Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veldhoven;
overwegende de noodzaak om een uniforme gedragslijn vast te stellen voor het vergoeden en verstrekken van maaltijden en consumpties aan ambtenaren in verband met de uitoefening van de functie;
gelet op artikel 160 Gemeentewet juncto artikel 125 Ambtenarenwet;
gelet op de hierover bereikte overeenstemming in de commissie voor het georganiseerd overleg d.d. 3 november 2014;
vast te stellen de navolgende:
Regeling vergoeding en verstrekking maaltijden en consumpties
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- 1.
medewerker: de ambtenaar in de zin van de CAR, dan wel degene met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is gesloten;
- 2.
maaltijd: de warme avondmaaltijd;
- 3.
consumptie: koffie, thee en andere drankjes;
- 4.
vergoeden: het terugbetalen aan de ambtenaar van kosten die hij gemaakt heeft in een horecagelegenheid ten behoeve van een maaltijd en consumpties, dan wel het rechtstreeks betalen van een rekening aan de horecagelegenheid die deze kosten bij de gemeente in rekening brengt;
- 5.
verstrekken: het materieel aanbieden van een maaltijd door de werkgever in voorkomende gevallen, waarbij de cateraar de kosten rechtstreeks in rekening brengt bij de werkgever.
- 1.
Bij maaltijden en consumpties in verband met dienstreizen zijn de bepalingen van de Vergoedingsregeling reis- en verblijfkosten Veldhoven van toepassing;
- 2.
Bij maaltijden en consumpties in verband met volgen van opleidingen c.a. zijn de bepalingen van de Regeling studiefaciliteiten Veldhoven van toepassing;
- 3.
Deze regeling heeft geen betrekking op maaltijden die de werkgever verstrekt tijdens werklunches of werkdiners.
Kostenvergoeding of verstrekking van een maaltijd en consumpties aan de ambtenaar geschiedt enkel, indien dit in het belang is van de continuïteit van de bedrijfsvoering van de gemeente Veldhoven.
Artikel 4 Voorafgaande toestemming
- 1.
De beoordeling van dienstbelang zoals bedoeld in artikel 3 vindt vóór het gebruik van de maaltijd plaats door de hiërarchisch leidinggevende van de ambtenaar.
- 2.
De ambtenaar legt daartoe de argumentatie schriftelijk / per e-mail vroegtijdig voor aan zijn hiërarchisch leidinggevende en wacht zijn goedkeuring daarover af.
- 3.
Indien de omstandigheden een voorafgaande toestemming in de weg staan, is de hiërarchisch leidinggevende bevoegd de toestemming achteraf te verlenen, mits hij zich kan verenigen met de argumentatie van de ambtenaar.
Bij de kostenvergoeding en verstrekking van een maaltijd en consumpties is uitgangspunt dat ambtenaar in de tijd gelegen tussen 17:00 en 20:00 uur in de gelegenheid moet zijn gesteld om een warme maaltijd te gebruiken.
De tijd die een middag- of avondmaaltijd vergt, met inbegrip van de tijd die benodigd is om te gaan naar de gelegenheid waar de maaltijd wordt geserveerd en terug, wordt door de werkgever beschouwd als pauzetijd.
Artikel 7 Maximumtarief bij verstrekking van een maaltijd
Bij verstrekking van een maaltijd wordt de maximumhoogte, inclusief consumpties, vastgesteld door de werkgever.
Artikel 8 Procedure bij verstrekking
- 1.
Met toestemming van de hiërarchisch leidinggevende tekent de ambtenaar in voor een maaltijd bij een aangewezen meldpunt.
- 2.
Het meldpunt registreert de naam en functie van de ambtenaar, de datum en het tijdstip van de verstrekking en argumentatie omtrent het dienstbelang.
- 3.
Het meldpunt bestelt centraal alle de aangevraagde maaltijden bij de aangewezen cateraar.
- 4.
De maaltijden worden centraal bezorgd door de cateraar.
- 5.
De ambtenaar gebruikt de maaltijd op de daartoe aangewezen plaats.
- 6.
De cateraar brengt de kosten bij de gemeente in rekening.
- 7.
De kosten aan de cateraar worden voldaan via de boekhouding.
Artikel 9 Maximumtarief bij vergoeding van een maaltijd
- 1.
Een maaltijd in een horecagelegenheid wordt slechts vergoed, indien de medewerker op de werkdag reeds 9 uur werk heeft geleverd en het vooruitzicht bestaat dat hij na de maaltijd nog tenminste drie uur moet doorwerken.
- 2.
De maximumhoogte bij vergoeding bedraagt € 17,50 per maaltijd inclusief consumpties.
Artikel 10 Procedure bij vergoeding
- 1.
Met toestemming van de hiërarchisch leidinggevende bezoekt de ambtenaar een horecagelegenheid voor het nuttigen van een maaltijd en consumpties.
- 2.
De ambtenaar voldoet in de horecagelegenheid zelf de rekening van de maaltijd en consumpties.
- 3.
De ambtenaar declareert binnen één maand de kosten bij zijn hiërarchisch leidinggevende. Per gebruikte maaltijd dient hij daarbij aan te leveren:
- ∘
de naam en functie van de ambtenaar;
- ∘
de gespecificeerde nota van de horecagelegenheid;
- ∘
de kosten van de maaltijd en de consumpties;
- ∘
de datum en het tijdstip van de bezochte horecagelegenheid;
- ∘
de argumentatie omtrent het dienstbelang;
- ∘
de datum van indiening van de declaratie en zijn ondertekening.
- 4.
De hiërarchisch leidinggevende is bevoegd een declaratie te wijzigen of af te wijzen, indien hij deze niet rechtmatig acht. Hij sluit dit kort met de ambtenaar.
- 5.
De hiërarchisch leidinggevende geleidt de declaratie, voor zover goedgekeurd, door naar de salarisadministratie.
- 6.
De salarisadministratie keert het goedgekeurde declaratiebedrag bij de eerst mogelijke salarisbetaling uit aan de ambtenaar.
Artikel 11 Betaling per kas
Voor zover een ambtenaar gebruik kan maken van afdelingskas, is het met toestemming en overeenkomstig de richtlijnen van de hiërarchisch leidinggevende toegestaan de middelen van die kas te gebruiken. Als kasbewijs dienen evenwel per maaltijd geregistreerd te worden:
- •
de naam en functie van de ambtenaar;
- •
de gespecificeerde nota van de horecagelegenheid;
- •
de kosten van de maaltijd en de consumpties;
- •
de datum en het tijdstip van de bezochte horecagelegenheid;
- •
de argumentatie omtrent het dienstbelang;
- •
de datum van indiening van de declaratie en zijn ondertekening.
Artikel 12 Hardheidsclausule.
In die gevallen waarin (de toepassing van) deze regeling voor de medewerker onbedoeld tot een onbillijke of onredelijke situatie leidt, kan het College van deze regeling afwijken.
Artikel 13 Inwerkingtreding
Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling vergoeding en verstrekking maaltijden en consumpties Veldhoven 2014 en treedt in werking met ingang van de dag na publicatie van deze regeling.
Vastgesteld ter vergadering van 9 december 2014.
H.J. de Ruiter drs. J.M.L.N. Mikkers
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen