Wijziging Regeling nadere eisen elektronisch berichtenverkeer gemeente Lingewaard
het college van burgemeester en wethouders,
Gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, in het bijzonder afdeling 2.3 ’Verkeer langs elektronische weg’, en gelet op de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer en de Wet elektronische handtekeningen;
Overwegende dat:
het college van burgemeester en wethouders nadere eisen stelt aan het gebruik van de elektronische weg;
besluit:
Wijzigingen vaststellen in de ‘Regeling nadere eisen elektronisch berichtenverkeer gemeente Lingewaard’ voor het gebruik van de elektronische weg ten behoeve van berichtenverkeer van en naar de betreffende bestuursorganen.
Artikel 1 Begripsbepalingen
In het besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:
- a.
Elektronische berichten: berichten die in de vorm van e-mailberichten of door middel van berichten via een web formulier op de gemeentelijke website zijn verzonden.
- b.
Bestuurlijke berichten: elektronische berichten die aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen behelzen en/of berichten die anderszins tot besluitvorming moeten leiden in welke zin en op welke wijze dan ook.
- c.
Niet bestuurlijke berichten: alle elektronische berichten die geen bestuurlijke berichten zijn.
- d.
Gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Lingewaard
- e.
Algemene postbus: de elektronische postbus van de gemeente Lingewaard.
- f.
Web
formulier: het formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg.
- g.
DigiD: een landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan.
- h.
eHerkenning: een samenwerkingsverband tussen de overheid en het bedrijfsleven en is georganiseerd als stelsel.”
Wordt vervangen door:
Artikel 1 Begripsbepalingen
In het besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:
- a.
Elektronische berichten/elektronische post: berichten die in de vorm van e-mailberichten of via een webformulier op de gemeentelijke website zijn verzonden.
- b.
Bestuurlijke berichten: elektronische berichten die aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen behelzen en/of berichten die anderszins tot besluitvorming moeten leiden in welke zin en op welke wijze dan ook.
- c.
Niet bestuurlijke berichten: alle elektronische berichten die geen bestuurlijke berichten zijn.
- d.
Gemeentelijke website: de website van de gemeente Lingewaard.
- e.
Algemene postbus: de elektronische postbus van de gemeente Lingewaard.
- f.
Webformulier: een digitaal formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg.
- g.
DigiD: een landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan.
- h.
eHerkenning: een landelijk systeem om de identiteit van personen die namens organisaties optreden te verifiëren.
- i.
Mijnoverheid.nl : website waar inwoners van Nederland via DigiD inzage hebben in hun eigen overheidszaken.
- j.
Berichtenbox : de Berichtenbox is een persoonlijke beveiligde postbus voor digitale berichten van de overheid en is een onderdeel van Mijnoverheid.nl.
- k.
PIP : Persoonlijke Internetpagina. De PIP is een persoonlijk internetportaal waarmee externe klanten (inwoners, organisaties of buitengemeentelijke personen) via DigiD inzage hebben in hun eigen zaken. Dat gaat alleen om zaken die via het zaaksysteem van de gemeente Lingewaard zijn geregistreerd en waarbij gebruik is gemaakt van authentieke gegevens (geen anoniem ingediende zaken). De PIP is te bereiken op https://Mijn.Lingewaard.nl.
Het oorspronkelijke artikel
2
, zoals bekendgemaakt op 25 februari 2016:
Artikel 2 Ondertekening van web formulieren
- 1.
Elektronische berichten kunnen naar de gemeente worden verzonden.
- 2.
Van het eerste lid wordt uitgezonderd de berichten ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur. Deze berichten kunnen alleen schriftelijk naar de gemeente Lingewaard en haar bestuursorganen worden gezonden.
- 3.
Bestuurlijke berichten, zoals aanvragen, worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde web formulier op de gemeentelijke website.
- 4.
Niet bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde web formulier op de gemeentelijke website of wanneer deze verzonden zijn via de email naar de algemene postbus of verzonden zijn via de fax.
- 5.
Verzending via de fax zal pas als ontvangen bericht worden aangemerkt indien het faxbericht binnen een week wordt opgevolgd door de ontvangst van het per gewone post toegezonden poststuk.
Wordt vervangen door:
Artikel 2 Elektronische berichten
- 1.
Elektronische berichten kunnen naar de gemeente worden verzonden.
- 2.
Van het eerste lid wordt uitgezonderd de berichten ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur. Deze berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer ze schriftelijk per post of via het speciaal daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website naar de gemeente Lingewaard en haar bestuursorganen worden gezonden.
- 3.
Bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website of via een gemeentelijk emailadres.
- 4.
Zodra een webformulier in productie is genomen op de gemeentelijke website, is de digitale weg daarvoor direct opengesteld.
- 5.
Een webformulier wordt beschikbaar gesteld voor een specifiek proces. De gemeente mag elektronische berichten die via het verkeerde webformulier zijn binnengekomen weigeren, of kan de aanvrager wijzen op het correcte webformulier.
Het oorspronkelijke artikel
3
, zoals bekendgemaakt op 25 februari 2016:
Artikel 3 Ondertekening van web formulieren
- 1.
Als de wet van de burger een handtekening eist, moeten de web formulieren met gebruikmaking van DigiD worden verzonden. Bij bedrijven kan dat via eHerkenning.
Wordt vervangen door:
Artikel 3 Ondertekening van webformulieren
- 1.
Als de wet van de burger een handtekening eist, moeten de webformulieren met een door de overheid goedgekeurde elektronisch authenticatiemiddel worden verzonden (bijvoorbeeld DigiD voor inwoners en eHerkenning voor bedrijven).
Het oorspronkelijke artikel
4
, zoals bekendgemaakt op 25 februari 2016:
Artikel 4 Weigering van elektronische berichten
- 1.
Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden of een virus bevatten worden geweigerd en niet in behandeling genomen. Het risico dat elektronische berichten in een spam box terecht komen ligt bij de verzender.
- 2.
Berichten die niet zijn voorzien van een naam en adres worden geweigerd, maar niet dan nadat de afzender het verzoek heeft gekregen om binnen een vastgestelde termijn de gegevens te vermelden. Anonieme meldingen blijven mogelijk.
- 3.
Het college bepaalt de voorwaarden die vanuit de techniek worden gesteld aan het verzenden van elektronische berichten. Deze voorwaarden staan op de gemeentelijke website.
Wordt vervangen door:
Artikel 4 Weigering van e-mail berichten
- 1.
E-mailberichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden of een virus bevatten, worden geweigerd en niet in behandeling genomen. Het risico dat e-mailberichten in een spambox terecht komen ligt bij de verzender.
- 2.
E-mailberichten die niet zijn voorzien van een naam en adres mogen worden geweigerd, maar niet dan nadat de afzender het verzoek heeft gekregen om binnen een vastgestelde termijn de gegevens te vermelden. Anonieme meldingen blijven mogelijk indien deze via speciaal daartoe opgezette webformulieren verlopen.
- 3.
Elektronische post die niet aan de nadere eisen voldoet, neemt het bestuursorgaan niet in behandeling.
- 4.
Als het bestuursorgaan elektronische post op grond van het vorige lid niet in behandeling neemt, maakt het bestuursorgaan dit, voor zover dit mogelijk is, elektronisch aan de afzender kenbaar.
Het oorspronkelijke artikel
5
, zoals bekendgemaakt op 25 februari 2016:
Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie
- 1.
Aanvullende informatie en bijlagen kunnen zowel digitaal worden ingevoegd bij het te gebruiken web formulier als afzonderlijk per post worden verzonden.
- 2.
Bij het versturen van aanvullende informatie en bijlagen per post moet worden verwezen naar het bijbehorende web formulier, indien mogelijk met een kenmerk.
Wordt vervangen door:
Artikel 5 Regels voor de behandeling van uitgaande e-mail
- 1.
Uit het oogpunt van informatiebeveiliging is het niet toegestaan gerubriceerde stukken (zeer geheime, geheime en vertrouwelijke stukken), dan wel afschriften hiervan, via onbeveiligde e-mail te verzenden.
Het oorspronkelijke artikel
6
, zoals bekendgemaakt op 25 februari 2016:
Artikel 6 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.
Wordt vervangen door:
Artikel 6 Verzenden van elektronische post
- 1.
Uitgaande elektronische post kan het bestuursorgaan elektronisch verzenden als de burger kenbaar heeft gemaakt dat deze via de elektronische weg bereikbaar is, bijvoorbeeld door zelf een zaak te starten via een webformulier, of door toestemming te verlenen via MijnOverheid.nl. Wanneer het bestuursorgaan een besluit elektronisch verzendt, zal het bestuursorgaan dit via de Berichtenbox, email en/of de PIP verzenden.
- 2.
Indien het bestuursorgaan elektronische post verzendt, die ondertekend moet worden met een handtekening, moet het bestuursorgaan gebruik maken van een elektronische handtekening conform de Wet elektronische handtekeningen.
Het oorspronkelijke artikel
7
, zoals bekendgemaakt op 25 februari 2016:
Artikel 7 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.
Wordt vervangen door:
Artikel 7 Wijze van verzending van aanvullende informatie
- 1.
Aanvullende informatie en bijlagen kunnen zowel digitaal worden ingevoegd als afzonderlijk per post worden verzonden.
- 2.
Bij het versturen van aanvullende informatie en bijlagen per post moet worden verwezen naar de bijbehorende zaak.
Het oorspronkelijke artikel
8
, zoals bekendgemaakt op 25 februari 2016:
Artikel 8 Citeertitel
Dit besluit wordt aangehaald als “Regeling nadere eisen elektronisch berichtenverkeer gemeente Lingewaard”.
Wordt vervangen door:
Artikel 8 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.
De oorspronkelijke regeling, zoals bekendgemaakt op 25 februari 2016, wordt uitgebreid met artikel 9, artikel 10 en een toelichting op de regeling
Artikel 9 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.
Artikel 10 Citeertitel
Dit besluit wordt aangehaald als “Regeling nadere eisen elektronisch berichtenverkeer gemeente Lingewaard”.
Toelichting op de Regeling
Ter verduidelijking wordt een aantal artikelen uit de Regeling hier nader toegelicht.
Artikel 2.3: een groot aantal processen kan gestart worden op basis van een papieren formulier/brief. Dat wordt per proces met de proceseigenaar afgestemd.
Artikel 6.2: niet alle vormen van digitale handtekeningen zijn per direct beschikbaar in het zaaksysteem. Die moeten nog (door)ontwikkeld worden in samenwerking met de leverancier. Daar waar de gewenste werkwijze nog onmogelijk is vanwege deze technische beperking, kan volstaan worden met het printen, ondertekenen en scannen van de stukken.