WerkSaam Nota reserves en voorzieningen 2019

Het algemeen bestuur van WerkSaam Westfriesland, gevestigd te Hoorn;

gelet op:

Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV);

GR regeling WerkSaam artikel 30

financiële verordening WerkSaam artikel 12;

BESLUIT:

vast te stellen de Nota reserves en voorzieningen 2019 van de Gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland.

1. Algemene uitgangspunten

In dit hoofdstuk zal ingegaan worden op de verschillen tussen reserves en voorzieningen.

1.1 Verschillen tussen reserves en voorzieningen

Tussen reserves en voorzieningen bestaat een wezenlijk verschil. Zo maken reserves onderdeel uit van het eigen vermogen en voorzieningen van het vreemd vermogen. Voorzieningen worden gevormd omdat ze een verplichting afdekken die redelijk goed is in te schatten. Reserves daarentegen zijn middelen die het algemeen bestuur van WerkSaam Westfriesland apart zet voor de realisatie van haar beleid of om algemene risico’s af te dekken. Het algemeen bestuur kan vrij over deze middelen beschikken en kan ook besluiten om het bestedingsdoel aan te passen. Dit in tegenstelling tot voorzieningen.

Bij voorzieningen is er voor het algemeen bestuur inhoudelijk gezien geen keuzemogelijkheid. Deze moeten gevormd worden voor het afdekken van een reële verplichting of een risico.

1.2 Reserves

Reserves kunnen worden omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken. Het BBV maakt onderscheidt in twee soorten reserves:

a. de algemene reserve;

b. bestemmingsreserves.

Bestemmingsreserves zijn reserves waaraan het algemeen bestuur een bepaalde bestemming heeft gegeven. Voor alle bestemmingsreserves geldt dat het algemeen bestuur over aard en omvang kan beslissen.

Reserves kunnen de volgende functies hebben:

Bufferfunctie

Reserves kunnen gevormd worden om ongewenste en onvoorziene, toekomstige uitgaven op te kunnen vangen. Bij WerkSaam is dit de algemene reserve.

Egalisatiefunctie

Ook kunnen reserves gecreëerd worden om baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Extra uitgaven in een jaar worden dan (deels) gedekt door een onttrekking uit de reserve zodat een extra druk op de exploitatie wordt voorkomen. Bij WerkSaam is dit de reserve vermindering van bijdrage gemeenten.

Bestedingsfunctie

Het algemeen bestuur kan reserves instellen ter dekking van het realiseren van een bepaald doel. De onttrekkingen dienen voor het realiseren van dit doel. Werksaam heeft hiervoor de reserve re-integratie sectorplan regio NHN.

Financieringsfunctie

Reserves kunnen worden gevormd als eigen financieringsmiddel, omdat ze onderdeel uitmaken van het totale vermogen van WerkSaam Westfriesland. Doordat WerkSaam Westfriesland beschikt over eigen financieringsmiddelen hoeft zij geen beroep te doen op de externe geldmarkt. Dit bespaart rentekosten.

Inkomensfunctie

Reserves die een inkomensfunctie hebben kennen als kenmerk dat er structureel geld onttrokken wordt ter dekking van structurele lasten, zoals kapitaallasten. De reserve huisvestingskosten heeft deze functie.

1.3 V oorzieningen

Voorzieningen zijn vermogensbestanddelen die niet vrij beschikbaar zijn, omdat ze bijvoorbeeld door derden opeisbaar zijn. Vandaar dat voorzieningen deel uitmaken van het vreemd vermogen. Er staat dus altijd een verplichting tegenover.

Het BBV onderkent drie soorten voorzieningen:

• 1. Verplichtingen of verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is maar welke redelijk zijn in te schatten. Het gaat hier om concreet bestaande verplichtingen waarvan de precieze omvang niet helemaal zeker is en waarbij ook niet zeker is wanneer deze tot betalingen leiden. De voorziening spaarverlof hoort onder deze categorie.

• 2. Risico’s van verplichtingen waarvan de omvang goed is vast te stellen. Het gaat hier om lasten die voorvloeien uit risico’s die samenhangen met bedrijfsvoering. De risico’s moeten voortkomen uit gebeurtenissen die voor balansdatum hebben plaatsgevonden en die nog niet tot betaling hebben geleid. Voorbeelden van deze risico’s zijn verplichtingen op grond van verleende garantstellingen, reorganisaties, pensioenverplichtingen, etc.

• 3. Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt maar waarvan de oorsprong in het begrotingsjaar of in een vorig begrotingsjaar ligt. De voorziening moet dienen voor het gelijkmatig verdelen van lasten over een aantal boekjaren. Deze voorzieningen staan bekend als egalisatievoorzieningen. WerkSaam kent de onderhoudsegalisatievoorziening.

1.4 Rentetoerekening

Rentetoerekening aan voorzieningen is niet toegestaan. Rentetoerekening aan reserves kan ingesteld worden om prijsstijgingen op te kunnen vangen. WerkSaam heeft geen reserves waar dit het geval is. Daarom is rentetoerekening niet aan de orde.

1.5 Weerstand s vermogen

Bij het weerstandsvermogen gaat het om de vraag of en op welke wijze WerkSaam Westfriesland in staat is om financiële tegenvallers op te kunnen vangen. De algemene reserves is beschikbaar als weerstandsvermogen.

De beoordeling van het weerstandsvermogen wordt bepaald aan de hand van de weerstandsratio. Hierbij wordt de algemene reserve afgezet tegen de financiële risico’s (het risicobedrag) die Werksaam loopt.

De financiële risico’s worden jaarlijks in de jaarrekening en de begroting in beeld gebracht als onderdeel van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Van de risico’s wordt per risico een kans bepaald volgens onderstaande tabel.

Soort	Omschrijving	Kans
1 2 3	< 1 keer per 5 1 keer per 2 - 5 jaar 1 keer per 1 – 2 jaar	20 % 40 % 60 %

De kans wordt vermenigvuldigd met de financiële impact van het risico.

Voorbeeld:

Het risico bestaat dat door het groter worden van het tekort op de uitvoering van de Wsw-taak het extern budget voor re-integratie eens in de 3 jaar onvoldoende zal zijn.

Het risicobedrag is 40% (in de range 2-5 jaar) x € 385.000 (daling extern re-integratiebudget 2020 ten opzichte van realisatie 2018) = € 154.000.

De minimale weerstandsratio die wordt aangehouden is 1,0. Hierbij is de algemene reserve precies voldoende om de het risicobedrag af te dekken. De norm van 1,0 is een landelijk gehanteerde norm voor de weerstandsratio die als nog net voldoende wordt beoordeeld.

Als de weerstandsratio onder 1,0 daalt wordt in de begroting een voorstel gedaan hoe ervoor te zorgen dat de ratio weer op het minimum komt.

2. Beleid reserves en voorzieningen

In onderstaande paragrafen formuleren wij de beleidsuitgangspunten voor reserves en voorzieningen. Het gaat om het instellen, gebruik, wijzigen en opheffen van reserves en voorzieningen.

2.1 Instellen

Om het aantal reserves en voorzieningen beperkt te houden moeten er gegronde redenen aanwezig zijn om een reserve of voorziening in te stellen of in stand te houden. De instelling van een bestemmingsreserve vereist altijd een bestuursbesluit.

Hierna volgen concrete uitgangspunten die gelden worden voor het instellen van een bestemmingsreserve en of een voorziening.

2.1.1 Bestemmingsreserves

Bestemmingsreserves worden alleen ingesteld:

• a. voor concrete, in principe binnen vooraf bepaalde tijd te realiseren, door het algemeen bestuur vast te stellen doelen. Reservevorming moet hiervoor noodzakelijk zijn. Blijft realisatie binnen de gestelde termijn uit, dan vindt opnieuw afweging door het algemeen bestuur plaats. Dit kan betekenen dat de reserve kan worden gehandhaafd voor het doel waarvoor deze is gevormd, of dat de bestemming wordt veranderd en de reserve om die reden kan worden opgeheven.

• b. voor het dekken van de structurele afschrijvingslasten van investeringen.

2.1.2 Voorzieningen

Voorzieningen worden alleen ingesteld:

• a. bij concrete verplichten en verliezen waarvan de omvang onzeker is, maar wel redelijkerwijs is in te schatten.

• b. Bij bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten.

• c. Voor het veiligstellen van subsidies en of bijdragen van derden of niet benutte delen ervan, waarvan de verplichting tot het doen van uitgaven zich pas in latere jaren voordoet en waarvan de aanwending is gebonden en of waarop een terugbetalingsverplichting rust. Het gaat hierbij niet om voorschotbetalingen.

• d. Voor egalisatie van sterk wisselende kosten van grote omvang (onderhoud riolering, e.d.). De mate waarin schommelingen afgedekt moeten worden is mede afhankelijk van de vraag in hoeverre deze schommelingen verstorend werken op het totaalbeeld en daardoor de financiële positie van de gemeente vertekend.

2.1.3 Instellingsbesluit

In het algemeen bestuursbesluit waarin een bestemmingsreserve wordt ingesteld moet ingegaan worden op:

• a. De omschrijving van het doel waarvoor de reserve moet worden gevormd.

• b. De gewenste of noodzakelijke, minimale en/of maximale omvang.

• c. De omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan.

• d. De dekking van de stortingen.

• e. De looptijd.

2.2 Gebruik

Reserves en voorzieningen kunnen alleen aangewend worden voor het doel waarvoor ze zijn ingesteld. Toch is er een wezenlijk verschil tussen het gebruik van reserves en voorzieningen. In de volgende paragrafen wordt ingegaan op dit verschil.

2.2.1 Gebruik reserves

Bij het vaststellen van de programmabegroting stelt het algemeen bestuur het bedrag vast dat in het begrotingsjaar uit de reserve mag worden onttrokken. Daarvoor wordt een uitgavenraming opgenomen in de exploitatie. Het dagelijks bestuur is vervolgens bevoegd om binnen deze raming uitgaven te doen. Uitgaven die uitgaan boven de begrote onttrekking mogen niet uit de reserve worden onttrokken, mits het algemeen bestuur hier alsnog toe besluit.

Het dagelijks bestuur mandateert vervolgens de bevoegdheid om binnen de raming uitgaven te doen aan een budgethouder. De regels rond het budgethouderschap zijn vastgelegd in de Nota Budgethouderschap.

2.2.2 Gebruik voorzieningen

Ook voor het aanwenden van voorzieningen stelt het algemeen bestuur bij het vaststellen van de programmabegroting een raming vast waarbinnen de uitgaven passen die in het begrotingsjaar gedekt worden door de voorziening. In tegenstelling tot de reserves worden de uitgaven rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht. Zij beïnvloeden daarmee het resultaat niet. Het dagelijks bestuur is bevoegd om binnen de raming uitgaven te doen. Ook hier kan het dagelijks bestuur deze bevoegdheid verder mandateren aan een budgethouder.

De omvang van de voorziening is afgestemd op de berekening van de risico’s, verplichtingen en of verliezen zodat zij zijn afgedekt. De omvang van de voorziening wordt periodiek opnieuw beoordeeld. Een onjuiste omvang leidt tot een directe bijstelling en heeft daarmee directe gevolgen voor het resultaat. Dit kan zowel in positieve als in negatieve zin: bij een te lage omvang van de voorziening is een extra storting nodig, dit leidt tot een negatief effect op het resultaat. Een te hoge omvang leidt tot een vrijval van de voorziening ten gunste van het resultaat.

2.3 Wijzigen of opheffen

Het wijzigen van de bestemming van een reserve is een bevoegdheid van het algemeen bestuur. Dit geldt ook voor het opheffen van een reserve. Wanneer het algemeen bestuur besluit tot het opheffen van een reserve dan vloeien de resterende middelen altijd naar de exploitatie. In de resultaatbestemming besluit het algemeen bestuur vervolgens over de deze middelen. Daarbij geldt als uitgangspunt dat deze middelen naar de algemene reserve vloeien.

Voor voorzieningen geldt dat het doel niet gewijzigd kan worden. De voorziening dekt precies de lasten die voortvloeien uit een risico of een verplichting waarvoor deze is ingesteld. Opheffing van een voorziening is wettelijk verplicht als de reden voor vorming is weggevallen. De resterende middelen vloeien terug in de exploitatie en beïnvloeden daarmee het resultaat.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van WerkSaam Westfriesland op 12 december 2019.

De voorzitter, D. te Grotenhuis

De directeur, M.J. Dölle