, waarbij de gemeente wenst gebruik te maken van de hardheidsclausule - of de burger daar zelf om verzoekt - is de burgemeester door het college in dit artikel gemandateerd om daartoe te besluiten.

In uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling, bijvoorbeeld in het geval van de eenmalige verlenging zoals vastgelegd in artikel 6 van de regeling. Individuele omstandigheden kunnen er toe leiden dat er nog een extra verlenging van de termijn wordt overeengekomen.

Een ander voorbeeld van een gerechtvaardigde afwijking is een particulier die al dan niet tegen betaling briefadresgever is voor veel gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten.

Conform artikel 4:84 Awb wordt gehandeld overeenkomstig deze beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen. Dit kan zich voordoen bij bedreigde personen in de opvang conform de circulaire Registratie briefadres om veiligheidsredenen (waaronder ingeval van verblijf in Blijf-van-mijn-lijf-huizen) van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 6 december 2013 (kenmerk 2013-0000722005). In deze circulaire zijn de mogelijkheden aangegeven die bewoners van opvanghuizen hebben om in de Wet basisregistratie personen (Wet BRP) een briefadres te kiezen bij een gemeente of aan het kantoor van een opvanghuis.

De Nationale Ombudsman waarschuwt er voor dat de laatste jaren de verscherpte focus van het Rijk op fraudebestrijding soms kan leiden tot te rigide (toepassing van) wetgeving, waardoor zwakkeren in de samenleving of mensen in een tijdelijke noodsituatie de dupe kunnen worden. Denk aan dak- en thuislozen, pas gescheiden mensen, gedetineerden of gewoon mensen die tijdelijk tussen twee koophuizen inzitten. Ook al is hier vaak absoluut geen sprake van fraude, toch worden deze mensen vaak door de wetgever wel zo benaderd, waardoor zij in een negatieve spiraal terecht kunnen komen.

De medewerkers die deze beleidsregels in het dagelijkse werk toepassen, moeten zich hiervan bewust blijven. Waar mogelijk en nodig wordt maatwerk geleverd. Als de burger in contact blijft met de overheid en naar eer en vermogen zijn best doet, is de gemeente altijd bereid om in gesprek te blijven en naar passende oplossingen voor deze burger te zoeken. Juist om deze reden is er ook een hardheidsclausule in deze beleidsregel opgenomen.

De brochure “Behoorlijksheidswijzer” (september 2015) die enkele gemeentelijke ombudsmannen samen met de Nationale ombudsman hebben opgesteld, biedt goede aanknopingspunten voor de dagelijkse praktijk. Deze brochure is te downloaden op: www.nationaleombudsman.nl

Artikel 10 Werking

Deze beleidsregel treedt in werking één dag na publicatie.