Blad gemeenschappelijke regeling van Avres
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Avres | Blad gemeenschappelijke regeling 2020, 974 | Overige overheidsinformatie |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020 Gemeenschappelijke regeling Avres
Datum: dinsdag 14 januari 2020
Jaarlijks geeft de gemeenschappelijke regeling Avres (hierna: Avres) ongeveer 7 miljoen euro uit aan verschillende producten, diensten en werken. Deze inkopen zijn nodig voor het uitvoeren van de Participatiewet voor de gemeenten Gorinchem, Molenlanden en Vijfheerenlanden. Hiervoor handelt Avres binnen de wettelijke kaders, zoals bijvoorbeeld de Aanbestedingswet.
Eigen Inkoopbeleid- en aanbestedingsbeleid geeft invulling aan de beleidsvrijheid die deze wettelijke kaders bieden. Avres kan daarbij sturen op de manier waarop de inkopen tot stand komen, hetgeen juist voor een publieke organisatie van belang is. Het geeft immers mogelijkheden om – naast het primaire gebruiksdoel van de inkopen – bijvoorbeeld ook maatschappelijke effecten, duurzaamheid, het lokaal ondernemersklimaat en kansen voor mensen met een afstand van de arbeidsmarkt te stimuleren.
In het Inkoopbeleid- en aanbestedingsbeleid liggen dus niet alleen de kaders vast waarbinnen wordt ingekocht, maar ook welke uitgangspunten Avres met haar inkopen hanteert en nastreeft.
In dit inkoopbeleid onderscheiden we drie uitgangspunten:
Dit inkoopbeleid geeft richting aan de manier hoe aan deze uitgangspunten invulling wordt gegeven. Het is hiermee een door het algemeen bestuur vastgestelde kader waarbinnen zij (uitgevoerd door de organisatie) de inkopen vormgeeft.
De basis voor inkopen is dat voorafgaand aan een concreet inkooptraject wordt afgewogen, hoe en in welke mate aan de drie uitgangspunten invulling gegeven wordt. Uiteraard is hierbij rechtmatigheid en het naleven van de relevante wet- en regelgeving een vanzelfsprekend gegeven. De te volgen inkoopprocedure (enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, Nationaal Openbaar dan wel Europees Openbaar) wordt bepaald door (een) concrete afweging(-en) op basis van een inkoopstrategie. Met dit geactualiseerde inkoopbeleid wordt een verdere professionalisering van de Inkoopfunctie ondersteund.
Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid beoogt aan te geven hoe de gemeenschappelijke regeling Avres met haar privaatrechtelijke bevoegdheden betreffende Inkoop omgaat en is ingedeeld in vier hoofdstukken:
Hoofdstuk 1 Juridische uitgangspunten;
Hoofdstuk 2 Economische uitgangspunten;
Hoofdstuk 3 Ideële uitgangspunten;
Hoofdstuk 4 De Inkoopstrategie.
In de bijlage worden bepaalde begrippen verder toegelicht. Om het Inkoop- en aanbestedingsbeleid goed leesbaar te houden zijn de begrippen cursief weergegeven.
1.1 Naleven relevante wet- en regelgeving
Rechtmatigheid is een gegeven en Avres leeft wet en regelgeving na. Belangrijke kaders hierbij zijn het Burgerlijk Wetboek en de Aanbestedingswet.
Avres hanteert zoveel als mogelijk uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn.
Avres past, met inachtneming van ‘pas toe, of leg uit’ (zie ook 4. Inkoopstrategie), de volgende Richtsnoeren toe:
- Het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) bij Werken of aan Werken gerelateerde Leveringen en Diensten;
1.3 Algemene beginselen bij Inkoop
1.3.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
Avres neemt bij Overheidsopdrachten en Concessieovereenkomsten vanaf de Europese drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de algemene beginselen van het Europese aanbestedingsrecht in acht.
1.3.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Avres neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregelingen van Avres. Avres wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en correcte civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een vooraf genomen en deugdelijk gemotiveerd besluit van de Directie van Avres en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
1.6 Algemene voorwaarden bij Werken
Bij het sluiten van overeenkomsten die betrekking hebben op werken worden (afhankelijk van het betreffende werk) de UAV of de UAV-GC toegepast.
1.7 Algemene voorwaarden bij Leveringen en Diensten
Voor het inkopen van leveringen en diensten worden de Inkoopvoorwaarden (volgens het VNG-model), de DNR of de GIBIT in beginsel toegepast. Deze keuze wordt ook vastgelegd in de inkoopstrategie (zie hoofdstuk 4).
Avres is verplicht om bij Europese aanbestedingen alle communicatie met ondernemingen, inclusief de inschrijving, elektronisch te laten verlopen. Avres streeft er naar om, in verband met eenduidigheid, kostbesparingen en duurzaamheid, het elektronisch aanbesteden (e-aanbesteden) ook onder de Europese drempelwaarden toe te passen.
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de overheidsopdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
2.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
Avres streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Avres moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(-s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
2.2.2 Keuze ondernemersrelatie
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van Avres door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Avres kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
2.3 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de (overheids-) opdracht. De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de (overheids-) opdracht en de juiste inkoopstrategie te bepalen.
2.4 Economisch meest voordelige inschrijving (aanbieding)
Avres streeft bij haar Inkopen naar de economisch meest voordelige inschrijving (aanbieding). De economisch meest voordelige inschrijving krijgt gestalte door (het gunningscriterium op basis van) de beste prijs-kwaliteitverhouding, de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs.
Zowel Avres als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Avres verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan Avres hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). Avres maakt – indien van toepassing – gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
Avres hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenschappelijke regelingen, gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen onder meer betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.
3.1.1 Bestuurlijke en organisatie integriteit
Avres heeft hoog in het vaandel staan, dat haar bestuurders en medewerkers integer handelen. De bestuurders en medewerkers houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
Avres wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden.
3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)
3.2.1 Arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en social return
Bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en –indien passend- social return een rol. Avres stimuleert de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
3.2.2 TCO, levensduurkosten en verduurzamen
Bij MVI spelen Total Cost of Ownership (TCO), levensduurkosten en verduurzamen een rol. Per concreet geval zal worden afgewogen of een TCO benadering bij de betreffende inkoop aangewezen is. Zo’n benadering maakt financiële afwegingen mogelijk gedurende de levenscyclus van een product en is bijvoorbeeld relevant bij circulair inkopen. Hiertoe wordt niet alleen gelet op aanschafkosten, maar ook op beheers-, gebruiks- en onderhoudskosten, 'sloopkosten', afvoerkosten en dergelijke.
Bij MVI speelt innovatie een rol. Avres moedigt - daar waar mogelijk - innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat Avres ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
Avres wil door middel van haar inkoopbeleid het lokaal ondernemersklimaat stimuleren. Hierbij is in het bijzonder aandacht voor het Midden en Klein Bedrijf (MKB). Voor zover juridisch mogelijk zullen (overheids-) opdrachten van Avres (dan ook) worden gegund aan lokale ondernemers uit de gemeenten Gorinchem, Molenlanden en Vijfheerenlanden. Zij moeten dan wel concreet hebben aangetoond geschikt en marktconform te zijn voor (uitvoering van) de betreffende (overheids-) opdracht.
Professioneel inkopen houdt onder andere in, dat zorgvuldig en bewust wordt nagedacht over een voorgenomen inkoop en dat alle daarmee verband houdende relevante aspecten schriftelijk worden vastgelegd. Mede in verband met controle en verantwoording.
De inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald aan de hand van een zogenaamde inkoopstrategie die per concrete inkoop voor het specifieke geval wordt geschreven.
Een juist gebruik van een inkoopstrategie leidt er onder meer toe, dat bewust keuzes worden gemaakt en wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op Avres rusten. Denk daarbij aan de artikelen 1.4 en 1.5 Aanbestedingswet 2012. En/of aan het ‘Pas toe, of leg uit-beginsel’ in verband met de bij AMVB aangewezen Richtsnoeren ARW 2016 en (de voorschriften genoemd in) de Gids Proportionaliteit: de budgethouders bepalen zelf of zij zich aan voornoemde (voorschriften in de) Richtsnoeren houden. Als zij besluiten dat niet te doen, lichten zij in de inkoopstrategie toe waarom ze afwijken onder het motto ‘pas toe, of leg uit’.
Zoals in de inleiding van dit inkoopbeleid is beschreven, wordt zorgvuldig bepaald op welke manier aan de inkoop invulling wordt gegeven.
a. De inkoop van leveringen en diensten gelijk aan of groter dan € 10.000,- maar kleiner dan
€ 25.000,- exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een verkorte inkoopstrategie.
b. De inkoop van werken gelijk aan of groter dan € 10.000,- maar kleiner dan € 25.000,- exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een verkorte inkoopstrategie.
c. De inkoop van leveringen en diensten gelijk aan of groter dan € 25.000,- exclusief BTW en de inkoop van werken gelijk aan of groter dan € 25.000,- exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een uitgebreide inkoopstrategie
De verkorte inkoopstrategie bevat minimaal: De doelstelling van de inkoop, aard en raming van de opdracht, de ondernemerskeuze en de inkoopprocedure.
De uitgebreide inkoopstrategie bevat naast de hierboven genoemde onderdelen van de verkorte inkoopstrategie minimaal een product-/marktanalyse en een analyse / afweging betreffende maatschappelijk verantwoord inkopen (zie paragraaf 3.2).
Avres draagt zorg voor een praktisch instrument waarmee een deugdelijke inkoopstrategie kan worden vormgegeven).
BIJLAGE DEFINITIES EN TOELICHTINGEN
Het geheel van geldende geschreven en ongeschreven rechtsregels bij inkoop en aanbesteden voortvloeiende uit nationale en Europese wet- en regelgeving en jurisprudentie.
De vigerende Aanbestedingswet 2012.
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Relevant bij Inkoop onder meer: ‘Zorgvuldigheidsbeginsel’, ‘fairplay beginsel’, ‘evenredigheids- (proportionaliteits-) beginsel’, ‘gelijkheidsbeginsel’, ‘motiveringsbeginsel’ en ‘vertrouwensbeginsel’.
Algemene beginselen van het Europese aanbestedingsrecht
‘Gelijkheidsbeginsel’ (‘gelijke behandeling’ en/of ‘verbod van discriminatie naar nationaliteit’), ‘transparantiebeginsel’, ‘evenredigheidsbeginsel’ en ‘wederzijdse erkenning’.
Gemeenschappelijke regeling Avres, zetelend aan het Stadhuisplein 30, 4205 AX Gorinchem.
Concessieopdrachten als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
De in de Overeenkomst genoemde wederpartij van Avres.
Diensten als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
De Nieuwe Regeling 2011, algemene (uitvoerings-)voorwaarden op het gebied van architecten en ingenieurs opdrachten of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.
Duidelijk grensoverschrijdend belang
(Het) belang bij een (overheids-)opdracht van /voor uit andere lidstaten afkomstige ondernemers.
De financiële bedragen ter bepaling of een opdracht Europees moet worden aanbesteed. De drempelbedragen worden tweejaarlijks per EU-verordening gewijzigd.
De Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT 2016 of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.
Inkoopbureau Midden-Nederland.
(Rechts)handelingen van Avres gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
De functie binnen Avres die uit oogpunt van haar taak bevoegd en verantwoordelijk is voor het tegen betaling verkrijgen van werken, leveringen of diensten van derden (-ondernemers) ter verwezenlijking van (een) doelstelling (-en) van Avres.
Leveringen als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
De met de Inkoop beoogde en/of (uiteindelijk) gerealiseerde overeenkomst (overheidsopdracht).
Overheidsopdrachten (voor Werken, Leveringen of Diensten) als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.
Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contracten 2005 of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.
De voor Avres meest relevante wet- en regelgeving: De Aanbestedingswet 2012, de Europese Richtlijnen 2014/24/EU (klassiek) en 2014/23/EU (concessies), de Rechtsbeschermingsrichtlijn 2007/66/EG (tot wijziging van de Richtlijnen 89/665/EG en 92/13/EEG), de (CPV-) Verordening (EG) nr. 213/2008, de geconsolideerde versie van het Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU)en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VwEU), de geschreven en ongeschreven algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de algemene beginselen van het Gemeenschapsrecht, het Burgerlijk Wetboek en de jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2020-974.html