Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zoeterwoude houdende regels omtrent de rekenkamercommissie (Verordening Rekenkamercommissie Zoeterwoude 2019)

De raad van de gemeente Zoeterwoude;

Gelezen het voorstel van het Presidium van 26 juni 2019,

Gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

Besluit:

• De verordening op de Rekenkamercommissie van 6 juli 2006 in te trekken en

• De verordening op de Rekenkamercommissie Zoeterwoude 2019, met de wijzigingen conform voorstel vast te stellen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Wet: Gemeentewet;

• b. commissie: rekenkamercommissie;

• c. voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie;

• d. college: college van burgemeester en wethouders;

• e. rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van de gemeente Zoeterwoude.

Artikel 2 Rekenkamercommissie

• 1. Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en in deze Verordening verder aangeduid als rekenkamercommissie, belast met de uitvoering van de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81 o van de Gemeentewet.

• 2. De rekenkamercommissie bestaat uit een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en minimaal drie en maximaal vijf leden.

• 3. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter zijn geen lid van de raad.

• 4. De leden, niet zijnde voorzitter en plaatsvervangend voorzitter, genoemd in het tweede lid worden benoemd voor de (resterende) zittingsduur van de raad.

Artikel 3 Benoeming leden en incomptabiliteiten

• 1. De raad benoemt de leden van de rekenkamercommissie uit zijn midden en/of uit raadscommissieleden en/of externen.

• 2. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter worden in die hoedanigheid benoemd voor de duur van 6 jaar.

• 3. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter bij haar of zijn afwezigheid.

• 4. Voorafgaand aan de benoeming van de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter pleegt de raad overleg met de rekenkamercommissie.

• 5. Een lid van de rekenkamercommissie is niet tevens:

  • a. Ambtenaar, door of vanwege het gemeentebestuur aangesteld of daaraan ondergeschikt;

  • b. Ambtenaar, door of vanwege het Rijk of de provincie aangesteld, tot wiens taak het behoort het verrichten van werkzaamheden in het kader van het toezicht op de gemeente;

  • c. Functionaris die krachtens de wet of een algemene maatregel van bestuur het gemeentebestuur van advies dient.

• 7. In afwijking van het zesde lid onder a kan een lid van de rekenkamercommissie tevens zijn:

  • a. ambtenaar van de burgerlijke stand;

  • b. vrijwilliger of ander persoon die uit hoofde van een wettelijke verplichting niet bij wijze van beroep hulpdiensten verricht;

  • c. ambtenaar werkzaam voor een school voor openbaar onderwijs.

Artikel 4 Eed

Ten aanzien van de externe leden is artikel 81g van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 5 Ontslag en non-activiteit

• 1. De raad ontslaat de leden en plaatsvervangende leden of stelt hen op non-activiteit.

• 2. Het lidmaatschap van een raadslid eindigt:

  • a. op eigen verzoek;

  • b. indien het lid aftreedt als lid van de raad;

  • c. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van de rekenkamercommissie te vervullen;

• 3. Het lidmaatschap van een extern lid eindigt:

  • a. op eigen verzoek;

  • b. bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie;

  • c. wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

  • d. indien het lid bij onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld.

• 4. De externe leden van de rekenkamercommissie kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn hun functie te vervullen.

• 5. Bij vertrek van de voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter kiest de na de verkiezingen nieuw geïnstalleerde raad uiterlijk binnen 12 weken na installatie een opvolger.

• 6. Bij samenloop van vertrek van de voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter met de afwezigheid van de plaatsvervangend voorzitter of respectievelijk de voorzitter, kiest de raad uiterlijk na 12 weken een opvolger voor de vertrokken voorzitter respectievelijk plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 6 Taak

• 1. De rekenkamercommissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van de uitvoering van het door de raad, het college van burgemeester en wethouders en bestuurscommissies gevoerde beleid en adviseert de raad hierover.

• 2. Ook instellingen en bedrijven waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd, kunnen tot onderwerp van studie benoemd worden.

Artikel 7 Vergoeding voor werkzaamheden van de externe leden van de rekenkamercommissie

• 1. De externe leden ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de rekenkamercommissie.

• 2. De hoogte van de vergoeding genoemd in het eerste lid wordt vastgesteld overeenkomstig de bepalingen voor commissieleden in het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.

• 3. De externe leden ontvangen een reiskostenvergoeding gelijk aan de fiscale vrijstelling per kilometer.

• 4. Voor de onderzoeksinspanningen ontvangen de leden € 35,06 per uur (prijspeil 2019). Dit bedrag wordt jaarlijks per 1 januari door B&W verhoogd met de index gebruikt voor het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.

• 5. De vergoedingen genoemd in dit artikel komen ten laste van het Rekenkamerbudget.

Artikel 8 Protocol

De rekenkamercommissie stelt een protocol voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het protocol na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raad.

Artikel 9 Onderwerpselectie en opdrachtverlening

• 1. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter stellen na hun aantreden een concept-onderzoeksprogramma vast.

• 2. De in het vorige lid bedoelde onderzoeksprogramma wordt door de rekenkamercommissie ter kennisneming aan de raad verstuurd.

• 3. De raad kan de rekenkamercommissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamercommissie bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamercommissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

• 4. De burgers van Zoeterwoude kunnen op een nader door de rekenkamercommissie te bepalen wijze suggesties doen voor een onderzoek.

Artikel 10 Werkwijze

• 1. De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

• 2. De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren.

• 3. De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamercommissie gestelde termijn te verstrekken.

• 4. De rekenkamercommissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

• 5. De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

• 6. De rekenkamercommissie kan openbare vergaderingen beleggen.

• 7. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamercommissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen.

• 8. De rekenkamercommissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt verder wie verder als betrokkenen worden aangemerkt.

• 9. Na vaststelling door de rekenkamer(commissie) worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden.

Artikel 11 Budget

• 1. De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

• 2. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

  • a. de vergoedingen aan de externe leden;

  • b. interne onderzoeksmedewerkers;

  • c. externe deskundigen die eventueel door de rekenkamer(commissie) zijn ingeschakeld;

  • d. eventuele overige uitgaven die de rekenkamer(commissie) nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

• 3. De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 augustus 2019

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening Rekenkamercommissie Zoeterwoude 2019

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 11 juli 2019

de griffier,

G.J. Buijs

de voorzitter,

E.G.E.M. Bloemen

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven.

In deze modelverordening is gekozen om de begrippen doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid (die in artikel 182 van de Gemeentewet is genoemd) niet in artikel 1 op te nemen. Hiermee willen wij voorkomen dat gemeenten in de verordening een eigen definitie hanteren. Wel wordt in deze toelichting uiteengezet wat onder deze termen wordt verstaan. Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt. Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt. Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten.

Artikel 2

Wanneer gemeenten geen rekenkamer instellen, stellen zij op grond van artikel 81o van de wet regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. De wet spreekt van een rekenkamerfunctie. In deze verordening is ervoor gekozen de rekenkamerfunctie aan te duiden als rekenkamercommissie. De raad benoemt een externe voorzitter en plaatsvervangend voorzitter en minimaal drie leden en maximaal vijf leden. Het aantal leden is naar eigen inzicht van de raad.

Artikel 3

Anders dan bij de wettelijke geregelde rekenkamercommissie kunnen naast externen ook raadsleden en leden van andere commissies deel uitmaken van de rekenkamercommissie. De raad benoemt de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter voor de duur van zes jaar. De leden van rekenkamercommissie worden door de raad benoemd voor de duur van de (resterende) raadsperiode.

Het artikel geeft ook aan welke functies onverenigbaar zijn met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie. Dit voorschrift is opgenomen om de onafhankelijkheid van de leden te benadrukken.

Artikel 4

De verplichting deze eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor de rekenkamercommissie rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de externe leden van de rekenkamercommissie.

Artikel 5

Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties.

Artikel 6

Onder de in het tweede lid genoemde instellingen en bedrijven vallen:

• Openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen waaraan de gemeente deelneemt;

• Naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan 50 procent van het geplaatste aandelenkapitaal houdt;

• Andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50 procent van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft.

Artikel 7

In dit artikel is de vergoeding die externe leden voor hun werkzaamheden ontvangen, vastgelegd.

Artikel 8

Artikel 81i van de Gemeentewet wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de rekenkamercommissie. In het protocol moeten/kunnen zaken als: de vaststelling van de criteria op basis waarvan de rekenkamercommissie bepaalt wat te onderzoeken; wie het onderzoek doet (uitvoering door de leden zelf, uitvoering door inhuur van externen, uitvoering door ingeleende ambtenaren van de gemeente zelf of uitvoering door ingeleende ambtenaren van andere gemeenten); de vaststelling van de kwaliteitseisen (objectiviteit, onderbouwing, consistentie, bruikbaarheid, onafhankelijkheid, doelmatigheid, controleerbaarheid); het onderzoeksproces; afspraken over de wijze van aanbieding van de rapportage en de nakoming van toezeggingen, enzovoorts geregeld.

Artikel 9

De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een gemotiveerd verzoek van de raad zal zij deze afwijzing moeten beargumenteren.

In het vierde lid is geregeld dat burgers van Zoeterwoude suggesties kunnen doen voor onderzoek. In het protocol van de rekenkamercommissie wordt nader geregeld op welke wijze burgers suggesties kunnen doen.

Artikel 10

Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren. De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt.

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerp-onderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden uit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het college de gelegenheid geboden om te reageren op de conceptaanbevelingen die de rekenkamercommissie verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamercommissie een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.

Artikel 11

De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht.

Artikel 12 en 13

Deze artikelen behoeven geen toelichting.