Gemeenteblad van Opmeer
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Opmeer | Gemeenteblad 2018, 272052 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Opmeer houdende regels omtrent beleid en administratief beheer van de activa Activanota gemeente Opmeer 2019
Op 22 maart 2012 heeft de gemeenteraad de Activanota gemeente Opmeer 2012 vastgesteld. In verordening 212 is opgenomen dat deze nota eenmaal per vier jaar wordt geactualiseerd. De Activanota wordt dan integraal geactualiseerd, zodat het beleid in één document terug te vinden is. Wijzigingen in BBV en nieuwe gewijzigde inzichten in de activaproblematiek kunnen leiden tot aanpassingen in de uitgangspunten.
De gemeente is eigenaar van tal van bezittingen, zoals gebouwen, gronden, machines, infrastructuur, etc. Bedrijfsmatig worden bezittingen activa genoemd.
Activa zijn belangrijke hulpmiddelen bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken en daarmee voor het bereiken van gemeentelijke doelen. Dit vraagt om een goed beheer van de activa, zowel in feitelijk dagelijks gebruik als in administratief opzicht.
Deze nota gaat over het beleid m.b.t. activa en het administratieve beheer van (de materiële) activa.
Om een verantwoord beleid op het gebied van de gemeentelijke activa te kunnen voeren, moet de administratie een goed inzicht geven in de omvang van de gemeentelijke activa, de waarde en de waardeverandering van de activa en de financiële lasten die hiermee samenhangen. Uitgangspunt voor de activa-administratie vormen de wettelijke kaders.
In de Activanota wordt rekening gehouden met wat is opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en de Verordening 212. Het BBV bevat specifieke voorschriften voor het opstellen van de begroting en de verantwoording en de vereisten waaraan deze documenten moeten voldoen.
In de verordening 212 zijn de uitgangspunten en regels (de kaders) opgenomen van het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie. Het college voert op grond van de verordening 212 deze uit. In deze verordening moeten ook bepalingen over de activa zijn opgenomen of verwezen worden naar een beleidskader. Het beleidskader maakt dan vervolgens integraal onderdeel uit van de ex artikel 212 Gemeentewet vastgestelde verordening.
Voor de inhoud van deze nota is in eerste instantie aansluiting gezocht met al bestaande ‘gedragsregels’ voor de activa in onze organisatie. Vervolgens zijn vooral wijzigingen in de bestaande situatie uitgewerkt op basis van de vernieuwing van de BBV per 1-1-2017. De BBV heeft namelijk in verband met deze vernieuwingen twee nieuwe notities uitgebracht: de Notitie materiele vaste activa 2017 (oktober 2017) en de Notitie rente 2017 (juli 2016). Een aantal aspecten waarin gemeenten een keuzemogelijkheid hadden is via deze nota’s omgevormd tot een richtlijn waar alle gemeenten zich aan moeten houden. De BBV beoogt met de vernieuwingen meer uniformiteit en daardoor vergelijkbaarheid te realiseren tussen gemeenten. De grootste veranderingen zijn:
- -
- -
Tevens is een scheiding aangebracht tussen het beleidskader, voorbehouden aan de gemeenteraad, en het beheer van de activa, voorbehouden aan het college.
Na de inleiding wordt eerst een samenvatting gegeven van de beslispunten die uit deze nota naar voren komen. Daarna komen de volgende punten aan de orde:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
Voor de samenhang tussen de onderwerpen in deze nota is het volgende doel geformuleerd:
Het vaststellen van een duidelijke systematiek en richtlijnen voor het administratieve beheer van activa, gericht op het waarborgen van de continuïteit van de gemeentelijke activiteiten.
Na vaststelling zullen de wijzigingen ingaan per 1-1-2019. Geactualiseerde afschrijvingstermijnen gaan bijvoorbeeld pas in per 1-1-2019 en alleen voor investeringen vanaf de jaarschijf 2019. Alle voorschriften en beleidskeuzes die in eerdere activanota’s zijn gemaakt blijven geldig voor de periode tot 1-1-2019. De gemeenteraad is bevoegd bij individuele gevallen en binnen de kaders van de BBV af te wijken.
De volgende bijlagen zijn toegevoegd aan deze nota:
Bijlage I: Relevante artikelen met betrekking tot het activabeleid uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
Het grootste deel van het bestaande beleid waarvan een gemeente keuzevrijheid heeft blijft gehandhaafd, behalve met betrekking tot twee voorstellen zoals hieronder opgesomd. Deze zijn ook terug te vinden in hoofdstukken 4 Waardering en 8 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
- 1.
De ondergrens voor activeren van een actief bedroeg in de vorige activa nota € 5.000. In de praktijk is dit een ondergrens die leidt tot meer administratieve lasten dan gewenst. Het voorstel is om de ondergrens voor het activeren van investeringen te verhogen naar € 15.000 als maatregel om de administratieve lasten te beperken en de efficiency te bevorderen;
- 2.
Investeringskredieten die twee jaar na de ingangsdatum nog niet hebben geleid tot uitgaven of aantoonbare verplichtingen worden bij de jaarrekening afgesloten. Als de investering in de toekomst alsnog uitgevoerd moet worden dan moet deze opnieuw aangevraagd worden bij de Kadernota of met een apart raadsvoorstel.
Voordat in de volgende hoofdstukken ingegaan zal worden op de verschillende onderdelen van het activabeleid, wordt in dit hoofdstuk eerst de betekenis van het begrip activa toegelicht. Met deze toelichting ontstaat een beeld van het administratieve beheer van activa.
De term activa kan worden gezien als een verzamelnaam voor de bezittingen van een organisatie, veelal bedoeld voor de uitoefening van de taken van de organisatie. De term wordt vooral gebruikt binnen administratieve processen, met de actiefzijde van de balans als oorsprong.
Activa zijn volgens artikel 31 BBV onder te verdelen in:
- -
- -
In artikel 33 BBV worden de vaste activa nader onderverdeeld in:
- -
- -
- -
Onder de immateriële activa worden de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio, de kosten van onderzoek en ontwikkeling en bijdragen aan activa in eigendom van derden opgenomen (artikel 34 BBV).
De financiële activa betreffen de kapitaalverstrekkingen, leningen en uitzettingen (artikel 36 BBV).
De materiële vaste activa betreffen gebruiksgoederen. In het BBV zijn deze activa beschreven in artikel 35. De materiële vaste activa betreffen:
- 1.
- 2.
- 3.
Van de materiële vaste activa moet in de toelichting op de balans worden aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven. In artikel 52, tweede lid BBV wordt dit concreter omschreven. De materiële vaste activa betreffen:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
De begroting en de rekening dienen opgesteld te worden met inachtneming van de BBV.
Naast het BBV is in een aparte regeling (Regeling voor informatie aan derden) de functionele en categoriale indeling voor de begroting en rekening geregeld. Deze indeling is niet leidend voor het opstellen van de verschillende producten voor de raad en het college, maar wel voor de documenten voor derden (provincie, Ministerie van Binnenlandse Zaken, Centraal Bureau voor de Statistiek).
De gemeente Opmeer heeft als een van de weinige gemeenten in Nederland nog een eigen Woningbedrijf, dat onderdeel uitmaakt van de totale (geconsolideerde) begroting en rekening. Voor zover mogelijk wordt ook aansluiting gezocht bij regelgeving die van toepassing is bij corporaties. Mede ook in het licht van branchevergelijking.
In de bijlage I zijn de relevante artikelen opgenomen uit het BBV.
Zoals blijkt uit dit hoofdstuk is het begrip activa veelzijdig en het beschrijven van activabeleid zou dan bijna eindeloos kunnen zijn. Volledigheid wordt in deze nota daarom niet nagestreefd, gekozen is voor die onderdelen die doorgaans voorkomen in de gemeentelijke praktijk.
De eerste stap in het administratieve proces voor het beheer van activa is de bepaling van de waarde die toegekend moet worden aan de activa. Meer specifiek gaat het dan om de volgende aspecten:
- -
- -
- -
- -
- -
Aan de hand van deze aspecten kunnen regels worden opgesteld op basis waarvan nieuwe activa kunnen worden toegevoegd. In dit hoofdstuk zullen de eerste vier aspecten aan de orde komen. In hoofdstuk 7 het laatste aspect.
In artikel 62, eerste lid, BBV is bepaald dat alle vaste activa geactiveerd moeten worden voor het bedrag van de investering. Alleen bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief moeten direct in mindering worden gebracht op de waardering.
Daarnaast is in artikel 59 BBV expliciet geregeld welke investeringen wel of niet geactiveerd moeten worden. Dit betreft de volgende investeringen:
- a.
- b.
De investeringen kunnen ook onderverdeeld worden naar de volgende categorieën:
- -
- -
- -
Tevens biedt het BBV de mogelijkheid om in sommige gevallen (onder voorwaarden) te kiezen tussen wel of niet activeren van vaste activa. Dit betreft de activa met betrekking tot kosten van onderzoek en ontwikkeling (artikel 60 BBV) en bijdragen aan activa in eigendom van derden (artikel 61 BBV).
Het beleid van de gemeente bij het activeren van investeringen is als volgt:
- -
- -
De gemeente Opmeer hanteert de componentenbenadering conform de afschrijvingstabel in bijlage II.
De waardering van activa is van belang omdat het de basis vormt voor het vaststellen van de financiële consequenties van activa, vooral door waardevermindering. Anders geformuleerd: de gekozen systematiek voor de waardering van activa en de waardevermindering in het stelsel van baten en lasten is van invloed op de exploitatie van de gemeente en daarmee op de financiële resultaten die behaald worden.
Hiervoor zijn in het BBV bepalingen opgenomen voor de waardering van activa. Hiermee wordt enerzijds voorkomen dat organisaties met de waardering van activa hun financiële resultaten kunnen beïnvloeden en anderzijds wordt bereikt dat de financiële gegevens van organisaties in de loop van de tijd vergelijkbaar blijven.
De basis voor de waarderingsgrondslag is de historische kostprijs (verkrijgings- of vervaardigingprijs) (artikel 63 BBV). In het BBV is expliciet aangegeven dat voorraden en deelnemingen tegen markwaarde gewaardeerd worden indien de markwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Wat onder verkrijgingprijs en vervaardigingprijs wordt verstaan wordt beschreven in artikel 63 tweede en derde lid BBV.
Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.
Een uitzondering wordt gemaakt voor bestemmingswijziging van activa van gronden in erfpacht. Wanneer de bestemming van activa verandert, wordt de activa gewaardeerd tegen de actuele marktwaarde. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.
De gemeente Opmeer schrijft af tot nihil en hanteert dus geen restwaarde. De restwaarde is kort gezegd een schatting van de opbrengst die na de gebruiksduur nog gerealiseerd kan worden. Het betreft een keuzemogelijkheid binnen de BBV, maar wel een met veel mitsen en maren (moeizamer verantwoording bij keuze voor restwaarde) die uiteindelijk geen reële voordelen biedt. Ook de BBV erkent dat in de praktijk veelal afgeschreven zal worden tot nihil omdat activa gedurende de afschrijvingsperiode technisch en economisch slijten/verouderen. Daarom kiest de gemeente Opmeer voor afschrijven tot nihil.
4.4 Vaststellen financiële waarde
De BBV schrijft voor dat alleen de bruto-waardering is toegestaan bij activering. Dit geldt voor alle categorieën investeringen (economisch nut, economisch nut met heffingen én maatschappelijk nut). De bruto-waardering geeft een beter inzicht in de financiële positie van de gemeente (integraal inzicht in baten en lasten).
Bij de bruto-waardering worden de afzonderlijke vermogensbestanddelen die betrokken kunnen zijn bij een actief op de balans gepresenteerd.
Bij de activa gaat het om de werkelijke investeringslasten en de bijdragen van derden (subsidie-verstrekkers) en/of onttrekkingen uit de reserves. De bijdragen van derden moeten in mindering gebracht worden op de investering (bijvoorbeeld ontvangen subsidies van derden). De onttrekking uit de bestemmingsreserves moeten bruto verantwoord worden en mogen niet in mindering gebracht worden.
De BTW op activa wordt niet geactiveerd als deze compensabel is volgens de Wet op het BTW compensatiefonds (BCF) of verhaalbaar is.
Het eerste en tweede lid van artikel 65 BBV hebben betrekking op waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. Gedacht kan worden aan nieuwe inzichten in de technische en/of de economische levensduur van activa, gewijzigde bestemming van vastgoed of de aantasting van het vermogen van deelnemingen.
In het derde lid BBV artikel 65 wordt voorgeschreven dat van een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, waarvan de restwaarde lager is dan de boekwaarde, wordt afgeschreven tot de restwaarde. Bij een volledige buitengebruikstelling dient het actief uiteraard te worden afgewaardeerd tot hetzij nul, hetzij tot de restwaarde, indien die redelijkerwijs verwacht kan worden. Wanneer een actief gedeeltelijk buiten gebruik wordt gesteld, dient het actief proportioneel te worden afgewaardeerd. Uit dit lid, in combinatie met artikel 63, vierde lid, volgt dat bij afkoop van een eeuwigdurende erfpacht het verschil tussen de waardering voor de afkoop en de registratiewaarde in het jaar van afkoop als last wordt verantwoord.
Waardeverminderingen van activa dienen op het actief zelf in mindering te worden gebracht. Duurzame waardevermindering van vaste activa wordt onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar genomen.
4.4.3 Waardering Woningbedrijf
De activa van de gemeente wordt gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Het Woningbedrijf neemt een bijzondere plaats in met betrekking tot de waardering van de woningen. Voor het Woningbedrijf worden ook berekeningen met het actuele waarde model gemaakt. Voor het Woningbedrijf vertaalt dit zich in waardering tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs (historische kostprijs) of lagere bedrijfswaarde. Dit wordt ingegeven door het feit dat de bedrijfswaardeberekening het opbrengstpotentieel (ofwel de verdiencapaciteit) van een complex woningen laat zien. Vanuit voorzichtigheidsprincipe wordt de laagste waarderingswaarde genomen, hierdoor is er sprake van een lager risicoprofiel op de waardering.
Het uitgangspunt van de Gemeente Opmeer is dat het Woningbedrijf wordt verantwoord in één jaarrekening, die van de gemeente Opmeer. In de jaarrekening van de Gemeente Opmeer wordt verkrijgings- of vervaardigingsprijs toegepast en zo wordt voldaan aan het BBV. Het woningbedrijf zal jaarlijks een eigen jaarrekening opstellen. Naast deze jaarrekening op basis van BBV, zal het woningbedrijf t.b.v. de (eventueel) verschuldigde vennootschapsbelasting ook een fiscale jaarrekening opstellen. Ten behoeve van sturing op het bedrijfsresultaat zal een jaarrekening op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs (historische kostprijs) en lagere bedrijfswaarde opgesteld worden.
Op het moment dat een desinvestering plaatsvindt wordt de boekwinst respectievelijk het verlies ten laste respectievelijk ten gunste van het resultaat van het betreffende jaar gebracht. De mogelijke boekwinst wordt direct in mindering gebracht op een eventueel nieuwe (herbouw)investering indien de boekwinst is veroorzaakt door een bijdrage van derden die in directe relatie staat tot het actief. Artikel 62 lid 2 moet in ieder geval gevolgd worden. De BBV Notitie materiele vaste activa 2017 geeft als voorbeeld een verzekeringsuitkering wegens brand op pagina 45 waarbij een boekwinst veroorzaakt door een verzekeringsuitkering in mindering moet worden gebracht op de herbouwkosten van het pand.
Aan het activeren van een investering zijn de nodige administratieve handelingen verbonden.
Uit oogpunt van efficiency is het raadzaam om een ondergrens voor het activeren van vaste activa in te voeren.
Investeringen met een waarde beneden de vast te stellen ondergrens worden niet geactiveerd. Zij worden in het jaar van ingebruikname geheel ten laste van de exploitatie gebracht. Dit levert voor dat jaar een beperkte lastenverzwaring op. De ondergrens voor activeren van een actief bedroeg in de vorige activa nota € 5.000. In de praktijk is dit een ondergrens die leidt tot meer administratieve lasten dan gewenst. Zo leidt bijvoorbeeld een investering van € 5.000 die over 10 jaren afgeschreven wordt tot slechts € 500 te administreren afschrijvingslasten per jaar en vraagt 10 jaar lang om financieel beheer en aandacht.
In paragraaf 4.2 is aangegeven welke investeringen (kunnen) worden geactiveerd en welke niet. De lasten van de investeringen die geactiveerd (kunnen) worden bestaan uit afschrijving en eventueel rente. In dit hoofdstuk wordt de afschrijving behandeld.
Voor het inzicht in de activa en de toekomstige benodigde middelen om (vervangings) investeringen te kunnen doen is het belangrijk consequent en onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar af te schrijven, zoals geregeld in artikel 64 BBV. De afschrijving is daarmee afhankelijk van de verwachte toekomstige levensduur. Indien er sprake is van duurzame waardevermindering of indien het actief eerder buiten gebruik gesteld wordt, is het mogelijk om resultaatonafhankelijk extra af te schrijven (artikel 65 BBV).
Een kenmerk van vaste activa is dat ze hun nut over meerdere jaren bewijzen. De levensduur van vaste activa is echter niet oneindig. Door technische slijtage of economische veroudering neemt de gebruikswaarde af en daarmee de waarde in het economisch verkeer. Het zichtbaar maken van deze waardevermindering van activa wordt afschrijven genoemd.
Kapitaallasten bestaan uit lasten van afschrijving die ten laste van de exploitatie moeten worden gebracht en eventueel rente.
In het BBV worden, net als voor de waardering van activa, kaders gesteld waaraan de afschrijvingen moeten voldoen (artikel 64 BBV). Er wordt echter geen sluitend systeem voorgeschreven. Een gemeente zal zijn eigen invulling moeten geven aan de wijze waarop de afschrijvingen worden vastgesteld. Over deze invulling gaat het in dit hoofdstuk.
Bij het bepalen van de afschrijving dient een aantal aspecten in ogenschouw genomen te worden, te weten:
- -
- -
In het BBV is bepaald dat op vaste activa met een beperkte gebruiksduur in beginsel jaarlijks wordt afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (artikel 64.3 BBV).
De levensduur (ofwel de gebruiksduur) van vaste activa wordt bepaald door technische slijtage en economische veroudering. Tussen deze twee soorten levensduur zit verschil, te weten:
- -
- -
De economische levensduur wordt gehanteerd voor het bepalen van de afschrijvingstermijn. Omdat de economische levensduur gebaseerd is op een schatting zullen hiervoor richtlijnen moeten worden opgesteld voor de diverse vaste activa. Hierbij moet rekening gehouden worden met de wettelijk voorgeschreven termijnen voor een aantal vaste activa. Dit betreft:
- -
- -
De meest effectieve en eenvoudige manier om tot deze richtlijnen te komen is het opstellen van een overzicht waarin per activasoort de levensduur wordt weergegeven. De levensduur is dan gelijk aan de termijn waarover de activa wordt afgeschreven. Deze tabel is opgenomen in bijlage II. Deze tabel is bij het opstellen van deze nota opnieuw kritisch bekeken en waar nodig aangepast aan de gangbare afschrijvingstermijnen voor gebruik. Deze veranderingen zijn aangebracht:
In de Jaarrekening van de gemeente wordt in het hoofdstuk Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling opgenomen volgens welke afschrijivingsmethode de investeringen worden berekend en voor welke hoofdcategorie welke afschrijvingstermijnen gehanteerd worden. Deze zijn gebaseerd op de dan geldende Activanota.
Er zijn verschillende methoden om op basis van de afschrijvingsduur te komen tot de afschrijving per periode waaraan de lasten worden toegerekend. Deze belangrijkste methoden zijn:
- -
- -
- -
- -
De twee meest voorkomende afschrijvingsmethoden zijn de lineaire en de annuïtaire methode.
Op deze methoden wordt hieronder nader ingegaan.
Ter illustratie van het onderscheid tussen beide methoden wordt in onderstaande figuur het verloop van de jaarlijkse afschrijvingslasten weergegeven gedurende 10 jaar voor een investering van € 10.000 bij een fictief rentepercentage van 3% met lineaire en annuïtaire afschrijving. Het rentepercentage is fictief omdat de gemeente Opmeer met ingang van de vernieuwde BBV (1-1-2017) geen rente meer toerekent aan de vaste activa en taakvelden (zie uitgebreider toelichting in hoofdstuk 6 Rente), maar een rentepercentage wel noodzakelijk is om de hoogte van de annuïtaire afschrijving te bepalen.
Illustratie afschrijvingslasten per jaar bij lineair en annuïtair afschrijven:
Lineair afschrijven (zonder rentetoerekening)
Lineair afschrijven is afschrijven op basis van een vast percentage van de historische kostprijs.
Bij deze methode bestaat een evenredige spreiding van de afschrijvingslasten over de gebruiksperiode. Aangezien er geen rente meer wordt toegerekend bij de gemeente Opmeer sinds de vernieuwing van de BBV blijven de (afschrijving)lasten in de loop van de gebruiksperiode gelijk. De boekwaarde neemt gedurende de gebruiksduur regelmatig af, wat goed aansluit bij het economisch nut gedurende de gebruiksduur.
Afschrijven op basis van annuïteit (zonder rentetoerekening)
Bij afschrijven op basis van annuïteit stijgt de jaarlijkse afschrijving gedurende de gebruiksduur en daalt de rente met hetzelfde bedrag. Omdat er geen rente meer wordt toegerekend bij de gemeente Opmeer sinds de vernieuwing van de BBV vertaalt dit zich in jaarlijks stijgende kosten. Bij deze methode wordt in de eerste jaren dus relatief weinig afgeschreven en in de laatste jaren relatief veel. Dit kan nadelig uitvallen bij verkoop van een actief binnen een paar jaar na de ingebruikname omdat de boekwaarde mogelijk hoger is dan de verkoopopbrengst.
Zowel in de private- als in de overheidssfeer wordt de lineaire methode voor afschrijvingen het meest toegepast. De gemeente kan voor de vastgestelde categorieën van activa slechts voor één afschrijvingsmethode kiezen (BBV Notitie materiele vaste activa oktober 2017). De gemeente Opmeer kiest onveranderd voor de lineaire afschrijvingsmethode voor alle categorieën.
De Raad van Jaarverslaggeving heeft in richtlijn RJ 645 bepaald dat vanaf 2012 de annuïtaire afschrijvingsmethode niet meer geldt voor corporaties en dat alleen lineaire afschrijving is toegestaan. Met ingang van 2012 wordt daarom bij het Woningbedrijf de lineaire methode toegepast.
In het BBV is onderscheid gemaakt tussen materiële vaste activa met een economisch, materiële vaste activa met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven én materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Alle drie soorten investeringen moeten sinds de vernieuwing van de BBV geactiveerd worden. Investeringen mogen niet resultaatafhankelijk worden afgeschreven (artikel 64 BBV).
Op basis van het toerekeningbeginsel worden afschrijvingen ten laste van de exploitatie gebracht. Het toerekeningbeginsel houdt in dat gezocht wordt naar het juiste moment om kosten te verantwoorden in de exploitatie. In het verlengde van het baten- en lastenstelsel betekent dit dat kosten worden toegerekend aan de periode waar ze betrekking op hebben. Voor activa betekent dit dat niet de gehele investeringslast in één jaar tot uitdrukking wordt gebracht, maar dat gedurende de hele periode dat de activa haar nut afgeven, de lasten tot uitdrukking komen in de exploitatie. Door activa af te schrijven over de jaren waaraan zij haar nut afstaat, wordt aan dit beginsel invulling gegeven.
Onder de duurzame productiemiddelen wordt in de bedrijfseconomie aan grond een bijzondere plaats toegekend. Grond is normaliter niet aan slijtage onderhevig en ondergaat daarom geen waardevermindering. Er bestaat geen noodzaak tot afschrijving. Uitzondering zijn gronden waaruit delfstoffen e.d. worden gewonnen of indien grond vervuild is. Op grond wordt in beginsel dan ook niet afgeschreven.
5.7 Handhaving afgeschreven eigendommen
Van belang voor het administratieve beheer van activa is dat alle activa geregistreerd worden. Activa die afgeschreven zijn en niet worden verkocht, dienen op de activastaat gehandhaafd te blijven. De redenen zijn inzicht in de bezittingen en het kunnen bepalen van aanwezigheid van stille reserves. Daarnaast spelen er aspecten als verzekering en aansprakelijkheid. Dit beleid zal worden voortgezet.
Als laatste component in het activabeleid wordt stilgestaan bij het begrip rente in geval van geactiveerde uitgaven. De commissie BBV heeft in juli 2016 een Notitie rente 2017 gepubliceerd naar aanleiding van de vernieuwing van de BBV per 1-1-2017. Dit hoofdstuk is gebaseerd op deze rentenotitie.
Rentekosten moeten aan de desbetreffende taakvelden worden toegerekend met behulp van een renteomslag. In de kern van de BBV notitie wordt vooral beoogd dat alleen werkelijke rentelasten worden begroot en verantwoord. Zonder constructies die een begroting ‘opblazen’.
In onderstaande figuur geeft de BBV een illustratie hoe de toerekening aan taakvelden dient plaats te vinden. De werkelijke rentelasten worden eerst toegerekend aan specifieke onderdelen zijnde grondexploitatie en projectfinanciering (lees Woningbedrijf in de Opmeerse situatie). Wat overblijft wordt met een renteomslag verdeeld over de afzonderlijke activa en taakvelden.
bron tabel: Commissie BBV Notitie rente 2017
De gemeente Opmeer heeft weinig leningen en betaalt daarom relatief weinig rente. De leningen die de gemeente nog heeft zijn direct toe te schrijven aan grondexploitaties en het Woningbedrijf waarna zo goed als geen rentelasten resteren om in de vorm van een renteomslag toe te rekenen aan de andere taakvelden. De renteomslag bedraagt daardoor feitelijk 0% en daarom bestaan de kapitaallasten bij de gemeente Opmeer met ingang van de begroting 2017 alleen uit afschrijvingslasten en geen rente(omslag) meer, uitgezonderd het Woningbedrijf en de grondexploitaties.
Ten slotte rekent de gemeente Opmeer, in lijn met de voorkeur van de BBV, geen rentevergoeding (of een vergoeding voor de inflatie) over het eigen vermogen en de voorzieningen. Dit komt het verlangde inzicht, de eenvoud en de transparantie ten goede.
7. KAPITAALLASTEN IN DE BEGROTING EN REKENING
In de BBV zijn voorschriften opgenomen voor het opstellen van de gemeentelijke financiële producten (programmabegroting, meerjarenraming, programmarekening, taakveldenraming en taakveldenverantwoording). Hierin komt het beheer van activa in administratief opzicht ook naar voren. Deze voorschriften zijn voor deze nota van belang.
Als centraal artikel is in de BBV opgenomen:
De begroting, de meerjarenraming, de jaarrekening en de toelichtingen geven volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd, een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en de lasten (artikel 3, eerste lid BBV).
Voor de begroting, de meerjarenraming en de jaarrekening wordt het stelsel van baten en lasten gehanteerd (artikel 2, eerste lid BBV).
Het activabeleid moet voldoen aan deze voorschriften. In dit hoofdstuk wordt daarom ingegaan op de betekenis van kapitaallasten in de begroting, de meerjarenbegroting en de jaarrekening.
7.2 Begroten van kapitaallasten
Op begrotingsbasis wordt een raming gemaakt van de verwachte kapitaallasten in het begrotingsjaar. Deze raming bestaat uit een deel waarover zekerheid bestaat en een deel waarover geen zekerheid bestaat.
Het deel van de kapitaallasten waarover zekerheid bestaat betreft activa die al in bezit zijn en waarover afgeschreven wordt (opgenomen op de balans tegen werkelijke boekwaarden). Aangezien bij de gemeente Opmeer sinds de begroting 2017 een renteomslag van 0% geldt (zie hoofdstuk 6 van deze nota), leidt de afschrijving tot een raming van de kapitaallasten.
Het deel van de kapitaallasten waarover geen zekerheid bestaat heeft betrekking op nieuwe in gebruik te nemen activa gedurende het begrotingsjaar.
Voor het bepalen van het moment waarop in de begroting rekening wordt gehouden met de kapitaallasten zijn er drie keuzes mogelijk als het gaat om het moment van starten met afschrijvingen:
- 1.
- 2.
- 3.
De BBV laat de gemeente vrij in haar keuze, maar de gekozen methode van het moment van beginnen met afschrijven moet wel worden toegepast op alle (sub)categorieën van de kapitaalgoederen. De gemeente Opmeer hanteert sinds 2012 de 3e methode. Dus afschrijven vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt (een volledig jaar afschrijving). Er is geen aanleiding om hier verandering in aan te brengen. Het voordeel van deze werkwijze is dat de beheersbaarheid en de voorspellende waarde van de kapitaallasten beter tot uiting komen met de kleinste administratieve last.
In praktijk kan de situatie zich voordoen dat een investering technisch gezien in gebruik is genomen, maar waarvan de werkelijke (financiële) afwikkeling afhangt van een juridisch of procedureel geschil. Ook kan sprake zijn van het in gebruik nemen van een actief (bv. gebouw) waarvan de eindafrekening nog wordt opgesteld. In die gevallen vindt de eerste afschrijving plaats in het jaar volgend op het jaar van ingebruikname. Gebruik is dan bepalend. Een argument hiervoor is dat anders de balans en de waardevermindering van het actief geen betrouwbaar beeld geven.
8. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, administratieve organisatie en interne controle (procedures)
In het proces van het komen tot investeringen zijn meerdere partijen betrokken. Om het proces in kaart te brengen kan deze nota als uitgangspunt dienen. In dit hoofdstuk zal op hoofdlijnen het proces beschreven worden.
8.2 Het proces vanaf het begin tot het einde
(het aanvragen van een krediet voor het doen van een investering die leidt tot het opnemen van een activum in de activa administratie)
Wanneer een bestaande investering vervangen moet worden of wanneer er sprake is van uitbreiding of een nieuwe investering zal de budgethouder diverse stappen moeten doen. Zodra het bestuur, college en/of de raad, ingestemd heeft met de investering en de middelen beschikbaar zijn gesteld, moet het krediet worden opgenomen in de financiële administratie. Na opname in de financiële administratie kunnen verplichtingen ten laste en/of ten gunste van het krediet worden aangegaan. De budgethouder die het krediet beheert, voert de kredietbewaking uit. Zodra het krediet kan worden afgerond, wat soms in 1 jaar kan gebeuren en soms na een aantal jaren, wordt het krediet afgesloten bij het opstellen van de jaarrekening. Wanneer het een krediet betreft dat geactiveerd moet worden, moeten de wettelijke voorschriften, de bepalingen in de verordening ex. artikel 212 Gemeentewet en de afschrijvingstabel in acht genomen worden.
8.3 Relatie met de budgetcyclus
Het tot stand komen van activa doorloopt diverse fasen, te weten:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Deze fasen kunnen plaatsvinden binnen één begrotingsjaar, maar meestal beslaat de hele procedure meer dan één begrotingsjaar. De toegekende kredieten en de activa vormen dan ook een wezenlijk onderdeel van de budgetcyclus. Van belang is dat de toegekende kredieten en de stand van zaken op een juiste wijze in de meerjarenbegroting, in de programmabegroting, in de uiteenzetting van de financiële positie en de diverse rapportages wordt opgenomen. Daarnaast moeten de kredietenlijst en de activastaat jaarlijks beoordeeld worden op hun juistheid.
8.4 De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen
Voor de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen wordt verwezen naar de “Regeling Budgetbeheer” en beschreven ambtelijke procedures, zoals inkoop en aanbestedingsbeleid.
8.5 De administratieve organisatie
Van belang voor het administratieve beheer van activa is dat alle activa geregistreerd zijn. De activa die gerekend kunnen worden tot de stille reserve van de gemeente (onroerend goed zoals woningen en wegen) worden eveneens geregistreerd.
Een van de taken van de organisatie is het bewaken van de financiën van de gemeente. De integrale afweging en het opstellen van de gemeentebrede financiële producten vindt hier plaats. Een onderdeel van de financiële producten is het meerjareninvesteringsplan waarin de diverse kredieten en aanwezige activa zijn opgenomen. Minimaal een keer per jaar worden de aanwezige activa en de stand van zaken van de beschikbaar gestelde kredieten gecontroleerd.
8.7 Advies geldigheidsduur investeringskredieten
Bij het opmaken van de jaarrekening wordt gerapporteerd over de voortgang van investeringen. Toegekende investeringskredieten zijn net zo lang geldig als nodig is om het activum te realiseren. Er geldt geen minimum op het kredietbedrag dat ‘overgeheveld’ mag worden naar een volgend boekjaar voor de kosten die het volgende jaar gemaakt moeten worden.
Op deze manier houden we het meerjaren investeringsplan reëel en actueel en zorgen we ervoor dat er geen oneigenlijk beslag wordt gelegd op het kapitaallastenbudget in de meerjaren begroting.
Bijlage I: Relevante artikelen met betrekking tot het activabeleid uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
In deze bijlage zijn de relevante artikelen met betrekking tot activabeleid uit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) opgenomen.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 1.
De begroting, de meerjarenraming, de jaarstukken en de productenraming en de productenrealisatie geven volgens normen die voor gemeenten en provincies als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en de lasten. In het bijzonder provinciale staten en de raad moeten in staat zijn zich een zodanig oordeel te vormen.
- 2.
- 3.
De jaarstukken, de productenrealisatie en de toelichtingen geven getrouw, duidelijk en stelselmatig de baten en lasten van het begrotingsjaar, alsmede het saldo ervan weer. De jaarrekening geeft tevens een getrouw, duidelijk en stelselmatig inzicht in de financiële positie aan het einde van het begrotingsjaar.
- 1.
- 2.
De toelichting op de uiteenzetting van de financiële positie bevat tenminste de gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd en een toelichting op de belangrijke ontwikkelingen ten opzichte van de uiteenzetting van de financiële positie van het vorige begrotingsjaar.
- 1.
- 2.
De toelichting op de meerjarenraming bevat tenminste de gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd en een toelichting op belangrijke ontwikkelingen ten opzichte van de meerjarenraming van het vorige begrotingsjaar.
Op de balans worden de activa onderscheiden in vaste en vlottende activa, al naar gelang zij zijn bestemd om de uitoefening van de werkzaamheid van de provincie onderscheidenlijk gemeente al dan niet duurzaam te dienen.
Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa.
In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
- a.
- b.
- c.
- 1.
- 2.
In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
In de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend.
- 1.
- 2.
- 1.
- 2.
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:
- a.
- b.
- c.
- d.
Bijdragen aan activa in eigendoom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:
- a.
- b.
- c.
- d.
- 1.
- 2.
- 3.
- 1.
- 2.
- 3.
De vervaardigingprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 1.
- 2.
Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 1.
- 2.
- 3.
- 1.
- 2.
Bijlage II: Afschrijvingstabel
N.B. Voor niet-vermelde soorten van investeringen zullen de afschrijvingstermijnen naar het meest gangbaar gebruik worden bepaald.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2018-272052.html