Financiële Verordening artikel 212 Gemeentewet De Connectie BVO

Het Bestuur van bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie besluit ,

vast te stellen

de financiële verordening van De Connectie BVO

HOODSTKUK I BEGROTING & VERANTWOORDING

Artikel 1: Programma-indeling

• 1. Het bestuur stelt de programma-indeling vast.

• 2. Het bestuur stelt de taakvelden per programma vast.

• 3. Het bestuur stelt op voorstel van de directie de indicatoren vast met betrekking tot de beoogde effecten, de te leveren prestaties en de te leveren goederen en diensten, waarbij rekening houdende met de verplichte set beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25 lid 2-a van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

• 4. Het bestuur stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen (naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken) kaders wil stellen en geïnformeerd wenst te worden.

Artikel 2: Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, het overzicht van de baten en lasten per taakveld weergegeven en een overzicht van de eigen overhead.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting (exploitatieraming en balans) wordt:

  • van de nieuwe investeringen, per investering, het benodigde investeringskrediet weergegeven

  • van de lopende investeringen wordt het geautoriseerde investeringskrediet weergegeven

  • van de lopende investeringen wordt een raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de meerjarenraming en van de investeringen.

• 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 3. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma, het overzicht van de eigen overhead en de post onvoorzien.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het bestuur aan voor welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Indien de directeur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door de directeur in de eerstvolgende vergadering van het bestuur gemeld. De directeur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt de directeur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het bestuur voor.

Artikel 4. Tussentijdse rapportage

• 1. De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van (indien van toepassing):

  • a. de baten en de lasten per programma uitgesplitst, waarbij ook een uitsplitsing is gemaakt naar de levering van de gecontracteerde producten en diensten cf. dvo)

  • b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst naar taakvelden;

  • c. het overzicht van de overhead en de geraamde vennootschapsbelasting;

  • d. het totale saldo van de baten en lasten volgend uit de onderdelen a, b en c;

  • e. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • f. het resultaat, volgend uit de onderdelen d en e; en

  • g. de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 2. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

Artikel 5. EMU-saldo

1.Wanneer het Rijk, de decentrale overheid bericht dat alle decentrale overheden tezamen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert de directie het bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als de directie een aanpassing nodig acht, doet de directie een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

HOOFDSTUK II FINANCIEEL BELEID

Artikel 6. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Immateriële en materiele vast activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening. Bij wijziging van de termijnen van afschrijven zullen deze separaat (als nieuw toe te voegen bijlage 1 bij de financiële verordening) aan het bestuur worden aangereikt zonder dat dit leidt tot aanpassing van de financiële verordening.

• 2. kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 7. Voorziening voor oninbare vorderingen

1.Voor vorderingen op derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

• 1. In de begroting en jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan taakvelden plaats.

• 2. Een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

  • a. het specifieke doel van de reserve;

  • b. de voeding van de reserve;

  • c. de maximale hoogte van de reserve; en

  • d. de maximale looptijd.

• 3. Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot de beoogde bestedingen, dan wel dat er minder bestedingen nodig bleken om het beoogd doel te realiseren, valt de bestemmingsreserve vrij in het resultaat.

Artikel 9. Prijzen economische activiteiten

1.Voor de levering van goederen en diensten door De Connectie aan overheidsbedrijven en derden waarbij De Connectie in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet de directie vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel aan het bestuur, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

Artikel 10. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de kostprijs van de producten en diensten die worden geleverd aan de deelnemende gemeenten en aan derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten, de kosten van eigen overhead en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

• 3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met bijdragen of subsidies, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 4. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 5. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten, rechten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.

• 6. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 11. Financieringsfunctie

• 1. De directie neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

HOOFDSTUK III PARAGRAFEN

Artikel 12. Bedrijfsvoering

• 1. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt de directie naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV in ieder geval op:

  • a. de arbeidskosten (loonkosten en inhuur derden);

  • b. de huisvestingskosten;

  • c. de automatiseringskosten;

  • d. de budgetten voor de accountant.

HOOFDSTUK IV FINANCIELE ORGANISATIE EN FINANCIEEL BEHEER

Artikel 13. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen binnen De Connectie als geheel en in de afdelingen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, […];

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 14. Financiële organisatie

• 1. De directie draagt zorgt voor:

  • a. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van taken aan de afdelingen;

  • b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

  • c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

  • g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

  • h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen, eigendommen als ook van data en informatie, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 15. Interne controle

• 1. De directie zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt de directie maatregelen tot herstel.

• 2. De directie zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van De Connectie met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt de directie maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk V. SLOTBEPALINGEN

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 juli 2017

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening De Connectie BVO 2017

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van De Connectie d.d. 15 juni 2017

De voorzitter,

De directeur van De Connectie,

Bijlage 1 afschrijvingsbeleid

Algemeen.

Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs < € 10.000 worden niet geactiveerd.

De Connectie is een bedrijfsvoeringsorganisatie. Uit hoofde van die rol is de aard van en de soorten van te verwachten investeringen geringer dan die bij gemeenten. Het meeste aan investeringen door de Connectie te realiseren zijn ICT-investeringen (hardware / software en communicatiemiddelen)

Omschrijving	Afschrijvings termijn
Immateriële activa
Kosten onderzoek en ontwikkeling	T.l.v. exploitatie (o.b.v. art. 60 BBV)
Kosten van sluiten van geldleningen	Exploitatie
Saldo van agio en disagio	Exploitatie
Materiële vaste activa
(Eerste) inrichting van gebouwen en inventaris/meubilair	15 jaar
Vervoermiddelen alg. Fiets, Scooter, Auto's	7 jaar
Boordcomputer (poolauto)	7 jaar
Machines / apparatuur en installaties (niet vast aan/in gebouwen) bijv. koffieautomaat / frankeermachines	10 jaar
Inrichting archiefplaats	15 jaar
Software	8 jaar
Hardware	5 jaar
Mobiele apparatuur (Tablets / Laptops / smartphone)	3 jaar
Telecommunicatie voorzieningen	5 jaar
Glasvezelbekabeling	20 jaar
Datacommunicatie voorzieningen	Exploitatie
Diverse gereedschappen	5 jaar