Wijzigingsverordening tot wijziging van de Verordening geldelijke voorzieningen raadsleden, wethouders, commissieleden en fracties

De raad van de gemeente Haarlem:

Gelezen het voorstel van het presidium [2019/914654];

Gelet op de artikelen 33 en 147 van de Gemeentewet;

Gezien de bespreking in de commissie Bestuur op 14 november 2019;

Gezien het advies van de raadscommissie;

BESLUIT:

vast te stellen de ‘Verordening tot wijziging van de Verordening geldelijke voorzieningen raadsleden, wethouders, commissieleden en fracties’.

ARTIKEL I

De Verordening geldelijke voorzieningen raadsleden, wethouders, commissieleden en fracties wordt als volgt gewijzigd:

A

In artikel 1 vervallen onderdelen a, b, e, f en g alsmede de aanduidingen ‘’c.’’ en ‘’d.’’ voor de onderdelen c en d.

B

Hoofdstuk II vervalt.

C

Hoofdstuk III vervalt.

D

Hoofdstuk IV vervalt.

E

Artikel 35 (Citeertitel) wordt vernummerd tot artikel 40.

F

Artikel 36 (Inwerkingtreding) wordt vernummerd tot artikel 41.

G

In artikel 40 (nieuw) wordt “raadsleden, wethouders, comissieleden en fracties” vervangen door “gemeenteraadsfracties Haarlem 2019”.

ARTIKEL II

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad.

ARTIKEL III

Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening tot wijziging van de Verordening geldelijke voorzieningen raadsleden, wethouders, commissieleden en fracties’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 21 november 2019

De griffier,

De voorzitter,

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 27 Doel van de fractievergoeding

Op grond van de gemeentewet artikel 33 is geregeld dat gemeenten met betrekking tot de fractieondersteuning een verordening vaststellen. De verordening geldelijke voorzieningen fracties bevat regels ten aanzien van de besteding en verantwoording van de fractievergoeding.

Uitgangspunten voor de verordening zijn:

• 1. Deregulering van de besteding van de fractievergoeding, binnen het in de verordening genoemde kader. De fractievergoeding dient te worden aangewend ten behoeve van het functioneren van de fractie als geheel.

• 2. Openbare, snelle en zo transparant mogelijke verantwoording van de uitgaven, uitgaande van de eigen verantwoordelijkheid van de fracties.

• 3. Een eenvoudige verantwoordingsmethodiek, met helder inzicht in de uitgaven de fracties.

Er is met deze uitgangspunten niet gekozen voor vergaande en gedetailleerde regelgeving maar voor openbare, transparante en publieke verantwoording van de uitgaven van de gemeenteraad te Haarlem.

Artikel 28 Toegestane bestedingen

In deze toelichting wordt aangegeven waar het fractiebudget niet voor bestemd is. De rechtmatigheid van fractie-uitgaven is te allen tijde ter beoordeling aan de gemeenteraad.

Richtlijnen voor uitgaven waarvoor het fractiebudget niet bestemd is:

• Uitgaven in strijd met landelijke en gemeentelijke wet- en regelgeving;

• Giften;

• Bijdragen aan politieke partijen;

• Bijdragen aan campagnes (bij verkiezingen/ referenda);

• Uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge de verordening Rechtspositie raads- en commissieleden toekomen;

• Betalingen aan bedrijven waarover raadsleden of commissieleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben;

• Kosten voor kantoorruimte buiten het gemeentehuis;

• Uitgaven die bij de gemeente Haarlem kunnen worden gedeclareerd of door de gemeente worden betaald en dus niet uit de fractievergoeding dienen te worden betaald.

Artikel 29 Hoogte en uitbetaling fractievergoeding

De fracties ontvangen de jaarlijks fractievergoeding in één voorschot (januari). Afrekening, dat wil zeggen verrekening van het verschil tussen de door gemeenteraad vastgestelde vergoeding en het ontvangen voorschot in enig kalenderjaar, vindt pas in het erop volgende kalenderjaar (op zijn vroegst in april) plaats. De gemeenteraad stelt immers vóór 1 april pas de hoogte van de fractievergoeding van het voorafgaande jaar vast. De fracties hebben op dat moment reeds de beschikking over het nieuwe voorschot (uitgekeerd in januari), zodat de noodzaak voor het aanhouden van reserves ontbreekt. Tevens wordt de definitieve fractievergoeding, zoals door de gemeenteraad vastgesteld, uitsluitend gebaseerd op uitgaven met bewijsstukken. Het bedrag van het ontvangen voorschot dat niet is uitgegeven óf niet met bewijsstukken is verantwoord, wordt vervolgens teruggevorderd.

De in lid 1 genoemde bedragen zijn de bedragen zoals deze gelden per 1 januari 2018 exclusief de nog te verwachten (rijks)indexeringen vanaf die datum.

Artikel 31 Uitgaven doen

Onder lid 2 van artikel 31 wordt gemeld dat elke uitgave ten laste van de fractievergoeding wordt verantwoord via de module Fractieverantwoording. De verantwoording van uitgaven vindt uitsluitend plaats met gebruikmaking van de module Fractieverantwoording. Hiervoor is het noodzakelijk dat er een bon of factuur van de uitgave beschikbaar is. Dit bewijsmiddel dient in de module te worden geüpload. Uitgaven waarvan de bewijsmiddelen niet via de module zijn aangemeld, maken geen deel uit van de verantwoording in het jaarverslag van de fractie en worden, na vaststelling van de verantwoording door de raad, teruggevorderd.

Bij iedere uitgave moet een bon of factuur gevraagd worden, die na de transactie zo spoedig mogelijk geadministreerd wordt via de module. Via de tablet of desktop wordt door de fractie:

• Een melding van een uitgave gemaakt, voorzien van de relevante gegevens (uitgave type (personeelskosten, bureaukosten, etentjes, lief & leed, reis & verblijf, cursus/congres/teambuilding, overig), datum en onderbouwing van de uitgave),

• Een duidelijk leesbare foto of afbeelding van de bon/factuur gemaakt, via de ingebouwde optie in de module,

• De oorspronkelijke bon bewaard voor de eigen administratie,

• Het invoeren van de uitgave in de module bevestigd.

De module biedt de mogelijkheid om een overzicht van alle tot dan toe gedane uitgaven te genereren.

Ten aanzien van het verantwoorden van de personeelskosten voor fractiemedewerkers, volgt een specifieke instructie, afhankelijk van het type arbeidscontract of inhuur. Bij een fractiemedewerker in dienst van de fractie zou volstaan kunnen worden met het aan het einde van het jaar éénmalig uploaden van het (geanonimiseerde) arbeidscontract. Dit ter vervanging van de verantwoording van de maandelijkse betalingen, waarbij de NAW gegevens niet zichtbaar mogen zijn. In het geval er wordt ingehuurd via bijvoorbeeld een uitzendbureau of ZZP-constructie, kunnen de facturen worden geüpload.

Uitgaven dienen binnen het kwartaal waarin de uitgave is gedaan door de fractie te worden verantwoord. Teneinde te voldoen aan snelle en openbare verantwoording, worden alle door de fracties verantwoorde uitgaven per kwartaal gepubliceerd op de website van de gemeente Haarlem. Op het moment dat transacties worden gepubliceerd, kunnen derden bon en beschrijving inzien.

Aan het einde van het kalenderjaar wordt met behulp van de module door de fractie de stand op gemaakt. De module genereert een jaarverslag van alle uitgaven die zijn ingevoerd, toebedeeld naar de uitgavetypen. Het digitale jaarverslag wordt vervolgens aan de gemeenteraad ter vaststelling voorgelegd. De autorisatie (wie van de fractie kan uploaden, verantwoorden en publiceren) kan per fractie zelf worden ingesteld met een maximum van twee personen.

Artikel 32 Verantwoording en afrekening

Artikel 32 lid 2

Bij de verantwoording wordt het kasstelsel gehanteerd. Dat wil zeggen, dat het jaarverslag uitsluitend betrekking heeft op alle baten en lasten in het betreffende kalenderjaar. De betaal- of boekingsdatum is hiervoor leidend.

Artikel 32 lid 5

Zie Artikel 29 van de Toelichting.

Artikel 32 lid 6

Op basis van de jaarverslagen van de fracties, legt de raadsgriffie een raadsvoorstel voor met per fractie één beslispunt: om de voorgestelde uitgaven goed te keuren en het betreffende jaarverslag vast te stellen. Het besluit kan worden geamendeerd, als er door een meerderheid van de gemeenteraad wordt geoordeeld dat een uitgave niet conform de verordening te verantwoorden is. Met het nemen van een -al dan niet geamendeerd- besluit per fractie, is de fractievergoeding definitief toegekend. Na vaststelling door de gemeenteraad, vindt door de raadsgriffie de verrekening plaats met de toegekende voorschotten over het betreffende jaar.

Artikel 33 Fractiesplitsing en fractiesamenvoeging

Uitgangspunt bij zowel fractiesplitsing als fractiesamenvoeging is dat dit uitsluitend budgetneutraal voor de Gemeente Haarlem kan geschieden. Met andere woorden, er zal in deze gevallen een herrekening plaatsvinden naar aantal betrokken zetels en het moment in het jaar waarop splitsing dan wel samenvoeging van kracht is. Deze herrekening blijft gedurende de gehele raadsperiode van kracht. Het is dus niet zo, dat bijvoorbeeld bij fractiesplitsing, zowel de oude als nieuw gevormde fractie beiden aanspraak kunnen maken op het volledige vaste bedrag waar elke fractie recht op heeft. Dit om fractiesplitsing om bijvoorbeeld financiële redenen te ontmoedigen.

Er is voor gekozen om de fracties zoals die ontstaan na de verkiezingen als uitgangspunt te nemen voor de verdeling van de fractievergoedingen. Als raadsleden uit een fractie stappen en een nieuwe fractie vormen heeft dat geen gevolgen voor de basisvergoeding van de bestaande fracties zoals genoemd in artikel 31 vierde lid en artikel 29 eerste lid sub a. De bestaande fracties houden hun basisvergoeding; alleen de vergoeding per fractielid wijzigt ten gevolge van het verminderen van het aantal leden van de fractie.

Het lid dat, of de leden die een nieuwe fractie vorm(t)(en) krijgt alleen een vergoeding op basis van artikel 31 vierde lid en 29 eerste lid onder b (de vergoeding per lid). De nieuw gevormde fractie heeft geen recht op de vaste vergoeding.

Artikel 35 Hardheidsclausule

Met de verordening en bijbehorende toelichting is geprobeerd eenduidige en heldere regels voor de besteding en verantwoording van de fractievergoeding op te stellen. Er kunnen zich situaties voordoen waarin de verordeningen niet of niet volledig voorziet. Tevens kunnen er interpretatieverschillen over de regelgeving optreden. In alle gevallen is besluitvorming hierover aan de gemeenteraad. Een dergelijk besluit wordt voorbereid door het presidium.