Gemeenteblad van Hoorn
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Hoorn | Gemeenteblad 2016, 46410 | Verordeningen |
Zoals bouwplannen en verkeersmaatregelen.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Hoorn | Gemeenteblad 2016, 46410 | Verordeningen |
Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn besluit vast te stellen:
Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016
Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden c.q. informatieobjecten en gegevens van de gemeentelijke organen.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
informatiesysteem; een samenhangend geheel van mensen, procedures, documentatie, apparatuur, programmatuur, waaronder tevens de functionele back-office applicaties, ingericht, waarbij metagegevens en archiefbescheiden c.q. informatieobjecten worden opgeslagen, vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend, geraadpleegd in hun context en relatie onderling en beschikbaar gesteld;
Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling inzake ‘goede en geordende staat’ is mede van toepassing op alle informatieobjecten en gegevens die op grond van de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.
Hoofdstuk II - De archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
De kosten die voortkomen uit de acties zoals beschreven in het voorgaand lid, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad van Hoorn bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Bij de inrichting van de Informatiehuishouding dient het uitgangspunt duurzaam beschikbare overheidsinformatie te zijn: toegankelijk, volledig en in context te raadplegen, authentiek, integer en betrouwbaar. Hiervoor is structureel overleg en samenwerking tussen de partijen die een rol spelen bij de aspecten van de inrichting en ontwikkeling van de informatiehuishouding onontbeerlijk. Dit, zoals bedoeld in de toelichting van het Archiefbesluit en in de Handreiking SIO – Strategisch Informatie Overleg – uitgewerkt, voor het borgen van die duurzame overheidsinformatie.
Als beheereenheid in de zin van dit besluit wordt aangewezen: de afdeling Informatievoorziening van de gemeente Hoorn. Dit is de beheereenheid bedoeld op basis van de organisatievorm zoals bekend bij het vaststellen van dit besluit.
Productie en vernietiging van informatieobjecten
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van informatieobjecten op een wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid gedurende de bewaartermijn tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de Archiefwet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor het beheer van de informatieobjecten en gegevens. Bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatieobjecten en de gerelateerde gegevens, of onderdelen daarvan worden de bij of krachtens de wet of enig andere bij wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging toegepast.
Van informatieobjecten, waar een exemplaar van wordt verzonden, wordt een gewaarmerkt of geauthentiseerd exemplaar bewaard.
Het hoofd van de beheereenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor het verkeer en behandeling van ingekomen, uitgaande en interne informatieobjecten, rekening houdend met de in de Archiefwet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat van informatieobjecten, dan wel uit daarbij vastgelegde gegevens, blijkt wanneer de informatieobjecten zijn ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak zij betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van de informatieobjecten zijn en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatieobjecten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de informatieobjecten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale informatieobjecten en gegevens op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Bewaring van informatieobjecten
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatieobjecten in duurzame, goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, besturingsprogrammatuur en toepassingsprogrammatuur wordt voldaan aan de bij of krachtens de Archiefwet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten worden in een zo vroeg mogelijk stadium aan de archivaris meegedeeld. Besluiten betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven, na positief advies van de archivaris, goedkeuring van burgemeester en wethouders.
Beveiliging, raadpleging, beschikbaar stellen en gebruik van informatieobjecten en gegevens
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van het lekken van data, wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatieobjecten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheereenheid laat bijhouden welke informatieobjecten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend dan wel geraadpleegd en laat controle uitoefenen op het tijdige terugbezorgen ervan. Uitlening van informatieobjecten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid.
Het is verboden informatieobjecten en gegevens te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de Archiefwet gegeven regels.
Voor het beschikbaar stellen, uitwisseling en gebruik van informatie en gegevens voor en bij innovatie en nieuwe toepassingen, dient naar en krachtens wet, regelgeving en richtsnoeren bepaalde voorschriften te worden gehandeld. Alvorens gebruik en beschikbaar stellen van gegevens zal altijd een dataclassificatie worden toegekend aan de hand van de Handreiking Dataclassificatie, die geeft o.a. antwoord over de hoeveelheid maatregelen die genomen moeten worden om die data adequaat te beschermen.
Vervanging van informatieobjecten
Besluiten tot vervanging van informatieobjecten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit, worden vastgesteld na positief advies van de archivaris.
Vervreemding en overdracht van informatieobjecten en gegevens
Selectie en vernietiging van gegevens en informatieobjecten
Het hoofd van de beheereenheid stelt alvorens tot vernietiging van de informatieobjecten en de daarbij gegevens over te gaan voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare informatieobjecten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare informatieobjecten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als door ons verleende machtiging tot vernietiging.
Dit Besluit Informatie- en Archiefbeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Hoorn 2015. Dit besluit beoogt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden c.q. informatieobjecten en de daaraan gerelateerde metagegevens - het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatieobjecten - te regelen. Het besluit is daarbij van toepassing op zowel digitale als op fysieke bescheiden c.q. informatieobjecten. Het besluit bevat bepalingen betreffende de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en betreffende het beheer van informatieobjecten in brede zin van het woord.
Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast.
Organisaties, die nog specifieker zowel fysieke als digitale informatiebronnen willen aanduiden, kunnen in de begripsbepalingen naast het begrip archiefbescheiden het begrip registraties of informatieobjecten opnemen. Beide begrippen dienen vervolgens gerelateerd te worden aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Onder g en m, archiefbescheiden en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale informatieobjecten en metagegevens regels te kunnen stellen.
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare informatieobjecten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende, toegankelijke en duurzame staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke fysieke archiefbescheiden als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden, informatieobjecten en gegevens gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.
Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels over het beheer van archiefbescheiden c.q. informatieobjecten en gegevens.
Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen.
Indien de voor vernietiging in aanmerking komende informatieobjecten en gegevens niet aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de ter zake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt.
De Archiefwet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer vanuit het cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
De Archiefwet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Lid 1 bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal. De in lid 2 bedoelde verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Tenminste die onderdelen, die belast zijn met uitvoering van taken en zelfstandig informatieobjecten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheereenheid aangemerkt. Een structureel overleg tussen de disciplines die belast zijn met de diverse aspecten van de Informatievoorziening wordt genoemd in het algemene deel van dit hoofdstuk.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften betreffende selectie en vernietiging rekening te houden. Of juist systemen waarin het beheer niet kan worden uitgevoerd en waar dat bij procedure geregeld dient te zijn.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van archiefbescheiden dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels betreffende selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat archiefbescheiden, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Verder is vanwege de privacy en strengere veiligheidskaders, normen waaraan de overheid aan dient te voldoen een paragraaf opgenomen over de te nemen maatregelen.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.
De overige, niet genoemde artikelen behoeven geen nadere toelichting.
Kopieer de link naar uw clipboard
zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2016-46410.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.