Besluit van 15 juni 2017 inzake vaststellen navolgende regels met betrekking tot mandaat, volmacht en machtiging aan de directeur, chief information officer en de chief information security officer

Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Intergemeentelijke uitvoeringsorganisatie, h.o.d.n. De Connectie, voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

gelet op het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regeling, de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en het Burgerlijk Wetboek;

b e s l u i t:

de navolgende regels vast te stellen met betrekking tot mandaat, volmacht en machtiging aan de directeur, chief information officer en de chief information security officer.

Artikel 1 Begripsomschrijving

In dit besluit wordt verstaan onder:

Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

Volmacht: de toestemming tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen in naam van De Connectie;

Machtiging: de toestemming tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

Delegatie: het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent;

Wettelijk voorschrift: wettelijk voorschrift, zoals dit luidt op de dag waarop dit besluit in werking treedt of zoals dit wettelijk voorschrift na wijziging zal komen te luiden;

Artikel 2 Schakelbepaling volmacht en machtiging

Dit mandaatbesluit is van overeenkomstige toepassing indien het bestuur aan de directeur van de Connectie volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn

Artikel 3 Algemeen mandaat aan de directeur

• 1. De uitoefening van de navolgende bevoegdheden die het bestuur bij of krachtens wettelijk voorschrift of delegatie toekomen, wordt opgedragen aan de directeur.

  • A. Algemeen

1.	Het verrichten van feitelijke handelingen ter voorbereiding en uitvoering van aan het bestuur opgedragen taken.
2.	Het ondertekenen van correspondentie ter voorbereiding en uitvoering van beslissingen van het bestuur.
3.	Het in ontvangst nemen en openen van aan het bestuur gerichte post/mails en het aantekenen van de datum in ontvangst op ingekomen post.
4.	Het verstrekken van bevestigingen en bewijzen van ontvangst.
5.	Het doorzenden van geschriften als bedoeld in artikel 2:3 van de Algemene wet bestuursrecht.
6.	Het doen van openbare bekendmakingen en het doen van kennisgevingen en mededelingen van voorgenomen en genomen beslissingen en van voorgenomen en verrichte andere handelingen.
7.	Het aanwijzen van een contactpersoon, die voor De Connectie zorg draagt voor het registreren van medewerkers, die elektronische (officiële) bekendmakingen bij de Staatscourant en andere media aanleveren.
8.	Het aanvragen van bijdragen, subsidies en vergoedingen bij het Rijk, de Provincie en andere subsidiënten.
9.	Het nemen van besluiten inzake het geven van inzage van archiefbescheiden als bedoeld in de Archiefwet.

B.Geschillen en geschilbeslechting

1.	Het nemen van besluiten tot het oplossen van conflicten door middel van bemiddeling door een onafhankelijke derde (mediation), voor zover het betreft conflicten die voortvloeien uit besluiten die zijn genomen op grond van dit mandaatbesluit.
2.	Het nemen van besluiten tot het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures namens het bestuur, of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten.
3.	a.Het indienen van verweerschriften en overige stukken en het vertegenwoordigen van De Connectie en het bestuur, daaronder begrepen het optreden ter zitting namens De Connectie of zijn bestuur in het kader van gerechtelijke procedures bij de administratieve, burgerlijke en strafrechter en in het kader van bezwaarprocedures en administratieve beroepsprocedures. b.Het aanwijzen van gemachtigden voor het uitoefenen van de onder a genoemde bevoegdheden.
4.	Het nemen van besluiten als bedoeld in artikel 7:1a van de Algemene wet bestuursrecht (instemmen rechtstreeks beroep rechtbank).
5.	a.Het nemen van een besluit op een bezwaarschrift als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht, voor zover het in bezwaar bestreden besluit in mandaat is genomen door een functionaris die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever. b.Het beslissen op verzoeken van belanghebbenden om vergoeding van de kosten die zij in verband met de behandeling van het bezwaar redelijkerwijs hebben moeten maken als bedoeld in artikel 7:15 van de Algemene wet bestuursrecht.
6.	Het nemen van een besluit tot het verdagen van de beslissing op bezwaar als bedoeld in artikel 7:10, lid 3, 4 en 5 van de Algemene wet bestuursrecht.

C.Privaatrechtelijke rechtshandelingen (bv. overeenkomsten)

1.	Het beslissen tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen, met dien verstande dat de directeur deze bevoegdheid slechts heeft voor zover de verplichting die voor De Connectie wordt aangegaan het bedrag van één miljoen euro niet te boven gaat. Op deze privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn uitgezonderd de rechtshandelingen als bedoeld in artikel 4, lid 1 onder 1 tot en met 3, van dit mandaatbesluit.
2.	a.Het aansprakelijk stellen van derden. b.Het besluiten op het aansprakelijk stellen van De Connectie door derden. c.Het verrichten van handelingen tot stuiting van verjaring.
3.	a.Het vertegenwoordigen van De Connectie buiten rechte ter uitvoering van beslissingen die zijn genomen in de uitoefening van de bevoegdheden die zijn omschreven in dit mandaatbesluit, of ter uitvoering van beslissingen genomen het bestuur. b.Het aanwijzen van gevolmachtigden voor het uitoefenen van de onder a genoemde bevoegdheid.

D. Bestuursrechtelijke rechtshandelingen

1.	Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie als bedoeld in hoofdstuk III van de Wet openbaarheid van bestuur.
2.	De uitoefening van bevoegdheden als bestuursorgaan in het kader van de klachtbehandeling van derden inzake ambtenaren op grond van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht.
3.	Het naar voren brengen van zienswijzen als bedoeld in artikel 3:15 van de Algemene wet bestuursrecht.
5.	Het vaststellen van formulieren als bedoeld in artikel 4:4 van de Algemene wet bestuursrecht voor het indienen van aanvragen en het verstrekken van gegevens.
6.	Het nemen van beslissingen omtrent het niet behandelen van aanvragen als bedoeld in artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht.
7.	Het inwinnen van advies als bedoeld in afdeling 3.3 van de Algemene wet bestuursrecht.
8.	Het vaststellen van beleidsregels dan wel richtlijnen met betrekking tot de aan het bestuur opgedragen taken en bevoegdheden.
9.	Het nemen van besluiten en het verrichten van werkzaamheden voortvloeiende uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

E. Financiën

1.	Het verrichten van betalingen ten laste van de bankrekeningen van De Connectie.
2.	Het doen van BTW-aangifte voor De Connectie.
3.	Het doen van IV3-aangifte.
4.	Het aantrekken van financieringsmiddelen.

F. Personeels- en Salarisadministratie

1	Het uitvoeren en beheren van loonbeslagen.
2	Het indienen van meldingen bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) in het kader van de Wet verbetering Poortwachter.
3	Het indienen van aanvragen ten behoeve van zwangerschaps- en bevallingsuitkering bij het UWV.

G . Rechtshandelingen aangaande personele zaken

1.	Het uitoefenen van de werkgeversbevoegdheden zoals bedoeld in artikel 12 GR IGUO. Het betreft het aanstellen, schorsen en ontslaan van medewerkers, niet zijnde directieleden.
2.	Het toepassen van en uitvoering geven aan arbeidsvoorwaardenregelingen c.q. rechtspositionele regelingen binnen de kaders zoals vastgesteld door het bestuur op basis van artikel 13 GR IGUO.
3.	Het vaststellen en beheren van het functie/loongebouw van De Connectie binnen de budgettaire kaders zoals die worden vastgesteld door het bestuur conform artikel 15 lid 5 van de gemeenschappelijke regeling met uitzondering van de directie.
4.	Het vaststellen van beleidsregels en uitvoeringsregels e.d. die hun oorsprong vinden in de Arbeidsvoorwaarden.

Ondermandaat

• 1. De directeur van De Connectie kan een aan hem gemandateerde bevoegdheid (met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen voor zover die de € 50.000 te boven gaan en rechtshandelingen aangaande personele zaken zoals vermeld onder E, nrs. 1, 2 en 4) door mandateren aan onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen. Hij kan de betreffende personen daartoe instructies geven.

• 2. Op het ondermandaat zijn de bepalingen van dit besluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 4 Bijzonder mandaat aan de concerncontroller

1.De navolgende specifieke bevoegdheden die het bestuur bij of krachtens wettelijk voorschrift of delegatie toekomen, worden opgedragen aan de concerncontroller:

1.	Het uitoefenen van de financieringsfunctie als bedoeld in de Financiële verordening.
2.	Het besluiten inzake bancaire zaken, hieronder vallen in ieder geval: Het openen, wijzigen of opzeggen van bankrekeningen.
3.	Het verstrekken van informatie als bedoeld in hoofdstuk VII (informatie voor derden) van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
4.	Het sluiten van vaststellingsovereenkomsten met de Belastingdienst inzake door De Connectie verschuldigde belastingen en sociale premies. In voorkomend geval pleegt de concerncontroller overleg met de collega(‘s) van de desbetreffende afdelingen.
5.	Het doen van kennisgevingen aan de Belastinginspecteur en het doen van een verzoek aan de Belastinginspecteur om een besluit te nemen inzake Rijksbelastingen.

• 2. De concerncontroller kan de aan hem gemandateerde bevoegdheden opdragen aan de door hem aan te wijzen functionarissen. Hij kan de betreffende personen daartoe instructies geven.

• 3. Op het ondermandaat zijn de bepalingen van dit besluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 5 Bijzonder mandaat aan de Chief information officer

• 1. Aan de Chief information officer wordt opgedragen bewerkersovereenkomsten als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Wbp af te sluiten.

• 2. De Chief information officer kan de aan hem gemandateerde bevoegdheden opdragen aan de door hem aan te wijzen functionarissen. Hij kan de betreffende personen daartoe instructies geven.

• 3. Op het ondermandaat zijn de bepalingen van dit besluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 6 Bijzonder mandaat aan de Chief Information Security Officer

• 1. Aan de Chief Information Security Officer wordt opgedragen meldingen te verrichten als bedoeld in de Wet meldplicht datalekken en uitbreiding boetebevoegdheid.

• 2. De Chief Information Security Officer kan de aan hem gemandateerde bevoegdheden opdragen aan de door hem aan te wijzen functionarissen. Hij kan de betreffende personen daartoe instructies geven.

• 3. Op het ondermandaat zijn de bepalingen van dit besluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 7 Uitoefening van het mandaat

• 1. Bij de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in artikel 3 tot en met 6 van dit besluit wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wettelijk voorschrift, beleidsregel, circulaire, aanwijzing en richtlijn van daartoe bevoegde wetgevende organen en bestuursorganen in acht genomen.

• 2. Bij de uitoefening van bevoegdheden als bedoeld in de artikelen 3 tot en met 6 van dit besluit, die financiële consequenties hebben, dient de begroting van het desbetreffende dienstjaar in financiële dekking te voorzien.

Artikel 8 Instructies voor de gemandateerde

• 1. Indien zich naar het oordeel van een gemandateerde als bedoeld in de 3 tot en met 6 van dit besluit één of meer van de navolgende gevallen voordoet, overlegt de gemandateerde de zaak met het bestuur, alvorens een besluit te nemen:

  • A. de te nemen beslissing wijkt af van bestaand beleid, richtlijnen of voorschriften;

  • B. er bestaat het voornemen tot aanvulling of wijziging van het bestaand beleid, richtlijnen of wettelijke voorschriften;

  • C. uit de te nemen beslissing kunnen niet voorziene financiële of andere belangrijke consequenties voortvloeien;

  • D. tijdens de voorbereiding van het besluit komt naar voren dat de te nemen beslissing bestuurlijk of maatschappelijk gevoelig ligt;

  • E. het betreft een stuk, gericht aan de Kroon, ministers, staatssecretarissen, de Raad van State, de Nationale ombudsman, de commissaris van de Koning en gedeputeerde staten, dat geen routinematig karakter heeft.

• 2. Indien bij een te nemen beslissing een ander onderdeel van de organisatie belang heeft of de betreffende zaak het taakgebied van een ander organisatieonderdeel, legt de gemandateerde als bedoeld in de 3 tot en met 6 van dit besluit, alvorens een besluit te nemen, de zaak voor aan de verantwoordelijke binnen het betreffende organisatieonderdeel of aan de desbetreffende functionaris. Zij treden in overleg om in onderlinge overeenstemming tot een beslissing te komen die het belang van de organisatie het meest dient. Indien geen overeenstemming wordt bereikt, leggen zij gezamenlijk de zaak aan de voorzitter van het bestuur voor.

• 3. De uitgaande stukken op grond van dit mandaatbesluit worden als volgt ondertekend:

Het bestuur van De Connectie,

namens het bestuur,

gevolgd door de (digitale) handtekening, de naam en daaronder de functieaanduiding van de functionaris

Artikel 9 Plaatsvervangers

In geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn opgedragen, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door degenen die als hun plaatsvervangers zijn aangewezen.

Artikel 10 Slotbepaling

• 1. Het "Mandaatbesluit directeur De Connectie 2017" wordt ingetrokken.

• 2. Dit besluit wordt aangehaald als "Algemeen mandaat- en volmachtbesluit De Connectie 2017".

• 3. Het onderhavig besluit treedt in werking op 1 juli 2017.

Arnhem, 15 juni 2017

Het bestuur van De Connectie Het bestuur van De Connectie

de secretaris de voorzitter,

M.C.O. Thomas Ir. E. Heirich